Krajowy Fundusz Szkoleniowy - KFS 2025
Categories
Biznes, Dofinansowania

Rok 2026 przynosi rewolucyjne zmiany dla przedsiębiorców z Piły i całego powiatu pilskiego, którzy planują inwestować w rozwój swoich kadr. Powiatowy Urząd Pracy w Pile (PUP Piła), będący kluczowym partnerem dla lokalnego biznesu, wdraża zreformowane zasady Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS). Nowe regulacje to nie tylko kosmetyka – to całkowita cyfryzacja procesu, nowe limity finansowe oraz rygorystyczne wymogi dotyczące jakości szkoleń, w tym obligatoryjne korzystanie z Bazy Usług Rozwojowych (BUR).

Piła, jako gospodarcze serce północnej Wielkopolski, stoi przed wyzwaniami transformacji energetycznej i cyfrowej. Lokalne firmy, od branży transportowej po nowoczesne usługi, muszą dostosować kompetencje pracowników do zmieniającego się rynku. Niniejszy poradnik to kompleksowe kompendium wiedzy o KFS 2026, przygotowane specjalnie dla podmiotów z terenu powiatu pilskiego. Dowiesz się z niego, jak skutecznie aplikować o środki w PUP Piła, jakie zawody są deficytowe w naszym regionie i jak uniknąć błędów formalnych, które w nowym systemie cyfrowym są bezlitośnie weryfikowane.

Spis treści – KFS w Powiecie Pilskim 2026

PUP Piła: Kto może składać wniosek w powiecie pilskim?

Zanim przystąpisz do wypełniania wniosku, kluczowe jest potwierdzenie właściwości terytorialnej. Krajowy Fundusz Szkoleniowy jest dystrybuowany przez powiatowe urzędy pracy, a o tym, gdzie składasz wniosek, decyduje siedziba Twojej firmy lub miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.

Obszar działania Powiatowego Urzędu Pracy w Pile

Niniejszy poradnik dedykowany jest naborom organizowanym przez Powiatowy Urząd Pracy w Pile (al. Niepodległości 24). Wniosek do tego urzędu mogą składać podmioty, które posiadają siedzibę lub oddział/filię na terenie miasta Piły lub jednej z gmin powiatu pilskiego:

  • Miasto Piła
  • Gmina Białośliwie
  • Gmina Kaczory
  • Gmina Łobżenica
  • Gmina Miasteczko Krajeńskie
  • Gmina Szydłowo
  • Gmina Ujście
  • Gmina Wyrzysk
  • Gmina Wysoka

Jeśli Twoja firma jest zarejestrowana np. w Trzciance czy Czarnkowie, podlegasz pod inny urząd pracy (PUP Czarnków). PUP Piła obsługuje wyłącznie podmioty z wyżej wymienionego obszaru.

Kto jest uprawniony do wsparcia w 2026 roku?

Nowe przepisy na rok 2026 rozszerzają i precyzują katalog beneficjentów. O środki w Pile mogą ubiegać się:

  • Pracodawcy: Każdy podmiot (firma, fundacja, stowarzyszenie, urząd), który zatrudnia co najmniej jedną osobę na umowę o pracę.
  • Samozatrudnieni (JDG): Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, które nie zatrudniają pracowników. W świetle nowych przepisów są traktowani jako mikroprzedsiębiorcy uprawnieni do KFS.
  • Podmioty zatrudniające na B2B/Zlecenie: Przepisy dopuszczają finansowanie kształcenia osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych, o ile jest to uzasadnione potrzebami firmy i wpisuje się w priorytety (np. kluczowy specjalista IT na kontrakcie B2B).

Matematyka dotacji: Limity i wkład własny w 2026 roku

Rok 2026 kończy erę dowolności w budżetowaniu szkoleń. Wprowadzono sztywne algorytmy oparte na przeciętnym wynagrodzeniu, które obowiązują również w naborach organizowanych przez PUP Piła.

Ile pieniędzy można otrzymać?

Maksymalna kwota dofinansowania na jednego uczestnika (pracownika lub pracodawcę) wynosi 300% przeciętnego wynagrodzenia, jednak w praktyce większość naborów ogranicza ten limit do 200% lub konkretnej kwoty (np. 6000-8000 zł) w regulaminie wewnętrznym PUP, aby obdzielić środkami większą liczbę firm. Należy zawsze sprawdzić aktualny regulamin naboru w Pile.

