Krajowy Fundusz Szkoleniowy - KFS 2025
Categories
Biznes, Dofinansowania

Rok 2026 przynosi rewolucyjne zmiany na mapie finansowania kompetencji zawodowych w województwie śląskim. Dla przedsiębiorców z Gliwic oraz powiatu gliwickiego, Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS) staje się narzędziem jeszcze bardziej precyzyjnym, ale i wymagającym. Powiatowy Urząd Pracy w Gliwicach, obsługujący jeden z najbardziej dynamicznych rynków pracy w regionie – łączący zaawansowane technologie, logistykę i tradycyjny przemysł – wdraża nowe regulacje, które definitywnie kończą erę papierowych wniosków i dowolności w wyborze szkoleń.

Gliwice, jako serce technologiczne Śląska, oraz otaczający je powiat ziemski, stoją przed wyzwaniem transformacji energetycznej i cyfrowej. Nowe zasady KFS na 2026 rok, w tym obowiązek korzystania z Bazy Usług Rozwojowych (BUR) oraz pełna cyfryzacja procesu, mają na celu skierowanie strumienia pieniędzy tam, gdzie są one najbardziej potrzebne. Niniejszy poradnik to kompletne kompendium wiedzy – “Biblia KFS 2026 dla Gliwic” – która przeprowadzi Cię przez meandry nowych przepisów, specyfikę lokalnego rynku pracy oraz procedury obowiązujące w PUP Gliwice.

Spis treści – KFS 2026 w Gliwicach

PUP Gliwice: Obszar działania i uprawnieni wnioskodawcy

Zanim przystąpisz do wypełniania wniosku, kluczowe jest zweryfikowanie właściwości terytorialnej. Powiatowy Urząd Pracy w Gliwicach jest jednostką o szerokim zasięgu, obsługującą dwa odrębne administracyjnie byty, które jednak tworzą spójny organizm gospodarczy.

Kogo obsługuje PUP Gliwice?

Wnioski o dofinansowanie z KFS w tym urzędzie mogą składać podmioty posiadające siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności na terenie:

  • Miasta Gliwice (miasto na prawach powiatu) – obejmuje wszystkie dzielnice, strefę ekonomiczną oraz firmy zlokalizowane w centrum technologicznego hubu.
  • Powiatu Gliwickiego (ziemskiego) – w skład którego wchodzą miasta: Knurów, Pyskowice, Sośnicowice, Toszek oraz gminy: Gierałtowice, Pilchowice, Rudziniec, Wielowieś.

Jeśli Twoja firma jest zarejestrowana w Zabrzu, Bytomiu czy Tarnowskich Górach – musisz aplikować do właściwych urzędów dla tych miast. PUP Gliwice odrzuci wniosek złożony przez podmiot spoza swojego terenu, chyba że wykażesz, że posiadasz w Gliwicach lub powiecie oddział/filię, gdzie pracują szkoleni pracownicy.

Kto może otrzymać wsparcie w 2026 roku?

Nowe przepisy na 2026 rok otwierają drzwi szerzej, ale stawiają też twardsze warunki wstępne. Uprawnieni są:

  • Pracodawcy: Każdy podmiot (firma, fundacja, urząd, spółdzielnia) zatrudniający min. 1 osobę na umowę o pracę.
  • Mikroprzedsiębiorcy (Samozatrudnieni): Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, które nie zatrudniają pracowników, również mogą wnioskować o środki na własne kształcenie.
  • Zleceniodawcy: Istnieje możliwość finansowania szkoleń dla osób współpracujących na B2B lub umowę zlecenie, pod warunkiem wykazania celowości biznesowej i zgodności z priorytetami.

Warunek krytyczny: Wnioskodawca musi opłacać składki na Fundusz Pracy przez co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku. To zabezpieczenie przed firmami zakładanymi “pod dotację”.

Koniec epoki papieru: Cyfryzacja i nowe wymogi (PESEL, BUR)

Rok 2026 to moment, w którym PUP Gliwice przechodzi na pełną cyfryzację procesu KFS. Zmiany te wymuszają na przedsiębiorcach zmianę przyzwyczajeń i lepsze przygotowanie merytoryczne.

