Krajowy Fundusz Szkoleniowy - KFS 2025
Categories
Biznes, Dofinansowania

Rok 2026 przynosi rewolucyjne zmiany dla przedsiębiorców z Gdyni, którzy planują inwestować w rozwój kompetencji swoich kadr. Powiatowy Urząd Pracy w Gdyni (PUP Gdynia), dysponując budżetem zbliżonym do 3 milionów złotych, otwiera nabory w ramach Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS) na zupełnie nowych zasadach. Cyfryzacja procesu, rygorystyczne wymogi dotyczące Bazy Usług Rozwojowych (BUR) oraz specyficzne priorytety lokalne ukierunkowane na samozatrudnionych to tylko wierzchołek góry lodowej.

Gdynia, jako miasto o silnym profilu gospodarki morskiej, nowoczesnych technologii i usług biznesowych, stawia w 2026 roku na precyzyjne wsparcie. Niniejszy poradnik to kompleksowe kompendium wiedzy – “Mapa Drogowa KFS 2026” – przygotowane specjalnie dla podmiotów zarejestrowanych lub prowadzących działalność na terenie Gdyni. Dowiesz się z niego, jak skutecznie sięgnąć po środki, które zawody w Gdyni gwarantują dodatkowe punkty i jak uniknąć pułapek formalnych w nowym systemie elektronicznym.

Spis treści – KFS Gdynia 2026

PUP Gdynia: Kto może składać wniosek? (Specyfika lokalna)

Zanim przystąpisz do wypełniania wniosku, kluczowe jest ustalenie właściwości terytorialnej. W Trójmieście funkcjonują odrębne urzędy pracy dla Gdańska, Gdyni i Sopotu, jednak w przypadku KFS 2026 w Gdyni mamy do czynienia z ciekawą specyfiką dotyczącą priorytetów.

Właściwość Powiatowego Urzędu Pracy w Gdyni

Wnioski do PUP w Gdyni (ul. Kołłątaja 8) mogą składać podmioty, które spełniają jeden z poniższych warunków:

  • Posiadają siedzibę na terenie Miasta Gdynia.
  • Prowadzą miejsce wykonywania działalności na terenie Gdyni (np. oddział, biuro, zakład produkcyjny, sklep), co znajduje potwierdzenie w dokumentach rejestrowych (CEIDG/KRS).

Ważne dla firm z Sopotu: Choć Sopot posiada własne struktury urzędu pracy, w ramach priorytetów na rok 2026, PUP Gdynia przewidział specyficzne wsparcie obejmujące również przedsiębiorców z Sopotu (szczegóły w sekcji Priorytety). Należy jednak zawsze weryfikować ogłoszenie o naborze, aby upewnić się, do którego urzędu należy kierować wniosek w zależności od statusu prawnego i adresu.

Kto jest uprawniony do wsparcia w 2026 roku?

Nowe przepisy rozszerzają i precyzują katalog beneficjentów:

  • Pracodawcy: Każdy podmiot (firma, fundacja, instytucja) zatrudniający co najmniej jedną osobę na umowę o pracę.
  • Samozatrudnieni (JDG): Osoby prowadzące działalność gospodarczą, które nie zatrudniają pracowników. W Gdyni ta grupa jest w 2026 roku szczególnie uprzywilejowana dzięki dedykowanemu priorytetowi lokalnemu.
  • Zleceniodawcy: Podmioty współpracujące z osobami na podstawie umów cywilnoprawnych (np. stałe kontrakty B2B, umowy zlecenia), o ile spełniają warunki określone w ustawie i regulaminie naboru.

Budżet i limity finansowe dla firm z Gdyni

Powiatowy Urząd Pracy w Gdyni na rok 2026 dysponuje znaczącą kwotą na wsparcie kształcenia ustawicznego. Zgodnie z planem wydatków, pula środków wynosi:

2 974 200,00 zł

Jest to kwota, która musi zostać rozdysponowana zgodnie z nowymi, sztywnymi limitami finansowymi wprowadzonymi przez reformę KFS.

