Krajowy Fundusz Szkoleniowy - KFS 2025
Categories
Biznes, Dofinansowania

Rok 2026 przynosi rewolucyjne zmiany w funkcjonowaniu Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS), które bezpośrednio wpłyną na przedsiębiorców z powiatu chełmińskiego. Powiatowy Urząd Pracy w Chełmnie, dysponując budżetem w wysokości 470 000,00 zł, przygotowuje się do dystrybucji środków na nowych, w pełni cyfrowych zasadach. Dla lokalnych firm – od małych zakładów rzemieślniczych w Chełmnie, po przedsiębiorstwa rolno-przetwórcze w gminach ościennych – jest to szansa na sfinansowanie rozwoju kadr, ale też wyzwanie biurokratyczne.

Reforma KFS 2026 kończy erę papierowych wniosków i dowolności w wyborze firm szkoleniowych. Wprowadzenie obowiązku korzystania z Bazy Usług Rozwojowych (BUR), konieczność podawania numerów PESEL pracowników już na etapie wnioskowania oraz rygorystyczne limity kwotowe sprawiają, że o dotację trzeba walczyć strategią i precyzją. Biorąc pod uwagę stosunkowo niewielką pulę środków dostępną dla powiatu chełmińskiego (niecałe pół miliona złotych), można spodziewać się, że nabór zamknie się w ciągu kilku minut od uruchomienia systemu.

Niniejszy poradnik to kompleksowe kompendium wiedzy dedykowane pracodawcom i przedsiębiorcom z terenu powiatu chełmińskiego. Krok po kroku przeprowadzimy Cię przez meandry nowych przepisów, wskażemy lokalne priorytety i podpowiemy, jak skutecznie sięgnąć po środki w PUP Chełmno.

Spis treści – KFS w Powiecie Chełmińskim

PUP Chełmno: Kto może składać wniosek w powiecie chełmińskim?

Zanim przystąpisz do wypełniania formularzy, kluczowe jest potwierdzenie właściwości terytorialnej. System KFS jest ściśle zregionalizowany. O środki w Powiatowym Urzędzie Pracy w Chełmnie (ul. Świętojerska 1) mogą ubiegać się wyłącznie podmioty związane z lokalnym rynkiem pracy.

Obszar działania PUP Chełmno

Wniosek do tutejszego urzędu składasz, jeśli Twoja firma posiada siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności (potwierdzone wpisem w CEIDG/KRS) na terenie jednej z gmin powiatu chełmińskiego:

  • Miasto Chełmno
  • Gmina Chełmno (gmina wiejska)
  • Gmina Kijewo Królewskie
  • Gmina Lisewo
  • Gmina Papowo Biskupie
  • Gmina Stolno
  • Gmina Unisław

Jeśli Twoja firma jest zarejestrowana np. w Świeciu (po drugiej stronie Wisły) lub w Toruniu, musisz składać wniosek w tamtejszych urzędach, nawet jeśli pracownicy mieszkają w Chełmnie.

Kto jest uprawniony w 2026 roku?

Nowe przepisy na rok 2026 rozszerzają i precyzują katalog beneficjentów. O wsparcie mogą ubiegać się:

  • Pracodawcy: Każdy podmiot (firma, fundacja, stowarzyszenie, urząd gminy, szkoła niepubliczna), który zatrudnia co najmniej jedną osobę na umowę o pracę.
  • Samozatrudnieni (JDG): Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą w powiecie chełmińskim, które nie zatrudniają pracowników. Jest to istotna zmiana, pozwalająca mikroprzedsiębiorcom na finansowanie własnego rozwoju.
  • Podmioty zatrudniające na umowach cywilnoprawnych: W określonych przypadkach możliwe jest finansowanie szkoleń dla osób współpracujących na B2B lub zleceniu, o ile jest to uzasadnione potrzebami firmy i wpisuje się w priorytety.

Warunek konieczny: Wnioskodawca nie może mieć zaległości w ZUS i Urzędzie Skarbowym oraz musi prowadzić działalność (odprowadzać składki na Fundusz Pracy) przez co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku.

