Krajowy Fundusz Szkoleniowy - KFS 2025
Categories
Biznes, Dofinansowania

Rok 2026 przynosi rewolucyjne zmiany dla przedsiębiorców i pracodawców z Koszalina oraz powiatu koszalińskiego, którzy planują inwestować w rozwój swoich kadr. Powiatowy Urząd Pracy w Koszalinie (PUP), obsługujący zarówno Miasto Koszalin, jak i okoliczne gminy, wdraża zreformowane zasady Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS). Nowe regulacje, wynikające z ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia z 2025 roku, to nie tylko kosmetyka – to całkowita przebudowa systemu wnioskowania, oceny i rozliczania dotacji.

Dla lokalnego rynku pracy, zdominowanego przez branże usługowe, turystyczne, ale też dynamicznie rozwijający się sektor energetyczny i budowlany, KFS 2026 jest szansą na sfinansowanie kosztownych szkoleń, kursów i studiów podyplomowych. Jednakże, aby skutecznie sięgnąć po te środki, trzeba zapomnieć o starych przyzwyczajeniach. Papierowe wnioski odchodzą do lamusa, pojawia się wymóg podawania numerów PESEL uczestników już na starcie, a limity finansowe są ściśle powiązane z przeciętnym wynagrodzeniem. Niniejszy poradnik to kompleksowa “mapa drogowa” po KFS 2026, przygotowana specjalnie dla firm z Koszalina i regionu.

Spis treści – KFS w Koszalinie 2026

PUP Koszalin: Kto może składać wniosek w regionie?

Zanim przystąpisz do wypełniania formularzy, kluczowe jest ustalenie, czy Twój podmiot podlega pod Powiatowy Urząd Pracy w Koszalinie. Właściwość terytorialna urzędu jest bezwzględna – wniosek złożony do niewłaściwego urzędu (np. w sąsiednim Białogardzie czy Kołobrzegu, jeśli firma jest z Koszalina) zostanie odrzucony formalnie.

Obszar działania PUP Koszalin

Powiatowy Urząd Pracy w Koszalinie (ul. Racławicka 13) obsługuje pracodawców i przedsiębiorców posiadających siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności na terenie:

  • Miasta Koszalin (miasto na prawach powiatu).
  • Powiatu koszalińskiego (ziemskiego), obejmującego gminy: Będzino, Biesiekierz, Bobolice, Manowo, Mielno, Polanów, Sianów, Świeszyno.

Jeśli Twoja firma jest zarejestrowana w Koszalinie, ale posiada oddział w innym powiecie, możesz ubiegać się o środki w PUP Koszalin na pracowników z centrali, lub w urzędzie właściwym dla oddziału na pracowników tam zatrudnionych. Kluczowe jest miejsce wykonywania pracy wskazane w umowie lub wpis w CEIDG/KRS dotyczący miejsca prowadzenia działalności.

Kto jest uprawniony w 2026 roku?

Reforma KFS rozszerza i precyzuje katalog beneficjentów. O środki w Koszalinie mogą walczyć:

  • Pracodawcy: Każdy podmiot (firma, fundacja, stowarzyszenie, urząd), który zatrudnia co najmniej jedną osobę na umowę o pracę.
  • Samozatrudnieni (JDG): Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które nie zatrudniają pracowników. W świetle nowych przepisów są traktowani jak mikroprzedsiębiorcy i mają pełne prawo do finansowania własnego rozwoju.
  • Podmioty współpracujące (B2B/Zlecenie): Nowe przepisy dopuszczają możliwość finansowania szkoleń dla osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych, o ile jest to uzasadnione potrzebami firmy i wpisuje się w strategię rozwoju (np. stały współpracownik kluczowy dla projektu).

Warunek stażowy: Aby wyeliminować nadużycia, wnioskodawca musi wykazać, że prowadzi działalność i odprowadza składki na Fundusz Pracy przez co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku.

Nowa matematyka: Limity finansowe i wkład własny 2026

Rok 2026 kończy erę dowolności w budżetowaniu szkoleń. PUP Koszalin będzie operował na sztywnych wskaźnikach opartych o kwotę przeciętnego wynagrodzenia. Zrozumienie tych mechanizmów jest kluczowe dla poprawnego wypełnienia wniosku.

