Krajowy Fundusz Szkoleniowy - KFS 2025
Categories
Biznes, Dofinansowania

Rok 2026 przynosi rewolucyjne zmiany dla przedsiębiorców z powiatu hajnowskiego, którzy planują inwestować w rozwój swoich kadr. Powiatowy Urząd Pracy w Hajnówce (PUP), obsługujący firmy z serca Puszczy Białowieskiej i okolic, wdraża całkowicie zreformowane zasady przyznawania środków z Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS). To już nie jest ten sam program, co w latach ubiegłych. Nowe regulacje wprowadzają pełną cyfryzację, rygorystyczne wymogi dotyczące jakości szkoleń oraz nowe limity finansowe, które zmieniają matematykę dotacji.

Powiat hajnowski, ze swoją specyficzną strukturą gospodarczą opartą na przemyśle drzewnym, usługach, turystyce oraz sektorze publicznym, stoi przed szansą na sfinansowanie luki kompetencyjnej. Jednak aby skutecznie sięgnąć po te środki, lokalni pracodawcy muszą zapomnieć o starych przyzwyczajeniach. Papierowe wnioski odchodzą do lamusa, a “anonimowe” zgłoszenia pracowników są już niemożliwe. Niniejszy poradnik to kompletna, zaktualizowana na 2026 rok instrukcja obsługi KFS, dedykowana wyłącznie podmiotom z Hajnówki i okolicznych gmin. Dowiesz się z niego, jak przejść przez cyfrowe sito weryfikacji, jakie zawody są kluczowe dla naszego regionu i jak bezpiecznie rozliczyć każdą złotówkę.

Spis treści – KFS w Powiecie Hajnowskim 2026

PUP Hajnówka: Kto może składać wniosek w naszym powiecie?

Kluczem do sukcesu jest złożenie wniosku we właściwym urzędzie. Krajowy Fundusz Szkoleniowy jest dystrybuowany terytorialnie, co oznacza, że o środki w Hajnówce mogą ubiegać się tylko firmy powiązane z tym konkretnym regionem.

Właściwość terytorialna PUP Hajnówka

Niniejszy poradnik dotyczy naborów organizowanych przez Powiatowy Urząd Pracy w Hajnówce (ul. Piłsudskiego 10A). Wniosek do tego urzędu mogą składać podmioty, które:

  • Posiadają siedzibę na terenie powiatu hajnowskiego.
  • LUB prowadzą miejsce wykonywania działalności na terenie powiatu (np. oddział, zakład produkcyjny, sklep, biuro, placówkę edukacyjną), co musi być formalnie potwierdzone wpisem w CEIDG lub KRS.

Obszar działania urzędu obejmuje: Miasto Hajnówka oraz gminy: Białowieża, Czeremcha, Czyże, Dubicze Cerkiewne, Hajnówka (gmina wiejska), Kleszczele, Narew, Narewka. Jeśli Twoja firma działa w jednej z tych lokalizacji, podlegasz pod PUP Hajnówka.

Kto jest uprawniony do wsparcia w 2026 roku?

Nowe przepisy na rok 2026 (ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia) precyzują katalog beneficjentów. W Hajnówce o środki mogą ubiegać się:

  • Pracodawcy: Każdy podmiot (firma prywatna, fundacja, stowarzyszenie, jednostka samorządowa, szkoła), który zatrudnia co najmniej jedną osobę na podstawie umowy o pracę.
  • Samozatrudnieni (JDG): Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które nie zatrudniają pracowników. To ważna zmiana – mikroprzedsiębiorcy “jednoosobowi” są traktowani na równi z pracodawcami w dostępie do środków na własne kształcenie.
  • Zleceniodawcy: Przepisy dopuszczają finansowanie szkoleń dla osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych (np. stałe kontrakty B2B, umowy zlecenia), o ile jest to uzasadnione potrzebami firmy i wpisuje się w priorytety naboru.

Warunek konieczny: Wnioskodawca nie może mieć zaległości w ZUS ani Urzędzie Skarbowym oraz musi prowadzić działalność (opłacać składki na Fundusz Pracy) przez co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku (chyba że jest ustawowo zwolniony z opłacania składek FP).

