Krajowy Fundusz Szkoleniowy - KFS 2025
Categories
Biznes, Dofinansowania, Transformacja cyfrowa

Rok 2026 zapisze się w historii polskiego rynku pracy jako moment przełomowy dla finansowania rozwoju kompetencji. Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS), który od lat wspiera polskich przedsiębiorców i pracowników, przechodzi gruntowną reformę. Zmiany te nie są kosmetyczne – to całkowita przebudowa filozofii przyznawania środków, sposobu wnioskowania oraz rozliczania dotacji. Nowe rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz znowelizowana ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia wprowadzają erę pełnej cyfryzacji, sztywnych limitów finansowych oraz rygorystycznej weryfikacji jakości szkoleń.

Dla przedsiębiorcy oznacza to jedno: stare metody i przyzwyczajenia z lat ubiegłych przestają działać. Papierowe wnioski trafiają do kosza, a dowolność w wyborze firmy szkoleniowej zostaje drastycznie ograniczona. W zamian otrzymujemy system bardziej przejrzysty, ale wymagający znacznie lepszego przygotowania merytorycznego i formalnego. Niniejszy poradnik to kompletne kompendium wiedzy – “Biblia KFS 2026” – która krok po kroku przeprowadzi Cię przez ten skomplikowany proces, od weryfikacji uprawnień, przez meandry systemu praca.gov.pl, aż po bezpieczne rozliczenie każdej złotówki.

Spis treści

Czym jest KFS w nowym wydaniu?

Krajowy Fundusz Szkoleniowy to wydzielona część Funduszu Pracy – państwowego zasobu finansowego, na który składają się obowiązkowe składki płacone przez pracodawców. Ideą KFS nie jest “rozdawanie pieniędzy na szkolenia”, lecz inwestycja w kapitał ludzki, która ma zapobiegać utracie zatrudnienia. To kluczowe rozróżnienie, które musi wybrzmieć w każdym wniosku: nie szkolimy się dla samego szkolenia, ale po to, by firma przetrwała na rynku, a pracownik nie stał się bezrobotnym.

Co zmienia się w 2026 roku?
Reforma wchodząca w życie (z okresem przejściowym od grudnia 2025 r.) wprowadza standaryzację. Do tej pory każdy Powiatowy Urząd Pracy (PUP) mógł mieć nieco inne wzory wniosków czy wymagania. Teraz, dzięki nowemu rozporządzeniu, procedura staje się jednolita w skali kraju. Kluczowe filary nowego systemu to:

  • Cyfryzacja: Koniec z teczkami dokumentów. Cały proces odbywa się online.
  • Weryfikacja jakości: Obowiązek korzystania z Bazy Usług Rozwojowych (BUR).
  • Odpowiedzialność: Rygorystyczny wymóg utrzymania zatrudnienia pod groźbą zwrotu środków.
  • Precyzja danych: Konieczność podawania numerów PESEL uczestników już na etapie wnioskowania.

Kto jest uprawniony do wsparcia? 

Zrozumienie, czy Twój podmiot kwalifikuje się do wsparcia, to pierwszy i najważniejszy krok. Nowe przepisy posługują się specyficzną nomenklaturą, którą warto przełożyć na język praktyki.

Wnioskodawca: Pracodawca czy Przedsiębiorca?

W poprzednich latach głównym beneficjentem był “pracodawca”. Nowe przepisy rozszerzają ten katalog, co jest doskonałą wiadomością dla rynku.

  • Pracodawca: To podmiot (firma, fundacja, urząd, stowarzyszenie), który zatrudnia co najmniej jedną osobę na podstawie umowy o pracę. Jeśli zatrudniasz kogoś na 1/8 etatu – jesteś pracodawcą i masz pełne prawo do KFS.
  • Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą (JDG) niezatrudniająca pracowników: To rewolucyjna zmiana. Samozatrudnieni, którzy nie mają pracowników na etacie, również mogą wnioskować o środki na własne kształcenie. W rozumieniu ustawy są oni traktowani jako mikroprzedsiębiorcy.
  • Podmioty współpracujące na B2B/Zlecenie: Przepisy dopuszczają możliwość finansowania kształcenia osób świadczących “inną pracę zarobkową” (np. stałe umowy zlecenia, kontrakty menedżerskie), o ile jest to uzasadnione potrzebami firmy i wpisuje się w priorytety.

