Krajowy Fundusz Szkoleniowy - KFS 2025
Categories
Biznes, Dofinansowania

Rok 2026 przynosi rewolucję na rynku szkoleniowym w stolicy Warmii i Mazur. Miejski Urząd Pracy w Olsztynie (MUP), obsługujący przedsiębiorców i pracodawców z terenu miasta, wdraża gruntownie zreformowane zasady Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS). Zmiany te nie są jedynie kosmetyką regulaminu – to całkowita transformacja sposobu wnioskowania, oceny i rozliczania dotacji na kształcenie ustawiczne. Cyfryzacja procesu, wymóg podawania numerów PESEL uczestników już na etapie startu oraz obligatoryjne korzystanie z Bazy Usług Rozwojowych (BUR) to nowe realia, z którymi muszą zmierzyć się olsztyńskie firmy.

Olsztyn, jako dynamiczny ośrodek akademicki, usługowy i przemysłowy (z silną branżą oponiarską, meblarską i spożywczą), posiada specyficzne potrzeby kompetencyjne. Niniejszy poradnik, nazwany przez ekspertów “Biblią KFS 2026 dla Olsztyna”, przeprowadzi Cię przez meandry nowych przepisów. Dowiesz się, jak skutecznie pozyskać środki w MUP Olsztyn, jakie zawody są kluczowe dla naszego miasta według najnowszego “Barometru zawodów” i jak uniknąć błędów formalnych, które w nowym systemie cyfrowym są bezlitośnie weryfikowane.

Spis treści – KFS w Mieście Olsztyn

MUP Olsztyn: Kto kwalifikuje się do wsparcia w stolicy regionu?

Kluczowym elementem sukcesu jest poprawne zidentyfikowanie właściwego urzędu pracy. W Olsztynie funkcjonują dwie odrębne jednostki, co często prowadzi do pomyłek skutkujących odrzuceniem wniosku bez jego rozpatrzenia.

Właściwość Miejskiego Urzędu Pracy (MUP)

Niniejszy poradnik dedykowany jest naborom organizowanym przez Miejski Urząd Pracy w Olsztynie (z siedzibą przy al. Piłsudskiego 64B). Wniosek do tego konkretnego urzędu mogą składać wyłącznie podmioty, które:

  • Posiadają siedzibę na terenie Miasta Olsztyn (gmina miejska).
  • LUB prowadzą miejsce wykonywania działalności na terenie Miasta Olsztyn (np. biuro na Starym Mieście, zakład na terenie Olsztyńskiego Parku Naukowo-Technologicznego, sklep w galerii handlowej), co musi być potwierdzone wpisem w CEIDG lub KRS.

Uwaga: Jeśli Twoja firma jest zarejestrowana w gminach ościennych (np. Dywity, Barczewo, Gietrzwałd, Stawiguda), podlegasz pod Urząd Pracy Powiatu Olsztyńskiego. Ten poradnik dotyczy firm z “miasta”.

Kto jest uprawnionym wnioskodawcą w 2026 roku?

Nowe przepisy ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia rozszerzają i precyzują katalog beneficjentów. O środki w MUP Olsztyn mogą ubiegać się:

  • Pracodawcy: Każdy podmiot (spółka, fundacja, stowarzyszenie, urząd), który zatrudnia co najmniej jedną osobę na podstawie umowy o pracę (nawet na część etatu).
  • Samozatrudnieni (JDG): Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą w Olsztynie, które nie zatrudniają pracowników. W świetle nowych przepisów są traktowani jako mikroprzedsiębiorcy uprawnieni do wsparcia.
  • Podmioty współpracujące na B2B/Zlecenie: Istnieje możliwość finansowania kształcenia osób świadczących pracę na innej podstawie niż umowa o pracę, o ile jest to uzasadnione potrzebami firmy i wpisuje się w priorytety (np. stałe kontrakty menedżerskie).

Warunkiem koniecznym jest prowadzenie działalności i opłacanie składek na Fundusz Pracy przez okres co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku (chyba że podmiot jest zwolniony z tego obowiązku ustawowo).

Matematyka dotacji: Limity i wkład własny w 2026 roku

Budżetowanie szkoleń w 2026 roku opiera się na sztywnych algorytmach. Skończyła się dowolność w określaniu kwot. MUP Olsztyn będzie stosował limity wynikające z rozporządzenia ministerialnego.

Limit na uczestnika (Sufit cenowy)

Maksymalna kwota dofinansowania na jednego pracownika (lub pracodawcę) nie może przekroczyć 200% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku. Oznacza to, że jeśli planujesz bardzo drogie studia MBA lub specjalistyczne szkolenia techniczne, KFS pokryje koszty tylko do tego limitu – resztę musisz dopłacić sam.