Nowa matematyka: Limity i wkład własny w 2026 roku

Rok 2026 kończy erę dowolności w budżetowaniu szkoleń. PUP Hajnówka, podobnie jak inne urzędy w kraju, będzie stosował sztywne algorytmy finansowe oparte na kwocie przeciętnego wynagrodzenia. Zrozumienie tych limitów jest kluczowe, by wniosek nie został odrzucony z przyczyn formalnych.

Ile pieniędzy można dostać?

Maksymalna kwota dofinansowania na jednego uczestnika (pracownika lub pracodawcę) wynosi 200% przeciętnego wynagrodzenia. Oznacza to, że jeśli szkolenie jest droższe, nadwyżkę pokrywa przedsiębiorca z własnej kieszeni.

Wprowadzono również limity na firmę (wnioskodawcę), uzależnione od wielkości zatrudnienia:

Status przedsiębiorstwa Maksymalna pula roczna (krotność przeciętnego wynagrodzenia)
Mikroprzedsiębiorca (do 9 osób) 4x
Małe przedsiębiorstwo (10-49 osób) 8x
Średnie przedsiębiorstwo (50-249 osób) 12x
Duże przedsiębiorstwo (250+ osób) 14x

Wkład własny – ile musisz dołożyć?

Poziom dofinansowania zależy od wielkości Twojej firmy:

  • Mikroprzedsiębiorcy (zatrudniający do 9 osób): Mogą ubiegać się o sfinansowanie do 90% kosztów kształcenia. Wkład własny wynosi minimum 10%.
  • Pozostali (Małe, Średnie, Duże): Mogą uzyskać dofinansowanie do 70% kosztów. Wkład własny wynosi minimum 30%.

Wskazówka dla firm z Hajnówki: W poprzednich latach mikroprzedsiębiorcy często otrzymywali 100% wsparcia. W 2026 roku standardem staje się partycypacja w kosztach (10%). Należy to uwzględnić w planowaniu budżetu.

Mapa priorytetów: Co punktuje w Hajnówce i na Podlasiu?

Środki KFS nie są przyznawane “kto pierwszy ten lepszy” (choć czas złożenia wniosku ma znaczenie), ale przede wszystkim na podstawie zgodności z priorytetami. W 2026 roku w PUP Hajnówka obowiązuje hierarchia priorytetów: ministerialnych, wojewódzkich oraz specyficznych potrzeb lokalnych wynikających z deficytów.

1. Priorytety Województwa Podlaskiego (Regionalne)

Wnioskodawcy z powiatu hajnowskiego mogą zwiększyć swoje szanse, wpisując się w strategie rozwoju całego regionu:

  1. Branże kluczowe dla rozwoju Podlasia: Wsparcie kształcenia ustawicznego w obszarach wskazanych w “Strategii Rozwoju Województwa Podlaskiego 2030”. Dotyczy to przede wszystkim sektora rolno-spożywczego, przemysłu drzewnego i meblarskiego (kluczowe dla Hajnówki!), turystyki medycznej i ekoturystyki oraz zielonej energii.
  2. Aktywizacja osób 50+: Wsparcie kształcenia ustawicznego osób po 50. roku życia. Biorąc pod uwagę strukturę demograficzną powiatu hajnowskiego, jest to priorytet bardzo łatwy do spełnienia dla wielu lokalnych pracodawców.

2. Priorytety Ogólnopolskie (Ministerialne)

Obowiązują w każdym urzędzie, w tym w Hajnówce:

  • Wsparcie kształcenia w zawodach deficytowych: To najczęściej wybierany i najbezpieczniejszy priorytet (szczegółowa lista dla Hajnówki poniżej).
  • Nowe technologie i cyfryzacja: Szkolenia z zakresu IT, obsługi nowoczesnych maszyn, oprogramowania, a także sztucznej inteligencji (AI) i cyberbezpieczeństwa.
  • Zarządzanie i komunikacja: Szkolenia dla kadry menedżerskiej i HR, ze szczególnym naciskiem na budowanie dobrostanu pracowników i przeciwdziałanie mobbingowi.
  • Sektor usług medycznych i opiekuńczych: Bardzo istotny dla starzejącego się społeczeństwa powiatu hajnowskiego.

