Krajowy Fundusz Szkoleniowy - KFS 2025
Categories
Biznes, Dofinansowania, Transformacja cyfrowa

Przedsiębiorcy z Krakowa stoją w 2026 roku przed nowym otwarciem w zakresie finansowania rozwoju kadr. Grodzki Urząd Pracy w Krakowie (GUP), obsługujący firmy z terenu Miasta Krakowa, wdraża zreformowane zasady Krajowego Funduszu Szkoleniowego. Zmiany są fundamentalne: od pełnej cyfryzacji procesu, przez nowe limity kwotowe, aż po specyficzne dla krakowskiego rynku priorytety lokalne.

Kraków, jako dynamiczny ośrodek usług biznesowych, IT oraz turystyki, posiada specyficzne potrzeby szkoleniowe, które znajdują odzwierciedlenie w lokalnym “Barometrze zawodów”. Niniejszy poradnik to kompletna instrukcja obsługi KFS 2026 dedykowana wyłącznie podmiotom zarejestrowanym lub prowadzącym działalność na terenie Miasta Krakowa. Dowiesz się z niego, jak skutecznie aplikować o środki w GUP Kraków, jakie zawody są kluczowe dla naszego miasta i jak uniknąć błędów, które mogą kosztować utratę dotacji.

Spis treści – KFS w Krakowie

GUP Kraków: Kto może składać wniosek w Krakowie?

Pierwszym i najważniejszym krokiem jest ustalenie właściwości terytorialnej urzędu. W Krakowie i okolicach funkcjonują dwa odrębne urzędy pracy, a pomyłka w adresowaniu wniosku skutkuje jego odrzuceniem.

Właściwość Grodzkiego Urzędu Pracy (GUP)

Niniejszy poradnik dotyczy naborów organizowanych przez Grodzki Urząd Pracy w Krakowie (ul. Wąwozowa 34). Wniosek do tego urzędu mogą składać wyłącznie podmioty, które:

  • Posiadają siedzibę na terenie Miasta Krakowa (gmina miejska Kraków).
  • LUB prowadzą miejsce wykonywania działalności na terenie Miasta Krakowa (np. oddział, filia, sklep, biuro), co musi być potwierdzone wpisem w CEIDG lub KRS.

Uwaga: Jeśli Twoja firma jest zarejestrowana w gminach ościennych (np. Skawina, Zabierzów, Wieliczka), podlegasz pod Urząd Pracy Powiatu Krakowskiego lub inny właściwy powiatowy urząd. Ten poradnik dedykowany jest firmom z “miasta”.

Uprawnieni wnioskodawcy w 2026 roku

Zgodnie z nowymi przepisami, o środki w GUP Kraków mogą ubiegać się:

  • Pracodawcy: Firmy i instytucje zatrudniające co najmniej jednego pracownika na umowę o pracę.
  • Samozatrudnieni (JDG): Osoby prowadzące działalność gospodarczą w Krakowie, niezatrudniające pracowników.
  • Zleceniodawcy: Podmioty współpracujące z osobami na podstawie umów cywilnoprawnych (np. B2B, zlecenie), o ile spełniają warunki naboru.

Limity finansowe dla firm z Krakowa w 2026 roku

GUP Kraków, dysponując jedną z największych pul środków w województwie, będzie stosował sztywne limity wynikające z nowych regulacji krajowych. Planując budżet szkoleniowy, musisz uwzględnić następujące wskaźniki:

Maksymalne kwoty dofinansowania

Limit na jednego uczestnika (pracownika lub pracodawcę) wynosi 200% przeciętnego wynagrodzenia. Jest to górna granica kosztu szkolenia, jaką pokryje KFS (z uwzględnieniem wkładu własnego).

Łączny limit na firmę (wnioskodawcę) zależy od wielkości zatrudnienia:

Wielkość firmy Limit roczny (krotność przeciętnego wynagrodzenia)
Mikro (do 9 osób) 4x
Mała (10-49 osób) 8x
Średnia (50-249 osób) 12x
Duża (250+ osób) 14x

Wkład własny

  • Mikroprzedsiębiorcy: Mogą liczyć na dofinansowanie do 90% kosztów (wkład własny min. 10%).
  • Pozostali: Dofinansowanie do 70% kosztów (wkład własny min. 30%).

Priorytety 2026: Co punktuje w Krakowie?

