Krajowy Fundusz Szkoleniowy - KFS 2025
Categories
Biznes, Dofinansowania

Rok 2026 przynosi rewolucyjne zmiany dla łódzkich pracodawców i przedsiębiorców planujących inwestycje w kapitał ludzki. Powiatowy Urząd Pracy w Łodzi, obsługujący podmioty z terenu Miasta Łodzi, wdraża zreformowane zasady przyznawania środków z Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS). To koniec ery papierowych wniosków i dowolności w wyborze firm szkoleniowych. Nadchodzi czas pełnej cyfryzacji, weryfikacji jakości poprzez Bazę Usług Rozwojowych oraz ścisłego dopasowania szkoleń do realnych potrzeb łódzkiego rynku pracy.

Łódź, jako miasto przechodzące dynamiczną transformację z ośrodka przemysłowego w nowoczesne centrum usług biznesowych, logistyki i technologii, stawia przed rynkiem pracy specyficzne wyzwania. Nowe zasady KFS na 2026 rok są odpowiedzią na te potrzeby, ale wymagają od wnioskodawców perfekcyjnego przygotowania. Niniejszy poradnik to kompletna “Biblia KFS 2026” dedykowana firmom zarejestrowanym w Łodzi. Przeprowadzimy Cię przez meandry systemu praca.gov.pl, wskażemy, które zawody w Łodzi gwarantują punkty w ocenie merytorycznej, i podpowiemy, jak bezpiecznie rozliczyć dotację, by nie narażać się na zwroty.

Spis treści – KFS w Łodzi 2026

PUP Łódź: Kto jest uprawniony do składania wniosku?

Kluczowym elementem sukcesu jest złożenie wniosku do właściwego urzędu. W aglomeracji łódzkiej struktura urzędów pracy może być myląca, dlatego należy precyzyjnie określić właściwość terytorialną.

Właściwość Powiatowego Urzędu Pracy w Łodzi

Niniejszy poradnik dotyczy naborów organizowanych przez Powiatowy Urząd Pracy w Łodzi (ul. Milionowa 91). Jest to urząd obsługujący miasto na prawach powiatu – Łódź. Wniosek do tego konkretnego urzędu mogą składać podmioty, które:

  • Posiadają siedzibę na terenie Miasta Łodzi.
  • LUB prowadzą miejsce wykonywania działalności na terenie Miasta Łodzi (np. oddział, biuro, zakład produkcyjny, sklep), co musi być potwierdzone wpisem w CEIDG lub KRS.

Ważne rozróżnienie: Jeśli Twoja firma znajduje się w gminach okalających Łódź (np. Rzgów, Tuszyn, Andrespol, Nowosolna), właściwym urzędem jest zazwyczaj Powiatowy Urząd Pracy Łódź-Wschód. Jeśli działasz w Zgierzu, Pabianicach czy Aleksandrowie Łódzkim – podlegasz pod tamtejsze urzędy powiatowe. Ten artykuł dedykowany jest firmom z samej Łodzi.

Kto może być wnioskodawcą w 2026 roku?

Reforma KFS rozszerzyła i doprecyzowała katalog beneficjentów. O środki w Łodzi mogą ubiegać się:

  • Pracodawcy: Każdy podmiot (spółka, fundacja, stowarzyszenie, urząd), który zatrudnia co najmniej jedną osobę na umowę o pracę.
  • Samozatrudnieni (JDG): Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą w Łodzi, które nie zatrudniają pracowników. Są one traktowane w systemie jako mikroprzedsiębiorcy.
  • Podmioty współpracujące na B2B/Zlecenie: Nowe przepisy dopuszczają finansowanie kształcenia osób świadczących pracę na innej podstawie niż umowa o pracę, o ile jest to uzasadnione potrzebami firmy i wpisuje się w priorytety.

Warunkiem koniecznym jest prowadzenie działalności i odprowadzanie składek na Fundusz Pracy przez okres co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku. Eliminuje to możliwość zakładania firm “pod dotację”.

Nowa matematyka: Limity i wkład własny dla łódzkich firm

Budżetowanie szkoleń w 2026 roku opiera się na sztywnych algorytmach. Skończyła się uznaniowość – wchodzą limity oparte na przeciętnym wynagrodzeniu ogłaszanym przez GUS.

Ile pieniędzy można otrzymać?

