Krajowy Fundusz Szkoleniowy - KFS 2025
Categories
Biznes, Dofinansowania

Rok 2026 przynosi rewolucyjne zmiany dla przedsiębiorców i pracodawców z Białegostoku oraz powiatu białostockiego, którzy planują inwestować w rozwój swoich kadr. Powiatowy Urząd Pracy w Białymstoku (PUP), obsługujący stolicę województwa podlaskiego oraz otaczające gminy, wdraża zreformowane zasady Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS). Nie jest to jedynie kosmetyka przepisów – to całkowita transformacja systemu, która wprowadza pełną cyfryzację, nowe, sztywne limity finansowe oraz rygorystyczne wymogi dotyczące jakości szkoleń.

Białystok, jako dynamicznie rozwijające się centrum gospodarcze Polski Wschodniej, łączące nowoczesne technologie, silny sektor produkcyjny oraz tradycyjne rzemiosło, stoi przed unikalną szansą wykorzystania tych środków. Jednak nowe regulacje na 2026 rok nie wybaczą błędów formalnych. Niniejszy poradnik to kompletna, “szyta na miarę” instrukcja obsługi KFS 2026, dedykowana wyłącznie podmiotom zarejestrowanym lub prowadzącym działalność na terenie Miasta Białystok oraz powiatu białostockiego. Dowiesz się z niego, jak skutecznie aplikować o środki w PUP Białystok, jakie zawody są kluczowe dla naszego regionu (tzw. “czarna lista” deficytów) i jak uniknąć pułapek, które mogą skutkować odrzuceniem wniosku.

Spis treści – KFS w Białymstoku 2026

PUP Białystok: Kto może składać wniosek (Miasto i Powiat)?

Pierwszym krokiem do sukcesu jest poprawne zidentyfikowanie właściwości terytorialnej urzędu. W przypadku stolicy Podlasia sytuacja jest specyficzna, ponieważ jeden urząd obsługuje bardzo duży i zróżnicowany obszar.

Jeden urząd, dwa obszary administracyjne

Niniejszy poradnik dotyczy naborów organizowanych przez Powiatowy Urząd Pracy w Białymstoku (z siedzibą przy ul. Pogodnej 63/1). Jest to instytucja właściwa dla podmiotów, które:

  • Posiadają siedzibę na terenie Miasta Białystok (gmina miejska).
  • Posiadają siedzibę na terenie jednej z gmin powiatu białostockiego (ziemskiego).
  • LUB prowadzą miejsce wykonywania działalności na tym terenie (np. oddział, filia, zakład produkcyjny, sklep), co musi być potwierdzone wpisem w CEIDG lub KRS.

Obszar działania PUP Białystok obejmuje gminy: Choroszcz, Czarna Białostocka, Dobrzyniewo Duże, Gródek, Juchnowiec Kościelny, Łapy, Michałowo, Poświętne, Supraśl, Suraż, Turośń Kościelna, Tykocin, Wasilków, Zabłudów, Zawady.

Jeśli Twoja firma jest zarejestrowana np. w Mońkach lub Sokółce, musisz składać wniosek do tamtejszych urzędów. PUP Białystok odrzuci wniosek firmy spoza swojego terenu.

Kto jest uprawniony w 2026 roku?

Nowe przepisy na 2026 rok rozszerzają i precyzują katalog beneficjentów. O środki w Białymstoku mogą ubiegać się:

  • Pracodawcy: Każdy podmiot (firma, fundacja, stowarzyszenie, urząd) zatrudniający co najmniej jedną osobę na umowę o pracę.
  • Mikroprzedsiębiorcy (Samozatrudnieni): Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) w Białymstoku lub powiecie, które nie zatrudniają pracowników. To kluczowa zmiana – samozatrudnieni są traktowani na równi z pracodawcami w dostępie do środków na własne kształcenie.
  • Zleceniodawcy: Podmioty współpracujące z osobami na podstawie umów cywilnoprawnych (np. stałe umowy zlecenia, kontrakty B2B), o ile spełniają warunki naboru i wykażą celowość szkolenia dla rozwoju firmy.

Matematyka dotacji: Limity finansowe i wkład własny 2026

Rok 2026 kończy erę dowolności w budżetowaniu szkoleń. PUP Białystok będzie operował na sztywnych algorytmach wynikających z ustawy i rozporządzenia. Planując budżet, musisz wziąć pod uwagę wskaźnik przeciętnego wynagrodzenia (ogłaszanego przez GUS).

Ile można otrzymać na jednego pracownika?

Maksymalny limit dofinansowania na jedną osobę (uczestnika) wynosi 200% przeciętnego wynagrodzenia. Oznacza to, że jeśli szkolenie jest droższe niż ten limit, nadwyżkę pokrywasz w 100% z własnych środków. Kwota ta obejmuje koszt kursu, egzaminów oraz ewentualnych badań lekarskich i ubezpieczenia NNW.