Ile można dostać na pracownika?

Maksymalny limit dofinansowania na jednego uczestnika (niezależnie czy jest to pracownik, czy właściciel firmy) wynosi 200% przeciętnego wynagrodzenia. Jeśli szkolenie jest droższe, nadwyżkę pokrywa pracodawca z własnych środków.

Limity dla firmy (Wnioskodawcy)

Łączna pula środków, o jaką może ubiegać się jedna firma w danym roku, jest uzależniona od wielkości zatrudnienia. Ma to na celu sprawiedliwy podział środków między małe lokalne biznesy a duże zakłady produkcyjne z koszalińskiej strefy ekonomicznej.

Status przedsiębiorstwa Maksymalny limit roczny
Mikro (do 9 osób) 4-krotność przeciętnego wynagrodzenia
Małe (10-49 osób) 8-krotność przeciętnego wynagrodzenia
Średnie (50-249 osób) 12-krotność przeciętnego wynagrodzenia
Duże (250+ osób) 14-krotność przeciętnego wynagrodzenia

Wkład własny – ile musisz dołożyć?

Zasady współfinansowania w 2026 roku promują mikroprzedsiębiorców, ale wymagają zaangażowania od wszystkich:

  • Mikroprzedsiębiorcy: Mogą uzyskać dofinansowanie do 90% kosztów kształcenia (wkład własny min. 10%).
  • Pozostali (Małe, Średnie, Duże): Mogą uzyskać dofinansowanie do 70% kosztów (wkład własny min. 30%).

Priorytety 2026: Transformacja energetyczna i wytyczne ministerialne

Aby wniosek w PUP Koszalin został rozpatrzony pozytywnie, planowane szkolenie musi wpisywać się w oficjalne priorytety wydatkowania środków KFS. W 2026 roku dla województwa zachodniopomorskiego kluczowe znaczenie ma energetyka.

Priorytet Regionalny (Województwo Zachodniopomorskie)

Dla firm z Koszalina i okolic niezwykle istotny jest priorytet ustalony przez Samorząd Województwa:

“Wsparcie umiejętności i kwalifikacji zawodowych związanych z transformacją energetyczną, zwłaszcza w zakładach zagrożonych utratą miejsc pracy w województwie zachodniopomorskim.”

Co to oznacza w praktyce? Koszalin i pas nadmorski to region inwestycji w odnawialne źródła energii (farmy wiatrowe offshore i onshore, fotowoltaika). Jeśli Twoja firma działa w branży instalacyjnej, budowlanej, elektrycznej lub planuje modernizację energetyczną własnych zasobów, szkolenia z tego zakresu (np. uprawnienia SEP, montaż pomp ciepła, audyt energetyczny, serwis turbin wiatrowych) będą miały bardzo wysoki priorytet.

Priorytety Ogólnopolskie (Ministerialne)

Oprócz priorytetu regionalnego, w PUP Koszalin obowiązują cztery główne priorytety krajowe:

  1. Wsparcie kształcenia w zawodach deficytowych: To najbezpieczniejsza opcja dla większości firm. Jeśli zawód, w którym chcesz szkolić, jest na liście deficytowej (szczegóły w kolejnym rozdziale), spełniasz ten warunek.
  2. Nowe procesy, technologie i narzędzia pracy: Idealne dla firm wdrażających cyfryzację, nowe oprogramowanie, automatyzację produkcji czy rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji (AI).
  3. Poprawa zarządzania i komunikacji: Szkolenia dla kadry menedżerskiej i HR, ze szczególnym naciskiem na zarządzanie wiekiem, różnorodnością oraz przeciwdziałanie mobbingowi.
  4. Sektor usług zdrowotnych, opiekuńczych i ekonomia społeczna: Dedykowane dla placówek medycznych, DPS-ów, żłobków oraz przedsiębiorstw społecznych.