Limit na firmę (Pula roczna)

Łączna kwota, jaką Twoja firma może pozyskać z MUP Olsztyn w jednym roku, zależy od wielkości zatrudnienia:

Status przedsiębiorstwa Maksymalna pula środków (krotność przeciętnego wynagrodzenia)
Mikroprzedsiębiorstwo (do 9 osób) 4x
Małe przedsiębiorstwo (10-49 osób) 8x
Średnie przedsiębiorstwo (50-249 osób) 12x
Duże przedsiębiorstwo (250+ osób) 14x

Wkład własny – ile musisz dołożyć?

Zasady współfinansowania promują najmniejsze podmioty:

  • Mikroprzedsiębiorcy: Mogą ubiegać się o sfinansowanie do 90% kosztów kształcenia (wkład własny min. 10%).
  • Pozostali (Małe, Średnie, Duże): Mogą uzyskać do 70% kosztów (wkład własny min. 30%).

Wkład własny musi być wniesiony w formie pieniężnej (opłacenie części faktury). Nie można go wnieść w formie rzeczowej (np. udostępnienie sali szkoleniowej).

Priorytety 2026: Co punktuje w Olsztynie i na Warmii?

Wniosek o KFS to gra strategiczna. Aby wygrać, Twoje szkolenie musi idealnie wpisywać się w ustalone priorytety. W 2026 roku dla Olsztyna obowiązuje hierarchia priorytetów: ogólnopolskich oraz specyficznych dla województwa warmińsko-mazurskiego.

Priorytety Regionalne (Województwo Warmińsko-Mazurskie)

Są to kryteria specyficzne dla naszego regionu, ustalone przez Sejmik Województwa i Wojewódzki Urząd Pracy. Wnioski powołujące się na te priorytety mają duże szanse w MUP Olsztyn:

  1. Wsparcie kształcenia ustawicznego osób po 50. roku życia:
    Olsztyński rynek pracy starzeje się. Pracodawcy inwestujący w rozwój kompetencji (cyfrowych, zawodowych) pracowników 50+ są szczególnie premiowani.
  2. Inteligentne Specjalizacje Warmii i Mazur:
    To priorytet kluczowy dla rozwoju gospodarczego regionu. Obejmuje szkolenia w branżach zdefiniowanych w “Strategii Rozwoju Społeczno-Gospodarczego Województwa Warmińsko-Mazurskiego 2030”. Są to przede wszystkim:
    • Ekonomia wody: Turystyka wodna, przemysł jachtowy, inżynieria środowiska.
    • Żywność wysokiej jakości: Przetwórstwo spożywcze, rolnictwo ekologiczne, gastronomia.
    • Drewno i meblarstwo: Produkcja mebli, stolarstwo, design (bardzo silna branża w regionie).

Priorytety Ogólnopolskie (Ministerialne)

Obowiązują w każdym urzędzie, również w Olsztynie:

  • Wsparcie kształcenia w zawodach deficytowych: (Szczegółowa lista dla Olsztyna w kolejnym rozdziale).
  • Nowe technologie i procesy: Cyfryzacja, automatyzacja, AI, zielona energia.
  • Zarządzanie i komunikacja: Budowanie efektywnych zespołów, wellbeing, walka z mobbingiem.
  • Branża medyczna i opiekuńcza.

Lista zawodów deficytowych dla Miasta Olsztyn (Klucz do sukcesu)

Najbezpieczniejszą drogą do uzyskania dofinansowania w MUP Olsztyn jest wykazanie, że szkolenie dotyczy zawodu deficytowego. Poniżej prezentujemy oficjalną listę zawodów deficytowych na 2026 rok dla Miasta Olsztyn oraz (pomocniczo) dla województwa warmińsko-mazurskiego. Dane pochodzą z “Barometru zawodów”.

