Krajowy Fundusz Szkoleniowy - KFS 2025
Categories
Biznes, Dofinansowania

Rok 2026 przynosi rewolucyjne zmiany dla przedsiębiorców i pracodawców z Ełku oraz całego powiatu ełckiego. Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS), będący od lat kluczowym narzędziem wspierania rozwoju kompetencji kadr, przechodzi gruntowną transformację. Nowe regulacje prawne, pełna cyfryzacja procesu naboru oraz zaostrzone wymogi dotyczące jakości szkoleń sprawiają, że dotychczasowe doświadczenia w pozyskiwaniu środków mogą okazać się niewystarczające. Powiatowy Urząd Pracy w Ełku (PUP Ełk) wdraża te zmiany, otwierając nowy rozdział w finansowaniu kształcenia ustawicznego na Mazurach.

Ełk, jako dynamicznie rozwijające się centrum subregionalne, stawia przed lokalnym rynkiem pracy konkretne wyzwania. Rozwój infrastruktury drogowej (Via Baltica), kolejowej (Rail Baltica) oraz rosnąca rola strefy ekonomicznej generują zapotrzebowanie na wykwalifikowanych specjalistów. Niniejszy poradnik to kompleksowe kompendium wiedzy – “Biblia KFS 2026 dla Powiatu Ełckiego”. Został on przygotowany specjalnie dla firm zarejestrowanych lub działających na terenie miasta Ełk oraz gmin: Ełk (gmina wiejska), Kalinowo, Prostki i Stare Juchy. Dowiesz się z niego, jak skutecznie sięgnąć po środki, które zawody są na liście deficytowej w naszym powiecie i jak uniknąć błędów formalnych w systemie praca.gov.pl.

Spis treści – KFS w Powiecie Ełckim 2026

PUP Ełk: Kto jest uprawniony do składania wniosku?

Podstawą sukcesu jest skierowanie wniosku do właściwego urzędu. W województwie warmińsko-mazurskim każdy powiat dysponuje własną pulą środków, a pomyłka w adresowaniu (np. wysłanie wniosku do sąsiedniego Olecka czy Grajewa) skutkuje natychmiastowym odrzuceniem aplikacji bez rozpatrzenia merytorycznego.

Właściwość terytorialna Powiatowego Urzędu Pracy w Ełku

O środki z KFS w ramach naborów organizowanych przez Powiatowy Urząd Pracy w Ełku (ul. Suwalska 38) mogą ubiegać się podmioty, które spełniają jeden z poniższych warunków:

  • Posiadają siedzibę na terenie powiatu ełckiego.
  • LUB prowadzą miejsce wykonywania działalności na terenie powiatu ełckiego (np. oddział, filia, zakład produkcyjny, sklep, biuro), co jest potwierdzone wpisem w dokumentach rejestrowych (CEIDG lub KRS).

Obszar działania PUP Ełk obejmuje:

  • Miasto Ełk,
  • Gminę Ełk (wiejską),
  • Gminę Kalinowo,
  • Gminę Prostki,
  • Gminę Stare Juchy.

Kto może być wnioskodawcą w 2026 roku?

Nowe przepisy na rok 2026 precyzują i rozszerzają katalog beneficjentów. W Ełku o wsparcie mogą ubiegać się:

  • Pracodawcy: Każdy podmiot (firma, fundacja, stowarzyszenie, spółdzielnia), który zatrudnia co najmniej jedną osobę na podstawie umowy o pracę. Wielkość etatu nie ma znaczenia – może to być nawet 1/8 etatu.
  • Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą (JDG) niezatrudniające pracowników: To istotna zmiana systemowa. Samozatrudnieni z Ełku mogą wnioskować o środki na własne szkolenia, pod warunkiem, że odprowadzają składki na Fundusz Pracy przez co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku.
  • Podmioty współpracujące na B2B/Zlecenie: Przepisy dopuszczają finansowanie kształcenia osób świadczących pracę na innej podstawie niż umowa o pracę, o ile jest to uzasadnione potrzebami firmy i wpisuje się w priorytety (np. stałe kontrakty menedżerskie).

Rewolucja 2026: Cyfryzacja, PESEL i Baza Usług Rozwojowych

Rok 2026 to koniec ery papierowych wniosków zanoszonych do sekretariatu przy ulicy Suwalskiej. System KFS wchodzi w erę pełnej cyfryzacji i transparentności. Ełccy przedsiębiorcy muszą przygotować się na trzy fundamentalne zmiany:

1. Wyłącznie wniosek elektroniczny (praca.gov.pl)

Wnioski do PUP Ełk można składać tylko i wyłącznie poprzez system teleinformatyczny praca.gov.pl (moduł PSZ-KFS). Wnioski papierowe lub przesłane mailem jako skan nie będą rozpatrywane. Wymaga to posiadania aktywnego Profilu Zaufanego lub Kwalifikowanego Podpisu Elektronicznego przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy.

