Krajowy Fundusz Szkoleniowy - KFS 2025
Categories
Biznes, Dofinansowania

Rok 2026 przynosi trzęsienie ziemi w systemie finansowania kompetencji pracowników w stolicy. Urząd Pracy Miasta Stołecznego Warszawy, dysponujący rekordowym budżetem przekraczającym 15 milionów złotych, otwiera nabory w oparciu o całkowicie zreformowane przepisy Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS). Zmiany te nie są jedynie kosmetyką biurokratyczną – to fundamentalna przebudowa filozofii przyznawania wsparcia, która wymusza na warszawskich przedsiębiorcach pełną cyfryzację procesu, precyzyjne planowanie kadrowe oraz rygorystyczną dbałość o jakość szkoleń.

Warszawa, jako serce polskiego biznesu, centrum usług IT oraz siedziba największych korporacji i dynamicznych startupów, posiada specyficzne DNA szkoleniowe. W odpowiedzi na te potrzeby, lokalne priorytety na 2026 rok zostały skrojone pod kątem transformacji cyfrowej i sztucznej inteligencji. Niniejszy poradnik – “Biblia KFS Warszawa 2026” – to kompleksowe kompendium wiedzy dla podmiotów zarejestrowanych lub działających na terenie Miasta Stołecznego Warszawy. Przeprowadzimy Cię przez meandry systemu praca.gov.pl, wskażemy, jak wykorzystać stołeczne priorytety (w tym ten dotyczący AI) i jak bezpiecznie sięgnąć po pulę środków, która w tym roku jest imponująca.

Spis treści – KFS w Warszawie

UP m.st. Warszawy: Kto kwalifikuje się do wsparcia w stolicy?

Kluczem do sukcesu jest właściwe zidentyfikowanie urzędu. Aglomeracja warszawska jest obsługiwana przez kilka różnych urzędów pracy, a błędne adresowanie wniosku to najczęstsza przyczyna odrzucenia formalnego już na starcie.

Właściwość Urzędu Pracy Miasta Stołecznego Warszawy

Niniejszy poradnik dedykowany jest naborom organizowanym przez Urząd Pracy Miasta Stołecznego Warszawy (z siedzibami przy ul. Grochowskiej 271/277 oraz ul. Ciołka 10A). Wniosek do tego konkretnego urzędu mogą składać podmioty, które spełniają jeden z poniższych warunków:

  • Posiadają siedzibę na terenie Miasta Stołecznego Warszawy (w jednej z 18 dzielnic: Bemowo, Białołęka, Bielany, Mokotów, Ochota, Praga-Południe, Praga-Północ, Rembertów, Śródmieście, Targówek, Ursus, Ursynów, Wawer, Wesoła, Wilanów, Włochy, Wola, Żoliborz).
  • LUB prowadzą miejsce wykonywania działalności na terenie Warszawy (np. oddział, biuro, sklep, magazyn), co znajduje potwierdzenie w dokumentach rejestrowych (CEIDG, KRS).

Ważne rozróżnienie: Jeśli Twoja firma jest zarejestrowana w tzw. “obwarzanku” (np. w Pruszkowie, Piasecznie, Wołominie, Ożarowie Mazowieckim), podlegasz pod właściwy powiatowy urząd pracy, a nie pod urząd warszawski. Każdy z tych urzędów ma własną pulę środków i terminy naborów.

Kto jest uprawnionym wnioskodawcą?

Nowe przepisy na 2026 rok ujednolicają katalog beneficjentów. W Warszawie o środki mogą ubiegać się:

  • Pracodawcy: Każdy podmiot (spółka, fundacja, stowarzyszenie, JDG) zatrudniający min. 1 osobę na umowę o pracę.
  • Samozatrudnieni (JDG): Osoby prowadzące działalność gospodarczą w Warszawie, niezatrudniające pracowników (traktowani jako mikroprzedsiębiorcy).
  • Podmioty współpracujące (B2B/Zlecenie): Możliwe jest finansowanie szkoleń dla osób na stałych umowach cywilnoprawnych, o ile jest to uzasadnione biznesowo i zgodne z priorytetami.

