Krajowy Fundusz Szkoleniowy - KFS 2025
Categories
Biznes, Dofinansowania
Oto kompleksowy, obszerny poradnik dotyczący Krajowego Funduszu Szkoleniowego na rok 2026, przygotowany specjalnie dla pracodawców i przedsiębiorców z powiatu oleckiego. Tekst uwzględnia najnowsze zmiany prawne, specyfikę regionu Warmii i Mazur oraz lokalne dane z rynku pracy. —

Rok 2026 przynosi fundamentalne zmiany dla rynku pracy w powiecie oleckim. Lokalne firmy, od małych zakładów usługowych w Olecku po większe przedsiębiorstwa produkcyjne w regionie, stają przed szansą pozyskania znaczących środków na rozwój kompetencji swoich kadr. Powiatowy Urząd Pracy w Olecku (PUP), realizując zreformowane zasady Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS), otwiera nabory oparte na całkowicie nowych regułach gry. Cyfryzacja procesu, rygorystyczna weryfikacja jakości szkoleń oraz nowe priorytety regionalne to wyzwania, z którymi musi zmierzyć się każdy wnioskodawca.

Dla przedsiębiorców z “Mazur Garbatych” KFS 2026 to nie tylko dotacja – to strategiczne narzędzie pozwalające na przetrwanie w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu gospodarczym. Niniejszy poradnik stanowi kompletne kompendium wiedzy, “Biblię KFS” dedykowaną podmiotom z powiatu oleckiego. Krok po kroku przeprowadzimy Cię przez meandry nowych przepisów, wskażemy, jakie zawody w Olecku gwarantują sukces wniosku, oraz wyjaśnimy, jak uniknąć błędów, które mogą skutkować koniecznością zwrotu środków.

Spis treści – KFS w Powiecie Oleckim 2026

Rewolucja KFS 2026: Co zmienia się dla firm z Olecka?

Krajowy Fundusz Szkoleniowy w 2026 roku zrywa z dotychczasową biurokracją papierową, przechodząc w erę pełnej cyfryzacji i transparentności. Zmiany wprowadzone nowym rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz nowelizacją ustawy o rynku pracy są drastyczne i wymagają od przedsiębiorców z Olecka zmiany podejścia do planowania szkoleń.

Koniec z “anonimowymi” wnioskami – wymóg PESEL

To najważniejsza zmiana operacyjna. W poprzednich latach pracodawcy mogli wnioskować o środki na “stanowisko”, np. planując zatrudnienie lub szkolenie bliżej nieokreślonego pracownika. W 2026 roku to niemożliwe. Już na etapie składania wniosku w systemie elektronicznym musisz podać imienną listę uczestników wraz z ich numerami PESEL. Oznacza to, że musisz mieć zrekrutowaną kadrę lub wytypowanych konkretnych pracowników przed startem naboru w PUP Olecko.

Cyfryzacja i praca.gov.pl

Powiatowy Urząd Pracy w Olecku nie będzie przyjmował wniosków papierowych zanoszonych do sekretariatu. Cała procedura odbywa się wyłącznie przez portal praca.gov.pl. Wymaga to posiadania Profilu Zaufanego lub Kwalifikowanego Podpisu Elektronicznego. Dla wielu lokalnych mikroprzedsiębiorców może to być nowość, dlatego warto zadbać o dostęp do systemu z odpowiednim wyprzedzeniem.

Jakość ponad wszystko – Baza Usług Rozwojowych (BUR)

Skończyły się czasy szkoleń organizowanych przez przypadkowe firmy. W 2026 roku środki KFS mogą być przeznaczone wyłącznie na usługi realizowane przez podmioty wpisane do Bazy Usług Rozwojowych (BUR) prowadzonej przez PARP. Rejestr Instytucji Szkoleniowych (RIS) przestaje być wystarczającym gwarantem. Przedsiębiorca z Olecka musi zweryfikować, czy wybrana firma szkoleniowa (nawet ta lokalna) posiada aktywny wpis w BUR z uprawnieniami do świadczenia usług dofinansowanych.

Uprawnieni wnioskodawcy w PUP Olecko

Zanim zaczniesz planować budżet, upewnij się, że Twój podmiot kwalifikuje się do wsparcia w tutejszym urzędzie. Właściwość miejscowa jest kluczowa – pomyłka w adresowaniu wniosku skutkuje jego odrzuceniem bez rozpatrzenia.