2. Obowiązkowy PESEL uczestników

Skończyło się wnioskowanie “na zapas” na anonimowe stanowiska. Już na etapie składania wniosku musisz podać imię, nazwisko oraz numer PESEL każdego pracownika, którego chcesz przeszkolić. Ma to na celu wyeliminowanie nadużyć i dublowania wsparcia. Oznacza to, że musisz mieć zgodę pracowników na przetwarzanie ich danych jeszcze przed startem naboru.

3. Monopol Bazy Usług Rozwojowych (BUR)

To zmiana kluczowa dla jakości. Szkolenia finansowane z KFS w 2026 roku mogą być realizowane wyłącznie przez firmy szkoleniowe posiadające aktywny wpis do Bazy Usług Rozwojowych (BUR) prowadzonej przez PARP. Lokalny Rejestr Instytucji Szkoleniowych (RIS) przestaje być wystarczającym potwierdzeniem wiarygodności dla KFS. Przed wyborem dostawcy szkolenia sprawdź go na stronie uslugirozwojowe.parp.gov.pl.

Matematyka dotacji: Limity i wkład własny dla firm z Ełku

Planując budżet szkoleniowy, przedsiębiorcy z powiatu ełckiego muszą uwzględnić nowe limity finansowe. System promuje mikroprzedsiębiorstwa, ale wymaga zaangażowania finansowego od wszystkich.

Poziom dofinansowania i wkład własny

Wielkość przedsiębiorstwa Dofinansowanie z KFS Wymagany wkład własny
Mikroprzedsiębiorca (zatrudnia do 9 osób) Do 90% kosztów kształcenia Minimum 10%
Pozostali (Małe, Średnie, Duże) Do 70% kosztów kształcenia Minimum 30%

Ważne: Wkład własny musi być pokryty ze środków własnych firmy i udokumentowany przelewem. Nie może pochodzić z innych dotacji.

Limity kwotowe na 2026 rok

Maksymalna kwota dofinansowania na jednego uczestnika wynosi 200% przeciętnego wynagrodzenia (według danych GUS obowiązujących w dniu podpisania umowy). Dodatkowo obowiązują limity na firmę (wnioskodawcę) uzależnione od wielkości zatrudnienia:

  • Mikroprzedsiębiorstwa: do 4-krotności przeciętnego wynagrodzenia.
  • Małe przedsiębiorstwa: do 8-krotności przeciętnego wynagrodzenia.
  • Średnie przedsiębiorstwa: do 12-krotności przeciętnego wynagrodzenia.
  • Duże przedsiębiorstwa: do 14-krotności przeciętnego wynagrodzenia.

PUP Ełk może w regulaminie naboru wprowadzić dodatkowe ograniczenia (np. kwotowe na osobę), aby środki trafiły do szerszego grona beneficjentów, dlatego zawsze należy dokładnie czytać lokalny regulamin.

Priorytety 2026: Co punktuje w województwie warmińsko-mazurskim?

Aby otrzymać dofinansowanie w Ełku, Twoje szkolenie musi wpisywać się w oficjalne priorytety wydatkowania środków KFS. W 2026 roku mamy do czynienia z priorytetami ministerialnymi (ogólnopolskimi) oraz specyficznymi priorytetami dla województwa warmińsko-mazurskiego.

Priorytety Wojewódzkie (Warmińsko-Mazurskie)

Są to kryteria specyficzne dla naszego regionu, które mogą zwiększyć szanse Twojego wniosku w PUP Ełk:

  1. Wsparcie kształcenia ustawicznego osób po 50. roku życia:

    Priorytet ten ma na celu aktywizację zawodową i utrzymanie w zatrudnieniu doświadczonych pracowników. Jeśli Twoja kadra w Ełku starzeje się, to idealny moment na sfinansowanie szkoleń aktualizujących ich wiedzę (np. cyfrową).

  2. Wsparcie w obszarach Inteligentnych Specjalizacji (IS) Warmii i Mazur:

    To kluczowy priorytet regionalny. Obejmuje szkolenia w branżach uznanych za strategiczne dla rozwoju województwa, zgodnie ze “Strategią Rozwoju Społeczno-Gospodarczego Województwa Warmińsko-Mazurskiego 2030”. Do głównych specjalizacji należą:

    • Ekonomia wody: Turystyka wodna, przemysł jachtowy (istotne dla Ełku ze względu na jeziora).
    • Żywność wysokiej jakości: Przetwórstwo spożywcze, rolnictwo ekologiczne (silna gałąź w powiecie ełckim).
    • Drewno i meblarstwo: Przemysł drzewny i meblarski.
    • Zdrowe życie: Usługi medyczne, rehabilitacyjne, turystyka zdrowotna.