Podstawową jednostką obliczeniową jest limit na uczestnika. W 2026 roku na jednego pracownika (lub na siebie jako pracodawcę) możesz pozyskać maksymalnie kwotę odpowiadającą 200% przeciętnego wynagrodzenia. Jeśli szkolenie jest droższe, nadwyżkę pokrywasz z własnych środków.

Dodatkowo obowiązuje limit na firmę (wnioskodawcę), uzależniony od wielkości zatrudnienia:

Status przedsiębiorstwa Maksymalna pula roczna (krotność przeciętnego wynagrodzenia)
Mikro (do 9 osób) 4x
Małe (10-49 osób) 8x
Średnie (50-249 osób) 12x
Duże (250+ osób) 14x

Poziom dofinansowania i wkład własny

Zasady współfinansowania promują najmniejsze podmioty, ale wymagają zaangażowania od każdego:

  • Mikroprzedsiębiorcy: Mogą otrzymać dofinansowanie do 90% kosztów kształcenia. Wkład własny wynosi minimum 10%.
  • Pozostali (Małe, Średnie, Duże): Otrzymują dofinansowanie do 70% kosztów. Wkład własny wynosi minimum 30%.

Wkład własny musi być wniesiony w formie pieniężnej (opłacenie części faktury). Nie można go zastąpić wkładem rzeczowym (np. udostępnieniem sali).

Priorytety 2026: Co punktuje w województwie łódzkim?

Aby wniosek w PUP Łódź został rozpatrzony pozytywnie, planowane szkolenie musi wpisywać się w oficjalne priorytety. W 2026 roku mamy do czynienia z hierarchią celów: od krajowych po specyficzne dla regionu łódzkiego.

Priorytety Regionalne (Województwo Łódzkie)

Dla firm z Łodzi szczególnie istotne są priorytety ustalone przez samorząd województwa, które odpowiadają na lokalną specyfikę gospodarczą:

  1. Wsparcie kształcenia ustawicznego osób po 45. roku życia:
    Łódź, jako miasto o strukturze demograficznej z dużą liczbą doświadczonych pracowników, stawia na aktywizację i aktualizację wiedzy osób w wieku średnim. To doskonała okazja na sfinansowanie szkoleń cyfrowych dla starszej kadry.
  2. Zarządzanie i zapobieganie sytuacjom kryzysowym:
    Priorytet ten obejmuje szkolenia z zakresu zarządzania ryzykiem, ciągłości działania (BCM), cyberbezpieczeństwa oraz odporności psychicznej zespołów. Jest to odpowiedź na niestabilną sytuację gospodarczą i geopolityczną.
  3. Branże kluczowe dla rozwoju województwa łódzkiego:
    Wsparcie dedykowane sektorom strategicznym dla regionu. W przypadku Łodzi są to przede wszystkim: logistyka i transport, nowoczesny przemysł włókienniczy i modowy, IT/BPO, biotechnologia oraz sektor kreatywny.

Priorytety Ogólnopolskie (Ministerialne)

Oprócz priorytetów regionalnych, w PUP Łódź obowiązują standardowe priorytety krajowe:

  • Wsparcie kształcenia w zawodach deficytowych: (Szczegółowa analiza dla Łodzi w kolejnym rozdziale).
  • Nowe procesy i technologie: Wdrażanie innowacji, cyfryzacja, AI, zielona energia.
  • Zarządzanie i komunikacja: Budowanie efektywnych zespołów, przeciwdziałanie mobbingowi.
  • Sektor opiekuńczo-medyczny: Wsparcie dla żłobków, DPS-ów, placówek leczniczych.

Barometr zawodów: Lista deficytowa dla Miasta Łodzi

Najskuteczniejszą metodą na uzyskanie dofinansowania w PUP Łódź jest powołanie się na priorytet “zawody deficytowe”. Oznacza to, że chcesz przeszkolić pracownika w zawodzie, na który jest duże zapotrzebowanie na lokalnym rynku, a brakuje kandydatów do pracy. Poniżej prezentujemy oficjalną listę zawodów deficytowych dla Miasta Łodzi oraz Województwa Łódzkiego na rok 2026.