Limity na firmę (Wnioskodawcę)

Łączna pula środków, o jaką może wnioskować jedna firma z Białegostoku w danym roku, jest ograniczona wielkością zatrudnienia:

Status przedsiębiorstwa Maksymalny limit roczny
Mikroprzedsiębiorca (do 9 osób) 4-krotność przeciętnego wynagrodzenia
Małe przedsiębiorstwo (10-49 osób) 8-krotność przeciętnego wynagrodzenia
Średnie przedsiębiorstwo (50-249 osób) 12-krotność przeciętnego wynagrodzenia
Duże przedsiębiorstwo (250+ osób) 14-krotność przeciętnego wynagrodzenia

Wkład własny – ile musisz dołożyć?

Poziom dofinansowania zależy od wielkości Twojej firmy:

  • Mikroprzedsiębiorcy: Mogą ubiegać się o pokrycie do 90% kosztów kształcenia (obowiązkowy wkład własny min. 10%).
  • Pozostali (Małe, Średnie, Duże): Mogą ubiegać się o pokrycie do 70% kosztów kształcenia (obowiązkowy wkład własny min. 30%).

Wskazówka dla firm z Białegostoku: W poprzednich latach mikroprzedsiębiorcy często otrzymywali 100%. W 2026 roku standardem staje się partycypacja w kosztach. Warto zabezpieczyć te środki w budżecie firmowym przed złożeniem wniosku.

Priorytety 2026: Co punktuje w Białymstoku i na Podlasiu?

PUP Białystok nie przyznaje środków “kto pierwszy ten lepszy” (choć czas złożenia wniosku ma znaczenie przy wyczerpaniu puli), ale ocenia wnioski merytorycznie. Kluczem do wysokiej punktacji jest wpisanie się w priorytety. W 2026 roku obowiązują priorytety ministerialne oraz specyficzne priorytety dla województwa podlaskiego.

Priorytety Wojewódzkie (Podlaskie) – Twoja przewaga

Wnioskodawcy z Białegostoku powinni zwrócić szczególną uwagę na te dwa obszary, które wynikają ze strategii rozwoju regionu:

  1. Branże kluczowe dla rozwoju województwa (Strategia 2030):
    Wsparcie kształcenia w obszarach wskazanych w “Strategii Rozwoju Województwa Podlaskiego 2030”. Oznacza to preferencje dla firm działających w sektorach takich jak:
    – Przemysł rolno-spożywczy (przetwórstwo, nowoczesne rolnictwo).
    – Przemysł drzewny i meblarski (silna gałąź regionu).
    – Przemysł maszynowy i metalowy.
    – Sektor medyczny i rehabilitacyjny.
    – Ekogospodarka i OZE (Zielone Płuca Polski).
    Jeśli Twoja firma działa w jednej z tych branż, koniecznie zaznacz to we wniosku!
  2. Wsparcie osób po 50. roku życia:
    Ze względu na starzejące się społeczeństwo Podlasia, priorytetem jest aktywizacja i utrzymanie w zatrudnieniu osób po pięćdziesiątce. Szkolenia dla tej grupy wiekowej (np. cyfrowe, specjalistyczne) mają bardzo duże szanse na dofinansowanie.

Priorytety Ogólnopolskie (Ministerialne)

Oprócz specyfiki regionalnej, w Białymstoku obowiązują standardowe priorytety krajowe:

  • Wsparcie kształcenia w zawodach deficytowych (szczegóły w kolejnym rozdziale).
  • Nowe procesy i technologie: Wdrażanie innowacji, cyfryzacja, automatyzacja, AI.
  • Zarządzanie i komunikacja: Szkolenia dla kadry menedżerskiej i HR (w tym przeciwdziałanie mobbingowi).
  • Sektor opiekuńczy i ekonomia społeczna.

Mapa deficytów: Lista zawodów kluczowych dla Białegostoku

Najbezpieczniejszą drogą do uzyskania dofinansowania w PUP Białystok jest wykazanie, że szkolenie dotyczy zawodu deficytowego. Możesz powołać się na deficyt w Powiecie Białystok (obejmującym miasto i powiat ziemski) lub w całym Województwie Podlaskim. Poniżej prezentujemy oficjalną listę na 2026 rok, opartą na “Barometrze zawodów”.

A. POWIAT BIAŁYSTOK – Lista zawodów deficytowych

Jest to lista najbardziej precyzyjna dla lokalnego rynku pracy. Jeśli stanowisko Twojego pracownika się tu znajduje, masz mocny argument we wniosku.

DUŻY DEFICYT (Najwyższy priorytet)

W tych zawodach braki są krytyczne. Szkolenia w tym zakresie są niemal pewniakami:

  • Operatorzy maszyn do produkcji i przetwórstwa papieru (specyfika lokalnego przemysłu).