Priorytety Ogólnopolskie (Ministerialne)

Obowiązują w każdym urzędzie, również w Ełku:

  • Wsparcie kształcenia w zawodach deficytowych (szczegóły w kolejnym rozdziale).
  • Poprawa zarządzania i komunikacji (w tym przeciwdziałanie mobbingowi, zarządzanie zespołem).
  • Nowe technologie i cyfryzacja (w tym AI, automatyzacja) oraz umiejętności zielone.
  • Sektor usług medycznych, opiekuńczych i ekonomia społeczna.

Lista zawodów deficytowych w Powiecie Ełckim – Twój klucz do sukcesu

Jednym z najskuteczniejszych sposobów na uzyskanie dofinansowania w PUP Ełk jest powołanie się na priorytet “kształcenie w zawodach deficytowych”. Poniżej prezentujemy oficjalną listę zawodów deficytowych dla powiatu ełckiego na rok 2026, opartą na badaniu “Barometr zawodów”. Jeśli stanowisko Twojego pracownika znajduje się na tej liście, Twój wniosek zyskuje mocne uzasadnienie merytoryczne.

Branża Budowlana i Przemysłowa

Ełk przeżywa boom inwestycyjny (mieszkaniówka, infrastruktura). Brakuje rąk do pracy w zawodach:

  • Betoniarze i zbrojarze
  • Cieśle i stolarze budowlani
  • Dekarze i blacharze budowlani
  • Elektrycy i energetycy
  • Monterzy instalacji budowlanych
  • Murarze i tynkarze
  • Operatorzy i mechanicy sprzętu do robót ziemnych (koparki, spycharki)
  • Operatorzy urządzeń dźwigowo-transportowych (dźwigi, żurawie)
  • Spawacze (bardzo poszukiwani w lokalnym przemyśle metalowym)
  • Ślusarze
  • Robotnicy obróbki drewna i stolarze
  • Mechanicy-monterzy maszyn, urządzeń i instrumentów
  • Monterzy elektronicy
  • Operatorzy obrabiarek skrawających (CNC)

Transport i Motoryzacja

Ze względu na położenie Ełku na szlaku Via Baltica, sektor TSL (Transport-Spedycja-Logistyka) zgłasza ogromne zapotrzebowanie:

  • Kierowcy autobusów (komunikacja miejska i regionalna)
  • Kierowcy samochodów ciężarowych i ciągników siodłowych (C+E)
  • Mechanicy pojazdów samochodowych
  • Blacharze i lakiernicy samochodowi
  • Diagności samochodowi
  • Instruktorzy nauki jazdy

Usługi, Edukacja i Opieka Zdrowotna

Sektor usług dla ludności w Ełku również boryka się z brakami kadrowymi:

  • Lekarze i Pielęgniarki
  • Opiekunowie osoby starszej lub z niepełnosprawnością
  • Psycholodzy i terapeuci
  • Operatorzy aparatury medycznej
  • Pracownicy socjalni i mediatorzy
  • Nauczyciele przedmiotów zawodowych
  • Nauczyciele praktycznej nauki zawodu
  • Nauczyciele przedszkoli
  • Fryzjerzy
  • Pracownicy służb mundurowych

Wskazówka: Jeśli zawodu nie ma na liście powiatowej, możesz sprawdzić listę dla całego województwa warmińsko-mazurskiego (np. Kucharze, Samodzielni księgowi). PUP Ełk honoruje również deficyty wojewódzkie.

Procedura naboru w PUP Ełk – instrukcja krok po kroku

Proces ubiegania się o środki w Ełku wymaga dyscypliny i szybkości. Oto jak wygląda ścieżka aplikacyjna:

Krok 1: Monitorowanie ogłoszeń

PUP Ełk ma obowiązek ogłosić nabór na swojej stronie internetowej (elk.praca.gov.pl) z wyprzedzeniem co najmniej 10 dni roboczych. Należy regularnie sprawdzać zakładkę “Aktualności” lub “KFS” na początku roku (styczeń/luty), gdyż wtedy uruchamiana jest główna pula środków.

Krok 2: Przygotowanie dokumentacji w praca.gov.pl

Zaloguj się na portal praca.gov.pl i znajdź formularz wniosku o KFS. Uzupełnij dane firmy, wybierz priorytet (np. zawody deficytowe w powiecie ełckim) i wpisz dane uczestników (wraz z PESEL). Przygotuj załączniki: ofertę szkoleniową, wzór dokumentu potwierdzającego ukończenie szkolenia, oświadczenie o pomocy de minimis.