System praca.gov.pl – jedyna droga

Wnioski papierowe odchodzą do lamusa. Aplikacja odbywa się wyłącznie przez portal praca.gov.pl. Wymaga to posiadania Profilu Zaufanego lub Kwalifikowanego Podpisu Elektronicznego. System ten rejestruje czas wpływu wniosku z dokładnością do sekundy, co w przypadku popularności KFS w Gliwicach (gdzie środki często kończą się w kilkanaście minut) ma kluczowe znaczenie.

Baza Usług Rozwojowych (BUR) – gwarancja jakości

To najważniejsza zmiana jakościowa. W 2026 roku szkolenia finansowane z KFS mogą realizować wyłącznie firmy posiadające wpis do Bazy Usług Rozwojowych (BUR) z uprawnieniami do świadczenia usług dofinansowanych. Stary wpis do Rejestru Instytucji Szkoleniowych (RIS) przestaje być wystarczający. Przed wyborem firmy szkoleniowej musisz sprawdzić jej status na stronie uslugirozwojowe.parp.gov.pl.

PESEL – koniec z anonimowością

Nowe rozporządzenie nakłada obowiązek podania numerów PESEL wszystkich uczestników szkolenia już na etapie składania wniosku. Oznacza to, że musisz mieć precyzyjnie zidentyfikowane potrzeby kadrowe. Nie można już wnioskować o środki na “przyszłą rekrutację” lub “dla pracownika X”. Musisz wiedzieć, kogo konkretnie szkolisz.

Budżet szkoleniowy 2026: Limity i wkład własny w Gliwicach

Planowanie budżetu w oparciu o KFS wymaga znajomości nowych algorytmów finansowych. Środki są ograniczone, a zasady ich podziału sztywne.

Limity kwotowe na osobę i firmę

Maksymalna kwota dofinansowania na jednego uczestnika wynosi 200% przeciętnego wynagrodzenia. Jest to “sufit”, którego nie można przebić, nawet jeśli szkolenie jest bardzo specjalistyczne (np. w branży IT czy medycznej).

Dodatkowo obowiązują limity na firmę (wnioskodawcę), uzależnione od wielkości zatrudnienia:

Wielkość przedsiębiorstwa Limit roczny (krotność przeciętnego wynagrodzenia)
Mikro (do 9 osób) 4x
Małe (10-49 osób) 8x
Średnie (50-249 osób) 12x
Duże (250+ osób) 14x

Wkład własny – partycypacja w kosztach

Zasady współfinansowania w 2026 roku promują zaangażowanie kapitałowe przedsiębiorców:

  • Mikroprzedsiębiorcy: Mogą ubiegać się o pokrycie do 90% kosztów kształcenia (wymagany wkład własny min. 10%). Jest to zmiana w stosunku do lat ubiegłych, gdzie często finansowano 100%. Ma to na celu zwiększenie odpowiedzialności za wybór szkolenia.
  • Pozostałe firmy (Małe, Średnie, Duże): Dofinansowanie wynosi do 70% kosztów (wkład własny min. 30%).

Priorytety Województwa Śląskiego a potrzeby Gliwic

Aby wniosek w PUP Gliwice został rozpatrzony pozytywnie, musi wpisywać się w oficjalne priorytety. W 2026 roku, obok priorytetów ministerialnych (np. cyfryzacja, zarządzanie), kluczową rolę odgrywają Priorytety Województwa Śląskiego. Są one idealnie skrojone pod specyfikę gliwickiego rynku.

Kluczowe priorytety dla Śląska (i Gliwic):

  1. Wsparcie branż kluczowych dla rozwoju regionu:
    To najważniejszy punkt dla firm z Gliwic. Dokumenty strategiczne województwa wskazują na takie sektory jak:
    • Medycyna: Gliwice jako ośrodek onkologii i nowoczesnych technologii medycznych.
    • Technologie informatyczne (IT): Obecność Politechniki Śląskiej i licznych firm software house’owych.
    • Energetyka i Zielona Gospodarka: Transformacja energetyczna regionu.
    • Przemysły wschodzące: Automatyka, robotyka, Przemysł 4.0 (KSSE).
  2. Wsparcie w zawodach deficytowych:
    Szkolenia w zawodach, w których brakuje rąk do pracy w powiecie gliwickim lub województwie śląskim (szczegółowa analiza w kolejnym rozdziale).
  3. Grupy defaworyzowane:
    Wsparcie dla osób bez kwalifikacji, osób młodych (do 30. roku życia) oraz pracowników 50+.

