Krajowy Fundusz Szkoleniowy - KFS 2025
Categories
Biznes, Dofinansowania

Rok 2026 przynosi rewolucyjne zmiany dla pracodawców i przedsiębiorców z powiatu grajewskiego, którzy planują inwestować w rozwój kompetencji swoich kadr. Powiatowy Urząd Pracy w Grajewie (PUP Grajewo) przygotowuje się do wdrażania zreformowanych zasad Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS). Nowe regulacje to nie tylko kosmetyka – to całkowita przebudowa filozofii przyznawania środków, która kładzie nacisk na cyfryzację, transparentność oraz ścisłe powiązanie szkoleń z realnymi potrzebami lokalnego rynku pracy.

Grajewo, będące ważnym ośrodkiem przemysłu przetwórczego i rolniczego na mapie województwa podlaskiego, stoi przed wyzwaniem transformacji technologicznej. Automatyzacja produkcji, cyfryzacja logistyki oraz rosnące wymogi w sektorze usług medycznych i transportowych sprawiają, że luka kompetencyjna staje się coraz bardziej widoczna. KFS 2026 jest odpowiedzią na te wyzwania, oferując bezzwrotne wsparcie finansowe, ale pod warunkiem spełnienia rygorystycznych wymogów formalnych. Niniejszy poradnik to kompletne kompendium wiedzy dedykowane firmom z Grajewa, Szczuczyna, Rajgrodu oraz gmin wiejskich powiatu grajewskiego. Dowiesz się z niego, jak skutecznie sięgnąć po te środki, unikając pułapek, które w nowym systemie mogą skutkować odrzuceniem wniosku.

Spis treści – KFS w Powiecie Grajewskim 2026

PUP Grajewo: Kto kwalifikuje się do wsparcia?

Zanim przystąpisz do wypełniania wniosku, kluczowe jest ustalenie, czy Twój podmiot podlega pod jurysdykcję Powiatowego Urzędu Pracy w Grajewie. Właściwość miejscowa urzędu jest ściśle określona terytorialnie i błąd w tym zakresie dyskwalifikuje wniosek na starcie.

Obszar działania PUP Grajewo

O środki z puli zarządzanej przez PUP w Grajewie (ul. Strażacka 6a) mogą ubiegać się pracodawcy oraz przedsiębiorcy, którzy posiadają siedzibę lub prowadzą działalność gospodarczą (miejsce wykonywania działalności) na terenie powiatu grajewskiego. Obejmuje to następujące jednostki administracyjne:

  • Miasto Grajewo
  • Miasto i Gmina Rajgród
  • Miasto i Gmina Szczuczyn
  • Gmina Grajewo (wiejska)
  • Gmina Radziłów
  • Gmina Wąsosz

Jeśli Twoja firma jest zarejestrowana w Ełku, Mońkach czy Łomży, musisz składać wniosek do właściwego dla tamtych powiatów urzędu pracy, nawet jeśli Twoi pracownicy mieszkają w Grajewie.

Kto jest uprawnionym wnioskodawcą w 2026 roku?

Reforma KFS na rok 2026 doprecyzowuje katalog beneficjentów. O wsparcie mogą ubiegać się:

  • Pracodawcy: Każdy podmiot (firma prywatna, urząd, fundacja, spółdzielnia), który zatrudnia co najmniej jedną osobę na podstawie umowy o pracę. Wielkość etatu nie ma znaczenia – może to być nawet 1/8 etatu.
  • Samozatrudnieni (JDG): Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które nie zatrudniają pracowników. W nowym systemie są traktowani na równi z mikroprzedsiębiorcami w zakresie dostępu do środków na własne kształcenie.
  • Podmioty zatrudniające na umowach cywilnoprawnych: Nowe przepisy otwierają furtkę dla finansowania szkoleń osób współpracujących na B2B lub umowach zlecenia, pod warunkiem, że szkolenie jest ściśle związane z potrzebami firmy i wpisuje się w priorytety.

Warunek krytyczny: Wnioskodawca musi prowadzić działalność i odprowadzać składki na Fundusz Pracy przez okres co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku. Eliminuje to możliwość zakładania firm “pod dotację”.

Nowa matematyka finansowa: Limity i wkład własny

Budżet KFS na 2026 rok, choć wysoki, jest ograniczony sztywnymi ramami prawnymi. Skończyła się dowolność w wnioskowaniu o kwoty rzędu kilkudziesięciu tysięcy złotych na jedną osobę. System opiera się teraz na wskaźniku przeciętnego wynagrodzenia.