Warunek: 6 miesięcy składek

Aby wyeliminować firmy “krzaki” zakładane tylko po to, by wyciągnąć dotacje, wprowadzono twardy bezpiecznik. Wnioskodawca musi wykazać, że:

W okresie co najmniej 6 miesięcy bezpośrednio poprzedzających dzień złożenia wniosku opłacał składki na Fundusz Pracy.

Co to oznacza w praktyce?
Jeśli założyłeś firmę miesiąc temu – nie otrzymasz wsparcia. Musisz prowadzić działalność i odprowadzać składki przez pół roku.
Wyjątek: Warunek ten nie dotyczy podmiotów, które są zwolnione z opłacania składek na Fundusz Pracy z mocy prawa. Przykładowo, jeśli zatrudniasz wyłącznie osoby, które ukończyły 55 lat (kobiety) lub 60 lat (mężczyźni), jesteś zwolniony z FP, ale nadal masz prawo do KFS.

Katalog wykluczeń – “Czarna lista”

Nawet jeśli spełniasz powyższe warunki, Twój wniosek zostanie odrzucony, jeśli:

  • Zalegasz z płatnościami publicznoprawnymi: Masz choćby złotówkę zaległości w ZUS lub Urzędzie Skarbowym na dzień składania wniosku. Urzędy sprawdzają to skrupulatnie.
  • Jesteś w stanie likwidacji lub upadłości: KFS ma ratować miejsca pracy w firmach, które mają przyszłość, a nie finansować szkolenia w podmiotach zamykanych.
  • Jesteś pod zarządem komisarycznym.
  • Naruszyłeś umowę w przeszłości: Jeśli w ciągu ostatnich 3 lat Twój podmiot w sposób rażący naruszył warunki umowy KFS (np. wyłudził środki, nie zrealizował szkolenia, nie zwrócił niewykorzystanej dotacji), jesteś wykluczony z systemu.
  • Posiadasz sądowy zakaz: Prawomocny wyrok zakazujący korzystania ze środków publicznych.

Matematyka finansowa: Limity, wkład własny i koszty kwalifikowalne

Budżetowanie projektu szkoleniowego w 2026 roku wymaga precyzji. Skończyły się czasy, gdy można było wnioskować o dowolne kwoty. System wprowadza algorytmy oparte na “przeciętnym wynagrodzeniu”.

Koszty kwalifikowalne – za co zapłaci Urząd?

KFS finansuje wyłącznie tzw. kształcenie ustawiczne. Katalog kosztów jest zamknięty. Możesz sfinansować:

  • Kursy i szkolenia: Zarówno otwarte (dostępne na rynku), jak i zamknięte (szyte na miarę dla Twojej firmy). Mogą odbywać się stacjonarnie lub online.
  • Studia podyplomowe: Czesne za studia, które podnoszą kwalifikacje zawodowe pracownika.
  • Egzaminy: Opłaty za egzaminy państwowe, branżowe, czeladnicze czy mistrzowskie, które kończą się uzyskaniem formalnego dokumentu (dyplomu, świadectwa, uprawnień).
  • Badania lekarskie i psychologiczne: Ale uwaga – tylko te, które są niezbędne do podjęcia danego szkolenia lub pracy po jego ukończeniu (np. badania wysokościowe dla operatora dźwigu, psychotesty dla kierowcy). Nie sfinansujesz tu standardowych badań okresowych.
  • Ubezpieczenie NNW: Koszt polisy od następstw nieszczęśliwych wypadków dla uczestnika na czas trwania kształcenia.

Czego KFS NIE sfinansuje?
Kosztów dojazdu, zakwaterowania, wyżywienia (chyba że catering jest wliczony w cenę szkolenia i nie da się go wyodrębnić na fakturze), delegacji, zakupu oprogramowania, laptopów, podręczników (chyba że są materiałami szkoleniowymi wliczonymi w cenę kursu).