Analiza rynku: Lista zawodów deficytowych dla Koszalina i powiatu

Skuteczne uzasadnienie wniosku w ramach priorytetu “zawody deficytowe” wymaga powołania się na dane z “Barometru zawodów” na rok 2026. Dla obszaru działania PUP Koszalin (Miasto Koszalin + Powiat Koszaliński) sytuacja jest dynamiczna. Poniżej prezentujemy zestawienie zawodów, na które jest największe zapotrzebowanie.

DUŻY DEFICYT – Największe szanse na dofinansowanie

W tych zawodach braki kadrowe są krytyczne. Wnioski dotyczące tych stanowisk są zazwyczaj oceniane najwyżej pod kątem merytorycznym.

  • Edukacja: Nauczyciele praktycznej nauki zawodu, Nauczyciele szkół specjalnych i oddziałów integracyjnych.
  • Medycyna: Pielęgniarki i położne.
  • Budownictwo: Robotnicy budowlani.

DEFICYT – Stabilna podstawa wniosku

Lista zawodów deficytowych w regionie koszalińskim jest długa i obejmuje kluczowe sektory gospodarki:

Branża Budowlana i Techniczna

  • Betoniarze i zbrojarze
  • Brukarze
  • Cieśle i stolarze budowlani
  • Dekarze i blacharze budowlani
  • Elektrycy i energetycy (zbieżne z priorytetem transformacji energetycznej!)
  • Inżynierowie budownictwa
  • Kierownicy budowy
  • Monterzy instalacji budowlanych
  • Operatorzy i mechanicy sprzętu do robót ziemnych
  • Pracownicy robót wykończeniowych
  • Spawacze

Transport i Logistyka

  • Kierowcy autobusów
  • Kierowcy samochodów ciężarowych i ciągników siodłowych
  • Magazynierzy

Gastronomia i Turystyka (Kluczowe dla regionu nadmorskiego)

  • Kucharze
  • Szefowie kuchni
  • Kelnerzy i barmani
  • Pomoce kuchenne
  • Piekarze

Edukacja i Opieka

  • Nauczyciele (przedszkoli, wczesnoszkolni, przedmiotów zawodowych, ogólnokształcących)
  • Logopedzi i audiofonolodzy
  • Psycholodzy i terapeuci
  • Opiekunowie osoby starszej lub z niepełnosprawnością
  • Fizjoterapeuci i masażyści

Inne

  • Księgowi (samodzielni oraz pracownicy ds. rachunkowości)
  • Pracownicy służb mundurowych

Cyfrowy nabór: System praca.gov.pl i wymóg PESEL

PUP Koszalin, podobnie jak inne urzędy w Polsce, przechodzi na pełną cyfryzację procesu KFS. Dla przedsiębiorcy oznacza to konieczność przygotowania się technologicznego.

Krok 1: Konto na praca.gov.pl

Wnioski nie będą przyjmowane w formie papierowej. Należy posiadać konto firmowe na portalu praca.gov.pl. Do podpisywania wniosków niezbędny jest Profil Zaufany (ePUAP) lub Kwalifikowany Podpis Elektroniczny. Warto sprawdzić ważność podpisu przed dniem naboru.

Krok 2: Lista PESEL – Nowy obowiązek

To najważniejsza zmiana formalna w 2026 roku. Składając wniosek, musisz podać imienną listę pracowników delegowanych na szkolenia wraz z ich numerami PESEL. Nie ma już możliwości wnioskowania o środki na “anonimowe” stanowiska (np. “szkolenie dla 2 handlowców”). Musisz wiedzieć, kogo konkretnie chcesz szkolić i uzyskać od tych osób zgodę na przetwarzanie danych osobowych przed wysłaniem wniosku.

Krok 3: Wyścig z czasem

PUP Koszalin ogłasza nabór z wyprzedzeniem min. 10 dni roboczych. Sam nabór trwa min. 5 dni. W praktyce, ze względu na ogromne zainteresowanie, o przyznaniu środków często decyduje kolejność zgłoszeń (przy założeniu poprawności merytorycznej wniosku). Warto mieć przygotowany wniosek w wersji roboczej i wysłać go w pierwszych minutach po otwarciu naboru.