DEFICYT (Standardowy priorytet)

Szeroka lista zawodów poszukiwanych w Białymstoku:

  • Budownictwo: Betoniarze i zbrojarze, Cieśle i stolarze budowlani, Elektrycy i energetycy, Kierownicy budowy, Operatorzy i mechanicy sprzętu do robót ziemnych, Operatorzy urządzeń dźwigowo-transportowych, Spawacze, Ślusarze.
  • Transport i Motoryzacja: Kierowcy autobusów, Diagności samochodowi, Magazynierzy.
  • Edukacja (Bardzo duża grupa): Nauczyciele praktycznej nauki zawodu, Nauczyciele przedmiotów ogólnokształcących i języków obcych, Nauczyciele przedmiotów zawodowych, Nauczyciele przedszkoli, Nauczyciele szkół specjalnych i oddziałów integracyjnych.
  • Medycyna i Opieka: Lekarze, Opiekunowie wspomagający opiekę nad pacjentem, Psycholodzy i terapeuci.
  • Przemysł i Rzemiosło: Cukiernicy, Piekarze, Przetwórcy mięsa i ryb, Mechanicy-monterzy maszyn, Operatorzy maszyn do produkcji wyrobów z gumy i tworzyw sztucznych, Operatorzy obrabiarek skrawających (CNC).
  • Służby: Pracownicy służb mundurowych.

B. WOJEWÓDZTWO PODLASKIE – Lista uzupełniająca

Jeśli nie znalazłeś zawodu na liście powiatowej, sprawdź listę wojewódzką. PUP Białystok honoruje również te deficyty:

  • Elektrycy i energetycy
  • Kierowcy samochodów ciężarowych i ciągników siodłowych (TIR)
  • Lekarze
  • Magazynierzy
  • Nauczyciele praktycznej nauki zawodu
  • Nauczyciele przedmiotów zawodowych
  • Nauczyciele szkół specjalnych i oddziałów integracyjnych
  • Operatorzy i mechanicy sprzętu do robót ziemnych
  • Pielęgniarki i położne
  • Pracownicy służb mundurowych
  • Psycholodzy i terapeuci
  • Spawacze

Cyfrowy nabór w PUP Białystok – instrukcja krok po kroku

Zapomnij o papierowych teczkach zanoszonych na ulicę Pogodną. Od 2026 roku procedura w PUP Białystok jest w pełni zdigitalizowana. Oto jak przejść ten proces bez stresu:

Krok 1: Przygotowanie konta na praca.gov.pl

Wnioski składa się wyłącznie przez portal praca.gov.pl (moduł PSZ-KFS). Musisz posiadać konto firmowe (nie prywatne!) oraz aktywne narzędzie do podpisu elektronicznego: Profil Zaufany (ePUAP) lub Kwalifikowany Podpis Elektroniczny. Sprawdź ważność podpisu przed dniem naboru!

Krok 2: Zgromadzenie danych (Kluczowy PESEL)

To najważniejsza zmiana techniczna. Już na etapie wypełniania wniosku musisz podać imienną listę uczestników wraz z ich numerami PESEL. Nie ma możliwości wnioskowania o środki na “anonimowe” stanowiska (np. “szkolenie dla 2 handlowców”). Musisz wiedzieć, kogo konkretnie chcesz wysłać na szkolenie i uzyskać od tych osób zgodę na przetwarzanie danych.

Krok 3: Polowanie na termin

PUP Białystok ogłasza nabór z wyprzedzeniem co najmniej 10 dni roboczych na swojej stronie internetowej. Sam nabór trwa minimum 5 dni. W Białymstoku zainteresowanie KFS jest ogromne. Choć oficjalnie decyduje ocena merytoryczna, w praktyce przy dużej liczbie poprawnych wniosków, kolejność zgłoszeń może mieć znaczenie dla wyczerpania alokacji. Rekomendujemy złożenie wniosku w pierwszych godzinach po otwarciu naboru.

Krok 4: Korekty

Jeśli urzędnik znajdzie błąd we wniosku, otrzymasz wezwanie do korekty (zazwyczaj przez system praca.gov.pl). Będziesz miał na to od 7 do 14 dni. Przegapienie tego terminu oznacza definitywne odrzucenie wniosku.

Baza Usług Rozwojowych i zasada konkurencyjności

PUP Białystok w 2026 roku kładzie ogromny nacisk na jakość szkoleń. Skończyły się czasy szkoleń “u znajomego”.

Tylko firmy z BUR

Wybrana przez Ciebie firma szkoleniowa MUSI posiadać aktualny wpis do Bazy Usług Rozwojowych (BUR) z uprawnieniami do świadczenia usług z dofinansowaniem publicznym. Sam wpis do Rejestru Instytucji Szkoleniowych (RIS) już nie wystarczy. Przed wpisaniem firmy do wniosku, sprawdź ją na stronie uslugirozwojowe.parp.gov.pl.