Wielkość firmy a poziom dofinansowania

To, ile musisz dołożyć z własnej kieszeni (wkład własny), zależy od statusu Twojego przedsiębiorstwa:

Status podmiotu Definicja (uproszczona) Dofinansowanie z KFS Wkład własny
Mikroprzedsiębiorca Zatrudnia mniej niż 10 pracowników (średniorocznie) ORAZ obrót netto ≤ 2 mln EUR. Do 90% kosztów* Min. 10%
Mały, Średni, Duży Zatrudnia 10 i więcej pracowników. Do 70% kosztów Min. 30%

*Komentarz ekspercki: W poprzednich latach mikroprzedsiębiorcy mogli liczyć na 100% dofinansowania. Nowe przepisy na 2026 rok wprowadzają zasadę “do 90%”, co oznacza, że standardem staje się partycypacja w kosztach. Ma to na celu zwiększenie zaangażowania przedsiębiorcy w proces decyzyjny – jeśli musisz dopłacić choćby 10%, dwa razy zastanowisz się nad jakością szkolenia. Niektóre nabory mogą dopuszczać 100%, ale należy nastawić się na wariant z wkładem własnym.

Limity kwotowe – Mechanizm Krotności

W 2026 roku nie ma już “wolnej amerykanki”. Wprowadzono dwa sztywne sufity finansowe, oparte na kwocie przeciętnego wynagrodzenia (ogłaszanego przez Prezesa GUS). Załóżmy dla przykładu, że przeciętne wynagrodzenie wynosi 8 000 zł (kwota przykładowa do obliczeń).

1. Limit na uczestnika (na osobę)

Na jednego pracownika (lub na siebie jako pracodawcę) możesz pozyskać maksymalnie 200% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku.
Przykład: Jeśli przeciętne wynagrodzenie to 8 000 zł, limit na osobę wynosi 16 000 zł. Jeśli szkolenie kosztuje 20 000 zł, KFS pokryje maksymalnie 16 000 zł (minus wkład własny), a resztę dopłacasz Ty.

2. Limit na wnioskodawcę (na firmę)

Łączna pula środków dla całej firmy w jednym roku jest ograniczona wielkością zatrudnienia:

  • Mikroprzedsiębiorcy (do 9 osób): Maksymalnie 4-krotność przeciętnego wynagrodzenia (np. 32 000 zł).
  • Małe przedsiębiorstwa (10-49 osób): Maksymalnie 8-krotność przeciętnego wynagrodzenia (np. 64 000 zł).
  • Średnie przedsiębiorstwa (50-249 osób): Maksymalnie 12-krotność przeciętnego wynagrodzenia (np. 96 000 zł).
  • Duże przedsiębiorstwa (250+ osób): Maksymalnie 14-krotność przeciętnego wynagrodzenia (np. 112 000 zł).

Ważne: Te limity są górną granicą ustawową. Powiatowy Urząd Pracy w swoim regulaminie naboru może wprowadzić niższe limity (np. maksymalnie 5000 zł na osobę), aby obdzielić środkami większą liczbę firm. Zawsze czytaj regulamin lokalny!

Mapa priorytetów 2026 – klucz do oceny merytorycznej

Wniosek o KFS to nie koncert życzeń. Aby otrzymać dofinansowanie, planowane szkolenie musi wpisywać się w co najmniej jeden z oficjalnych priorytetów. W 2026 roku mamy do czynienia z hierarchią priorytetów, które należy precyzyjnie wskazać we wniosku.

Priorytety Ministra (Ogólnopolskie)

Są to 4 główne obszary, które obowiązują w każdym urzędzie w Polsce. To “najbezpieczniejsza” droga do uzyskania środków.

  1. Poprawa zarządzania i komunikacji w firmie:
    To odpowiedź na zmieniającą się kulturę pracy. Priorytet ten obejmuje szkolenia dla kadry zarządzającej i HR, ale z konkretnym naciskiem na:

    • Przeciwdziałanie dyskryminacji i mobbingowi.
    • Rozwój dialogu społecznego i partycypacji pracowniczej.
    • Wspieranie integracji w miejscu pracy (zarządzanie różnorodnością).
    • Budowanie dobrostanu pracowników (wellbeing).

    Przykład: Szkolenie “Zarządzanie zespołem wielopokoleniowym” lub “Przeciwdziałanie mobbingowi – aspekty prawne i psychologiczne”.