Lista zawodów deficytowych dla powiatu hajnowskiego

Aby skorzystać z priorytetu “zawody deficytowe”, planowane szkolenie musi dotyczyć pracownika zatrudnionego na stanowisku, na które trudno znaleźć kandydatów. W PUP Hajnówka możesz powołać się na deficyt w powiecie hajnowskim lub w województwie podlaskim. Poniżej prezentujemy oficjalne dane z “Barometru zawodów” na 2026 rok.

A. POWIAT HAJNOWSKI – Deficyt lokalny

Analiza lokalnego rynku pracy w Hajnówce wskazuje na ogromne zapotrzebowanie w sektorze edukacji oraz służb mundurowych. Jeśli Twoja firma/instytucja działa w tych branżach, masz bardzo duże szanse na dofinansowanie.

Sektor Edukacji (Największe braki kadrowe):

  • Nauczyciele nauczania wczesnoszkolnego
  • Nauczyciele praktycznej nauki zawodu
  • Nauczyciele przedmiotów ogólnokształcących i języków obcych
  • Nauczyciele przedmiotów zawodowych
  • Nauczyciele przedszkoli
  • Pedagodzy i nauczyciele wspierający

Sektor Techniczny i Usługowy:

  • Elektrycy i energetycy
  • Spawacze
  • Ślusarze
  • Samodzielni księgowi

Sektor Medyczny i Publiczny:

  • Lekarze
  • Psycholodzy i terapeuci
  • Pracownicy służb mundurowych (specyfika regionu przygranicznego)

B. WOJEWÓDZTWO PODLASKIE – Deficyt regionalny

Jeśli zawód Twojego pracownika nie znajduje się na liście powiatowej, sprawdź listę wojewódzką. PUP Hajnówka honoruje również te deficyty:

  • Transport i Logistyka: Kierowcy samochodów ciężarowych i ciągników siodłowych, Magazynierzy.
  • Budownictwo: Operatorzy i mechanicy sprzętu do robót ziemnych.
  • Medycyna: Pielęgniarki i położne (oprócz lekarzy i psychologów).
  • Edukacja: Nauczyciele szkół specjalnych i oddziałów integracyjnych.

Cyfrowy nabór w PUP Hajnówka – instrukcja krok po kroku

Zapomnij o staniu w kolejce przy ulicy Piłsudskiego z teczką dokumentów. Od 2026 roku procedura w Hajnówce jest w pełni zdigitalizowana. Oto jak wygląda proces aplikacyjny:

Krok 1: Konto na praca.gov.pl

Wnioski składa się wyłącznie przez portal praca.gov.pl (moduł PSZ-KFS). Musisz posiadać konto firmowe oraz aktywny Profil Zaufany lub Kwalifikowany Podpis Elektroniczny. Jeśli jeszcze go nie masz – załóż go natychmiast. W dniu naboru systemy bywają przeciążone, a brak podpisu uniemożliwi wysłanie wniosku.

Krok 2: Zgromadzenie danych (Kluczowa zmiana: PESEL)

To najważniejsza zmiana formalna. Już na etapie składania wniosku musisz podać imienną listę uczestników wraz z ich numerami PESEL. Nie ma możliwości wnioskowania o środki na “anonimowe” stanowiska (np. “szkolenie dla dwóch księgowych”). Musisz wiedzieć, kogo konkretnie wysyłasz na szkolenie i uzyskać od tych osób zgodę na przetwarzanie danych.

Krok 3: Pilnowanie terminów

PUP Hajnówka ogłasza nabór z wyprzedzeniem co najmniej 10 dni roboczych. Informacja pojawi się na stronie hajnowka.praca.gov.pl. Sam nabór trwa zazwyczaj krótko (minimum 5 dni roboczych), ale w praktyce o przyznaniu środków często decyduje kolejność zgłoszeń (przy zachowaniu poprawności merytorycznej). Warto mieć przygotowany wniosek w wersji roboczej w systemie i wysłać go w pierwszej godzinie naboru.

Krok 4: Korekty

Jeśli Twój wniosek będzie zawierał błędy (np. brak załącznika, błędne wyliczenia), urząd wezwie Cię do ich poprawy. Będziesz miał na to od 7 do 14 dni. Przegapienie tego terminu oznacza odrzucenie wniosku.