Limity kwotowe na 2026 rok

Wnioskując o środki w Gdyni, musisz trzymać się następujących wskaźników (opartych na przeciętnym wynagrodzeniu ogłaszanym przez GUS):

  1. Limit na osobę (uczestnika): Maksymalnie 200% przeciętnego wynagrodzenia. Oznacza to, że koszt szkolenia jednego pracownika (po odliczeniu wkładu własnego) nie może przekroczyć tej kwoty.
  2. Limit na firmę (wnioskodawcę): Łączna kwota, jaką może pozyskać jedna firma w roku, zależy od wielkości zatrudnienia:
    • Mikroprzedsiębiorstwa (do 9 osób): do 4-krotności przeciętnego wynagrodzenia.
    • Małe przedsiębiorstwa (10-49 osób): do 8-krotności przeciętnego wynagrodzenia.
    • Średnie przedsiębiorstwa (50-249 osób): do 12-krotności przeciętnego wynagrodzenia.
    • Duże przedsiębiorstwa (250+ osób): do 14-krotności przeciętnego wynagrodzenia.

Wkład własny – ile musisz dołożyć?

Zasady współfinansowania w 2026 roku są jasne:

  • Mikroprzedsiębiorcy: Mogą ubiegać się o sfinansowanie do 90% kosztów kształcenia (wkład własny min. 10%).
  • Pozostali pracodawcy: Mogą uzyskać do 70% dofinansowania (wkład własny min. 30%).

Mapa Priorytetów 2026: Co punktuje w Gdyni?

To najważniejsza sekcja dla strategii Twojego wniosku. Aby otrzymać dofinansowanie w Gdyni, Twoje szkolenie musi wpisywać się w co najmniej jeden z priorytetów. W 2026 roku mamy do czynienia z unikalną sytuacją, w której priorytet lokalny jest bardzo precyzyjnie zdefiniowany.

1. Priorytet Lokalny (Gdynia i Sopot) – Szansa dla Samozatrudnionych

PUP Gdynia ustalił priorytet, który jest ukłonem w stronę ogromnej rzeszy freelancerów i mikroprzedsiębiorców działających w Trójmieście:

“Wsparcie rozwoju umiejętności i kwalifikacji osób prowadzących własną działalność gospodarczą i niezatrudniających pracowników na terenie Powiatu Miasta Gdynia i Powiatu Miasta Sopot.”

Co to oznacza? Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) w Gdyni lub Sopocie i nie zatrudniasz nikogo na umowę o pracę, ten priorytet jest stworzony dla Ciebie. Możesz sfinansować szkolenia podnoszące Twoje kompetencje biznesowe, branżowe czy cyfrowe. To rzadka sytuacja, gdy “solopreneurzy” mają dedykowaną ścieżkę punktową.

2. Priorytety Regionalne (Województwo Pomorskie)

Dla firm, które nie łapią się na priorytet lokalny, kluczowe będą priorytety wojewódzkie, silnie powiązane z gospodarką regionu:

  1. Inteligentne Specjalizacje Pomorza (ISP): Wsparcie transformacji w obszarach kluczowych dla regionu. W Gdyni oznacza to przede wszystkim:
    • Technologie offshore i portowo-logistyczne (budowa farm wiatrowych, logistyka morska).
    • Technologie interaktywne i kreatywne (IT, gamedev, multimedia – silna branża w Gdyni).
    • Eko-efektywność w produkcji i budownictwie.
    • Technologie medyczne i w zakresie zdrowia.
  2. Aktywizacja osób 45+: Wsparcie wydłużania aktywności zawodowej poprzez kształcenie ustawiczne osób powyżej 45. roku życia.
  3. Odporność na kryzysy: Szkolenia wzmacniające odporność rynku pracy w obliczu zdarzeń kryzysowych (np. cyberbezpieczeństwo, zarządzanie zmianą, dywersyfikacja przychodów).

3. Priorytety Ogólnopolskie (Ministerialne)

Standardowy zestaw priorytetów dostępny również w Gdyni:

  • Wsparcie kształcenia w zawodach deficytowych (szczegóły poniżej).
  • Poprawa zarządzania i komunikacji (HR, wellbeing, przeciwdziałanie mobbingowi).
  • Nowe technologie i cyfryzacja (AI, automatyzacja).
  • Sektor usług zdrowotnych i opiekuńczych.

Lista zawodów deficytowych w Gdyni (Klucz do sukcesu)

Jeśli planujesz skorzystać z priorytetu “zawody deficytowe”, musisz sprawdzić, czy stanowisko Twojego pracownika znajduje się na oficjalnej liście “Barometru zawodów” dla Powiatu Gdynia lub Województwa Pomorskiego na rok 2026. Poniżej analiza najnowszych danych.

Gdynia – Specyfika lokalnego rynku pracy

Analiza deficytów w Gdyni pokazuje wyraźne zapotrzebowanie w trzech głównych sektorach: gospodarce morskiej/przemysłowej, edukacji oraz budownictwie.