Aby wniosek złożony w GUP Kraków został oceniony pozytywnie, planowane kształcenie musi wpisywać się w co najmniej jeden z priorytetów. W 2026 roku mamy do czynienia z zestawem priorytetów ogólnopolskich, regionalnych (małopolskich) oraz specyficznym priorytetem lokalnym dla Krakowa.

1. Priorytet Lokalny GUP Kraków (Kluczowy!)

Dla powiatu Miasto Kraków ustalono specyficzny priorytet, który odpowiada na dynamiczne zmiany w strukturze lokalnego biznesu:

“Dostosowanie kompetencji pracowników zagrożonych zwolnieniem z pracy (z uwagi na zmiany organizacyjne lub rynkowe) do objęcia innego stanowiska.”

Jak to wykorzystać? Jeśli Twoja firma przechodzi restrukturyzację, wdraża nowe działy kosztem starych lub zmienia profil działalności, możesz sfinansować przekwalifikowanie pracowników (reskilling), aby uniknąć ich zwolnienia. To idealny priorytet dla firm, które np. automatyzują procesy i chcą przesunąć pracowników z zadań manualnych do nadzoru lub obsługi klienta.

2. Priorytety Regionalne (Województwo Małopolskie)

Wnioskodawcy z Krakowa mogą również powoływać się na priorytety ustalone dla całej Małopolski:

  1. Wsparcie osób po 45. roku życia: Finansowanie szkoleń dla doświadczonych pracowników, aby przedłużyć ich aktywność zawodową.
  2. Powrót na rynek pracy (rodzice i rodziny wielodzietne): Wsparcie dla osób wracających po przerwie związanej z opieką nad dzieckiem oraz członków rodzin wielodzietnych.
  3. Osoby z niepełnosprawnościami: Kształcenie ustawiczne osób posiadających orzeczenie o stopniu niepełnosprawności.

3. Priorytety Ogólnopolskie (Ministerialne)

Standardowy zestaw priorytetów obowiązujący w całym kraju, w tym w Krakowie:

  • Wsparcie kształcenia w zawodach deficytowych (szczegóły w kolejnym rozdziale).
  • Poprawa zarządzania i komunikacji (w tym przeciwdziałanie mobbingowi i dyskryminacji).
  • Nowe technologie, cyfryzacja (w tym AI) i zielone umiejętności.
  • Sektor medyczny, opiekuńczy i ekonomia społeczna.

Pełna lista zawodów deficytowych (Kraków i Małopolska)

Jednym z najczęściej wybieranych priorytetów jest “kształcenie w zawodach deficytowych”. Wnioskując do GUP Kraków, możesz powołać się na deficyt występujący w Mieście Kraków LUB w Województwie Małopolskim. Poniżej prezentujemy kompletną listę zawodów deficytowych na 2026 rok, z podziałem na branże, co ułatwi dopasowanie szkolenia.

Zawody o DUŻYM deficycie w Krakowie (Najwyższa punktacja)

To zawody, w których braki kadrowe są najbardziej dotkliwe. Wnioski dotyczące tych grup zawodowych mają bardzo mocne uzasadnienie merytoryczne:

  • IT i Technologie: Programiści.
  • Budownictwo: Kierownicy budowy.
  • Transport: Kierowcy autobusów, Maszyniści.
  • Służby: Pracownicy służb mundurowych.

Pełna lista zawodów deficytowych (Kraków + Małopolska)

Poniżej zestawienie zawodów deficytowych (poziom “deficyt” oraz “duży deficyt”) pogrupowane branżowo. Jeśli stanowisko Twojego pracownika znajduje się na tej liście, spełniasz priorytet nr 2.

Branża Budowlana i Techniczna

  • Architekci i urbaniści
  • Betoniarze i zbrojarze
  • Brukarze
  • Cieśle i stolarze budowlani
  • Dekarze i blacharze budowlani
  • Elektrycy i energetycy
  • Inżynierowie budownictwa
  • Inżynierowie elektrycy i energetycy
  • Inżynierowie inżynierii środowiska
  • Kamieniarze
  • Kierownicy budowy (Duży deficyt)
  • Monterzy instalacji budowlanych
  • Monterzy konstrukcji metalowych
  • Monterzy okien i szklarze
  • Murarze i tynkarze
  • Operatorzy i mechanicy sprzętu do robót ziemnych
  • Operatorzy urządzeń dźwigowo-transportowych
  • Pracownicy robót wykończeniowych w budownictwie
  • Robotnicy budowlani
  • Spawacze
  • Ślusarze
  • Technicy budownictwa