Baza Usług Rozwojowych i wymogi jakościowe

PUP Hajnówka w 2026 roku kładzie ogromny nacisk na jakość szkoleń. Skończyły się czasy szkoleń “u znajomego”.

Obowiązek korzystania z BUR

Wybrana firma szkoleniowa musi posiadać wpis do Bazy Usług Rozwojowych (BUR) prowadzonej przez PARP. Sam wpis do Rejestru Instytucji Szkoleniowych (RIS) w WUP Białystok już nie wystarczy. Przed wpisaniem firmy do wniosku sprawdź jej status na stronie uslugirozwojowe.parp.gov.pl.

Zasada konkurencyjności

We wniosku musisz udowodnić, że wydajesz środki publiczne racjonalnie. Wymagane jest przedstawienie porównania wybranej oferty z co najmniej dwiema ofertami konkurencyjnymi. Porównanie musi obejmować cenę, program szkolenia, liczbę godzin oraz kwalifikacje kadry. W Hajnówce, gdzie rynek lokalnych firm szkoleniowych jest ograniczony, często trzeba szukać ofert w Białymstoku lub online – pamiętaj, by uzasadnić wybór (np. brak lokalnego dostawcy).

Zakaz powiązań: Nie możesz zlecić szkolenia firmie, z którą jesteś powiązany osobowo lub kapitałowo (np. firma żony, spółka córka).

Utrzymanie zatrudnienia i rozliczenie dotacji

Podpisanie umowy z PUP Hajnówka to dopiero połowa sukcesu. Druga połowa to prawidłowe rozliczenie i utrzymanie pracownika.

Zasada 3 miesięcy

Masz obowiązek utrzymać w zatrudnieniu przeszkoloną osobę przez okres co najmniej 3 miesięcy od dnia zakończenia szkolenia. Jeśli zwolnisz pracownika (z winy pracodawcy) przed upływem tego terminu, będziesz musiał zwrócić całą kwotę dofinansowania wraz z odsetkami. Jeśli pracownik odejdzie sam (wypowiedzenie przez pracownika), zwrot środków zazwyczaj nie jest wymagany, ale musisz to udokumentować.

Dokumentacja

Po zakończeniu szkolenia masz 30 dni na dostarczenie do PUP Hajnówka:

  • Faktury za szkolenie.
  • Potwierdzenia przelewu (dowód opłacenia faktury, w tym wkładu własnego).
  • Certyfikatów/zaświadczeń o ukończeniu kursu przez uczestników.
  • Listy obecności.

Checklista dla przedsiębiorcy z Hajnówki

  • Lokalizacja: Moja firma ma siedzibę lub oddział w powiecie hajnowskim.
  • Konto: Mam dostęp do praca.gov.pl i ważny Profil Zaufany.
  • Czyste konto: Nie mam zaległości w ZUS i Urzędzie Skarbowym.
  • Barometr: Sprawdziłem, czy zawód jest na liście deficytowej (np. nauczyciel, spawacz, służby mundurowe).
  • Realizator: Wybrałem firmę z bazy BUR i mam 2 kontr-oferty.
  • PESEL: Mam numery PESEL wszystkich pracowników zgłaszanych do szkolenia.
  • Wkład własny: Mam zabezpieczone środki na wkład własny (10% lub 30%).

Pamiętaj, że Powiatowy Urząd Pracy w Hajnówce może wprowadzić dodatkowe, specyficzne wymogi w regulaminie konkretnego naboru. Śledź stronę urzędu i bądź gotowy do szybkiego działania.

Sprawdź również inne urzędy w województwie podlaskim:

Źródła informacji:
Ustawa z dnia 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U.2025 poz. 620)
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 listopada 2025 roku w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego (Dz. U. 2025 poz. 1641)
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 czerwca 2010 r. w sprawie informacji składanych przez podmioty ubiegające się o pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie (Dz. U. z dnia 6 lipca 2010 r.);
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis (Dz. U. z 2010 r. Nr 53, poz. 311, z późn. zm.);
Rozporządzenie Komisji (UE) 2023/2831 z dnia 13 grudnia 2023 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L, 2023/2831 z 15.12.2023).
Strona urzędu pracy – hajnowka.praca.gov.pl