Deficyt w Mieście Łódź (PUP Łódź)

Wnioski dotyczące tych zawodów będą miały najwyższy priorytet w ocenie merytorycznej w urzędzie przy ul. Milionowej:

Edukacja i Opieka

  • Nauczyciele przedmiotów ogólnokształcących i języków obcych
  • Nauczyciele przedszkoli
  • Nauczyciele szkół specjalnych i oddziałów integracyjnych
  • Opiekunowie osoby starszej lub z niepełnosprawnością

Medycyna i Zdrowie

  • Lekarze
  • Pielęgniarki i położne

Przemysł, Logistyka i Usługi

  • Magazynierzy (Kluczowe dla łódzkiego hubu logistycznego)
  • Operatorzy obrabiarek skrawających (CNC)
  • Spawacze
  • Ślusarze
  • Pracownicy ds. rachunkowości i księgowości
  • Pracownicy służb mundurowych

Deficyt w Województwie Łódzkim

Jeśli zawód Twojego pracownika nie znajduje się na liście miejskiej, możesz skorzystać z listy wojewódzkiej, która jest również honorowana przez PUP Łódź. Lista ta rozszerza katalog o:

  • Transport: Kierowcy autobusów, Kierowcy samochodów ciężarowych i ciągników siodłowych.
  • Energetyka: Elektrycy i energetycy.
  • Budownictwo: Operatorzy i mechanicy sprzętu do robót ziemnych.
  • Wsparcie psychologiczne: Psycholodzy i terapeuci.

Wskazówka eksperta: Jeśli planujesz szkolenie dla pracownika biurowego, sprawdź, czy jego zakres obowiązków nie pokrywa się z zawodem “Pracownik ds. rachunkowości i księgowości” lub “Magazynier” (w przypadku obsługi systemów WMS). Odpowiednie przyporządkowanie kodu zawodu we wniosku może zadecydować o przyznaniu środków.

Cyfrowy nabór w systemie praca.gov.pl

PUP w Łodzi w pełni przechodzi na obsługę elektroniczną. Zapomnij o staniu w kolejkach przy ul. Milionowej. Cały proces odbywa się online.

Krok 1: Przygotowanie techniczne

Aby złożyć wniosek, musisz posiadać konto na portalu praca.gov.pl zarejestrowane na firmę. Niezbędny będzie również Profil Zaufany lub Kwalifikowany Podpis Elektroniczny do autoryzacji dokumentów. Upewnij się, że dane firmy w systemie są aktualne.

Krok 2: Zgromadzenie danych (PESEL)

To najważniejsza zmiana formalna w 2026 roku. Już na etapie składania wniosku musisz podać imienną listę uczestników wraz z ich numerami PESEL. Nie ma możliwości wnioskowania o środki na “anonimowe” stanowiska (np. “szkolenie dla działu handlowego”). Musisz wiedzieć, kogo konkretnie wysyłasz na szkolenie i uzyskać od tych osób zgodę na przetwarzanie danych.

Krok 3: Wyścig z czasem

PUP Łódź ogłasza nabór z wyprzedzeniem co najmniej 10 dni roboczych. Sam nabór trwa zazwyczaj krótko (minimum 5 dni roboczych), a zainteresowanie w Łodzi jest ogromne. Choć oficjalnie decyduje ocena merytoryczna, w praktyce kolejność zgłoszeń (przy poprawnie wypełnionym wniosku) ma kluczowe znaczenie dla zmieszczenia się w alokacji środków. Zalecamy złożenie wniosku w pierwszych godzinach po otwarciu naboru.

Wymóg BUR i zasada konkurencyjności

Łódzki urząd kładzie ogromny nacisk na jakość finansowanych usług. W 2026 roku standardem staje się korzystanie z Bazy Usług Rozwojowych (BUR).

Tylko sprawdzeni dostawcy

Wybierając firmę szkoleniową, musisz upewnić się, że posiada ona aktywny wpis do BUR z uprawnieniami do świadczenia usług dofinansowanych ze środków publicznych. Rejestr Instytucji Szkoleniowych (RIS) może nie być wystarczający, chyba że regulamin konkretnego naboru w PUP Łódź dopuści wyjątki (co jest mało prawdopodobne w świetle nowych przepisów).

Uzasadnienie wyboru – 3 oferty

We wniosku musisz udowodnić, że wydajesz środki publiczne w sposób gospodarny. Wymaga to przedstawienia porównania wybranej oferty z co najmniej dwiema ofertami konkurencyjnymi. Porównanie musi obejmować:

  • Cenę usługi.
  • Liczbę godzin szkoleniowych.
  • Program merytoryczny.
  • Doświadczenie i certyfikaty realizatora.

