Krajowy Fundusz Szkoleniowy - KFS 2025
Categories
Biznes, Dofinansowania

Rok 2026 przynosi rewolucyjne zmiany na rynku szkoleniowym w Pierwszej Stolicy Polski. Przedsiębiorcy z Gniezna i powiatu gnieźnieńskiego stają przed zupełnie nowym otwarciem w zakresie finansowania rozwoju kadr. Powiatowy Urząd Pracy w Gnieźnie (PUP), obsługujący dynamicznie rozwijający się rynek lokalny, wdraża zreformowane zasady Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS). Zmiany te są fundamentalne i nieodwracalne: od pełnej cyfryzacji procesu wnioskowania, przez rygorystyczne wymogi dotyczące jakości szkoleń (Baza Usług Rozwojowych), aż po nowe limity kwotowe uzależnione od przeciętnego wynagrodzenia.

Gniezno, jako ważny ośrodek przemysłowy, edukacyjny i usługowy w Wielkopolsce, posiada specyficzne potrzeby kompetencyjne, które w 2026 roku zostały precyzyjnie zdiagnozowane w “Barometrze zawodów”. Niniejszy poradnik to kompletna, merytoryczna instrukcja obsługi KFS 2026, dedykowana wyłącznie podmiotom zarejestrowanym lub prowadzącym działalność na terenie powiatu gnieźnieńskiego. Dowiesz się z niego, jak skutecznie aplikować o środki w PUP Gniezno, dlaczego cieśle i programiści są na wagę złota, oraz jak uniknąć błędów formalnych, które mogą zablokować drogę do dotacji.

Spis treści – KFS w Powiecie Gnieźnieńskim

PUP Gniezno: Kto może składać wniosek w powiecie?

Kluczem do sukcesu jest poprawne zidentyfikowanie właściwości terytorialnej. Środki z KFS są dystrybuowane regionalnie, a Powiatowy Urząd Pracy w Gnieźnie obsługuje konkretny obszar administracyjny. Złożenie wniosku do niewłaściwego urzędu (np. w sąsiednim Poznaniu czy Wrześni, jeśli firma działa w Gnieźnie) skutkuje natychmiastowym odrzuceniem bez możliwości korekty.

Obszar działania PUP Gniezno

Niniejszy poradnik dotyczy naborów organizowanych przez Powiatowy Urząd Pracy w Gnieźnie (ul. Rynek 10). O środki w tym urzędzie mogą ubiegać się podmioty, które posiadają siedzibę lub prowadzą udokumentowane miejsce wykonywania działalności gospodarczej na terenie miasta Gniezna lub jednej z gmin powiatu gnieźnieńskiego:

  • Miasto Gniezno,
  • Gmina Czerniejewo,
  • Gmina Kiszkowo,
  • Gmina Kłecko,
  • Gmina Łubowo,
  • Gmina Mieleszyn,
  • Gmina Niechanowo,
  • Gmina Trzemeszno,
  • Gmina Witkowo.

Jeśli Twój zakład produkcyjny znajduje się w Trzemesznie, a biuro w Gnieźnie – podlegasz pod PUP Gniezno. Jeśli jednak siedziba jest w Poznaniu, a w Gnieźnie nie masz zarejestrowanego oddziału ani miejsca wykonywania działalności – musisz aplikować w stolicy województwa.

Kto jest uprawniony w 2026 roku?

Nowe przepisy na rok 2026 (ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia) precyzują katalog beneficjentów. W Gnieźnie o wsparcie mogą wnioskować:

  • Pracodawcy: Każdy podmiot (firma, fundacja, spółdzielnia, urząd), który zatrudnia co najmniej jedną osobę na umowę o pracę.
  • Mikroprzedsiębiorcy (Samozatrudnieni): Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą na terenie powiatu gnieźnieńskiego, które nie zatrudniają pracowników. To ważna zmiana, która otwiera drogę do szkoleń dla freelancerów i specjalistów B2B.
  • Zleceniodawcy: Podmioty współpracujące z osobami na podstawie umów cywilnoprawnych (zlecenie, dzieło, kontrakty B2B), o ile szkolenie jest uzasadnione potrzebami firmy i wpisuje się w priorytety.

Matematyka dotacji: Limity i wkład własny 2026

Rok 2026 kończy z dowolnością w budżetowaniu szkoleń. PUP Gniezno będzie operował na sztywnych wskaźnikach finansowych, opartych na kwocie przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej. Zrozumienie tych mechanizmów jest kluczowe dla poprawnego wypełnienia wniosku w systemie praca.gov.pl.