Krok 3: Start naboru – wyścig z czasem

Nabór trwa zazwyczaj krótko (minimum 5 dni roboczych). W Ełku, podobnie jak w innych miastach, zainteresowanie często przewyższa dostępne środki. Choć decyduje ocena merytoryczna, kolejność zgłoszeń (w ramach poprawnej aplikacji) może mieć znaczenie przy wyczerpaniu alokacji. Warto wysłać wniosek w pierwszych godzinach naboru.

Krok 4: Ocena i umowa

Komisja w PUP Ełk ocenia wnioski pod kątem formalnym i merytorycznym. Jeśli wniosek zawiera błędy, zostaniesz wezwany do ich korekty (masz na to 7-14 dni). Po pozytywnej ocenie następuje podpisanie umowy. Pamiętaj: Nie możesz rozpocząć szkolenia ani wpłacić zaliczki przed datą podpisania umowy!

Wymogi jakościowe: Jak wybrać firmę szkoleniową?

Urzędnicy z Ełku będą skrupulatnie weryfikować, komu chcesz powierzyć szkolenie swoich pracowników. Aby wniosek przeszedł weryfikację, musisz spełnić dwa warunki:

  1. Wpis do BUR: Wybrana firma szkoleniowa musi figurować w Bazie Usług Rozwojowych z uprawnieniami do świadczenia usług dofinansowanych.
  2. Zasada konkurencyjności: We wniosku musisz udowodnić, że dokonałeś rozeznania rynku. Należy porównać ofertę wybranego realizatora z co najmniej dwiema ofertami konkurencyjnymi (podobny program, liczba godzin). W uzasadnieniu wyboru warto wskazać nie tylko cenę, ale też jakość, doświadczenie trenerów czy certyfikaty, które są istotne dla specyfiki ełckiego rynku.

Zakaz powiązań: Pamiętaj o bezwzględnym zakazie zlecania szkoleń podmiotom powiązanym z Tobą kapitałowo lub osobowo (rodzina, wspólne udziały w spółkach).

Obowiązki po szkoleniu: Utrzymanie zatrudnienia i rozliczenie

Otrzymanie środków to nie koniec zobowiązań. PUP Ełk monitoruje efektywność wydatkowanych pieniędzy.

Zasada 3 miesięcy

Masz obowiązek utrzymać w zatrudnieniu przeszkolonego pracownika przez okres co najmniej 3 miesięcy od dnia zakończenia kształcenia. Jeśli zwolnisz pracownika (z winy pracodawcy) przed upływem tego terminu, będziesz musiał zwrócić całość dofinansowania wraz z odsetkami. Jeśli pracownik odejdzie sam (wypowiedzenie przez pracownika), zwrot nie jest wymagany, ale musisz dostarczyć do urzędu odpowiednie dokumenty (świadectwo pracy).

Dokumentacja rozliczeniowa

W terminie określonym w umowie (zazwyczaj 30 dni od zakończenia szkolenia) musisz dostarczyć do PUP Ełk:

  • Fakturę za szkolenie.
  • Potwierdzenie przelewu (dowód opłacenia faktury, w tym wkładu własnego).
  • Kserokopie certyfikatów/zaświadczeń o ukończeniu szkolenia przez uczestników.
  • Program szkolenia.

Checklista wnioskodawcy z Ełku

Zanim usiądziesz do wypełniania wniosku w systemie praca.gov.pl, upewnij się, że odhaczyłeś wszystkie punkty:

  • Lokalizacja: Moja firma ma siedzibę lub oddział w powiecie ełckim.
  • Konto: Mam dostęp do praca.gov.pl i ważny Profil Zaufany.
  • Czyste konto: Nie mam zaległości w ZUS i Urzędzie Skarbowym.
  • Priorytet: Wybrałem szkolenie zgodne z priorytetami (np. zawód deficytowy w Ełku).
  • Uczestnicy: Mam listę pracowników i ich numery PESEL.
  • Realizator: Wybrałem firmę z bazy BUR i mam 2 kontr-oferty dla porównania.
  • Wkład własny: Mam zabezpieczone środki na wkład własny (10% lub 30%).
  • De minimis: Sprawdziłem w SUDOP, że mam dostępny limit pomocy.

Powodzenia w pozyskiwaniu środków na rozwój Twojej firmy w Ełku!

Sprawdź również informacje o KFS w sąsiednich powiatach:

Źródła informacji:
Ustawa z dnia 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U.2025 poz. 620)
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 listopada 2025 roku w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego (Dz. U. 2025 poz. 1641)
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 czerwca 2010 r. w sprawie informacji składanych przez podmioty ubiegające się o pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie (Dz. U. z dnia 6 lipca 2010 r.);
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis (Dz. U. z 2010 r. Nr 53, poz. 311, z późn. zm.);
Rozporządzenie Komisji (UE) 2023/2831 z dnia 13 grudnia 2023 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L, 2023/2831 z 15.12.2023).
Strona urzędu pracy – elk.praca.gov.pl