Krajowy Fundusz Szkoleniowy - KFS 2025
Categories
Biznes, Dofinansowania

Rok 2026 przynosi rewolucję w finansowaniu rozwoju kompetencji pracowników w powiecie ciechanowskim. Powiatowy Urząd Pracy w Ciechanowie, podobnie jak inne jednostki w kraju, wdraża gruntownie zreformowane zasady Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS). Zmiany te nie są jedynie kosmetyczne – to całkowita transformacja systemu, obejmująca pełną cyfryzację procesu wnioskowania, wprowadzenie sztywnych limitów finansowych uzależnionych od wielkości przedsiębiorstwa oraz rygorystyczny wymóg weryfikacji jakości szkoleń poprzez Bazę Usług Rozwojowych (BUR).

Dla przedsiębiorców z Ciechanowa i okolicznych gmin oznacza to konieczność szybkiego dostosowania się do nowych realiów. Skończyły się czasy papierowych wniosków i dużej dowolności w wyborze firm szkoleniowych. Nowy system stawia na transparentność, ale wymaga od wnioskodawcy znacznie lepszego przygotowania merytorycznego i strategicznego. Niniejszy poradnik to kompleksowe kompendium wiedzy dedykowane pracodawcom i przedsiębiorcom z terenu powiatu ciechanowskiego, które krok po kroku przeprowadzi Cię przez meandry KFS 2026 – od analizy lokalnego rynku pracy, przez procedurę w systemie praca.gov.pl, aż po bezpieczne rozliczenie dotacji.

Spis treści – KFS w Powiecie Ciechanowskim

PUP Ciechanów: Kto może ubiegać się o środki?

Kluczowym elementem sukcesu jest złożenie wniosku do właściwego urzędu. W przypadku Krajowego Funduszu Szkoleniowego decyduje siedziba pracodawcy lub miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.

Właściwość terytorialna

Niniejszy poradnik dotyczy naborów organizowanych przez Powiatowy Urząd Pracy w Ciechanowie (ul. Sygietyńskiego 11). O środki w tym urzędzie mogą ubiegać się podmioty, które:

  • Posiadają siedzibę na terenie powiatu ciechanowskiego.
  • LUB prowadzą miejsce wykonywania działalności na tym terenie (np. oddział, filia, zakład produkcyjny, sklep), co jest potwierdzone wpisem w odpowiednim rejestrze (CEIDG lub KRS).

Obszar działania PUP Ciechanów obejmuje:

  • Miasto Ciechanów,
  • Miasto i Gminę Glinojeck,
  • Gminy wiejskie: Ciechanów, Gołymin-Ośrodek, Grudusk, Ojrzeń, Opinogóra Górna, Regimin, Sońsk.

Kto jest uprawniony w 2026 roku?

Reforma KFS rozszerzyła i doprecyzowała katalog beneficjentów. W 2026 roku wniosek w Ciechanowie mogą złożyć:

  • Pracodawcy: Każdy podmiot (firma, fundacja, stowarzyszenie, instytucja publiczna) zatrudniający co najmniej jedną osobę na umowę o pracę.
  • Samozatrudnieni (JDG): Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które nie zatrudniają pracowników. Są one traktowane jako mikroprzedsiębiorcy i mogą wnioskować o środki na własne kształcenie.
  • Podmioty współpracujące (B2B/Zlecenie): Nowe przepisy dopuszczają możliwość finansowania szkoleń dla osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych, o ile jest to uzasadnione potrzebami firmy i wpisuje się w priorytety naboru.

Warunek stażu: Wnioskodawca musi wykazać, że przez co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku opłacał składki na Fundusz Pracy (chyba że jest z nich zwolniony ustawowo). Eliminuje to możliwość zakładania firm “pod dotację”.

Nowa matematyka finansowa: Limity i wkład własny 2026

Rok 2026 kończy erę dowolności w budżetowaniu szkoleń. PUP w Ciechanowie będzie operował na sztywnych wskaźnikach opartych o przeciętne wynagrodzenie w gospodarce narodowej. Zrozumienie tych mechanizmów jest kluczowe dla poprawnego wypełnienia wniosku.