  2. Wsparcie w zawodach deficytowych:
    Klasyk KFS. Chodzi o szkolenia w zawodach, na które jest duże zapotrzebowanie na lokalnym rynku pracy, a brakuje kandydatów.

    Jak to sprawdzić? Musisz skorzystać z narzędzia “Barometr zawodów” (dostępnego online). Sprawdzasz prognozę na 2026 rok dla swojego powiatu lub województwa. Jeśli zawód, w którym chcesz szkolić pracownika, jest oznaczony jako “deficytowy” (kolor pomarańczowy) lub “w równowadze” (zależnie od interpretacji PUP) – spełniasz ten priorytet.

  3. Nowe procesy, technologie i narzędzia pracy:
    Priorytet wspierający transformację cyfrową. W 2026 roku definicja została rozszerzona. Obejmuje:

    • Wdrażanie nowych maszyn i urządzeń.
    • Nowe oprogramowanie i systemy IT.
    • Sztuczną Inteligencję (AI) – szkolenia z wykorzystania AI w biznesie.
    • Umiejętności zielone – związane z ekologią, OZE, efektywnością energetyczną.

    Warunek: We wniosku musisz wykazać, że brak tych umiejętności może stanowić zagrożenie utratą pracy przez pracownika lub utratą konkurencyjności firmy.

  4. Sektor usług zdrowotnych, opiekuńczych i ekonomia społeczna:
    Dedykowany konkretnym branżom. Obejmuje podmioty lecznicze, domy pomocy społecznej, żłobki, a także – co ważne – spółdzielnie socjalne i przedsiębiorstwa społeczne (wpisane do rejestru MRiPS).

Priorytety Regionalne i Lokalne (Dodatkowa szansa)

System KFS 2026 jest bardziej elastyczny terytorialnie. Oprócz priorytetów ministerialnych, możesz powołać się na:

  • Priorytety Rady Rynku Pracy: Dotyczą tzw. rezerwy KFS (zazwyczaj uruchamianej w drugiej połowie roku, gdy zostaną niewykorzystane środki z puli głównej).
  • Priorytety Wojewódzkie: Samorząd Województwa może ustalić do 3 priorytetów specyficznych dla regionu.
  • Priorytet Powiatowy: Twój lokalny PUP może dodać 1 własny priorytet, odpowiadający na specyficzne problemy lokalnego rynku (np. wsparcie dla branży turystycznej w powiecie nadmorskim).

Wskazówka eksperta: Pisząc uzasadnienie wniosku, staraj się wpisać w jak najwięcej priorytetów jednocześnie (np. szkolenie z obsługi nowoczesnej maszyny CNC to zarówno “Nowe technologie”, jak i często “Zawód deficytowy”). Zwiększa to szanse na punktację merytoryczną.

Wybór Realizatora: Baza Usług Rozwojowych i zasada konkurencyjności

To jedna z najbardziej radykalnych zmian w systemie. Skończyła się era, w której można było wybrać dowolną firmę szkoleniową “z polecenia” lub “od znajomego”. Rok 2026 wprowadza rygorystyczne wymogi jakościowe.

Wymóg wpisu do BUR

Szkolenia finansowane z KFS mogą być realizowane wyłącznie przez podmioty posiadające aktualny wpis do Bazy Usług Rozwojowych (BUR) prowadzonej przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP). Rejestr Instytucji Szkoleniowych (RIS), który wystarczał w latach ubiegłych, przestaje być gwarantem jakości dla KFS (chyba że specyfika danego naboru dopuszcza wyjątki, ale BUR staje się standardem ustawowym).

Co to oznacza dla Ciebie? Zanim wpiszesz firmę szkoleniową do wniosku, wejdź na stronę uslugirozwojowe.parp.gov.pl i sprawdź, czy dany podmiot tam figuruje i czy ma uprawnienia do świadczenia usług z dofinansowaniem publicznym.

Zasada konkurencyjności – jak udowodnić wybór?

We wniosku musisz nie tylko wskazać realizatora, ale też uzasadnić swój wybór. Urząd Pracy będzie weryfikował, czy wydajesz środki publiczne w sposób racjonalny i oszczędny. Musisz wykazać, że dokonałeś rozeznania rynku.

Jak to zrobić dobrze?