Matematyka dotacji: Budżet 470 tys. zł i nowe limity

Kwota 470 000,00 zł przyznana dla PUP Chełmno na 2026 rok nie jest sumą zawrotną. Przy średnim koszcie szkolenia specjalistycznego, środki te mogą wystarczyć na przeszkolenie około 80-100 osób w skali całego powiatu. Dlatego tak ważne jest zrozumienie mechanizmów finansowych, aby nie popełnić błędu w kosztorysie.

Poziom dofinansowania i wkład własny

Zasady współfinansowania w 2026 roku promują najmniejsze podmioty, ale wymagają zaangażowania od wszystkich:

Wielkość przedsiębiorstwa Dofinansowanie z KFS Wkład własny (obowiązkowy)
Mikroprzedsiębiorca (do 9 osób) Do 90% kosztów Min. 10%
Mały, Średni, Duży Do 70% kosztów Min. 30%

Wskazówka: W poprzednich latach mikroprzedsiębiorcy często otrzymywali 100% wsparcia. W 2026 roku standardem staje się wkład własny na poziomie 10%. Należy to uwzględnić, planując przepływy finansowe w firmie.

Limity kwotowe – “Sufit” dofinansowania

Nie można sfinansować szkolenia o dowolnej wartości. Obowiązują dwa limity:

  1. Limit na osobę: Maksymalnie 200% przeciętnego wynagrodzenia. Jeśli szkolenie jest droższe, nadwyżkę pokrywa pracodawca z własnych środków (ponad wymagany wkład własny).
  2. Limit na firmę (wnioskodawcę): Łączna kwota, jaką jedna firma może pozyskać w roku, jest ograniczona krotnością przeciętnego wynagrodzenia:
    • Mikroprzedsiębiorstwa: 4-krotność.
    • Małe przedsiębiorstwa: 8-krotność.
    • Średnie przedsiębiorstwa: 12-krotność.

Biorąc pod uwagę ograniczony budżet PUP Chełmno, urząd może w regulaminie naboru wprowadzić dodatkowe, niższe limity (np. maksymalnie 5000 zł na osobę), aby środki trafiły do szerszego grona beneficjentów. Należy dokładnie czytać regulamin w dniu ogłoszenia naboru.

Priorytety 2026: Co punktuje w Chełmnie i Kujawsko-Pomorskiem?

Wniosek o KFS musi być celowy. Nie wystarczy chęć szkolenia – musi ono wpisywać się w oficjalne priorytety. W 2026 roku dla powiatu chełmińskiego kluczowe będą trzy grupy priorytetów.

1. Priorytety Wojewódzkie (Kujawsko-Pomorskie)

Są to priorytety ustalone przez Wojewódzką Radę Rynku Pracy w Toruniu, które obowiązują również w Chełmnie. W 2026 roku są to:

  • Wsparcie kształcenia ustawicznego w obszarach kluczowych dla rozwoju województwa: Zgodnie ze “Strategią Przyspieszenia 2030+”. Oznacza to preferencje dla branż takich jak nowoczesny przemysł, logistyka, turystyka (ważne dla Chełmna!) oraz usługi medyczne i opiekuńcze.
  • Wsparcie osób powracających na rynek pracy po przerwie związanej z opieką nad dzieckiem: Idealny priorytet dla firm chcących przeszkolić młode matki lub ojców wracających z urlopów rodzicielskich/wychowawczych.
  • Wsparcie kształcenia ustawicznego osób powyżej 50. roku życia: Biorąc pod uwagę demografię powiatu chełmińskiego, jest to jeden z najłatwiejszych do spełnienia priorytetów.

2. Priorytety Ogólnopolskie (Ministerialne)

Zawsze bezpiecznym wyborem jest powołanie się na priorytety krajowe:

  • Wsparcie kształcenia w zawodach deficytowych: (Szczegóły w kolejnym rozdziale).
  • Nowe technologie i cyfryzacja: Wdrażanie systemów IT, obsługa nowoczesnych maszyn, AI, cyberbezpieczeństwo.
  • Zarządzanie i komunikacja: Szkolenia dla kadry menedżerskiej, HR, przeciwdziałanie mobbingowi.
  • Branża medyczna i opiekuńcza.