Branża IT, Elektronika i Telekomunikacja

  • Administratorzy stron internetowych
  • Analitycy, testerzy i operatorzy systemów komputerowych
  • Elektronicy, automatycy i robotycy
  • Graficy komputerowi
  • Monterzy elektronicy
  • Programiści (Duży deficyt)
  • Specjaliści ds. baz danych i sieci komputerowych
  • Specjaliści telekomunikacji
  • Technicy informatycy

Transport, Logistyka i Motoryzacja

  • Blacharze i lakiernicy samochodowi
  • Diagności samochodowi
  • Kierowcy autobusów (Duży deficyt)
  • Kierowcy samochodów ciężarowych i ciągników siodłowych
  • Kierowcy samochodów osobowych
  • Kurierzy i listonosze
  • Lakiernicy
  • Magazynierzy
  • Maszyniści (Duży deficyt)
  • Mechanicy pojazdów samochodowych
  • Pracownicy obsługi ruchu szynowego
  • Spedytorzy i logistycy
  • Zaopatrzeniowcy i dostawcy

Medycyna, Opieka i Edukacja

  • Asystenci w edukacji
  • Dentyści
  • Diagności laboratoryjni medyczni
  • Farmaceuci
  • Fizjoterapeuci i masażyści
  • Lekarze
  • Logopedzi i audiofonolodzy
  • Nauczyciele nauczania wczesnoszkolnego
  • Nauczyciele praktycznej nauki zawodu
  • Nauczyciele przedmiotów ogólnokształcących i języków obcych
  • Nauczyciele przedmiotów zawodowych
  • Nauczyciele przedszkoli
  • Nauczyciele szkół specjalnych i oddziałów integracyjnych
  • Operatorzy aparatury medycznej
  • Opiekunki dziecięce
  • Opiekunowie osoby starszej lub z niepełnosprawnością
  • Opiekunowie wspomagający opiekę nad pacjentem
  • Optycy i pracownicy wytwarzający protezy
  • Pedagodzy i nauczyciele wspierający
  • Pielęgniarki i położne
  • Pozostali specjaliści edukacji
  • Psycholodzy i terapeuci
  • Ratownicy medyczni
  • Wychowawcy w placówkach oświatowych i opiekuńczych

Usługi, Handel i Administracja

  • Agenci ubezpieczeniowi
  • Fryzjerzy
  • Kelnerzy i barmani
  • Kosmetyczki i pracownicy usług kosmetycznych
  • Księgowi (Samodzielni księgowi, Pracownicy ds. rachunkowości)
  • Kucharze
  • Pracownicy administracyjni i biurowi
  • Pracownicy ochrony fizycznej
  • Pracownicy socjalni i mediatorzy
  • Pracownicy sprzedaży internetowej
  • Pracownicy telefonicznej i elektronicznej obsługi klienta
  • Przedstawiciele handlowi
  • Recepcjoniści i rejestratorzy
  • Sekretarki i asystenci
  • Specjaliści ds. administracji
  • Specjaliści ds. finansowych
  • Specjaliści ds. PR, reklamy, marketingu i sprzedaży
  • Specjaliści ds. rynku nieruchomości
  • Specjaliści ds. zarządzania zasobami ludzkimi i rekrutacji
  • Sprzedawcy i kasjerzy
  • Szefowie kuchni

Przemysł i Rzemiosło

  • Cukiernicy
  • Krawcy i pracownicy produkcji odzieży
  • Mechanicy-monterzy maszyn, urządzeń i instrumentów
  • Obuwnicy
  • Operatorzy maszyn do produkcji i przetwórstwa papieru
  • Operatorzy maszyn do produkcji wyrobów z gumy i tworzyw sztucznych
  • Piekarze
  • Pracownicy fizyczni w produkcji i pracach prostych
  • Pracownicy przetwórstwa metali
  • Pracownicy przetwórstwa spożywczego
  • Specjaliści mechanicy
  • Specjaliści technologii produkcyjnych
  • Tapicerzy

Procedura naboru w GUP Kraków – krok po kroku

Grodzki Urząd Pracy w Krakowie w pełni przechodzi na system elektroniczny. Oto jak wygląda ścieżka aplikacyjna dla krakowskiego przedsiębiorcy:

1. Przygotowanie konta na praca.gov.pl

Wnioski składane są wyłącznie przez moduł PSZ-KFS na portalu praca.gov.pl. Musisz posiadać konto firmowe oraz narzędzie do podpisu (Profil Zaufany lub Kwalifikowany Podpis Elektroniczny). Upewnij się, że dane w systemie są aktualne.