  • Porównaj ofertę wybranego realizatora z co najmniej dwiema innymi ofertami konkurencyjnymi (podobny program, podobna liczba godzin).
  • W uzasadnieniu opisz nie tylko cenę, ale też jakość: doświadczenie trenerów, posiadane certyfikaty (np. ISO, akredytacje branżowe), program dopasowany do specyfiki Twojej firmy, dostępność terminów.
  • Jeśli wybierasz ofertę droższą, musisz solidnie uargumentować, dlaczego tańsze oferty nie spełniają Twoich wymagań (np. przestarzały program, brak zajęć praktycznych).

Zakaz powiązań – uwaga na konflikt interesów!

Przepisy wprowadzają bezwzględny zakaz powiązań osobowych i kapitałowych pomiędzy Wnioskodawcą (Tobą) a Realizatorem (firmą szkoleniową). Nie możesz zlecić szkolenia:

  • Firmie, której właścicielem jest Twój małżonek, krewny lub powinowaty.
  • Spółce, w której posiadasz udziały lub akcje.
  • Podmiotowi, w którego organach zarządzających lub nadzorczych zasiadasz Ty lub Twoi bliscy.

Złożenie fałszywego oświadczenia w tym zakresie grozi odpowiedzialnością karną i koniecznością zwrotu dotacji wraz z odsetkami.

Cyfrowy wniosek: Procedura naboru w systemie praca.gov.pl

Zapomnij o drukowaniu, pieczątkach i staniu w kolejce do kancelarii urzędu. Od 2026 roku procedura KFS jest w pełni zdigitalizowana.

System praca.gov.pl – Twoje centrum dowodzenia

Wnioski składa się wyłącznie drogą elektroniczną poprzez portal praca.gov.pl, wykorzystując dedykowany formularz (moduł PSZ-KFS). Aby to zrobić, musisz posiadać:

  • Aktywne konto na portalu praca.gov.pl (założone na firmę/organizację).
  • Narzędzie do autoryzacji i podpisu: Profil Zaufany (ePUAP) lub Kwalifikowany Podpis Elektroniczny.

Nowy wymóg: PESEL uczestników

To zmiana, która budzi najwięcej emocji, ale jest niezbędna z punktu widzenia uszczelnienia systemu. Już na etapie składania wniosku musisz podać imienną listę uczestników wraz z ich numerami PESEL. Nie ma już możliwości wnioskowania o środki na “anonimowe” stanowiska (np. “szkolenie dla 3 handlowców”). Musisz wiedzieć, kogo konkretnie chcesz przeszkolić i uzyskać od tych osób zgodę na przetwarzanie danych osobowych.

Terminy i przebieg naboru – wyścig z czasem

Procedura naboru jest ściśle sformalizowana:

  1. Ogłoszenie: Powiatowy Urząd Pracy ma obowiązek ogłosić nabór na swojej stronie internetowej z wyprzedzeniem co najmniej 10 dni roboczych. To czas dla Ciebie na przygotowanie dokumentów.
  2. Czas trwania naboru: Nabór wniosków musi trwać minimum 5 dni roboczych.
  3. Kolejność zgłoszeń: W wielu urzędach o przyznaniu środków decyduje kolejność wpływu wniosków (do wyczerpania limitu), pod warunkiem ich poprawności merytorycznej. Systemy elektroniczne rejestrują czas z dokładnością do sekundy. Dlatego kluczowe jest złożenie wniosku w pierwszych minutach po otwarciu naboru.

Procedura uzupełniania braków

Jeśli Twój wniosek będzie zawierał błędy formalne (np. brak załącznika, błędnie wpisana kwota, brak podpisu), Urząd wezwie Cię do ich uzupełnienia. Będziesz miał na to od 7 do 14 dni (termin wyznacza urząd).
Uwaga: Niedotrzymanie tego terminu skutkuje pozostawieniem wniosku bez rozpatrzenia – tracisz szansę na dofinansowanie w danym naborze bezpowrotnie.

Podpisanie umowy i realizacja kształcenia

Pozytywna ocena wniosku to sukces, ale dopiero podpisanie umowy cywilnoprawnej ze Starostą (reprezentowanym przez Dyrektora PUP) gwarantuje środki. Umowa ta jest dokumentem wiążącym i precyzuje wszystkie warunki wydatkowania pieniędzy.