Terytorialność: Powiat Olecki

Wnioski do Powiatowego Urzędu Pracy w Olecku (ul. Armii Krajowej 30) mogą składać podmioty, które posiadają siedzibę na terenie powiatu oleckiego LUB prowadzą tutaj miejsce wykonywania działalności (oddział, filię, zakład). Dotyczy to gmin:

  • Gmina Olecko (miasto i gmina),
  • Gmina Kowale Oleckie,
  • Gmina Świętajno,
  • Gmina Wieliczki.

Kto jest pracodawcą w rozumieniu ustawy?

Nowe przepisy na 2026 rok precyzują katalog beneficjentów:

  • Pracodawcy: Każdy podmiot (firma, fundacja, stowarzyszenie, urząd, szkoła), który zatrudnia co najmniej jedną osobę na umowę o pracę (nawet na część etatu).
  • Samozatrudnieni (JDG): Osoby prowadzące działalność gospodarczą w powiecie oleckim, niezatrudniające pracowników, również mogą ubiegać się o środki na własne kształcenie (traktowani są jako mikroprzedsiębiorcy).
  • Podmioty współpracujące (B2B/Zlecenie): Istnieje możliwość finansowania szkoleń dla osób współpracujących na podstawie stałych umów cywilnoprawnych, o ile jest to uzasadnione potrzebami firmy i wpisuje się w priorytety.

Warunek 6 miesięcy: Wnioskodawca musi prowadzić działalność i odprowadzać składki na Fundusz Pracy przez co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku (chyba że jest ustawowo zwolniony z opłacania składek FP).

Matematyka dotacji: Limity finansowe i wkład własny

Budżet KFS w 2026 roku jest ściśle limitowany. PUP w Olecku będzie operował kwotami wynikającymi z algorytmów opartych na przeciętnym wynagrodzeniu. Planując szkolenia, musisz uwzględnić następujące zasady:

Poziom dofinansowania a wielkość firmy

Status przedsiębiorstwa Dofinansowanie z KFS Wymagany wkład własny
Mikroprzedsiębiorca (do 9 osób) Do 90% kosztów* Min. 10%
Mały, Średni, Duży (10+ osób) Do 70% kosztów Min. 30%

*Ważne: W poprzednich latach mikroprzedsiębiorcy często otrzymywali 100%. W 2026 roku standardem staje się partycypacja w kosztach (10%), co ma na celu zwiększenie odpowiedzialności za wybór szkolenia. Należy sprawdzić regulamin konkretnego naboru w PUP Olecko, czy dopuszcza wyjątki.

Limity kwotowe (Sufity finansowe)

Maksymalna kwota na jednego uczestnika wynosi 200% przeciętnego wynagrodzenia. Jeśli szkolenie jest droższe, różnicę pokrywa pracodawca.

Łączna pula środków, o jaką może wnioskować jedna firma w ciągu roku, jest ograniczona wielkością zatrudnienia:

  • Mikroprzedsiębiorstwa: do 4-krotności przeciętnego wynagrodzenia.
  • Małe przedsiębiorstwa: do 8-krotności przeciętnego wynagrodzenia.
  • Średnie przedsiębiorstwa: do 12-krotności przeciętnego wynagrodzenia.
  • Duże przedsiębiorstwa: do 14-krotności przeciętnego wynagrodzenia.

Priorytety 2026: Województwo Warmińsko-Mazurskie i Powiat Olecki

Aby otrzymać dofinansowanie w PUP Olecko, Twój wniosek musi wpisywać się w ustalone priorytety. W 2026 roku mamy do czynienia z hierarchią celów: krajowych, wojewódzkich i powiatowych. Im więcej priorytetów spełnia Twoje szkolenie, tym większa szansa na sukces.

Priorytety Wojewódzkie (Warmińsko-Mazurskie)

Dla naszego województwa ustalono specyficzne cele, które są kluczowe przy ocenie wniosków w Olecku:

  1. Wsparcie kształcenia ustawicznego osób po 50. roku życia:
    Ze względu na starzejące się społeczeństwo regionu, aktywizacja zawodowa osób 50+ jest absolutnym priorytetem. Każde szkolenie dla pracownika w tym wieku zyskuje dodatkowe punkty.
  2. Wsparcie w obszarach Inteligentnych Specjalizacji (IS) Warmii i Mazur:
    Szkolenia muszą być związane z branżami kluczowymi dla rozwoju regionu, określonymi w “Strategii Rozwoju Społeczno-Gospodarczego Województwa Warmińsko-Mazurskiego 2030”. Do głównych specjalizacji należą:
    • Ekonomia wody: Turystyka wodna, przemysł jachtowy, usługi związane z jeziorami (kluczowe dla Olecka!).
    • Żywność wysokiej jakości: Przetwórstwo spożywcze, rolnictwo ekologiczne.
    • Drewno i meblarstwo: Przemysł drzewny, produkcja mebli.