Ile można otrzymać na pracownika?

Maksymalny limit dofinansowania na jednego uczestnika (niezależnie czy jest to pracownik, czy pracodawca) wynosi 300% przeciętnego wynagrodzenia (w niektórych naborach limit ten może być obniżony do 200% – należy sprawdzić regulamin konkretnego naboru w Gnieźnie). Oznacza to, że przykładowo przy średniej krajowej na poziomie 8000 zł, na jedną osobę można pozyskać nawet do 24 000 zł, co pozwala na sfinansowanie bardzo zaawansowanych studiów podyplomowych czy specjalistycznych kursów technicznych.

Limity dla firmy (Wnioskodawcy)

Łączna pula środków, o jaką może ubiegać się jedna firma w danym roku, jest limitowana wielkością zatrudnienia:

Status przedsiębiorstwa Limit roczny (krotność przeciętnego wynagrodzenia)
Mikroprzedsiębiorstwo (do 9 osób) 4x
Małe przedsiębiorstwo (10-49 osób) 8x
Średnie przedsiębiorstwo (50-249 osób) 12x
Duże przedsiębiorstwo (250+ osób) 14x

Wkład własny – ile musisz dołożyć?

Zasady współfinansowania w 2026 roku promują najmniejsze podmioty, ale wymagają zaangażowania od każdego:

  • Mikroprzedsiębiorcy: Mogą ubiegać się o sfinansowanie do 90% kosztów kształcenia (wkład własny min. 10%). Jest to zmiana względem lat ubiegłych, gdzie często finansowano 100%.
  • Pozostałe firmy (Małe, Średnie, Duże): Mogą uzyskać dofinansowanie do 70% kosztów (wkład własny min. 30%).

Priorytety 2026: Co punktuje w Gnieźnie i Wielkopolsce?

Środki KFS nie są przyznawane “kto pierwszy ten lepszy” (choć czas złożenia wniosku ma znaczenie przy równej ocenie), ale przede wszystkim za wpisanie się w strategiczne cele rynku pracy. Wnioskodawca z Gniezna musi wybrać szkolenie, które realizuje co najmniej jeden z poniższych priorytetów.

1. Priorytet Regionalny dla Wielkopolski (Kluczowy!)

Województwo Wielkopolskie na rok 2026 postawiło na aktywizację i utrzymanie w zatrudnieniu osób starszych. Jest to odpowiedź na starzejące się społeczeństwo regionu.

“Wydłużenie aktywności zawodowej osób pracujących objętych ochroną przedemerytalną i osób, które osiągnęły wiek emerytalny.”

Jak to wykorzystać w Gnieźnie? Jeśli zatrudniasz doświadczonych fachowców (np. w przemyśle, rzemiośle czy edukacji), którzy zbliżają się do emerytury, możesz sfinansować im szkolenia aktualizujące wiedzę (np. obsługa nowych maszyn cyfrowych, systemów IT), aby mogli efektywnie pracować dłużej. To doskonały argument we wniosku, pokazujący dbałość o “Silver Economy”.

2. Priorytety Ogólnopolskie (Ministerialne)

Są to uniwersalne cele, obowiązujące również w PUP Gniezno:

  • Wsparcie kształcenia w zawodach deficytowych: To najczęściej wybierany i najbezpieczniejszy priorytet (szczegóły w kolejnym rozdziale).
  • Nowe procesy i technologie: Szkolenia związane z cyfryzacją, automatyzacją, sztuczną inteligencją (AI) oraz zieloną energią. Jeśli Twoja firma w Gnieźnie wdraża nowy system CRM, kupuje nowoczesną linię produkcyjną lub montuje panele fotowoltaiczne – to jest priorytet dla Ciebie.
  • Zarządzanie i komunikacja: Szkolenia dla kadry menedżerskiej i HR, szczególnie w zakresie zarządzania wiekiem, wielokulturowością i przeciwdziałania wypaleniu zawodowemu.
  • Branża medyczna i opiekuńcza: Wsparcie dla domów opieki, placówek medycznych i żłobków.

Lista zawodów deficytowych w powiecie gnieźnieńskim

Aby skorzystać z priorytetu “zawody deficytowe”, planowane szkolenie musi dotyczyć pracownika zatrudnionego na stanowisku, które występuje na oficjalnej liście deficytów. Dla przedsiębiorców z Gniezna kluczowe są dwie listy: powiatowa (najważniejsza) i wojewódzka.