Ile można otrzymać na pracownika?

Maksymalny limit dofinansowania na jednego uczestnika (pracownika lub pracodawcę) wynosi 200% przeciętnego wynagrodzenia. Jest to kwota brutto, która musi pokryć koszt szkolenia, egzaminu, badań lekarskich oraz ubezpieczenia NNW.

Limity dla firmy (Wnioskodawcy)

PUP Grajewo będzie stosował limity łączne dla całego podmiotu, uzależnione od wielkości zatrudnienia:

Status przedsiębiorstwa Maksymalna pula środków (krotność przeciętnego wynagrodzenia)
Mikroprzedsiębiorca (do 9 osób) 4x
Małe przedsiębiorstwo (10-49 osób) 8x
Średnie przedsiębiorstwo (50-249 osób) 12x
Duże przedsiębiorstwo (250+ osób) 14x

Wkład własny – ile musisz dołożyć?

Poziom dofinansowania zależy od wielkości Twojej firmy:

  • Mikroprzedsiębiorcy: Mogą ubiegać się o sfinansowanie do 90% kosztów kształcenia. Pozostałe 10% stanowi obowiązkowy wkład własny.
  • Pozostałe firmy (Małe, Średnie, Duże): Otrzymają dofinansowanie na poziomie do 70% kosztów. Wkład własny wynosi minimum 30%.

Wskazówka dla firm z Grajewa: Wartość wkładu własnego musi zostać pokryta z konta firmowego wnioskodawcy. Nie ma możliwości “barterowego” rozliczenia wkładu własnego.

Mapa Priorytetów: Co będzie punktowane w Grajewie?

Aby wniosek złożony w PUP Grajewo miał szansę na akceptację, planowane szkolenie musi wpisywać się w oficjalne priorytety wydatkowania środków KFS. W 2026 roku mamy do czynienia z hierarchią priorytetów: ogólnopolskich (ministerialnych) oraz regionalnych (wojewódzkich).

Priorytety Województwa Podlaskiego

Dla firm z Grajewa szczególnie istotne są priorytety ustalone przez Wojewódzką Radę Rynku Pracy w Białymstoku. W 2026 roku są to:

  1. Wsparcie kształcenia ustawicznego w obszarach/branżach kluczowych dla rozwoju województwa podlaskiego: Priorytet ten odwołuje się do “Strategii Rozwoju Województwa Podlaskiego 2030”. W praktyce oznacza to preferencje dla branż takich jak:
    • Przemysł rolno-spożywczy (kluczowy dla Grajewa i okolic).
    • Przemysł maszynowy i metalowy.
    • Ekoinnowacje i odnawialne źródła energii (OZE).
    • Turystyka medyczna i rehabilitacyjna.
  2. Wsparcie kształcenia ustawicznego osób po 50. roku życia: Ze względu na starzejące się społeczeństwo Podlasia, szkolenia dla pracowników w wieku 50+ są traktowane priorytetowo, aby utrzymać ich aktywność zawodową.

Priorytety Ogólnopolskie (Ministerialne)

Obowiązują w każdym urzędzie, w tym w Grajewie:

  • Wsparcie kształcenia w zawodach deficytowych: To najczęściej wybierany i najbezpieczniejszy priorytet. Jeśli zawód, w którym chcesz szkolić, znajduje się na liście deficytowej (szczegóły poniżej), spełniasz ten warunek.
  • Nowe technologie i cyfryzacja: Szkolenia związane z wdrażaniem nowych systemów IT, automatyzacją produkcji, obsługą nowoczesnych maszyn czy wykorzystaniem sztucznej inteligencji (AI).
  • Zarządzanie i komunikacja: Szkolenia dla kadry menedżerskiej i HR, szczególnie w zakresie zarządzania wiekiem, różnorodnością i przeciwdziałania mobbingowi.
  • Branża medyczna i opiekuńcza: Wsparcie dla podmiotów leczniczych i domów pomocy społecznej.

Lista zawodów deficytowych dla powiatu grajewskiego i Podlasia

Skuteczne uzasadnienie wniosku w ramach priorytetu “zawody deficytowe” wymaga powołania się na dane z “Barometru zawodów 2026”. Wnioskując do PUP Grajewo, możesz skorzystać z listy deficytów dla powiatu grajewskiego LUB dla całego województwa podlaskiego.

