Krajowy Fundusz Szkoleniowy - KFS 2025
Categories
Biznes, Dofinansowania

Rok 2026 przynosi rewolucyjne zmiany dla rynku pracy w stolicy Górnego Śląska. Katowice, będące sercem Metropolii GZM, stają w obliczu dynamicznej transformacji gospodarczej – od przemysłu ciężkiego w stronę nowoczesnych usług, IT oraz sektora medycznego. W tym kontekście Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS) staje się kluczowym narzędziem dla lokalnych przedsiębiorców, pozwalającym na sfinansowanie nawet 100% kosztów kształcenia kadr. Jednak zasady gry uległy drastycznej zmianie.

Powiatowy Urząd Pracy w Katowicach (PUP Katowice) wdraża w 2026 roku zreformowany system przyznawania środków. Koniec z papierologią, dowolnością w wyborze firm szkoleniowych i “miękkimi” zasadami rozliczeń. Nowe regulacje wprowadzają pełną cyfryzację, obowiązek korzystania z Bazy Usług Rozwojowych (BUR) oraz rygorystyczne limity finansowe. Niniejszy poradnik to kompletne kompendium wiedzy – “Biblia KFS 2026 dla Katowic” – która przeprowadzi Cię przez meandry nowego systemu, wskazując specyficzne dla naszego miasta priorytety i zawody deficytowe, które zwiększają szanse na sukces.

Spis treści – KFS w Katowicach 2026

Rewolucja 2026: Co zmienia się dla firm z Katowic?

Krajowy Fundusz Szkoleniowy to wydzielona część Funduszu Pracy, przeznaczona na zapobieganie utracie zatrudnienia poprzez aktualizację kompetencji. W 2026 roku system ten przechodzi gruntowną reformę, która ma na celu uszczelnienie wydatków i podniesienie jakości szkoleń. Dla przedsiębiorcy z Katowic oznacza to konieczność dostosowania się do nowych reguł gry.

Cyfryzacja i transparentność

Najważniejszą zmianą jest całkowite przejście na drogę elektroniczną. Wnioski do Powiatowego Urzędu Pracy w Katowicach można składać wyłącznie przez system praca.gov.pl. Tradycyjne, papierowe teczki odchodzą do lamusa. Wymaga to posiadania Profilu Zaufanego lub Kwalifikowanego Podpisu Elektronicznego oraz biegłości w obsłudze cyfrowych formularzy.

Koniec z anonimowością – wymóg PESEL

System 2026 wprowadza wymóg podawania numerów PESEL uczestników szkolenia już na etapie składania wniosku. Oznacza to, że nie możesz wnioskować o środki na “przyszłe rekrutacje” lub nieokreślone stanowiska. Musisz mieć konkretnych pracowników, którzy wyrazili zgodę na przetwarzanie danych, jeszcze zanim klikniesz przycisk “Wyślij”.

Uprawnieni wnioskodawcy w stolicy Śląska

Aby ubiegać się o środki w PUP Katowice (ul. Pośpiecha 14), musisz spełniać kryteria terytorialne i formalne. Właściwość urzędu jest kluczowa – pomyłka w adresowaniu wniosku (np. wysłanie go do urzędu w Chorzowie czy Sosnowcu) skutkuje jego odrzuceniem.

Kryterium terytorialne

Wniosek do PUP w Katowicach mogą składać podmioty, które:

  • Posiadają siedzibę na terenie miasta Katowice.
  • LUB prowadzą miejsce wykonywania działalności na terenie Katowic (np. oddział, biuro, sklep, zakład produkcyjny), co znajduje odzwierciedlenie w dokumentach rejestrowych (CEIDG/KRS).

Kto jest “pracodawcą” w rozumieniu ustawy?