Nowością są sztywne limity łączne na firmę (wnioskodawcę) w danym roku, uzależnione od wielkości zatrudnienia:

Status przedsiębiorstwa Limit roczny (krotność przeciętnego wynagrodzenia)
Mikroprzedsiębiorstwo (do 9 osób) 4x
Małe przedsiębiorstwo (10-49 osób) 8x
Średnie przedsiębiorstwo (50-249 osób) 12x
Duże przedsiębiorstwo (250+ osób) 14x

Wkład własny – ile musisz dołożyć?

Poziom dofinansowania zależy od wielkości Twojej firmy:

  • Mikroprzedsiębiorcy: Mogą ubiegać się o sfinansowanie do 90% kosztów kształcenia (wkład własny min. 10%).
  • Pozostali (Małe, Średnie, Duże): Mogą otrzymać dofinansowanie do 70% kosztów (wkład własny min. 30%).

Ważne: Wkład własny musi być pokryty z własnych środków przedsiębiorcy i udokumentowany potwierdzeniem przelewu. Nie może pochodzić z innych dotacji unijnych czy publicznych.

Priorytety 2026: Co punktuje w Pile i Wielkopolsce?

Środki KFS nie są przyznawane “każdemu chętnemu”. Twój wniosek musi wpisywać się w oficjalne priorytety wydatkowania środków. W 2026 roku dla przedsiębiorców z Piły kluczowe są trzy grupy priorytetów: ministerialne, wojewódzkie (dla Wielkopolski) oraz ewentualne lokalne.

1. Priorytet Regionalny dla Województwa Wielkopolskiego

Samorząd województwa wielkopolskiego określił specyficzny priorytet, który jest bardzo istotny w kontekście demografii regionu:

“Wydłużenie aktywności zawodowej osób pracujących objętych ochroną przedemerytalną i osób, które osiągnęły wiek emerytalny.”

Jak to wykorzystać w Pile? Jeśli zatrudniasz doświadczonych pracowników (kobiety 56+, mężczyźni 61+), możesz sfinansować dla nich szkolenia, które pozwolą im pracować dłużej, np. kursy cyfrowe, obsługa nowych maszyn, czy szkolenia zdrowotne (ergonomia pracy). Jest to priorytet wysoko punktowany, gdyż odpowiada na problem starzejącego się społeczeństwa w Wielkopolsce.

2. Priorytety Ogólnopolskie (Ministerialne)

Obowiązują w każdym urzędzie, w tym w PUP Piła:

  • Wsparcie kształcenia w zawodach deficytowych: To najpopularniejszy priorytet. Jeśli zawód, w którym chcesz szkolić, jest deficytowy w powiecie pilskim lub w województwie wielkopolskim, spełniasz ten warunek (szczegóły w kolejnym rozdziale).
  • Nowe procesy i technologie: Szkolenia związane z wdrażaniem innowacji, cyfryzacją, AI oraz zieloną energią.
  • Zarządzanie i komunikacja: Szkolenia dla kadry menedżerskiej i HR, w tym przeciwdziałanie mobbingowi i zarządzanie zespołem wielopokoleniowym.
  • Branża medyczna i opiekuńcza: Wsparcie dla podmiotów leczniczych, DPS-ów oraz żłobków.

Lista zawodów deficytowych dla powiatu pilskiego

Aby skorzystać z priorytetu “zawody deficytowe”, planowane szkolenie musi dotyczyć stanowiska wymienionego w “Barometrze zawodów” na 2026 rok. Dla przedsiębiorców z Piły istotne są dwie listy: powiatowa (bardziej precyzyjna) i wojewódzka.

A. POWIAT PILSKI – Deficyt poszukujących pracy

Poniższa lista zawiera zawody, w których pracodawcy z Piły i okolic mają największe trudności ze znalezieniem pracowników. Wnioski na te szkolenia mają największe szanse powodzenia w PUP Piła.