A. POWIAT GRAJEWSKI – Deficyt lokalny

Szkolenia w tych zawodach są najbardziej pożądane na lokalnym rynku pracy w Grajewie i okolicach:

  • Elektronicy, automatycy i robotycy: Kluczowi dla nowoczesnych zakładów przetwórczych w regionie.
  • Kierowcy autobusów: Braki kadrowe w transporcie publicznym i prywatnym.
  • Kierowcy samochodów ciężarowych i ciągników siodłowych: Sektor transportowy i logistyczny.
  • Lekarze, Pielęgniarki i położne: Stały deficyt w lokalnej służbie zdrowia.
  • Magazynierzy: Zapotrzebowanie ze strony centrów dystrybucyjnych i zakładów produkcyjnych.
  • Operatorzy i mechanicy sprzętu do robót ziemnych: Branża budowlana i drogowa.
  • Spawacze: Niezbędni w przemyśle metalowym i usługach remontowych.

B. WOJEWÓDZTWO PODLASKIE – Deficyt regionalny

Jeśli zawód nie występuje na liście powiatowej, możesz posiłkować się listą wojewódzką, która jest szersza i obejmuje m.in.:

  • Elektrycy i energetycy: Specjaliści od instalacji i sieci.
  • Nauczyciele: Szeroka grupa obejmująca nauczycieli praktycznej nauki zawodu, przedmiotów zawodowych oraz szkół specjalnych i oddziałów integracyjnych.
  • Pracownicy służb mundurowych: Deficyt w formacjach bezpieczeństwa publicznego.
  • Psycholodzy i terapeuci: Rosnące zapotrzebowanie na wsparcie psychologiczne.

Wskazówka eksperta: Pisząc uzasadnienie wniosku, warto wskazać, że dany zawód jest deficytowy zarówno w powiecie, jak i w województwie (jeśli się pokrywają), co wzmacnia argumentację o konieczności szkolenia.

Cyfrowy wniosek w systemie praca.gov.pl – instrukcja

PUP Grajewo, podobnie jak inne urzędy w Polsce, przechodzi na pełną cyfryzację procesu naboru. Papierowe wnioski odchodzą do lamusa. Oto jak przygotować się do procedury:

1. Konto i podpis elektroniczny

Wnioski składa się przez portal praca.gov.pl (moduł PSZ-KFS). Niezbędne jest posiadanie konta firmowego oraz aktywnego Profilu Zaufanego (ePUAP) lub Kwalifikowanego Podpisu Elektronicznego. Upewnij się, że osoby reprezentujące firmę mają odpowiednie upoważnienia w systemie.

2. Nowy wymóg: PESEL uczestników

To najważniejsza zmiana formalna w 2026 roku. Już na etapie składania wniosku musisz podać imienną listę pracowników zgłaszanych do szkolenia wraz z ich numerami PESEL. Nie ma możliwości wnioskowania o środki na “anonimowe” stanowiska (np. “szkolenie dla 2 handlowców”). Musisz wiedzieć, kogo konkretnie chcesz przeszkolić i uzyskać od tych osób zgodę na przetwarzanie danych.

3. Wyścig z czasem

PUP Grajewo ogłasza nabór z wyprzedzeniem min. 10 dni. Sam nabór trwa zazwyczaj krótko (min. 5 dni), a zainteresowanie w powiecie grajewskim jest duże. O przyznaniu środków często decyduje kolejność zgłoszeń (przy zachowaniu poprawności merytorycznej). Dlatego wniosek należy wysłać w pierwszych minutach po otwarciu naboru w systemie.

Baza Usług Rozwojowych i zasada konkurencyjności

Jakość szkoleń finansowanych ze środków publicznych jest pod lupą. W 2026 roku obowiązują zaostrzone rygory wyboru firmy szkoleniowej.

Obligatoryjny wpis do BUR

Wybrana przez Ciebie firma szkoleniowa (Realizator) musi posiadać aktualny wpis do Bazy Usług Rozwojowych (BUR) prowadzonej przez PARP, z uprawnieniami do świadczenia usług z dofinansowaniem. Sam wpis do Rejestru Instytucji Szkoleniowych (RIS) w WUP już nie wystarcza. Przed wpisaniem firmy do wniosku, sprawdź jej status na stronie uslugirozwojowe.parp.gov.pl.