Uwaga na powiązania: Obowiązuje bezwzględny zakaz zlecania szkoleń podmiotom powiązanym z Tobą kapitałowo lub osobowo (rodzina, wspólne udziały w spółkach).

Obowiązki po szkoleniu i rozliczenie

Podpisanie umowy z PUP Łódź to dopiero początek. Aby dotacja była bezzwrotna, musisz spełnić warunek utrzymania zatrudnienia.

Zasada 3 miesięcy

Pracodawca ma obowiązek utrzymać w zatrudnieniu przeszkolonego pracownika przez okres co najmniej 3 miesięcy od dnia zakończenia kształcenia. Jeśli w tym czasie zwolnisz pracownika (wypowiedzenie z winy pracodawcy lub porozumienie stron z inicjatywy pracodawcy), będziesz musiał zwrócić środki wraz z odsetkami.

Jeśli pracownik odejdzie sam (złoży wypowiedzenie) lub zostanie zwolniony dyscyplinarnie – środki są bezpieczne, ale musisz dostarczyć do urzędu odpowiednie dokumenty (świadectwo pracy, wypowiedzenie).

Dokumentacja rozliczeniowa

Na rozliczenie w PUP Łódź masz zazwyczaj 30 dni od zakończenia szkolenia. Komplet dokumentów obejmuje:

  • Fakturę od firmy szkoleniowej.
  • Potwierdzenie przelewu z konta firmowego (dowód opłacenia faktury, w tym wkładu własnego).
  • Certyfikaty lub zaświadczenia o ukończeniu szkolenia przez uczestników.
  • Polisę NNW (jeśli była wymagana).

Pytania i odpowiedzi

Czy mogę przeszkolić pracownika zdalnie?
Tak, formy online są w pełni akceptowalne, pod warunkiem, że realizator zapewnia odpowiednią jakość i możliwość weryfikacji obecności.

Czy mogę sfinansować studia podyplomowe na Uniwersytecie Łódzkim lub Politechnice Łódzkiej?
Tak, studia podyplomowe są kosztem kwalifikowalnym, o ile uczelnia wystawi odpowiednie dokumenty i wpisuje się to w potrzeby firmy.

Co jeśli prowadzę firmę w Łodzi, ale pracownik pracuje zdalnie z innego miasta?
Decyduje siedziba lub miejsce wykonywania działalności pracodawcy. Jeśli pracownik jest zatrudniony w łódzkim oddziale (zgodnie z umową), możesz wnioskować o środki w PUP Łódź.

Checklista dla łódzkiego przedsiębiorcy

  • Właściwość urzędu: Moja firma ma siedzibę lub oddział w Mieście Łódź (nie w powiecie ziemskim).
  • Konto praca.gov.pl: Mam aktywny dostęp i Profil Zaufany.
  • Brak zaległości: Sprawdziłem ZUS i US – czyste konto.
  • Barometr zawodów: Wybrałem szkolenie zgodne z listą deficytową dla Łodzi (np. logistyka, księgowość, IT, opieka).
  • Realizator: Mam ofertę od firmy z bazy BUR.
  • Dane osobowe: Mam numery PESEL wszystkich uczestników.
  • Budżet: Mam zabezpieczone środki na wkład własny (10% lub 30%).

Przygotowanie się do naboru KFS w Łodzi wymaga precyzji, ale gra jest warta świeczki. Środki te pozwalają na realne podniesienie kompetencji zespołu i zwiększenie konkurencyjności firmy na trudnym rynku, praktycznie bezkosztowo.

Sprawdź również informacje o KFS w okolicznych urzędach:

Źródła informacji:
Ustawa z dnia 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U.2025 poz. 620)
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 listopada 2025 roku w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego (Dz. U. 2025 poz. 1641)
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 czerwca 2010 r. w sprawie informacji składanych przez podmioty ubiegające się o pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie (Dz. U. z dnia 6 lipca 2010 r.);
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis (Dz. U. z 2010 r. Nr 53, poz. 311, z późn. zm.);
Rozporządzenie Komisji (UE) 2023/2831 z dnia 13 grudnia 2023 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L, 2023/2831 z 15.12.2023).
Strona urzędu pracy – lodz.praca.gov.pl