Nowe przepisy rozszerzają katalog beneficjentów:

  • Pracodawcy: Każdy podmiot zatrudniający co najmniej jedną osobę na umowę o pracę (nawet na część etatu).
  • Samozatrudnieni (JDG): Osoby prowadzące działalność gospodarczą w Katowicach, niezatrudniające pracowników, mogą wnioskować o środki na własne kształcenie.
  • Współpraca B2B/Zlecenie: Możliwe jest finansowanie szkoleń dla osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych, o ile jest to uzasadnione potrzebami firmy i wpisuje się w priorytety.

Warunek konieczny: Wnioskodawca musi prowadzić działalność i odprowadzać składki na Fundusz Pracy przez co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku. Firmy założone “wczoraj” nie otrzymają wsparcia.

Limity kwotowe i wkład własny – ile zapłaci PUP?

Budżetowanie szkoleń w 2026 roku opiera się na sztywnych wskaźnikach powiązanych z przeciętnym wynagrodzeniem. Katowiccy przedsiębiorcy muszą precyzyjnie kalkulować koszty.

Limit na osobę i na firmę

Maksymalna kwota dofinansowania na jednego uczestnika wynosi 200% przeciętnego wynagrodzenia. Jeśli szkolenie jest droższe, nadwyżkę pokrywa pracodawca.

Łączna pula środków, o jaką może ubiegać się jedna firma w ciągu roku, zależy od wielkości zatrudnienia:

Status przedsiębiorstwa Limit roczny (krotność przeciętnego wynagrodzenia)
Mikro (do 9 osób) 4x
Małe (10-49 osób) 8x
Średnie (50-249 osób) 12x
Duże (250+ osób) 14x

Poziom dofinansowania i wkład własny

Wysokość wsparcia zależy od wielkości przedsiębiorstwa:

  • Mikroprzedsiębiorcy: Mogą otrzymać do 90% dofinansowania (wymagany wkład własny min. 10%). Jest to zmiana względem lat ubiegłych, gdzie często finansowano 100%.
  • Pozostałe firmy (Małe, Średnie, Duże): Otrzymują do 70% dofinansowania (wkład własny min. 30%).

Mapa priorytetów: Śląskie specjały i ministerialne standardy

Aby wniosek w PUP Katowice został rozpatrzony pozytywnie, planowane szkolenie musi wpisywać się w oficjalne priorytety. W 2026 roku mamy do czynienia z hierarchią celów: ogólnopolskich oraz specyficznych dla województwa śląskiego.

Priorytety Województwa Śląskiego (Kluczowe dla Katowic)

Województwo śląskie, przechodzące transformację energetyczną i cyfrową, postawiło na konkretne obszary wsparcia. Wnioskując w Katowicach, warto powołać się na:

  1. Wsparcie branż kluczowych dla rozwoju regionu: Szczególny nacisk kładziony jest na:
    • Medycynę i opiekę zdrowotną.
    • Technologie informatyczne (IT/ICT).
    • Energetykę (w tym OZE).
    • Zieloną gospodarkę.
    • Przemysły wschodzące (kreatywne, gaming).
  2. Wsparcie grup narażonych na zmiany na rynku pracy:
    • Osoby bez kwalifikacji zawodowych.
    • Osoby młode (do 30. roku życia).
    • Osoby dojrzałe (powyżej 50. roku życia).
  3. Wsparcie w zawodach deficytowych: Kształcenie w profesjach, w których brakuje rąk do pracy na terenie Katowic lub województwa (szczegóły w kolejnym rozdziale).

Priorytety Ministerialne (Ogólnopolskie)

Oprócz priorytetów regionalnych, obowiązują standardowe priorytety krajowe:

  • Poprawa zarządzania i komunikacji w firmach (w tym przeciwdziałanie mobbingowi, zarządzanie różnorodnością).
  • Wdrażanie nowych technologii i narzędzi pracy (cyfryzacja, AI, automatyzacja).
  • Kształcenie w sektorze usług medycznych, opiekuńczych i ekonomii społecznej.