Branża Transportowa i Magazynowa

  • Kierowcy autobusów
  • Kierowcy samochodów ciężarowych i ciągników siodłowych
  • Magazynierzy
  • Operatorzy i mechanicy sprzętu do robót ziemnych

Branża Budowlana i Techniczna

  • Cieśle i stolarze budowlani
  • Dekarze i blacharze budowlani
  • Elektrycy i energetycy
  • Monterzy instalacji budowlanych
  • Operatorzy obrabiarek skrawających (CNC)
  • Spawacze
  • Ślusarze

Branża Motoryzacyjna

  • Blacharze i lakiernicy samochodowi
  • Mechanicy pojazdów samochodowych

Edukacja i Opieka

  • Nauczyciele praktycznej nauki zawodu
  • Nauczyciele przedmiotów zawodowych
  • Nauczyciele szkół specjalnych i oddziałów integracyjnych
  • Pedagodzy i nauczyciele wspierający
  • Wychowawcy w placówkach oświatowych i opiekuńczych
  • Opiekunowie osoby starszej lub z niepełnosprawnością
  • Psycholodzy i terapeuci

Usługi i Inne

  • Fryzjerzy
  • Krawcy i pracownicy produkcji odzieży
  • Lekarze
  • Samodzielni księgowi

B. WOJEWÓDZTWO WIELKOPOLSKIE – Uzupełnienie

Jeśli zawodu nie ma na liście pilskiej, możesz sprawdzić listę dla całego województwa wielkopolskiego. Zawiera ona dodatkowo m.in.: Maszynistów, Pielęgniarki i położne, Pracowników służb mundurowych oraz Pracowników obsługi ruchu szynowego. Te zawody również kwalifikują się do wsparcia w PUP Piła.

Cyfrowy nabór w PUP Piła – instrukcja krok po kroku

PUP Piła przechodzi na pełną cyfryzację procesu. Papierowe wnioski odchodzą do lamusa. Oto jak przygotować się do naboru:

  1. Konto na praca.gov.pl: Upewnij się, że Twoja firma ma aktywne konto na portalu praca.gov.pl. Do logowania i podpisywania wniosków niezbędny będzie Profil Zaufany lub Kwalifikowany Podpis Elektroniczny osoby upoważnionej do reprezentacji.
  2. Monitorowanie ogłoszeń: PUP Piła ogłasza nabór z wyprzedzeniem min. 10 dni. Informacja pojawi się na stronie pila.praca.gov.pl w zakładce “Aktualności” lub “KFS”.
  3. Przygotowanie danych PESEL: To najważniejsza zmiana na 2026 rok. Już na etapie składania wniosku musisz wpisać numery PESEL wszystkich pracowników zgłaszanych do szkolenia. Nie ma możliwości wnioskowania “na zapas” bez wskazania konkretnych osób.
  4. Złożenie wniosku: W dniu otwarcia naboru (zazwyczaj od godziny 7:30 lub 8:00) należy wysłać wniosek przez system. W Pile, podobnie jak w innych miastach, decyduje kolejność zgłoszeń (przy zachowaniu poprawności merytorycznej). Warto być przygotowanym na wysłanie formularza w pierwszych minutach.

Baza Usług Rozwojowych i zasada konkurencyjności

Jakość szkoleń finansowanych ze środków publicznych jest priorytetem. W 2026 roku PUP Piła będzie rygorystycznie weryfikował dostawców usług szkoleniowych.

Obowiązkowy wpis do BUR

Firma szkoleniowa, którą wybierzesz, musi posiadać aktywny wpis do Bazy Usług Rozwojowych (BUR) z uprawnieniami do świadczenia usług dofinansowanych. Sam wpis do Rejestru Instytucji Szkoleniowych (RIS) w WUP już nie wystarczy. Przed wpisaniem firmy do wniosku, sprawdź ją na stronie uslugirozwojowe.parp.gov.pl.

Uzasadnienie wyboru (Konkurencyjność)

We wniosku musisz udowodnić, że dokonałeś rozeznania rynku. Należy przedstawić porównanie oferty wybranego realizatora z co najmniej dwiema ofertami konkurencyjnymi. Porównanie powinno obejmować:

  • Cenę usługi.
  • Program szkolenia i liczbę godzin.
  • Doświadczenie trenerów i posiadane certyfikaty jakości.
  • Dostępność terminów.

Uwaga: Pamiętaj o zakazie powiązań kapitałowych i osobowych między Twoją firmą a firmą szkoleniową. Oświadczenie o braku powiązań jest składane pod rygorem odpowiedzialności karnej.