Budżet i limity finansowe dla firm z Warszawy w 2026 roku

Warszawa dysponuje jednym z największych budżetów KFS w Polsce. Na 2026 rok przewidziano kwotę 15 888 084,48 zł. Mimo tak ogromnej puli, konkurencja w stolicy jest gigantyczna, dlatego znajomość limitów finansowych jest kluczowa dla poprawnego skonstruowania budżetu projektu.

Limity kwotowe (Mechanizm Krotności)

W 2026 roku obowiązują sztywne sufity oparte na przeciętnym wynagrodzeniu:

  • Limit na osobę: Maksymalnie 200% przeciętnego wynagrodzenia na jednego uczestnika. Jeśli szkolenie jest droższe, różnicę pokrywa pracodawca.
  • Limit na firmę (Wnioskodawcę): Łączna kwota, o jaką może ubiegać się jeden NIP w roku kalendarzowym, zależy od wielkości zatrudnienia:
    • Mikroprzedsiębiorstwa (do 9 osób): 4-krotność przeciętnego wynagrodzenia.
    • Małe przedsiębiorstwa (10-49 osób): 8-krotność przeciętnego wynagrodzenia.
    • Średnie przedsiębiorstwa (50-249 osób): 12-krotność przeciętnego wynagrodzenia.
    • Duże przedsiębiorstwa (250+ osób): 14-krotność przeciętnego wynagrodzenia.

Poziom dofinansowania i wkład własny

Zasady współfinansowania w Warszawie są zgodne z ustawą:

Status firmy Dofinansowanie z KFS Wkład własny (obowiązkowy)
Mikroprzedsiębiorca Do 90% kosztów Min. 10%
Mały, Średni, Duży Do 70% kosztów Min. 30%

Priorytet Warszawski 2026: AI i Cyberbezpieczeństwo

To najważniejsza informacja dla warszawskich firm z sektora nowoczesnych usług, IT, marketingu czy finansów. Urząd Pracy m.st. Warszawy ustanowił bardzo precyzyjny i nowoczesny priorytet lokalny, który wyróżnia stolicę na tle kraju.

Priorytet Powiatowy: “Rozwój kompetencji cyfrowych i technologicznych w szczególności podnoszenie umiejętności w zakresie transformacji cyfrowej, automatyzacji procesów, analizy danych, wykorzystania sztucznej inteligencji i cyberbezpieczeństwa.”

Jak to wykorzystać w praktyce?
Ten priorytet to “autostrada” do dofinansowania dla firm, które chcą wdrażać innowacje. Możesz sfinansować szkolenia takie jak:

  • Sztuczna Inteligencja (AI): Wykorzystanie ChatGPT, Midjourney, Copilot w pracy biurowej, marketingu czy programowaniu.
  • Analiza Danych: Szkolenia z Power BI, SQL, Python, Tableau, Google Analytics 4.
  • Cyberbezpieczeństwo: Audyty bezpieczeństwa, ochrona danych, szkolenia dla administratorów sieci i pracowników (security awareness).
  • Automatyzacja: Wdrażanie narzędzi typu No-Code/Low-Code, automatyzacja procesów księgowych czy logistycznych.

Wnioski wpisujące się w ten priorytet będą miały w Warszawie bardzo wysokie szanse na akceptację, gdyż idealnie odpowiadają strategii rozwoju miasta jako hubu technologicznego.

Priorytety Wojewódzkie i Ministerialne dla Mazowsza

Oprócz priorytetu lokalnego, warszawscy przedsiębiorcy mogą (i powinni) korzystać z priorytetów ustalonych dla województwa mazowieckiego oraz priorytetów ogólnopolskich. Łączenie kilku priorytetów w jednym wniosku zwiększa jego wartość merytoryczną.

Priorytety Wojewódzkie (Mazowieckie 2026)

  1. Wsparcie cudzoziemców i pracodawców ich zatrudniających: Idealne dla warszawskich firm z wielokulturowymi zespołami. Obejmuje naukę języka polskiego dla obcokrajowców oraz szkolenia branżowe.
  2. Wsparcie osób nowo zatrudnionych / zmieniających zakres obowiązków / powracających na rynek pracy: Priorytet dedykowany firmom w fazie rozwoju, rekrutacji lub restrukturyzacji. Obejmuje też osoby wracające po urlopach macierzyńskich/wychowawczych.
  3. Wsparcie osób 50+ (Silver Economy): Kształcenie pracowników w wieku przedemerytalnym i emerytalnym, mające na celu utrzymanie ich aktywności zawodowej.