Żelazna zasada: Najpierw umowa, potem szkolenie

To najczęstszy błąd przedsiębiorców. Pamiętaj: Nie możesz rozpocząć kształcenia ani dokonać żadnych płatności (nawet zaliczek czy opłat rezerwacyjnych) na rzecz firmy szkoleniowej przed datą podpisania umowy z Urzędem Pracy. Wszelkie koszty poniesione przed tą datą są uznawane za niekwalifikowalne i nie zostaną zwrócone. Harmonogram szkoleń musi być tak ułożony, by startowały one po przewidywanym terminie podpisania umowy.

Zmiany w trakcie realizacji – czy są możliwe?

Życie pisze różne scenariusze – choroba pracownika, zmiana terminu przez firmę szkoleniową, odejście pracownika z pracy. Czy można zmienić warunki umowy? Tak, ale wymaga to zgody Urzędu i zazwyczaj podpisania aneksu do umowy.

Każda zmiana (np. zamiana uczestnika na innego pracownika, zmiana terminu, zmiana realizatora) musi być zgłoszona niezwłocznie i zaakceptowana przez PUP. Samowolna zmiana warunków (np. wysłanie innej osoby na szkolenie bez zgody urzędu) może skutkować uznaniem wydatku za niekwalifikowalny i koniecznością zwrotu środków.

Obowiązek utrzymania zatrudnienia i rozliczenie

To najważniejszy rozdział dla bezpieczeństwa finansowego Twojej firmy. Nowe przepisy kładą ogromny nacisk na efektywność wydatkowanych środków, co przekłada się na twardy obowiązek utrzymania miejsc pracy.

Obowiązek utrzymania zatrudnienia – zasada 3 miesięcy

Pracodawca lub przedsiębiorca, który otrzymał środki z KFS, ma obowiązek utrzymać w zatrudnieniu osobę objętą wsparciem (lub prowadzić działalność gospodarczą w przypadku samozatrudnionych) przez okres co najmniej 3 miesięcy od dnia zakończenia kształcenia.

Co jeśli pracownik odejdzie przed upływem tego terminu?
Konsekwencje zależą od trybu rozwiązania umowy:

  • Wina pracodawcy (zwolnienie): Jeśli zwolnisz pracownika (wypowiedzenie umowy przez pracodawcę) lub rozwiążesz umowę za porozumieniem stron z inicjatywy pracodawcy przed upływem 3 miesięcy – musisz zwrócić środki wraz z odsetkami.
  • Wina pracownika (wypowiedzenie przez pracownika, dyscyplinarka): Jeśli pracownik sam złoży wypowiedzenie, rozwiąże umowę za porozumieniem stron (z jego inicjatywy) lub zostanie zwolniony dyscyplinarnie (art. 52 KP) – zazwyczaj nie musisz zwracać środków. Musisz jednak udokumentować ten fakt (świadectwo pracy, wypowiedzenie) i przedstawić w urzędzie.

Sankcje i karencja

Naruszenie warunków umowy, w tym warunku utrzymania zatrudnienia lub wykorzystania środków niezgodnie z przeznaczeniem, wiąże się z dotkliwymi konsekwencjami:

  1. Zwrot środków: Konieczność oddania całej kwoty dofinansowania wraz z odsetkami ustawowymi liczonymi od dnia otrzymania środków.
  2. Karencja: Podmiot, który w sposób rażący naruszył warunki umowy, otrzymuje zakaz ubiegania się o środki KFS w kolejnym roku.

Dokumentacja rozliczeniowa

Aby zamknąć temat i spać spokojnie, musisz dostarczyć do PUP komplet dokumentów potwierdzających realizację usługi. Zazwyczaj masz na to 30 dni od zakończenia szkolenia. Komplet obejmuje:

  • Faktury lub rachunki wystawione przez realizatora.
  • Potwierdzenia przelewów (z konta firmowego wnioskodawcy) – dowód, że opłaciłeś fakturę (w tym wkład własny).
  • Zaświadczenia, certyfikaty lub dyplomy potwierdzające ukończenie kształcenia przez każdego z uczestników.
  • Listy obecności (jeśli były prowadzone).
  • Informację o efektach kształcenia (zgodnie z programem szkolenia).