Lista zawodów deficytowych w Katowicach (Klucz do punktacji)

Jednym z najskuteczniejszych sposobów na uzyskanie dofinansowania jest wykazanie, że szkolenie dotyczy zawodu deficytowego. W przypadku Katowic mamy do dyspozycji dwie listy: specyficzną dla miasta oraz ogólną dla województwa. Obie są honorowane przez PUP.

A. KATOWICE – Specyficzne zawody deficytowe

Analiza lokalnego rynku pracy w Katowicach wskazuje na ogromne braki w sektorze edukacji i ratownictwa. Jeśli Twoja firma działa w tych branżach, masz bardzo duże szanse na wsparcie.

DEFICYT POSZUKUJĄCYCH PRACY (Katowice):

  • Nauczyciele praktycznej nauki zawodu – kluczowi dla szkolnictwa branżowego.
  • Nauczyciele przedmiotów zawodowych.
  • Nauczyciele przedszkoli – rosnące zapotrzebowanie w związku z demografią i migracjami.
  • Nauczyciele szkół specjalnych i oddziałów integracyjnych.
  • Ratownicy medyczni – krytyczny deficyt w systemie ochrony zdrowia.

B. WOJEWÓDZTWO ŚLĄSKIE – Lista uzupełniająca

Jeśli zawód, w którym chcesz szkolić, nie znajduje się na liście katowickiej, możesz skorzystać z listy wojewódzkiej. Odzwierciedla ona przemysłowo-usługowy charakter regionu.

  • Transport i Logistyka: Kierowcy autobusów, Kierowcy samochodów ciężarowych i ciągników siodłowych.
  • Przemysł i Technika: Elektrycy i energetycy, Spawacze, Mechanicy pojazdów samochodowych.
  • Medycyna i Opieka: Lekarze, Pielęgniarki i położne, Opiekunowie osoby starszej lub z niepełnosprawnością, Psycholodzy i terapeuci.
  • Budownictwo: Pracownicy robót wykończeniowych w budownictwie.
  • Służby: Pracownicy służb mundurowych.
  • Edukacja: Nauczyciele przedmiotów zawodowych i praktycznej nauki zawodu.

Cyfrowy nabór w PUP Katowice – instrukcja krok po kroku

Procedura aplikacyjna w Katowicach jest w pełni zautomatyzowana. Oto jak przygotować się do “wyścigu” o środki:

Krok 1: Rejestracja i weryfikacja

Upewnij się, że posiadasz aktywne konto firmowe na portalu praca.gov.pl. Sprawdź ważność swojego Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Zweryfikuj również, czy nie posiadasz zaległości w ZUS i Urzędzie Skarbowym – nawet groszowe niedopłaty dyskwalifikują wniosek.

Krok 2: Przygotowanie danych (PESEL)

Zbierz dane wszystkich pracowników, których chcesz przeszkolić. Musisz posiadać ich numery PESEL, wykształcenie oraz zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Wniosek bez tych danych nie przejdzie walidacji systemowej.

Krok 3: Złożenie wniosku (Moduł PSZ-KFS)

PUP Katowice ogłasza nabór z wyprzedzeniem min. 10 dni. W dniu otwarcia naboru liczy się czas. Wypełnij formularz elektroniczny, załącz wymagane skany (np. ofertę szkoleniową, oświadczenie o pomocy de minimis) i wyślij wniosek. System rejestruje datę i godzinę wpływu z dokładnością do sekundy.

Krok 4: Poprawki

Jeśli urzędnik znajdzie błędy formalne, otrzymasz wezwanie do ich korekty (zazwyczaj masz na to 7-14 dni). Monitoruj skrzynkę na praca.gov.pl, aby nie przegapić terminu.

Wymogi jakościowe: BUR i zasada konkurencyjności

Katowicki urząd kładzie ogromny nacisk na jakość kształcenia. Skończyły się czasy szkoleń “u znajomego”.