2. Zgromadzenie danych (Nowość: PESEL)

Przed otwarciem naboru musisz mieć przygotowaną listę pracowników do przeszkolenia wraz z ich numerami PESEL. Jest to nowy wymóg obligatoryjny. Nie złożysz wniosku na “anonimowe” stanowiska.

3. Złożenie wniosku w terminie naboru

GUP Kraków ogłasza nabór z wyprzedzeniem min. 10 dni roboczych. Sam nabór trwa min. 5 dni. W Krakowie konkurencja jest ogromna. Choć przepisy mówią o ocenie merytorycznej, w praktyce kolejność zgłoszeń (przy poprawności wniosku) często decyduje o przyznaniu środków w ramach dostępnej puli. Złożenie wniosku w pierwszych minutach naboru jest kluczowe.

4. Ocena i poprawki

GUP Kraków weryfikuje wnioski. Jeśli znajdzie błędy, wezwie Cię do ich poprawy w terminie od 7 do 14 dni. Brak reakcji oznacza odrzucenie wniosku.

Wymogi formalne i wybór realizatora

Krakowscy urzędnicy skrupulatnie weryfikują wybór firmy szkoleniowej. Aby wniosek przeszedł ocenę, musisz spełnić dwa kluczowe warunki:

  1. Baza Usług Rozwojowych (BUR): Wybrana firma szkoleniowa MUSI posiadać wpis do BUR. Rejestr Instytucji Szkoleniowych (RIS) nie jest już wystarczający.
  2. Zasada konkurencyjności: We wniosku musisz uzasadnić wybór realizatora, porównując go z co najmniej dwiema ofertami konkurencyjnymi. W Krakowie, gdzie rynek szkoleniowy jest nasycony, urzędnicy oczekują rzetelnego porównania cen i jakości (programu, certyfikatów).

Ważne: Obowiązuje bezwzględny zakaz powiązań kapitałowych i osobowych między Twoją firmą a firmą szkoleniową.

Rozliczenie umowy i kontrola w GUP

Po zrealizowaniu szkolenia masz 30 dni na złożenie dokumentów rozliczeniowych w GUP Kraków (faktury, potwierdzenia przelewów, certyfikaty). Jednak najważniejszy obowiązek trwa dłużej.

Utrzymanie zatrudnienia w Krakowie

Musisz utrzymać zatrudnienie przeszkolonego pracownika przez co najmniej 3 miesiące od zakończenia szkolenia. GUP Kraków monitoruje ten wskaźnik.

Ryzyko: Zwolnienie pracownika (z winy pracodawcy) w tym okresie skutkuje koniecznością zwrotu środków wraz z odsetkami oraz roczną karencją w dostępie do KFS w GUP Kraków.

Checklista dla krakowskiego przedsiębiorcy

  • Lokalizacja: Upewniłem się, że moja siedziba lub miejsce działalności jest w Mieście Kraków (nie w powiecie ziemskim).
  • Konto: Mam dostęp do praca.gov.pl i Profil Zaufany.
  • Zaległości: Sprawdziłem, że nie mam zaległości w ZUS i US.
  • Barometr: Sprawdziłem, czy zawód jest na liście deficytowej dla Krakowa lub Małopolski.
  • Realizator: Wybrałem firmę z bazy BUR i mam ofertę.
  • PESEL: Mam numery PESEL wszystkich uczestników.
  • Wkład własny: Mam zabezpieczone środki na wkład własny (jeśli dotyczy).

Pamiętaj, że Grodzki Urząd Pracy w Krakowie może wprowadzić dodatkowe wymogi w regulaminie konkretnego naboru. Śledź stronę urzędu i bądź gotowy do szybkiego działania w dniu otwarcia naboru.

 

Źródła informacji:
Ustawa z dnia 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U.2025 poz. 620)
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 listopada 2025 roku w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego (Dz. U. 2025 poz. 1641)
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 czerwca 2010 r. w sprawie informacji składanych przez podmioty ubiegające się o pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie (Dz. U. z dnia 6 lipca 2010 r.);
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis (Dz. U. z 2010 r. Nr 53, poz. 311, z późn. zm.);
Rozporządzenie Komisji (UE) 2023/2831 z dnia 13 grudnia 2023 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L, 2023/2831 z 15.12.2023).
Strona urzędu pracy – http://gupkrakow.praca.gov.pl/