Limity kwotowe na uczestnika i firmę

Podstawą wyliczeń jest kwota przeciętnego wynagrodzenia (ogłaszana przez Prezesa GUS). W 2026 roku obowiązują dwa główne “sufity”:

  1. Limit na osobę: Na jednego uczestnika (pracownika lub pracodawcę) można pozyskać maksymalnie 200% przeciętnego wynagrodzenia. Jeśli szkolenie jest droższe, różnicę pokrywa przedsiębiorca z własnych środków.
  2. Limit na podmiot (wnioskodawcę): Łączna pula środków, o jaką może ubiegać się jedna firma w roku kalendarzowym, zależy od wielkości zatrudnienia:
    • Mikroprzedsiębiorcy (do 9 osób): Maksymalnie 4-krotność przeciętnego wynagrodzenia.
    • Małe przedsiębiorstwa (10-49 osób): Maksymalnie 8-krotność przeciętnego wynagrodzenia.
    • Średnie przedsiębiorstwa (50-249 osób): Maksymalnie 12-krotność przeciętnego wynagrodzenia.
    • Duże przedsiębiorstwa (250+ osób): Maksymalnie 14-krotność przeciętnego wynagrodzenia.

Wkład własny – koniec ze 100% finansowaniem?

Nowe regulacje na 2026 rok wprowadzają zasadę partycypacji w kosztach dla wszystkich, choć w różnym stopniu:

Status firmy Dofinansowanie z KFS Wkład własny
Mikroprzedsiębiorca Do 90% kosztów Min. 10%
Pozostali (Małe, Średnie, Duże) Do 70% kosztów Min. 30%

Ważne: Wkład własny musi być wniesiony w formie pieniężnej (opłacenie części faktury). Nie można go rozliczyć np. w formie wynagrodzenia pracownika za czas szkolenia.

Priorytety 2026: Co punktuje na Mazowszu i w Ciechanowie?

Aby wniosek miał szansę na akceptację w PUP Ciechanów, planowane szkolenie musi wpisywać się w oficjalne priorytety wydatkowania środków. W 2026 roku mamy do czynienia z hierarchią priorytetów: ministerialnych (ogólnopolskich) oraz specyficznych dla województwa mazowieckiego.

Priorytety Regionalne (Województwo Mazowieckie)

Są to priorytety ustalone przez Wojewódzką Radę Rynku Pracy, które uwzględniają specyfikę gospodarczą Mazowsza. Dla przedsiębiorców z Ciechanowa są one niezwykle istotne:

  1. Wsparcie kształcenia ustawicznego skierowane do cudzoziemców oraz pracodawców zatrudniających cudzoziemców.
    To priorytet kluczowy w kontekście rosnącej liczby pracowników z zagranicy w powiecie ciechanowskim (np. w branży budowlanej, przetwórczej czy logistycznej). Można sfinansować np. kursy języka polskiego dla pracowników, szkolenia zawodowe dla cudzoziemców lub szkolenia z zarządzania zespołem wielokulturowym dla kadry kierowniczej.
  2. Wsparcie kształcenia ustawicznego osób nowo zatrudnionych / osób, którym zmieniono zakresy czynności / powracających na rynek pracy.
    Priorytet ten obejmuje osoby wracające po przerwie związanej z opieką nad dzieckiem lub osobą zależną. Jest to doskonała okazja do sfinansowania onboardingu (wdrożenia) nowych pracowników lub reskillingu (przekwalifikowania) osób, które muszą przejąć nowe obowiązki w firmie.
  3. Wsparcie rozwoju umiejętności i kwalifikacji osób w wieku 50+.
    Szczególny nacisk kładziony jest na osoby w wieku przedemerytalnym i emerytalnym, aby umożliwić im jak najdłuższą aktywność zawodową.

Priorytety Ogólnopolskie (Ministerialne)

Obowiązują w każdym urzędzie, w tym w Ciechanowie:

  • Wsparcie w zawodach deficytowych (szczegóły w kolejnym rozdziale).
  • Nowe procesy, technologie i narzędzia pracy (cyfryzacja, AI, zielona energia).
  • Poprawa zarządzania i komunikacji (w tym przeciwdziałanie mobbingowi, wellbeing).
  • Sektor usług zdrowotnych, opiekuńczych i ekonomia społeczna.