Koniec z dowolnością: Baza Usług Rozwojowych (BUR)

Jakość szkoleń finansowanych ze środków publicznych w Koszalinie będzie pod ścisłą kontrolą. Nowe przepisy wprowadzają rygorystyczne wymogi dotyczące wyboru realizatora usługi (firmy szkoleniowej).

  1. Wpis do BUR: Firma szkoleniowa, którą wybierzesz, musi posiadać aktualny wpis do Bazy Usług Rozwojowych (BUR) z możliwością świadczenia usług dofinansowanych. Stary wpis do Rejestru Instytucji Szkoleniowych (RIS) w WUP Szczecin już nie wystarczy.
  2. Zasada konkurencyjności: We wniosku musisz udowodnić, że dokonałeś rozeznania rynku. Należy przedstawić ofertę wybranego realizatora i porównać ją z co najmniej dwiema ofertami konkurencyjnymi. Porównanie musi dotyczyć ceny, ale także jakości (program, doświadczenie trenerów, certyfikaty).
  3. Zakaz powiązań: Obowiązuje bezwzględny zakaz zlecania szkoleń podmiotom powiązanym z Tobą kapitałowo lub osobowo (rodzina, wspólne udziały w spółkach).

Utrzymanie zatrudnienia i pułapki rozliczeniowe

Otrzymanie dotacji z PUP Koszalin to dopiero połowa sukcesu. Drugą połową jest jej bezpieczne rozliczenie. Kluczowym warunkiem umowy jest utrzymanie zatrudnienia.

Pracodawca ma obowiązek utrzymać w zatrudnieniu przeszkolonego pracownika przez okres co najmniej 3 miesięcy od dnia zakończenia szkolenia. Jeśli w tym czasie zwolnisz pracownika (wypowiedzenie z winy pracodawcy lub porozumienie stron z inicjatywy pracodawcy), będziesz musiał zwrócić środki wraz z odsetkami. Jeśli pracownik odejdzie sam (wypowiedzenie przez pracownika), zwrot środków zazwyczaj nie jest wymagany, ale należy to udokumentować.

Ważne: Nie wolno opłacać faktur za szkolenie przed podpisaniem umowy z PUP Koszalin. Wszelkie koszty poniesione przed datą umowy są niekwalifikowalne.

Checklista dla pracodawcy z Koszalina

Przygotowanie do naboru KFS 2026 w Koszalinie wymaga precyzji. Skorzystaj z poniższej listy, aby upewnić się, że jesteś gotowy:

  • Właściwość urzędu: Moja firma ma siedzibę lub oddział w Koszalinie lub powiecie koszalińskim.
  • Konto praca.gov.pl: Mam dostęp do konta i ważny podpis elektroniczny.
  • Czyste konto: Nie mam zaległości w ZUS i Urzędzie Skarbowym.
  • Barometr zawodów: Sprawdziłem, czy planowane szkolenie dotyczy zawodu deficytowego w Koszalinie (np. kierowca, pielęgniarka, spawacz, nauczyciel).
  • Priorytet energetyczny: Rozważyłem szkolenia związane z transformacją energetyczną (priorytet wojewódzki).
  • Realizator: Wybrałem firmę szkoleniową z bazy BUR i mam od niej ofertę oraz dwie kontroferty.
  • Dane pracowników: Mam zebrane numery PESEL wszystkich uczestników.
  • Budżet: Mam zabezpieczone środki na wkład własny (10% lub 30%).

Pamiętaj, aby regularnie śledzić stronę internetową Powiatowego Urzędu Pracy w Koszalinie (koszalin.praca.gov.pl), gdzie publikowane będą ogłoszenia o naborach i szczegółowe regulaminy.

Najbliższe urzędy pracy w regionie

Jeśli Twoja firma posiada oddziały w sąsiednich powiatach, sprawdź zasady naboru w najbliższych urzędach:

Źródła informacji:
Ustawa z dnia 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U.2025 poz. 620)
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 listopada 2025 roku w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego (Dz. U. 2025 poz. 1641)
Barometr Zawodów 2026 dla województwa zachodniopomorskiego i powiatu koszalińskiego
Strona Powiatowego Urzędu Pracy w Koszalinie