Priorytety Ministerialne (Ogólnopolskie)

Standardowy zestaw obowiązujący również w Warszawie:

  • Wsparcie kształcenia w zawodach deficytowych (szczegóły poniżej).
  • Poprawa zarządzania i komunikacji (w tym przeciwdziałanie mobbingowi, zarządzanie różnorodnością).
  • Nowe technologie i narzędzia pracy (zbieżne z priorytetem lokalnym).
  • Sektor usług medycznych, opiekuńczych i ekonomia społeczna.

Lista zawodów deficytowych w Warszawie (Barometr 2026)

Jeśli planujesz skorzystać z priorytetu “zawody deficytowe”, musisz zweryfikować, czy stanowisko Twojego pracownika znajduje się na oficjalnej liście dla Miasta Warszawa lub Województwa Mazowieckiego. Warszawa, jako specyficzny rynek pracy, wykazuje braki w zupełnie innych obszarach niż reszta kraju.

DUŻY DEFICYT w Warszawie (Najwyższa punktacja)

To zawody, w których znalezienie pracownika w stolicy graniczy z cudem. Wnioski na te stanowiska są “pewniakami” merytorycznymi:

  • Edukacja: Nauczyciele przedmiotów zawodowych, praktycznej nauki zawodu, przedszkoli, pedagodzy, wychowawcy.
  • Medycyna i Opieka: Lekarze, Pielęgniarki i położne, Opiekunowie wspomagający opiekę nad pacjentem.
  • Transport: Kierowcy autobusów (krytyczny brak w komunikacji miejskiej).
  • Służby: Pracownicy służb mundurowych.

DEFICYT w Warszawie (Sektor korporacyjny i techniczny)

Lista zawodów deficytowych w Warszawie jest długa i obejmuje kluczowe dla gospodarki miasta sektory:

IT i Technologie

  • Analitycy, testerzy i operatorzy systemów komputerowych
  • Specjaliści ds. baz danych i sieci komputerowych
  • Elektronicy, automatycy i robotycy

Finanse i Administracja

  • Samodzielni księgowi
  • Pracownicy ds. rachunkowości i księgowości
  • Przedstawiciele handlowi
  • Zaopatrzeniowcy i dostawcy

Budownictwo i Technika

  • Inżynierowie budownictwa, elektrycy i energetycy
  • Kierownicy budowy
  • Inspektorzy nadzoru budowlanego
  • Elektrycy i energetycy
  • Monterzy instalacji budowlanych, konstrukcji metalowych
  • Betoniarze, zbrojarze, cieśle, dekarze, murarze
  • Operatorzy sprzętu do robót ziemnych i dźwigowo-transportowych

Transport i Logistyka

  • Kierowcy samochodów ciężarowych i ciągników siodłowych
  • Kierowcy samochodów osobowych
  • Maszyniści
  • Magazynierzy
  • Kurierzy i listonosze
  • Pracownicy obsługi ruchu lotniczego (specyfika Okęcia)

Usługi i Gastronomia

  • Szefowie kuchni, Kucharze, Pomoce kuchenne
  • Kelnerzy i barmani
  • Fizjoterapeuci i masażyści
  • Psycholodzy i terapeuci
  • Opiekunki dziecięce

Cyfrowy nabór w Warszawie – instrukcja krok po kroku

Urząd Pracy m.st. Warszawy, obsługując tysiące podmiotów, w 2026 roku stawia na pełną automatyzację. Papierowe wnioski odchodzą do lamusa. Oto jak przetrwać procedurę:

1. System praca.gov.pl – jedyna droga

Wnioski składa się wyłącznie przez moduł PSZ-KFS na portalu praca.gov.pl. Wymagane jest posiadanie konta firmowego oraz podpisu elektronicznego (Profil Zaufany lub Kwalifikowany). W Warszawie system bywa przeciążony w pierwszych minutach naboru, dlatego warto przygotować wersję roboczą wniosku wcześniej (jeśli system na to pozwala) lub mieć przygotowane wszystkie treści do wklejenia.