  1. Baza Usług Rozwojowych (BUR): Wybrana firma szkoleniowa musi posiadać aktywny wpis do BUR z uprawnieniami do świadczenia usług dofinansowanych ze środków publicznych. Rejestr Instytucji Szkoleniowych (RIS) to za mało.
  2. Zasada konkurencyjności: We wniosku musisz udowodnić, że dokonałeś rozeznania rynku. Należy porównać ofertę wybranego realizatora z co najmniej dwiema innymi ofertami (podobny program, liczba godzin). Uzasadnienie wyboru nie może opierać się tylko na cenie – ważna jest jakość, doświadczenie trenerów i certyfikaty.
  3. Zakaz powiązań: Nie możesz zlecić szkolenia firmie powiązanej z Tobą kapitałowo lub osobowo (rodzina, wspólne udziały).

Bezpieczne rozliczenie i obowiązek zatrudnieniowy

Otrzymanie środków to dopiero połowa sukcesu. Kluczowe jest ich prawidłowe rozliczenie i utrzymanie efektów.

Zasada 3 miesięcy

Pracodawca ma obowiązek utrzymać w zatrudnieniu przeszkolonego pracownika przez okres co najmniej 3 miesięcy od dnia zakończenia szkolenia. Jest to bezwzględny wymóg.

Co grozi za zwolnienie pracownika?
Jeśli rozwiążesz umowę z pracownikiem (z winy pracodawcy lub za porozumieniem stron z Twojej inicjatywy) przed upływem tego okresu, musisz zwrócić 100% dofinansowania wraz z odsetkami. Dodatkowo, możesz zostać objęty karencją w dostępie do KFS w kolejnym roku.

Dokumentacja

Na rozliczenie masz zazwyczaj 30 dni od zakończenia szkolenia. Do PUP Katowice musisz dostarczyć: faktury, potwierdzenia przelewów (z konta firmowego!), certyfikaty ukończenia kursu oraz informację o efektach kształcenia.

FAQ – Pytania katowickich przedsiębiorców

Czy mogę przeszkolić pracownika zdalnie?
Tak, szkolenia online są dopuszczalne, o ile są realizowane przez podmiot z BUR i kończą się uzyskaniem certyfikatu.

Czy mogę sfinansować studia podyplomowe na Uniwersytecie Ekonomicznym w Katowicach?
Tak, studia podyplomowe są kosztem kwalifikowalnym, pod warunkiem, że uczelnia/kierunek znajduje się w BUR i wpisuje się w priorytety (np. zarządzanie, finanse, IT).

Czy jako jednoosobowa firma z Katowic mogę szkolić się z marketingu?
Tak, jeśli wykażesz, że jest to niezbędne do cyfryzacji Twojej firmy (priorytet “nowe technologie/narzędzia pracy”) lub rozwoju kompetencji zarządczych.

Checklista dla przedsiębiorcy z Katowic

  • Lokalizacja: Moja firma ma siedzibę lub oddział w Katowicach (nie w miastach ościennych).
  • Konto: Mam dostęp do praca.gov.pl i ważny podpis elektroniczny.
  • Czyste konto: Brak zaległości w ZUS/US.
  • Priorytet: Wybrałem szkolenie zgodne z priorytetami (np. zawód deficytowy w Katowicach, IT, medycyna).
  • Realizator: Firma szkoleniowa jest w BUR.
  • PESEL: Mam dane uczestników.
  • De minimis: Mam dostępny limit pomocy (poniżej 300 tys. EUR).

Sprawdź również informacje dla sąsiednich miast aglomeracji:

Źródła informacji:
Ustawa z dnia 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U.2025 poz. 620)
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 listopada 2025 roku w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego (Dz. U. 2025 poz. 1641)
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 czerwca 2010 r. w sprawie informacji składanych przez podmioty ubiegające się o pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie (Dz. U. z dnia 6 lipca 2010 r.);
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis (Dz. U. z 2010 r. Nr 53, poz. 311, z późn. zm.);
Rozporządzenie Komisji (UE) 2023/2831 z dnia 13 grudnia 2023 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L, 2023/2831 z 15.12.2023).
Strona urzędu pracy – katowice.praca.gov.pl