Uzasadnienie wyboru (Konkurencyjność)

We wniosku musisz udowodnić, że dokonałeś rozeznania rynku. Urzędnicy w Białymstoku oczekują porównania wybranej oferty z co najmniej dwiema ofertami konkurencyjnymi. Porównanie musi dotyczyć:

  • Ceny (czy jest rynkowa?).
  • Programu szkolenia (czy odpowiada potrzebom firmy?).
  • Jakości i doświadczenia trenerów.
  • Certyfikatów (co pracownik otrzyma po szkoleniu?).

Uwaga: Obowiązuje bezwzględny zakaz powiązań osobowych i kapitałowych między Wnioskodawcą a Realizatorem usługi.

Rozliczenie umowy i obowiązek utrzymania zatrudnienia

Podpisanie umowy z PUP Białystok to dopiero połowa sukcesu. Druga połowa to prawidłowe wydatkowanie środków i utrzymanie miejsc pracy.

Zasada 3 miesięcy

Jako beneficjent masz obowiązek utrzymać w zatrudnieniu przeszkolonego pracownika przez okres co najmniej 3 miesięcy od dnia zakończenia szkolenia. Dotyczy to również samozatrudnionych (obowiązek prowadzenia działalności).

Co grozi za złamanie zasady?
Jeśli zwolnisz pracownika (wypowiedzenie z winy pracodawcy lub porozumienie stron z inicjatywy pracodawcy) przed upływem tego terminu, będziesz musiał zwrócić 100% dofinansowania wraz z odsetkami. Jeśli pracownik odejdzie sam (wypowiedzenie przez pracownika), zwrot nie jest wymagany, ale musisz to udokumentować.

Dokumentacja

Na rozliczenie w PUP Białystok masz zazwyczaj 30 dni od zakończenia szkolenia. Musisz dostarczyć: fakturę, potwierdzenie przelewu (z konta firmowego!), certyfikat ukończenia szkolenia oraz wypełniony formularz rozliczeniowy.

FAQ – Pytania podlaskich przedsiębiorców

Pytanie: Czy mogę przeszkolić pracownika z Ukrainy?
Odpowiedź: Tak, o ile jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę (lub innej formy dopuszczonej w naborze) i posiada numer PESEL, który jest wymagany we wniosku.

Pytanie: Czy PUP Białystok finansuje studia podyplomowe?
Odpowiedź: Tak, studia podyplomowe są kosztem kwalifikowalnym, pod warunkiem, że są ściśle związane z wykonywaną pracą i wpisują się w priorytety (np. studia z zakresu cyberbezpieczeństwa lub zarządzania w ochronie zdrowia).

Pytanie: Moja firma jest z Choroszczy. Gdzie składam wniosek?
Odpowiedź: Choroszcz należy do powiatu białostockiego, więc właściwym urzędem jest Powiatowy Urząd Pracy w Białymstoku (ul. Pogodna).

Checklista wnioskodawcy z Białegostoku

Zanim ogłoszony zostanie nabór, upewnij się, że masz odhaczone wszystkie punkty:

  • Lokalizacja: Moja firma ma siedzibę lub oddział w Białymstoku lub powiecie białostockim.
  • Konto: Mam dostęp do praca.gov.pl i ważny podpis elektroniczny.
  • Czyste konto: Nie mam zaległości w ZUS i Urzędzie Skarbowym.
  • Barometr: Sprawdziłem, czy zawód jest na liście deficytowej dla powiatu białostockiego lub województwa podlaskiego.
  • Realizator: Wybrałem firmę z bazy BUR i mam 2 oferty konkurencyjne.
  • PESEL: Mam zebrane numery PESEL wszystkich uczestników.
  • Wkład własny: Mam zabezpieczone środki na wkład własny (10% lub 30%).

Pamiętaj, że Powiatowy Urząd Pracy w Białymstoku może wprowadzić dodatkowe, szczegółowe wymogi w regulaminie konkretnego naboru. Śledź stronę bialystok.praca.gov.pl i bądź gotowy do działania.

Źródła informacji:
Ustawa z dnia 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U.2025 poz. 620)
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 listopada 2025 roku w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego (Dz. U. 2025 poz. 1641)
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 czerwca 2010 r. w sprawie informacji składanych przez podmioty ubiegające się o pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie (Dz. U. z dnia 6 lipca 2010 r.);
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis (Dz. U. z 2010 r. Nr 53, poz. 311, z późn. zm.);
Rozporządzenie Komisji (UE) 2023/2831 z dnia 13 grudnia 2023 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L, 2023/2831 z 15.12.2023).
Strona urzędu pracy – bialystok.praca.gov.pl