Lista zawodów deficytowych w powiecie ciechanowskim

Jednym z najskuteczniejszych sposobów na uzyskanie dofinansowania jest powołanie się na priorytet “zawody deficytowe”. Oznacza to, że chcesz przeszkolić pracownika w zawodzie, na który jest duże zapotrzebowanie na lokalnym rynku, a brakuje rąk do pracy. Poniżej prezentujemy listę zawodów deficytowych dla powiatu ciechanowskiego na rok 2026 (wg Barometru Zawodów).

Branża Techniczna, Przemysłowa i Budowlana

Ciechanów i okolice to silny ośrodek przemysłowy i budowlany. Braki kadrowe w tych sektorach są wyraźne:

  • Elektronicy, automatycy i robotycy – kluczowi dla nowoczesnych linii produkcyjnych.
  • Elektrycy i energetycy – niezbędni w budownictwie i utrzymaniu ruchu.
  • Monterzy instalacji budowlanych – hydraulicy, monterzy wentylacji/klimatyzacji.
  • Operatorzy i mechanicy sprzętu do robót ziemnych – operatorzy koparek, ładowarek.
  • Operatorzy urządzeń dźwigowo-transportowych – operatorzy dźwigów, wózków widłowych.
  • Robotnicy budowlani – ogólnobudowlani, wykończeniowi.

Transport i Logistyka

Ze względu na położenie komunikacyjne, branża TSL w powiecie ciechanowskim stale poszukuje pracowników:

  • Kierowcy samochodów ciężarowych i ciągników siodłowych (kat. C+E).

Ochrona Zdrowia i Opieka

Sektor ten zmaga się z chronicznym brakiem kadr, co jest szansą na dofinansowanie szkoleń specjalistycznych:

  • Fizjoterapeuci i masażyści.
  • Lekarze.
  • Pielęgniarki i położne.
  • Ratownicy medyczni.
  • Opiekunowie osoby starszej lub z niepełnosprawnością.
  • Psycholodzy i terapeuci.

Edukacja

Deficyty w oświacie otwierają drogę do finansowania studiów podyplomowych i kursów dla nauczycieli:

  • Nauczyciele praktycznej nauki zawodu.
  • Nauczyciele przedmiotów zawodowych.
  • Nauczyciele przedszkoli.

Inne usługi

  • Samodzielni księgowi – zapotrzebowanie na wysokiej klasy specjalistów od finansów.
  • Pracownicy służb mundurowych.

Cyfrowy nabór w PUP Ciechanów – instrukcja krok po kroku

Zapomnij o staniu w kolejce przy ulicy Sygietyńskiego z teczką dokumentów. Od 2026 roku procedura jest w pełni zdigitalizowana.

1. System praca.gov.pl

Wnioski składa się wyłącznie elektronicznie przez portal praca.gov.pl (moduł PSZ-KFS). Aby to zrobić, musisz posiadać konto firmowe oraz Profil Zaufany lub Kwalifikowany Podpis Elektroniczny. Warto sprawdzić ważność podpisu przed ogłoszeniem naboru.

2. Nowy wymóg: PESEL uczestników

To najważniejsza zmiana formalna. Już na etapie składania wniosku musisz podać imienną listę pracowników zgłaszanych do szkolenia wraz z ich numerami PESEL. Nie ma możliwości wnioskowania na “anonimowe wakaty”. Musisz mieć zgodę pracowników na przetwarzanie ich danych.

3. Dynamika naboru

PUP Ciechanów ogłasza nabór z wyprzedzeniem co najmniej 10 dni roboczych. Sam nabór trwa minimum 5 dni. W praktyce, ze względu na ograniczone środki, o przyznaniu dofinansowania często decyduje kolejność zgłoszeń (przy zachowaniu poprawności merytorycznej). Złożenie wniosku w pierwszych minutach po otwarciu naboru w systemie znacznie zwiększa szanse na sukces.