Priorytety Ogólnopolskie (Ministerialne)

Obowiązują również standardowe priorytety krajowe:

  • Wsparcie kształcenia w zawodach deficytowych (szczegóły poniżej).
  • Nowe technologie i procesy pracy (cyfryzacja, AI, zielona energia).
  • Zarządzanie i komunikacja (w tym przeciwdziałanie mobbingowi).
  • Branża medyczna, opiekuńcza i ekonomia społeczna.

Złota lista: Zawody deficytowe w powiecie oleckim

Najskuteczniejszą metodą na uzyskanie dofinansowania w PUP Olecko jest wykazanie, że szkolenie dotyczy zawodu deficytowego. Poniżej prezentujemy oficjalną listę zawodów deficytowych dla powiatu oleckiego na rok 2026, opartą na badaniu “Barometr zawodów”.

Deficyt w Powiecie Oleckim (Najwyższa punktacja lokalna)

Wnioski dotyczące tych zawodów są najbardziej pożądane przez lokalny urząd pracy, ponieważ odpowiadają na realne braki kadrowe w Olecku i okolicach.

Branża Medyczna i Opiekuńcza

  • Fizjoterapeuci i masażyści
  • Lekarze
  • Pielęgniarki i położne
  • Psycholodzy i terapeuci
  • Weterynarze

Edukacja (Bardzo duże zapotrzebowanie)

  • Nauczyciele praktycznej nauki zawodu
  • Nauczyciele przedmiotów ogólnokształcących i języków obcych
  • Nauczyciele przedmiotów zawodowych
  • Nauczyciele przedszkoli
  • Nauczyciele szkół specjalnych i oddziałów integracyjnych
  • Pedagodzy i nauczyciele wspierający

Transport i Logistyka

  • Kierowcy autobusów
  • Kierowcy samochodów ciężarowych i ciągników siodłowych
  • Operatorzy i mechanicy sprzętu do robót ziemnych

Finanse i Przemysł

  • Pracownicy ds. rachunkowości i księgowości
  • Samodzielni księgowi
  • Spawacze

Deficyt w Województwie Warmińsko-Mazurskim

Jeśli zawód nie występuje na liście powiatowej, możesz posiłkować się listą wojewódzką. W regionie brakuje m.in.:

  • Betoniarzy i zbrojarzy, Cieśli i stolarzy budowlanych, Dekarzy.
  • Elektryków i energetyków.
  • Kucharzy (ważne dla turystyki!).
  • Mechaników pojazdów samochodowych.
  • Murarzy i tynkarzy.
  • Ślusarzy.

Procedura naboru w systemie praca.gov.pl

Proces aplikacyjny w PUP Olecko jest sformalizowany i wymaga dyscypliny czasowej. Oto jak wygląda ścieżka krok po kroku:

  1. Ogłoszenie naboru: Śledź stronę http://olecko.praca.gov.pl. Urząd ma obowiązek ogłosić nabór z wyprzedzeniem min. 10 dni roboczych.
  2. Przygotowanie wniosku: Zaloguj się na praca.gov.pl, wybierz moduł PSZ-KFS i wypełnij formularz. Pamiętaj o załącznikach (oferty szkoleniowe, wzory dokumentów, oświadczenia o pomocy de minimis).
  3. Start naboru: W dniu otwarcia naboru (zazwyczaj od godziny 7:30 lub 8:00) wyślij wniosek. W Olecku, podobnie jak w innych powiatach, kolejność zgłoszeń może mieć decydujące znaczenie przy wyczerpaniu puli środków, pod warunkiem poprawnej oceny merytorycznej.
  4. Weryfikacja i poprawki: Urząd ma 30 dni na rozpatrzenie wniosku. W przypadku błędów zostaniesz wezwany do ich korekty (masz na to zazwyczaj 7-14 dni).
  5. Podpisanie umowy: Po pozytywnej decyzji podpisujesz umowę ze Starostą Oleckim. Dopiero wtedy możesz zapisać pracowników na szkolenie i dokonać płatności.

Wymogi jakościowe: Baza Usług Rozwojowych i konkurencyjność

PUP Olecko kładzie duży nacisk na racjonalność wydatkowania środków publicznych. We wniosku musisz udowodnić, że Twój wybór jest ekonomicznie i merytorycznie uzasadniony.