A. POWIAT GNIEŹNIEŃSKI – Mapa potrzeb kadrowych 2026

Analiza “Barometru zawodów” dla powiatu gnieźnieńskiego wskazuje na ogromne zapotrzebowanie w sektorze budowlanym, edukacyjnym oraz IT. Wnioski na te stanowiska mają największe szanse na dofinansowanie.

DUŻY DEFICYT (Priorytet absolutny)

W tych zawodach pracodawcy w Gnieźnie mają największy problem ze znalezieniem rąk do pracy:

  • Cieśle i stolarze budowlani
  • Dekarze i blacharze budowlani

DEFICYT (Wysoka punktacja)

Szeroka lista zawodów, w których brakuje wykwalifikowanych kadr:

  • Branża IT i Nowoczesne Technologie: Administratorzy stron internetowych, Analitycy, testerzy i operatorzy systemów komputerowych, Programiści, Specjaliści ds. baz danych i sieci komputerowych.
  • Budownictwo i Przemysł: Architekci i urbaniści, Betoniarze i zbrojarze, Blacharze i lakiernicy samochodowi, Elektrycy i energetycy, Kamieniarze, Mechanicy pojazdów samochodowych, Mechanicy-monterzy maszyn, Monterzy instalacji budowlanych, Murarze i tynkarze, Operatorzy obrabiarek skrawających, Pracownicy ds. budownictwa drogowego i kolejowego, Pracownicy robót wykończeniowych, Spawacze, Ślusarze.
  • Edukacja (Bardzo duża grupa): Nauczyciele praktycznej nauki zawodu, Nauczyciele przedmiotów zawodowych, Nauczyciele praktycznej nauki zawodu.
  • Transport i Logistyka: Kierowcy samochodów ciężarowych i ciągników siodłowych, Kurierzy i listonosze, Maszyniści.
  • Medycyna i Opieka: Diagności laboratoryjni medyczni, Lekarze, Opiekunowie osoby starszej lub z niepełnosprawnością, Pracownicy socjalni.
  • Usługi i Administracja: Pracownicy ds. rachunkowości i księgowości, Samodzielni księgowi, Personel sprzątający, Pracownicy służb mundurowych, Przetwórcy mięsa i ryb, Ogrodnicy i sadownicy.

B. WOJEWÓDZTWO WIELKOPOLSKIE – Uzupełnienie

Jeśli zawodu nie ma na liście powiatowej, można posiłkować się listą wojewódzką dla Wielkopolski. W 2026 roku obejmuje ona m.in.:

  • Pielęgniarki i położne (Deficyt wojewódzki),
  • Psycholodzy i terapeuci,
  • Nauczyciele przedmiotów ogólnokształcących,
  • Operatorzy i mechanicy sprzętu do robót ziemnych.

Cyfrowy nabór w PUP Gniezno – instrukcja krok po kroku

Zapomnij o papierowych teczkach zanoszonych do urzędu przy Rynku. Od 2026 roku procedura w Gnieźnie jest w pełni zdigitalizowana. Oto Twoja mapa drogowa:

Krok 1: Rejestracja i Profil Zaufany

Wnioski składa się wyłącznie przez portal praca.gov.pl (moduł PSZ-KFS). Musisz posiadać konto firmowe oraz narzędzie do podpisu elektronicznego (Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany). Jeśli jeszcze go nie masz – załóż go natychmiast. W dniu naboru serwery mogą być obciążone.

Krok 2: Lista PESEL (Nowy obowiązek!)

To najważniejsza zmiana formalna. Nie możesz już wnioskować o środki na “anonimowe” stanowisko (np. “szkolenie dla 2 spawaczy”). We wniosku musisz podać imię, nazwisko i numer PESEL każdego uczestnika. Oznacza to, że musisz mieć wytypowanych pracowników i zebrane od nich zgody na przetwarzanie danych osobowych (RODO) jeszcze przed startem naboru.

Krok 3: Wyścig z czasem

PUP Gniezno ogłasza nabór z wyprzedzeniem min. 10 dni. Sam nabór trwa zazwyczaj krótko (min. 5 dni), ale pula środków jest ograniczona. W przypadku dużej liczby poprawnych wniosków, o przyznaniu dofinansowania często decyduje kolejność zgłoszeń. Złożenie wniosku w pierwszych minutach po otwarciu naboru (zazwyczaj o 7:30 lub 8:00 rano) drastycznie zwiększa szanse na sukces.

Jakość przede wszystkim: BUR i zasada konkurencyjności

Gnieźnieńscy urzędnicy będą w 2026 roku skrupulatnie weryfikować, komu powierzasz szkolenie swoich pracowników. Skończyły się czasy szkoleń “u znajomego”.