Wymogi jakościowe: BUR i zasada konkurencyjności

PUP w Ciechanowie będzie skrupulatnie weryfikował, komu chcesz zapłacić publiczne pieniądze. W 2026 roku obowiązują zaostrzone rygory:

  1. Baza Usług Rozwojowych (BUR): Wybrana firma szkoleniowa musi posiadać aktywny wpis do BUR z uprawnieniami do świadczenia usług dofinansowanych. Stary wpis do RIS (Rejestru Instytucji Szkoleniowych) już nie wystarczy.
  2. Zasada konkurencyjności: We wniosku musisz udowodnić, że dokonałeś rozeznania rynku. Należy przedstawić porównanie oferty wybranego realizatora z co najmniej dwiema ofertami konkurencyjnymi (podobny program, liczba godzin). Wybór oferty droższej musi być solidnie uzasadniony jakością (np. certyfikaty, doświadczenie trenera).
  3. Zakaz powiązań: Bezwzględny zakaz zlecania szkoleń podmiotom powiązanym z Tobą kapitałowo lub osobowo (rodzina, spółki zależne).

Obowiązek utrzymania zatrudnienia i rozliczenie

Podpisanie umowy z PUP Ciechanów to dopiero początek. Aby dotacja nie stała się pożyczką do zwrotu, musisz spełnić warunki po szkoleniu.

Zasada 3 miesięcy

Masz obowiązek utrzymać w zatrudnieniu przeszkolonego pracownika przez okres co najmniej 3 miesięcy od dnia zakończenia kształcenia. Jeśli zwolnisz pracownika (z winy pracodawcy) przed upływem tego terminu, będziesz musiał zwrócić środki wraz z odsetkami. Jeśli pracownik odejdzie sam (wypowiedzenie przez pracownika), zwrot zazwyczaj nie jest wymagany, ale trzeba to udokumentować.

Dokumentacja

Na rozliczenie masz zazwyczaj 30 dni od zakończenia usługi. Do PUP Ciechanów musisz dostarczyć:

  • Fakturę od firmy szkoleniowej.
  • Potwierdzenie przelewu z konta firmowego (dowód opłacenia faktury, w tym wkładu własnego).
  • Certyfikaty/zaświadczenia o ukończeniu szkolenia przez pracowników.
  • Polisę NNW (jeśli była wymagana).

Pomoc de minimis – pułapki i limity

Środki z KFS stanowią pomoc de minimis. Każdy przedsiębiorca ma limit 300 000 EUR (brutto) w ciągu 3 lat. Przed złożeniem wniosku w Ciechanowie sprawdź w systemie SUDOP (UOKiK), ile pomocy już wykorzystałeś. Przekroczenie limitu skutkuje automatycznym odrzuceniem wniosku.

Checklista wnioskodawcy z Ciechanowa

Zanim ogłoszony zostanie nabór, upewnij się, że jesteś gotowy:

  • Lokalizacja: Moja firma ma siedzibę lub oddział w powiecie ciechanowskim.
  • Konto: Mam dostęp do praca.gov.pl i ważny podpis elektroniczny.
  • Czyste konto: Nie mam zaległości w ZUS i Urzędzie Skarbowym.
  • Barometr: Sprawdziłem, czy zawód jest na liście deficytowej dla powiatu ciechanowskiego (np. kierowca, elektryk, księgowy).
  • Realizator: Wybrałem firmę z bazy BUR i mam 3 oferty porównawcze.
  • PESEL: Mam zebrane numery PESEL pracowników.
  • Wkład własny: Mam zabezpieczone środki na pokrycie wkładu własnego (10% lub 30%).

Pamiętaj, aby regularnie śledzić stronę internetową Powiatowego Urzędu Pracy w Ciechanowie (ciechanow.praca.gov.pl), gdzie publikowane będą ogłoszenia o naborach oraz szczegółowe regulaminy.

Sprawdź również informacje dla sąsiednich powiatów:

Źródła informacji:
Ustawa z dnia 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U.2025 poz. 620)
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 listopada 2025 roku w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego (Dz. U. 2025 poz. 1641)
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 czerwca 2010 r. w sprawie informacji składanych przez podmioty ubiegające się o pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie (Dz. U. z dnia 6 lipca 2010 r.);
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis (Dz. U. z 2010 r. Nr 53, poz. 311, z późn. zm.);
Rozporządzenie Komisji (UE) 2023/2831 z dnia 13 grudnia 2023 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L, 2023/2831 z 15.12.2023).
Strona urzędu pracy – ciechanow.praca.gov.pl