3. Priorytet Lokalny (Powiatowy)

Na moment publikacji tego poradnika, PUP Chełmno nie opublikował specyficznego priorytetu powiatowego (“brak info”). W takiej sytuacji należy bazować na priorytetach wojewódzkich i ministerialnych, które są w pełni wystarczające do uzyskania dofinansowania.

Lista zawodów deficytowych dla powiatu chełmińskiego

Najskuteczniejszą metodą uzasadnienia wniosku jest wykazanie, że szkolimy pracownika w zawodzie deficytowym. Oznacza to, że na lokalnym rynku brakuje specjalistów w tej dziedzinie, więc inwestycja w ich szkolenie jest bezpieczna i pożądana. Poniżej prezentujemy listę zawodów deficytowych dla powiatu chełmińskiego na rok 2026 (wg Barometru Zawodów).

Zawody deficytowe w Powiecie Chełmińskim

Jeśli Twoja firma działa w jednej z poniższych branż, masz “zielone światło” do składania wniosku:

Budownictwo i Przemysł

  • Elektrycy i energetycy
  • Monterzy instalacji budowlanych
  • Operatorzy obrabiarek skrawających (CNC)
  • Spawacze
  • Magazynierzy (logistyka)

Medycyna i Opieka

  • Lekarze
  • Pielęgniarki i położne
  • Psycholodzy i terapeuci

Edukacja i Usługi Społeczne

  • Pedagodzy i nauczyciele wspierający
  • Pracownicy socjalni i mediatorzy

Służby

  • Pracownicy służb mundurowych

Co jeśli zawodu nie ma na liście powiatowej?
Możesz skorzystać z listy dla województwa kujawsko-pomorskiego. Jest ona szersza i obejmuje dodatkowo m.in.: kierowców autobusów i ciężarówek, dekarzy, operatorów sprzętu do robót ziemnych, samodzielnych księgowych czy ślusarzy. PUP Chełmno honoruje deficyty wojewódzkie.

Cyfrowy nabór w PUP Chełmno – instrukcja krok po kroku

Zapomnij o teczkach z dokumentami zanoszonych do sekretariatu przy ul. Świętojerskiej. W 2026 roku procedura jest w pełni zdigitalizowana.

Krok 1: Przygotowanie techniczne

Wnioski składa się wyłącznie przez portal praca.gov.pl. Musisz posiadać:

  • Konto na portalu praca.gov.pl zarejestrowane na firmę.
  • Ważny Profil Zaufany (ePUAP) lub Kwalifikowany Podpis Elektroniczny do podpisania wniosku.

Krok 2: Zgromadzenie danych (Kluczowa zmiana: PESEL)

To najważniejsza zmiana organizacyjna. Nie możesz już wnioskować o środki na “anonimowe” stanowisko (np. “szkolenie dla handlowca”). Musisz wskazać konkretnego pracownika z imienia i nazwiska oraz podać jego numer PESEL. Oznacza to, że decyzję o tym, kogo szkolisz, musisz podjąć przed startem naboru i uzyskać od tej osoby zgodę na przetwarzanie danych.

Krok 3: Wyścig z czasem

PUP Chełmno ogłosi nabór z wyprzedzeniem min. 10 dni. W dniu otwarcia naboru liczy się refleks. Przy budżecie 470 tys. zł, środki mogą wyczerpać się błyskawicznie. Wnioski są rejestrowane z dokładnością do sekundy. Decyduje kolejność wpływu (przy zachowaniu poprawności merytorycznej).

Baza Usług Rozwojowych i wybór realizatora

PUP Chełmno w 2026 roku będzie rygorystycznie weryfikował jakość szkoleń. Skończyły się czasy szkoleń “u znajomego”.

Obowiązek BUR

Każda firma szkoleniowa wskazana we wniosku musi posiadać aktywny wpis do Bazy Usług Rozwojowych (BUR) z uprawnieniami do świadczenia usług z dofinansowaniem publicznym. Przed wpisaniem firmy do wniosku, sprawdź ją na stronie uslugirozwojowe.parp.gov.pl.