1. Przemysł, Port i Logistyka

To serce gdyńskiej gospodarki. Braki kadrowe są tu ogromne, co zwiększa szanse na dofinansowanie szkoleń technicznych:

  • Spawacze (kluczowe dla stoczni).
  • Operatorzy urządzeń dźwigowo-transportowych (porty, terminale).
  • Magazynierzy.
  • Kierowcy samochodów ciężarowych i ciągników siodłowych.
  • Monterzy konstrukcji metalowych.
  • Monterzy elektronicy.
  • Przetwórcy mięsa i ryb (przemysł spożywczy).

2. Edukacja i Opieka

Gdynia boryka się z potężnym deficytem w oświacie. Jeśli prowadzisz placówkę edukacyjną, masz otwartą drogę do KFS:

  • Nauczyciele przedmiotów zawodowych.
  • Nauczyciele przedmiotów ogólnokształcących.
  • Nauczyciele przedszkoli i nauczania wczesnoszkolnego.
  • Nauczyciele szkół specjalnych.
  • Pedagodzy i nauczyciele wspierający.
  • Opiekunowie osoby starszej lub z niepełnosprawnością.

3. Budownictwo i Technika

  • Betoniarze i zbrojarze.
  • Cieśle i stolarze budowlani.
  • Elektrycy i energetycy (oraz inżynierowie w tych dziedzinach).
  • Monterzy instalacji budowlanych.
  • Murarze i tynkarze.
  • Operatorzy i mechanicy sprzętu do robót ziemnych.

Województwo Pomorskie – Szersza perspektywa

Jeśli zawodu nie ma na liście gdyńskiej, możesz posiłkować się listą wojewódzką. W skali Pomorza deficytowe są dodatkowo m.in.:

  • Kierowcy autobusów.
  • Kucharze.
  • Lekarze, Pielęgniarki i Położne.
  • Mechanicy pojazdów samochodowych.
  • Pracownicy ds. rachunkowości i księgowości.

Rewolucja 2026: BUR, PESEL i cyfryzacja

Rok 2026 to koniec “papierologii” i początek pełnej transparentności. Przedsiębiorcy z Gdyni muszą przygotować się na trzy fundamentalne zmiany:

1. Baza Usług Rozwojowych (BUR) – Jedyna droga

Skończyły się czasy dowolności w wyborze firmy szkoleniowej. Od 2026 roku dofinansowanie z KFS można otrzymać wyłącznie na szkolenia realizowane przez podmioty wpisane do Bazy Usług Rozwojowych (BUR) z uprawnieniami do świadczenia usług z dofinansowaniem publicznym. Przed wyborem szkolenia w Gdyni, sprawdź firmę na stronie uslugirozwojowe.parp.gov.pl.

2. PESEL Uczestnika – Koniec anonimowości

Już na etapie składania wniosku w systemie musisz podać imienną listę pracowników wraz z ich numerami PESEL. Nie ma możliwości wnioskowania “na zapas” lub na nieobsadzone stanowiska. Musisz mieć zgodę pracowników na przetwarzanie ich danych już w momencie klikania “Wyślij”.

3. Pełna cyfryzacja – praca.gov.pl

Wnioski papierowe odchodzą do lamusa. Cała procedura odbywa się przez portal praca.gov.pl. Wymaga to posiadania Profilu Zaufanego lub Kwalifikowanego Podpisu Elektronicznego.

Procedura naboru w systemie praca.gov.pl

Jak skutecznie złożyć wniosek do PUP Gdynia? Oto instrukcja:

  1. Monitoruj ogłoszenia: PUP Gdynia ogłosi nabór z 10-dniowym wyprzedzeniem. Zapisz tę datę w kalendarzu.
  2. Przygotuj konto: Zaloguj się na praca.gov.pl, sprawdź dane firmy, upewnij się, że Twój podpis elektroniczny działa.
  3. Zbierz dokumenty:
    • Oferta szkoleniowa z BUR (program, cena, godziny).
    • Dane uczestników (PESEL, wykształcenie, stanowisko).
    • Informacja o pomocy de minimis (z systemu SUDOP).
    • Uzasadnienie wyboru (dlaczego to szkolenie? dlaczego ten priorytet?).
  4. Złóż wniosek w terminie: Nabór trwa min. 5 dni, ale w Gdyni konkurencja jest duża. Decyduje kolejność zgłoszeń (przy zachowaniu poprawności merytorycznej). Najlepiej wysłać wniosek w pierwszej godzinie naboru.
  5. Korekta: Jeśli urzędnik znajdzie błąd, otrzymasz wezwanie do poprawy (masz na to 7-14 dni). Sprawdzaj regularnie skrzynkę na praca.gov.pl!