Uzasadnienie wyboru – porównanie ofert

We wniosku musisz udowodnić, że wydajesz środki racjonalnie. Wymagane jest przeprowadzenie rozeznania rynku. Musisz porównać ofertę wybranego realizatora z co najmniej dwiema ofertami konkurencyjnymi. Porównanie powinno dotyczyć nie tylko ceny, ale także programu, liczby godzin, doświadczenia trenerów i certyfikatów. Jeśli wybierasz ofertę droższą, musisz to solidnie uargumentować (np. wyższą jakością, unikalnym programem).

Uwaga: Obowiązuje zakaz powiązań osobowych i kapitałowych między Wnioskodawcą a Realizatorem.

Obowiązek utrzymania zatrudnienia i rozliczenie dotacji

Podpisanie umowy z Starostą Grajewskim (reprezentowanym przez Dyrektora PUP) to dopiero początek. Kluczowe jest prawidłowe zakończenie projektu.

Zasada 3 miesięcy

Pracodawca ma obowiązek utrzymać w zatrudnieniu przeszkolonego pracownika przez okres co najmniej 3 miesięcy od dnia zakończenia szkolenia. Jest to okres karencji, który ma zapobiegać finansowaniu szkoleń dla osób, które zaraz odejdą z pracy.

Co jeśli pracownik odejdzie?

  • Jeśli zwolnisz go Ty (wypowiedzenie przez pracodawcę) – zwracasz środki z odsetkami.
  • Jeśli pracownik odejdzie sam (wypowiedzenie przez pracownika) lub zostanie zwolniony dyscyplinarnie – nie zwracasz środków, ale musisz dostarczyć do PUP dokumenty potwierdzające tryb rozwiązania umowy.

Dokumentacja końcowa

Na rozliczenie masz zazwyczaj 30 dni od zakończenia szkolenia. Do PUP Grajewo musisz dostarczyć:

  • Fakturę od firmy szkoleniowej.
  • Potwierdzenie przelewu z konta firmowego (dowód opłacenia faktury, w tym wkładu własnego).
  • Kserokopie zaświadczeń/certyfikatów ukończenia szkolenia przez pracowników.
  • Program szkolenia i listę obecności.

Checklista wnioskodawcy z Grajewa

Przygotowanie do naboru KFS 2026 w powiecie grajewskim wymaga precyzji. Skorzystaj z poniższej listy, aby upewnić się, że jesteś gotowy:

  • Lokalizacja: Moja firma ma siedzibę lub oddział na terenie powiatu grajewskiego.
  • Konto: Mam dostęp do praca.gov.pl i ważny podpis elektroniczny.
  • Czyste konto: Nie mam zaległości w ZUS i Urzędzie Skarbowym.
  • Barometr: Sprawdziłem, czy wybrany zawód jest na liście deficytowej dla Grajewa lub Podlasia.
  • Realizator: Wybrałem firmę z bazy BUR i mam od niej ofertę oraz dwie oferty konkurencyjne.
  • PESEL: Mam zebrane numery PESEL wszystkich pracowników zgłaszanych do szkolenia.
  • Wkład własny: Mam zabezpieczone środki na pokrycie wkładu własnego (10% lub 30%).
  • Strategia: Planuję utrzymać zatrudnienie przeszkolonych osób przez min. 3 miesiące.

Pamiętaj, aby regularnie śledzić stronę internetową Powiatowego Urzędu Pracy w Grajewie (grajewo.praca.gov.pl), gdzie publikowane będą ogłoszenia o naborach i szczegółowe regulaminy.

Najbliższe urzędy pracy

Jeśli Twoja firma znajduje się poza powiatem grajewskim, sprawdź zasady w sąsiednich urzędach:

Źródła informacji:
Ustawa z dnia 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U.2025 poz. 620)
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 listopada 2025 roku w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego (Dz. U. 2025 poz. 1641)
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 czerwca 2010 r. w sprawie informacji składanych przez podmioty ubiegające się o pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie (Dz. U. z dnia 6 lipca 2010 r.);
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis (Dz. U. z 2010 r. Nr 53, poz. 311, z późn. zm.);
Rozporządzenie Komisji (UE) 2023/2831 z dnia 13 grudnia 2023 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L, 2023/2831 z 15.12.2023).
Strona urzędu pracy – grajewo.praca.gov.pl