Zasada konkurencyjności

We wniosku musisz udowodnić, że wydajesz publiczne pieniądze oszczędnie. Wymagane jest przedstawienie porównania wybranej oferty z co najmniej dwiema ofertami konkurencyjnymi. Porównanie musi dotyczyć ceny, ale także programu, liczby godzin i kwalifikacji trenerów. Jeśli wybierasz ofertę droższą, musisz to solidnie uzasadnić (np. unikalnym programem, certyfikatem międzynarodowym).

Rozliczenie umowy i obowiązek utrzymania zatrudnienia

Podpisanie umowy z PUP Chełmno to dopiero połowa sukcesu. Druga połowa to prawidłowe rozliczenie.

Zasada 3 miesięcy

Pracodawca ma obowiązek utrzymać w zatrudnieniu przeszkolonego pracownika przez okres co najmniej 3 miesięcy od daty zakończenia szkolenia. Jeśli zwolnisz pracownika w tym czasie (z przyczyn leżących po stronie pracodawcy), będziesz musiał zwrócić całą kwotę dofinansowania wraz z odsetkami.

Jeśli pracownik sam odejdzie (wypowiedzenie przez pracownika, porozumienie stron z jego inicjatywy), zwrot środków zazwyczaj nie jest wymagany, ale musisz dostarczyć do urzędu odpowiednie dokumenty (świadectwo pracy, pismo z wypowiedzeniem).

Dokumentacja

Na rozliczenie masz zazwyczaj 30 dni od zakończenia szkolenia. Do PUP Chełmno musisz dostarczyć:

  • Fakturę za szkolenie.
  • Potwierdzenie przelewu (z konta firmowego) obejmujące kwotę dotacji i wkład własny.
  • Certyfikaty/zaświadczenia o ukończeniu kursu przez pracowników.
  • Polisę NNW (jeśli była wymagana).

Checklista wnioskodawcy z Chełmna

Aby zwiększyć swoje szanse na uzyskanie dofinansowania z puli 470 000 zł w PUP Chełmno, upewnij się, że spełniasz wszystkie punkty:

  • Lokalizacja: Moja firma ma siedzibę lub oddział w powiecie chełmińskim (Chełmno, Unisław, Lisewo, Stolno, Kijewo Królewskie, Papowo Biskupie).
  • Konto: Mam aktywne konto na praca.gov.pl i działający Profil Zaufany.
  • Czyste konto: Nie mam zaległości w ZUS i US.
  • Deficyt: Sprawdziłem, czy planowane szkolenie dotyczy zawodu deficytowego w powiecie chełmińskim lub województwie kujawsko-pomorskim.
  • Realizator: Wybrałem firmę szkoleniową z bazy BUR i mam od niej ofertę.
  • PESEL: Mam zebrane numery PESEL wszystkich pracowników zgłaszanych do szkolenia.
  • Wkład własny: Mam zabezpieczone środki na pokrycie wkładu własnego (10% lub 30%).

Pamiętaj, że Powiatowy Urząd Pracy w Chełmnie może wprowadzić specyficzne wymogi w regulaminie naboru. Śledź stronę chelmno.praca.gov.pl i bądź gotowy do działania w dniu ogłoszenia naboru.

Sprawdź również sytuację w sąsiednich powiatach:

Źródła informacji:
Ustawa z dnia 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U.2025 poz. 620)
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 listopada 2025 roku w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego (Dz. U. 2025 poz. 1641)
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 czerwca 2010 r. w sprawie informacji składanych przez podmioty ubiegające się o pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie (Dz. U. z dnia 6 lipca 2010 r.);
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis (Dz. U. z 2010 r. Nr 53, poz. 311, z późn. zm.);
Rozporządzenie Komisji (UE) 2023/2831 z dnia 13 grudnia 2023 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L, 2023/2831 z 15.12.2023).
Strona urzędu pracy – chelmno.praca.gov.pl