Zasada konkurencyjności

Musisz przedstawić porównanie oferty wybranego realizatora z co najmniej dwiema ofertami konkurencyjnymi (łącznie 3 oferty). Porównanie powinno obejmować cenę, liczbę godzin, program szkolenia oraz certyfikaty jakości. Jeśli wybierasz ofertę droższą, musisz to solidnie uargumentować (np. lepszy program, unikalne uprawnienia).

Zakaz powiązań

Pamiętaj o bezwzględnym zakazie zlecania szkoleń podmiotom powiązanym z Tobą osobowo lub kapitałowo. Nie możesz przeszkolić pracowników w firmie należącej do Twojej rodziny lub spółce, w której masz udziały.

Bezpieczne rozliczenie i utrzymanie zatrudnienia

Otrzymanie środków to dopiero połowa sukcesu. Kluczowe jest ich prawidłowe rozliczenie, aby uniknąć konieczności zwrotu.

Dokumentacja

Po zakończeniu szkolenia masz 30 dni na dostarczenie do PUP Olecko:

  • Faktur/rachunków.
  • Potwierdzeń przelewów (z konta firmowego).
  • Certyfikatów/zaświadczeń o ukończeniu szkolenia przez pracowników.
  • Listy obecności i programu szkolenia.

Pułapka 3 miesięcy

Jako pracodawca masz obowiązek utrzymać w zatrudnieniu przeszkoloną osobę przez okres co najmniej 3 miesięcy od daty zakończenia kształcenia. Jeśli zwolnisz pracownika (wypowiedzenie przez pracodawcę) w tym czasie, będziesz musiał zwrócić środki wraz z odsetkami. Jeśli pracownik odejdzie sam (wypowiedzenie przez pracownika) lub zostanie zwolniony dyscyplinarnie – środki są bezpieczne, ale musisz to udokumentować.

Pytania i odpowiedzi

Czy mogę sfinansować prawo jazdy kat. C+E dla pracownika?
Tak, zawód kierowcy ciężarówki jest na liście deficytowej w powiecie oleckim. Jest to jeden z najczęściej dofinansowywanych kursów, pod warunkiem uzasadnienia potrzeby transportowej w firmie.

Prowadzę jednoosobową działalność w Olecku. Czy mogę przeszkolić siebie?
Tak, o ile spełniasz warunki mikroprzedsiębiorcy i opłacasz składki na Fundusz Pracy przez min. 6 miesięcy. Możesz uzyskać do 90% dofinansowania.

Czy szkolenie musi odbywać się w Olecku?
Nie. Możesz wybrać firmę szkoleniową z całej Polski, pod warunkiem, że jest wpisana do Bazy Usług Rozwojowych (BUR). KFS pokrywa koszt szkolenia, ale nie pokrywa kosztów dojazdu i noclegu.

Checklista wnioskodawcy z Olecka

  • Lokalizacja: Moja firma ma siedzibę lub oddział w powiecie oleckim.
  • Konto: Mam aktywny dostęp do praca.gov.pl.
  • Czyste konto: Nie mam zaległości w ZUS i Urzędzie Skarbowym.
  • Barometr: Sprawdziłem, czy planowane szkolenie dotyczy zawodu deficytowego w Olecku (np. kierowca, nauczyciel, spawacz).
  • Realizator: Wybrałem firmę z bazy BUR i mam 3 oferty porównawcze.
  • PESEL: Mam zgody i numery PESEL wszystkich uczestników.
  • Wkład własny: Mam zabezpieczone środki na pokrycie wkładu własnego i VAT (jeśli nie odliczam).

Pamiętaj, że Powiatowy Urząd Pracy w Olecku jest Twoim partnerem. W razie wątpliwości warto skontaktować się z doradcami urzędu przed złożeniem wniosku, aby upewnić się co do poprawności formalnej dokumentów.

Najbliższe Urzędy Pracy

Sprawdź również informacje o KFS w sąsiednich powiatach:

Źródła informacji:
Ustawa z dnia 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U.2025 poz. 620)
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 listopada 2025 roku w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego (Dz. U. 2025 poz. 1641)
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 czerwca 2010 r. w sprawie informacji składanych przez podmioty ubiegające się o pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie (Dz. U. z dnia 6 lipca 2010 r.);
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis (Dz. U. z 2010 r. Nr 53, poz. 311, z późn. zm.);
Rozporządzenie Komisji (UE) 2023/2831 z dnia 13 grudnia 2023 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L, 2023/2831 z 15.12.2023).
Strona urzędu pracy – Powiatowy Urząd Pracy w Olecku