Pomoc de minimis – weryfikacja limitów

Dla przedsiębiorców środki z KFS stanowią pomoc publiczną w formule de minimis. Jest to pomoc udzielana przez państwo, która ze względu na swoją małą wartość nie zakłóca konkurencji na rynku unijnym, ale jest ściśle monitorowana.

Każdy przedsiębiorca posiada limit pomocy de minimis wynoszący 300 000 EUR (brutto) w ciągu bieżącego roku podatkowego oraz dwóch poprzednich lat podatkowych. Limit ten sumuje się ze wszystkich źródeł (np. dotacje unijne, zwolnienia podatkowe, jednorazowa amortyzacja, gwarancje BGK).

Przed złożeniem wniosku o KFS musisz sprawdzić, czy przyjęcie dofinansowania nie spowoduje przekroczenia tego limitu. Jeśli przekroczysz 300 000 EUR, nie otrzymasz wsparcia.

Jak to sprawdzić? Skorzystaj z bezpłatnego systemu SUDOP (System Udostępniania Danych o Pomocy Publicznej) prowadzonego przez UOKiK. Wpisując swój NIP, zobaczysz historię otrzymanej pomocy i wykorzystany limit.

FAQ – Najtrudniejsze pytania i nietypowe sytuacje

Pytanie: Czy mogę przeszkolić pracownika na wypowiedzeniu?
Odpowiedź: Nie. Celem KFS jest utrzymanie zatrudnienia. Pracownik, który jest w okresie wypowiedzenia, nie spełnia tego celu. Co więcej, musisz utrzymać go w zatrudnieniu przez 3 miesiące po szkoleniu.

Pytanie: Czy mogę sfinansować szkolenie z języka angielskiego?
Odpowiedź: Tak, ale tylko wtedy, gdy wykażesz, że jest to niezbędne na danym stanowisku pracy (np. firma wchodzi na rynki zagraniczne, obsługa klienta zagranicznego) i wpisuje się to w priorytety (np. zawód deficytowy lub nowe technologie wymagające obsługi w j. angielskim).

Pytanie: Czy jako Prezes Zarządu (na kontrakcie) mogę skorzystać z KFS?
Odpowiedź: Tak, nowe przepisy z 2026 roku dopuszczają finansowanie osób na umowach cywilnoprawnych (w tym kontraktach menedżerskich), o ile spełnione są warunki naboru.

Pytanie: Co jeśli szkolenie zostanie odwołane przez firmę szkoleniową?
Odpowiedź: Należy niezwłocznie poinformować PUP. Zazwyczaj można podpisać aneks zmieniający termin szkolenia lub (w skrajnych przypadkach) zmienić realizatora, o ile nowy spełnia te same wymogi (wpis do BUR, cena, program).

Podsumowanie i Checklista Wnioskodawcy 2026

KFS w 2026 roku to narzędzie potężne, ale wymagające precyzji. Sukces zależy od dobrego przygotowania jeszcze przed ogłoszeniem naboru. Poniżej znajduje się lista kontrolna, która pomoże Ci upewnić się, że jesteś gotowy.

Checklista – Czy jesteś gotowy na KFS 2026?

  • Konto na praca.gov.pl: Mam aktywne konto i ważny Profil Zaufany/podpis kwalifikowany.
  • Czyste konto: Zweryfikowałem, że nie mam zaległości w ZUS i Urzędzie Skarbowym.
  • Limit de minimis: Sprawdziłem w SUDOP, że mam dostępny limit pomocy.
  • Uczestnicy: Mam listę osób do przeszkolenia wraz z ich numerami PESEL i zgodami na przetwarzanie danych.
  • Realizator: Wybrałem firmę szkoleniową wpisaną do BUR, która nie jest ze mną powiązana.
  • Oferta: Mam aktualną ofertę szkoleniową z programem, ceną i liczbą godzin.
  • Uzasadnienie: Wiem, który priorytet KFS spełnia moje szkolenie i potrafię to merytorycznie uzasadnić.
  • Wkład własny: Mam zabezpieczone środki na wkład własny (jeśli dotyczy).
  • Strategia kadrowa: Jestem pewien, że utrzymam zatrudnienie przeszkolonych osób przez min. 3 miesiące po szkoleniu.