Analiza rynku: Zawody deficytowe w Mieście Gliwice i Powiecie Gliwickim

Skuteczny wniosek to taki, który udowadnia, że szkolenie jest niezbędne dla rynku pracy. Najlepszym dowodem jest powołanie się na “Barometr zawodów 2026”. W przypadku PUP Gliwice mamy do czynienia z dwoma listami deficytów – dla Miasta i dla Powiatu. Różnią się one specyfiką.

A. MIASTO GLIWICE – Deficyty (Przemysł, Usługi, Medycyna)

Gliwice jako miasto akademickie i przemysłowe wykazuje braki w wysokospecjalistycznych kadrach oraz usługach.

DUŻY DEFICYT (Priorytet absolutny)

  • Służba zdrowia: Lekarze, Pielęgniarki i położne.
  • Edukacja: Nauczyciele praktycznej nauki zawodu, Nauczyciele szkół specjalnych.

DEFICYT (Wysoka punktacja)

  • Branża Budowlana: Betoniarze, zbrojarze, Cieśle, Dekarze, Elektrycy, Inżynierowie budownictwa, Kierownicy budowy, Monterzy instalacji, Murarze, Operatorzy sprzętu ziemnego.
  • Transport i Logistyka: Kierowcy autobusów, Kierowcy ciężarówek (C+E), Magazynierzy.
  • Przemysł i Motoryzacja: Blacharze samochodowi, Mechanicy, Operatorzy obrabiarek skrawających (CNC), Spawacze, Ślusarze, Inżynierowie elektrycy.
  • Usługi i IT: Fryzjerzy, Kucharze, Księgowi, Pracownicy ds. rachunkowości, Psycholodzy, Fizjoterapeuci.

B. POWIAT GLIWICKI (Ziemski) – Deficyty

W gminach otaczających Gliwice (Knurów, Pyskowice) struktura deficytów jest zbliżona, ale z większym naciskiem na rzemiosło i opiekę.

DUŻY DEFICYT

  • Lekarze, Pielęgniarki i położne.
  • Nauczyciele praktycznej nauki zawodu.

DEFICYT

  • Opieka: Opiekunowie osoby starszej lub z niepełnosprawnością (bardzo silny deficyt w powiecie).
  • Budownictwo: Podobnie jak w mieście – od murarzy po inżynierów budownictwa.
  • Edukacja: Nauczyciele przedszkoli, Nauczyciele przedmiotów zawodowych.
  • Usługi: Sprzedawcy i kasjerzy, Personel sprzątający.

Wskazówka eksperta: Jeśli Twoja firma działa w Gliwicach, a pracownik dojeżdża z powiatu (lub odwrotnie), możesz argumentować wniosek deficytem występującym w miejscu wykonywania pracy. Warto też sprawdzić deficyty dla całego województwa śląskiego (np. Elektrycy, Kierowcy), które są uniwersalne dla całego regionu.

Procedura naboru w PUP Gliwice – instrukcja operacyjna

Proces ubiegania się o środki w Gliwicach jest dynamiczny. Oto jak przygotować się do “godziny zero”:

  1. Monitoring ogłoszeń: Śledź stronę gliwice.praca.gov.pl. Urząd ma obowiązek ogłosić nabór z 10-dniowym wyprzedzeniem. Zazwyczaj nabory ruszają na początku roku (styczeń/luty).
  2. Przygotowanie merytoryczne:
    • Wybierz firmę szkoleniową z bazy BUR.
    • Przeprowadź rozeznanie rynku (zasada konkurencyjności – min. 2 kontroferty).
    • Zbierz dane pracowników (PESEL, wykształcenie, stanowisko).
    • Dopasuj szkolenie do priorytetu (np. “Szkolenie CNC dla operatora” -> Priorytet: Nowe technologie + Zawód deficytowy).
  3. Wypełnienie wniosku w praca.gov.pl: Nie czekaj na dzień naboru. Zapoznaj się z formularzem wcześniej. W dniu naboru system może być przeciążony.
  4. Wysłanie wniosku: W PUP Gliwice często decyduje kolejność zgłoszeń (przy zachowaniu poprawności merytorycznej). Wniosek wyślij w pierwszej minucie trwania naboru.
  5. Weryfikacja i poprawki: Jeśli urzędnik znajdzie błąd, otrzymasz wezwanie do korekty (zazwyczaj masz na to 7-14 dni). Pilnuj terminów – ich przekroczenie to koniec szans na dotację.