Obowiązek utrzymania zatrudnienia i rozliczenie

Otrzymanie środków to dopiero połowa sukcesu. Drugą połową jest ich prawidłowe rozliczenie i spełnienie warunków umowy z PUP Piła.

Zasada 3 miesięcy

Pracodawca ma obowiązek utrzymać w zatrudnieniu przeszkolonego pracownika przez okres co najmniej 3 miesięcy od dnia zakończenia szkolenia. Dotyczy to również samozatrudnionych (obowiązek prowadzenia działalności).

Jeśli zwolnisz pracownika (wypowiedzenie z winy pracodawcy lub porozumienie stron z inicjatywy pracodawcy) przed upływem tego terminu, będziesz musiał zwrócić całość dofinansowania wraz z odsetkami. Jeśli pracownik odejdzie sam (wypowiedzenie przez pracownika), zwrot środków zazwyczaj nie jest wymagany, ale należy to udokumentować w urzędzie.

Dokumentacja

Na rozliczenie w PUP Piła masz zazwyczaj 30 dni od zakończenia szkolenia. Musisz dostarczyć:

  • Fakturę za szkolenie.
  • Potwierdzenie przelewu (dowód zapłaty wkładu własnego i dofinansowania).
  • Kserokopie certyfikatów/zaświadczeń o ukończeniu kursu przez pracowników.
  • Polisę NNW (jeśli była wymagana).

FAQ – Pytania przedsiębiorców z Piły

Czy mogę przeszkolić pracownika na urlopie macierzyńskim?
Tak, osoby przebywające na urlopie macierzyńskim, ojcowskim czy wychowawczym mogą brać udział w szkoleniach KFS, o ile pracodawca wyrazi na to zgodę i wpisuje się to w plan powrotu do pracy (priorytet “Powrót na rynek pracy”).

Czy KFS sfinansuje studia podyplomowe w Pile?
Tak, KFS finansuje studia podyplomowe. Mogą to być studia na uczelniach w Pile (np. ANS w Pile) lub w innych miastach, pod warunkiem, że kierunek jest zgodny z potrzebami firmy i priorytetami naboru.

Co jeśli szkolenie jest droższe niż limit 200% wynagrodzenia?
Możesz je zrealizować, ale KFS pokryje koszty tylko do wysokości limitu (minus wkład własny). Różnicę powyżej limitu musisz pokryć w 100% z własnych środków.

Checklista wnioskodawcy z powiatu pilskiego

  • Lokalizacja: Moja firma ma siedzibę lub oddział w Pile lub powiecie pilskim.
  • Konto: Mam dostęp do praca.gov.pl i ważny podpis elektroniczny.
  • Czyste konto: Nie mam zaległości w ZUS i Urzędzie Skarbowym.
  • Barometr: Sprawdziłem, czy wybrany zawód jest na liście deficytowej dla powiatu pilskiego (np. kierowca, spawacz, księgowy).
  • Realizator: Wybrałem firmę szkoleniową z bazy BUR i mam od niej ofertę.
  • PESEL: Zebrałem numery PESEL wszystkich pracowników, których chcę przeszkolić.
  • Wkład własny: Mam zabezpieczone środki na pokrycie wkładu własnego (10% lub 30%).

Pamiętaj, aby regularnie sprawdzać stronę pila.praca.gov.pl, gdyż terminy naborów są krótkie, a pula środków ograniczona. Dobre przygotowanie dokumentów przed ogłoszeniem naboru to 90% sukcesu.

Sprawdź również KFS w sąsiednich powiatach:

Źródła informacji:
Ustawa z dnia 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U.2025 poz. 620)
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 listopada 2025 roku w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego (Dz. U. 2025 poz. 1641)
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 czerwca 2010 r. w sprawie informacji składanych przez podmioty ubiegające się o pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie (Dz. U. z dnia 6 lipca 2010 r.);
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis (Dz. U. z 2010 r. Nr 53, poz. 311, z późn. zm.);
Rozporządzenie Komisji (UE) 2023/2831 z dnia 13 grudnia 2023 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L, 2023/2831 z 15.12.2023).
Strona urzędu pracy – pila.praca.gov.pl