Jak wybrać firmę szkoleniową? Zasada konkurencyjności

PUP Gdynia kładzie duży nacisk na racjonalność wydatków. We wniosku musisz udowodnić, że Twój wybór jest ekonomicznie i merytorycznie uzasadniony.

Jak to zrobić?

  • Przedstaw porównanie wybranej oferty z dwiema innymi ofertami konkurencyjnymi (podobny zakres, liczba godzin).
  • Jeśli wybierasz ofertę droższą, uzasadnij to jakością (np. unikalne certyfikaty, doświadczenie trenera, sprzęt dostępny na szkoleniu).
  • Pamiętaj o zakazie powiązań! Nie możesz zlecić szkolenia firmie powiązanej z Tobą kapitałowo lub osobowo (rodzina, wspólne udziały).

Rozliczenie dotacji i obowiązek utrzymania zatrudnienia

Otrzymanie środków to dopiero połowa sukcesu. Aby ich nie zwracać, musisz spełnić warunki umowy:

Zasada 3 miesięcy

Masz obowiązek utrzymać w zatrudnieniu przeszkolonego pracownika (lub prowadzić działalność gospodarczą w przypadku samozatrudnionych) przez okres co najmniej 3 miesięcy od zakończenia szkolenia. Zwolnienie pracownika z winy pracodawcy w tym czasie oznacza konieczność zwrotu dotacji wraz z odsetkami.

Dokumentacja

W ciągu 30 dni od zakończenia szkolenia musisz dostarczyć do PUP Gdynia:

  • Fakturę opłaconą z konta firmowego.
  • Potwierdzenie przelewu (dowód poniesienia kosztu, w tym wkładu własnego).
  • Certyfikat/zaświadczenie o ukończeniu szkolenia.
  • Polisę NNW (jeśli była finansowana).

FAQ – Pytania przedsiębiorców z Trójmiasta

Czy jako freelancer z Gdyni mogę dostać 100% dofinansowania?
Nie. W 2026 roku mikroprzedsiębiorcy mogą liczyć na maksymalnie 90% dofinansowania. Musisz wnieść 10% wkładu własnego.

Czy mogę przeszkolić pracownika z Sopotu w PUP Gdynia?
Jeśli Twoja firma ma siedzibę w Gdyni, a pracownik pracuje w Gdyni – tak. Jeśli firma jest z Sopotu – sprawdź dokładnie ogłoszenie o naborze. W 2026 roku istnieje specyficzny priorytet dla samozatrudnionych obejmujący oba miasta, ale dla pracowników najemnych właściwość urzędu zależy od siedziby pracodawcy.

Czy szkolenie musi odbyć się w Gdyni?
Nie. Firma szkoleniowa może być z dowolnego miejsca w Polsce, a szkolenie może odbyć się online. Ważne, aby firma była wpisana do BUR.

Checklista wnioskodawcy z Gdyni

  • Lokalizacja: Moja firma jest zarejestrowana w Gdyni (lub Sopocie – dla samozatrudnionych w ramach specyficznego priorytetu).
  • Konto: Mam aktywny Profil Zaufany i konto na praca.gov.pl.
  • Czyste konto: Nie mam zaległości w ZUS i US.
  • Priorytet: Wybrałem szkolenie zgodne z priorytetami (np. dla samozatrudnionych, branża morska, IT).
  • Realizator: Wybrałem firmę z BUR i mam 2 kontr-oferty.
  • PESEL: Mam numery PESEL uczestników.
  • Wkład własny: Mam zabezpieczone środki na 10% lub 30% wkładu.

Pamiętaj, że konkurencja w Gdyni jest duża, a środki (mimo że znaczne) szybko się kończą. Dobre przygotowanie to 90% sukcesu.

Sprawdź również urzędy w okolicy:

Źródła informacji:
Ustawa z dnia 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U.2025 poz. 620)
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 listopada 2025 roku w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego (Dz. U. 2025 poz. 1641)
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 czerwca 2010 r. w sprawie informacji składanych przez podmioty ubiegające się o pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie (Dz. U. z dnia 6 lipca 2010 r.);
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis (Dz. U. z 2010 r. Nr 53, poz. 311, z późn. zm.);
Rozporządzenie Komisji (UE) 2023/2831 z dnia 13 grudnia 2023 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L, 2023/2831 z 15.12.2023).
Strona urzędu pracy – gdynia.praca.gov.pl