  1. Baza Usług Rozwojowych (BUR): Wybrana firma szkoleniowa musi posiadać aktywny wpis do BUR (prowadzonej przez PARP) z uprawnieniami do świadczenia usług z dofinansowaniem publicznym. Rejestr Instytucji Szkoleniowych (RIS) to za mało. Przed wpisaniem firmy do wniosku, sprawdź ją na stronie uslugirozwojowe.parp.gov.pl.
  2. Zasada konkurencyjności: Musisz udowodnić, że wydajesz publiczne pieniądze oszczędnie. We wniosku należy przedstawić porównanie oferty wybranego realizatora z co najmniej dwiema ofertami konkurencyjnymi. Porównanie musi dotyczyć ceny, ale też jakości (program, doświadczenie trenerów, certyfikaty).
  3. Zakaz powiązań: Nie możesz zlecić szkolenia firmie, z którą jesteś powiązany osobowo lub kapitałowo (np. firma żony, spółka córka).

Bezpieczeństwo: Rozliczenie umowy i utrzymanie zatrudnienia

Otrzymanie przelewu z PUP Gniezno to nie koniec, a początek zobowiązań. Nowe przepisy kładą ogromny nacisk na efektywność zatrudnieniową.

Zasada 3 miesięcy

Masz bezwzględny obowiązek utrzymać w zatrudnieniu przeszkolonego pracownika przez okres co najmniej 3 miesięcy od daty zakończenia szkolenia. Jeśli w tym czasie zwolnisz pracownika (z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, np. redukcja etatu, wypowiedzenie zmieniające), będziesz musiał zwrócić całość dofinansowania wraz z odsetkami. Co więcej, możesz trafić na “czarną listę” i stracić możliwość ubiegania się o KFS w kolejnym roku.

Wyjątek: Jeśli pracownik sam odejdzie (złoży wypowiedzenie) lub zostanie zwolniony dyscyplinarnie (art. 52 KP), nie zwracasz środków, ale musisz to udokumentować w urzędzie.

Dokumentacja

Na rozliczenie masz zazwyczaj 30 dni. Komplet dokumentów dla PUP Gniezno obejmuje:

  • Fakturę od firmy szkoleniowej.
  • Potwierdzenie przelewu z konta firmowego (dowód opłacenia faktury, w tym wkładu własnego).
  • Kserokopie certyfikatów/dyplomów ukończenia szkolenia.
  • Program szkolenia i listę obecności.

Checklista dla gnieźnieńskiego przedsiębiorcy

Zanim ogłoszony zostanie nabór w Gnieźnie, upewnij się, że masz odhaczone wszystkie punkty:

  • Lokalizacja: Moja firma ma siedzibę lub oddział w powiecie gnieźnieńskim.
  • Konto: Mam dostęp do praca.gov.pl i ważny podpis elektroniczny.
  • Czyste konto: Nie mam zaległości w ZUS i Urzędzie Skarbowym.
  • De Minimis: Sprawdziłem w SUDOP, że mam dostępny limit pomocy.
  • Barometr: Wybrałem szkolenie zgodne z listą zawodów deficytowych dla Gniezna (np. budownictwo, IT, transport).
  • Realizator: Wybrałem firmę z bazy BUR i mam od niej ofertę.
  • PESEL: Mam listę uczestników z numerami PESEL.
  • Wkład własny: Mam zabezpieczone środki na pokrycie 10% lub 30% kosztów.

Pamiętaj, że Powiatowy Urząd Pracy w Gnieźnie może wprowadzić dodatkowe, specyficzne wymogi w regulaminie konkretnego naboru. Regularnie sprawdzaj stronę gniezno.praca.gov.pl i bądź gotowy do działania.

Najbliższe Urzędy Pracy (poza Gnieznem)

Jeśli Twoja firma posiada oddziały w sąsiednich powiatach, sprawdź zasady KFS w najbliższych urzędach:

Źródła informacji:
Ustawa z dnia 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U.2025 poz. 620)
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 listopada 2025 roku w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego (Dz. U. 2025 poz. 1641)
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 czerwca 2010 r. w sprawie informacji składanych przez podmioty ubiegające się o pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie (Dz. U. z dnia 6 lipca 2010 r.);
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis (Dz. U. z 2010 r. Nr 53, poz. 311, z późn. zm.);
Rozporządzenie Komisji (UE) 2023/2831 z dnia 13 grudnia 2023 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L, 2023/2831 z 15.12.2023).
Strona urzędu pracy – gniezno.praca.gov.pl