2. Wyścig z czasem (Kolejność zgłoszeń)

Mimo budżetu 15,8 mln zł, środki w Warszawie znikają błyskawicznie. Urząd zazwyczaj stosuje tryb naboru, w którym o przyznaniu środków decyduje kolejność wpływu wniosków (przy założeniu ich poprawności). Złożenie wniosku w pierwszej godzinie naboru drastycznie zwiększa szanse na sukces.

3. Nowy wymóg: PESEL uczestników

W 2026 roku nie ma już “wnioskowania na zapas”. Musisz podać imiona, nazwiska i numery PESEL wszystkich pracowników zgłaszanych do szkolenia. Oznacza to, że proces rekrutacji wewnętrznej w firmie musisz przeprowadzić ZANIM ruszy nabór w urzędzie.

Baza Usług Rozwojowych i weryfikacja jakości

Warszawski urząd kładzie ogromny nacisk na racjonalność wydatkowania środków publicznych. W 2026 roku standardem staje się:

  • Obligatoryjny wpis do BUR: Firma szkoleniowa musi figurować w Bazie Usług Rozwojowych z uprawnieniami do świadczenia usług dofinansowanych.
  • Analiza rynku (Konkurencyjność): We wniosku musisz przedstawić porównanie wybranej oferty z co najmniej dwiema innymi ofertami rynkowymi. W Warszawie, gdzie rynek szkoleniowy jest nasycony, urzędnicy oczekują rzetelnego uzasadnienia wyboru – cena nie musi być jedynym kryterium, ważna jest jakość, program i doświadczenie trenerów.

Rozliczenie umowy i obowiązek utrzymania zatrudnienia

Podpisanie umowy z Prezydentem m.st. Warszawy (reprezentowanym przez Dyrektora UP) to dopiero połowa sukcesu. Druga połowa to prawidłowe rozliczenie.

Zasada 3 miesięcy

Pracodawca ma obowiązek utrzymać w zatrudnieniu przeszkolonego pracownika przez okres co najmniej 3 miesięcy od daty zakończenia kształcenia. W Warszawie, gdzie rotacja pracowników jest wysoka, jest to punkt krytyczny.

Uwaga: Jeśli pracownik zwolni się sam (wypowiedzenie przez pracownika) – nie zwracasz środków. Jeśli Ty go zwolisz (wypowiedzenie przez pracodawcę) przed upływem 3 miesięcy – musisz oddać dotację wraz z odsetkami.

Checklista wnioskodawcy z Warszawy

  • Lokalizacja: Moja firma ma siedzibę lub oddział w granicach administracyjnych m.st. Warszawy (nie w powiecie ościennym).
  • Konto: Mam aktywne konto na praca.gov.pl i ważny podpis elektroniczny.
  • Czyste konto: Brak zaległości w ZUS i US.
  • Priorytet: Moje szkolenie wpisuje się w priorytet warszawski (AI/Cyfryzacja) lub inny dostępny.
  • Deficyt: Sprawdziłem “Barometr zawodów” dla Warszawy.
  • Realizator: Wybrałem firmę z BUR i mam porównanie ofert.
  • Dane: Mam numery PESEL wszystkich uczestników.
  • Budżet: Mam środki na wkład własny (10% lub 30%).

Pamiętaj, że Urząd Pracy m.st. Warszawy ogłasza nabory z wyprzedzeniem. Śledź stronę urzędu i bądź gotowy do działania w pierwszej minucie otwarcia systemu.

Najbliższe urzędy pracy (poza m.st. Warszawa)

Jeśli Twoja firma nie znajduje się w samej Warszawie, sprawdź oferty urzędów w powiatach “obwarzanka”:

 

Źródła informacji:
Ustawa z dnia 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U.2025 poz. 620)
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 listopada 2025 roku w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego (Dz. U. 2025 poz. 1641)
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 czerwca 2010 r. w sprawie informacji składanych przez podmioty ubiegające się o pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie (Dz. U. z dnia 6 lipca 2010 r.);
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis (Dz. U. z 2010 r. Nr 53, poz. 311, z późn. zm.);
Rozporządzenie Komisji (UE) 2023/2831 z dnia 13 grudnia 2023 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L, 2023/2831 z 15.12.2023).
Strona urzędu pracy – warszawa.praca.gov.pl