Bezpieczeństwo dotacji: Rozliczenie i utrzymanie miejsc pracy

Otrzymanie przelewu z PUP Gliwice to nie koniec, a początek zobowiązań. Nowe przepisy kładą ogromny nacisk na efektywność zatrudnieniową.

Zasada 3 miesięcy

Pracodawca ma bezwzględny obowiązek utrzymania w zatrudnieniu przeszkolonego pracownika przez okres co najmniej 3 miesięcy od daty zakończenia szkolenia. Dotyczy to umowy o pracę (lub prowadzenia działalności w przypadku samozatrudnionych).

Co jeśli pracownik odejdzie?

  • Zwolnienie przez pracodawcę: Jeśli zwolnisz pracownika w tym okresie, musisz zwrócić 100% dotacji wraz z odsetkami.
  • Odejście pracownika (wypowiedzenie, porozumienie stron z jego inicjatywy): Nie musisz zwracać środków, ale musisz dostarczyć do urzędu dokumenty potwierdzające, że rozwiązanie umowy nie nastąpiło z Twojej winy (np. wypowiedzenie złożone przez pracownika).

Dokumentacja rozliczeniowa

Na rozliczenie w PUP Gliwice masz zazwyczaj 30 dni od zakończenia szkolenia. Komplet dokumentów musi zawierać:

  • Fakturę od instytucji szkoleniowej.
  • Potwierdzenie przelewu (dowód zapłaty wkładu własnego i części dotacyjnej).
  • Certyfikat/Dyplom ukończenia szkolenia.
  • Program szkolenia i listę obecności.

FAQ – Pytania przedsiębiorców z regionu

Pytanie: Czy firma z KSSE (Katowicka Specjalna Strefa Ekonomiczna) w Gliwicach może ubiegać się o KFS?
Odpowiedź: Tak, lokalizacja w strefie nie wyklucza z KFS. Co więcej, firmy produkcyjne z KSSE często idealnie wpisują się w priorytety wojewódzkie (nowe technologie, przemysł 4.0).

Pytanie: Czy mogę przeszkolić pracowników z Ukrainy?
Odpowiedź: Tak, o ile są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę (lub innej formy dopuszczonej w naborze) i posiadają numer PESEL, który jest wymagany we wniosku.

Pytanie: Czy PUP Gliwice finansuje studia podyplomowe na Politechnice Śląskiej?
Odpowiedź: Tak, studia podyplomowe są kosztem kwalifikowalnym, pod warunkiem, że kierunek jest zgodny z potrzebami firmy i wpisuje się w priorytety (np. studia z zakresu AI, zarządzania projektami, energetyki).

Checklista dla przedsiębiorcy z Gliwic i Powiatu

  • Lokalizacja: Moja firma ma siedzibę/oddział w Gliwicach lub powiecie gliwickim.
  • Konto: Mam aktywny dostęp do praca.gov.pl.
  • Czyste konto: Brak zaległości w ZUS i US.
  • Barometr: Wybrałem szkolenie zgodne z deficytami (np. IT, medycyna, transport).
  • Realizator: Firma szkoleniowa jest w BUR.
  • Dane: Mam numery PESEL pracowników.
  • Budżet: Mam środki na wkład własny (10% lub 30%).

Pamiętaj, że Powiatowy Urząd Pracy w Gliwicach może wprowadzić dodatkowe, specyficzne wymogi w regulaminie konkretnego naboru. Kluczem do sukcesu jest dokładne przeczytanie regulaminu w dniu ogłoszenia naboru.

Sprawdź również urzędy pracy w sąsiedztwie:

Źródła informacji:
Ustawa z dnia 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U.2025 poz. 620)
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 listopada 2025 roku w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego (Dz. U. 2025 poz. 1641)
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 czerwca 2010 r. w sprawie informacji składanych przez podmioty ubiegające się o pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie (Dz. U. z dnia 6 lipca 2010 r.);
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis (Dz. U. z 2010 r. Nr 53, poz. 311, z późn. zm.);
Rozporządzenie Komisji (UE) 2023/2831 z dnia 13 grudnia 2023 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L, 2023/2831 z 15.12.2023).
Strona urzędu pracy – gliwice.praca.gov.pl