Deficyt w Mieście Olsztyn (Priorytet MUP)

Jeśli stanowisko pracy Twojego pracownika znajduje się na tej liście, spełniasz jeden z głównych priorytetów:

Branża Budowlana i Techniczna

  • Cieśle i stolarze budowlani
  • Dekarze i blacharze budowlani
  • Elektrycy i energetycy
  • Inżynierowie elektrycy i energetycy
  • Monterzy instalacji budowlanych
  • Murarze i tynkarze
  • Operatorzy i mechanicy sprzętu do robót ziemnych
  • Pracownicy robót wykończeniowych w budownictwie
  • Robotnicy budowlani
  • Robotnicy obróbki drewna i stolarze
  • Spawacze
  • Ślusarze

Transport i Motoryzacja

  • Kierowcy autobusów (Kluczowe dla komunikacji miejskiej w Olsztynie)
  • Kierowcy samochodów ciężarowych i ciągników siodłowych
  • Mechanicy pojazdów samochodowych

Przemysł i Nowoczesne Technologie

  • Elektronicy, automatycy i robotycy
  • Monterzy elektronicy
  • Pracownicy fizyczni w produkcji i pracach prostych
  • Specjaliści mechanicy

Medycyna, Opieka i Edukacja

  • Lekarze
  • Pielęgniarki i położne
  • Opiekunowie osoby starszej lub z niepełnosprawnością
  • Psycholodzy i terapeuci
  • Nauczyciele przedmiotów zawodowych
  • Nauczyciele szkół specjalnych i oddziałów integracyjnych

Usługi i Administracja

  • Kucharze
  • Pracownicy ds. rachunkowości i księgowości
  • Samodzielni księgowi
  • Pracownicy służb mundurowych
  • Pracownicy ds. ochrony środowiska i zrównoważonego rozwoju (Nowość!)

Deficyt w Województwie Warmińsko-Mazurskim

Wnioskodawcy mogą również posiłkować się listą wojewódzką, która jest zbieżna z miejską, ale dodatkowo kładzie nacisk na zawody takie jak Betoniarze i zbrojarze.

Cyfrowy nabór w MUP Olsztyn – instrukcja krok po kroku

Zapomnij o papierowych teczkach zanoszonych do urzędu przy al. Piłsudskiego. Od 2026 roku procedura w MUP Olsztyn jest w pełni zdigitalizowana. Oto Twoja mapa drogowa:

Krok 1: Konto na praca.gov.pl

Wnioski składa się wyłącznie przez portal praca.gov.pl (moduł PSZ-KFS). Musisz posiadać konto firmowe oraz ważny Profil Zaufany lub Kwalifikowany Podpis Elektroniczny. Jeśli jeszcze go nie masz – załóż go natychmiast. W dniu naboru serwery mogą być obciążone.

Krok 2: Przygotowanie danych (PESEL!)

To najważniejsza zmiana techniczna. Nie możesz już wnioskować o środki na “anonimowe” stanowisko (np. “szkolenie dla handlowca”). Musisz podać imię, nazwisko i numer PESEL każdego uczestnika już na etapie składania wniosku. Wymaga to wcześniejszego uzyskania zgód RODO od pracowników.

Krok 3: Wyścig z czasem

MUP Olsztyn ogłasza nabór z wyprzedzeniem min. 10 dni roboczych. W Olsztynie zainteresowanie KFS jest ogromne. Często o przyznaniu środków decyduje kolejność zgłoszeń (przy zachowaniu poprawności merytorycznej). Wniosek należy wysłać w pierwszych minutach po otwarciu naboru w systemie.

Baza Usług Rozwojowych i weryfikacja jakości szkoleń

Rok 2026 kończy erę dowolności w wyborze firm szkoleniowych. MUP Olsztyn, zgodnie z nowymi wytycznymi, wymaga, aby wybrany realizator usługi posiadał aktywny wpis do Bazy Usług Rozwojowych (BUR) z możliwością świadczenia usług dofinansowanych ze środków publicznych.

Zasada konkurencyjności

We wniosku musisz udowodnić, że wydajesz środki publiczne racjonalnie. Wymagane jest przedstawienie porównania oferty wybranego realizatora z co najmniej dwiema ofertami konkurencyjnymi. Porównanie musi obejmować cenę, program, liczbę godzin oraz doświadczenie trenerów. W Olsztynie, gdzie rynek szkoleniowy jest nasycony, urzędnicy będą wnikliwie sprawdzać, czy cena szkolenia nie jest sztucznie zawyżona względem stawek rynkowych.

Zakaz powiązań: Pamiętaj o bezwzględnym zakazie zlecania szkoleń podmiotom powiązanym z Tobą kapitałowo lub osobowo (rodzina, wspólne udziały w spółkach).

Obowiązek utrzymania zatrudnienia i rozliczenie

Otrzymanie przelewu z MUP to nie koniec zobowiązań. Najważniejszym warunkiem umowy jest efektywność zatrudnieniowa.

Zasada 3 miesięcy

Pracodawca ma obowiązek utrzymać w zatrudnieniu przeszkoloną osobę przez okres co najmniej 3 miesięcy od dnia zakończenia kształcenia. Dotyczy to również samozatrudnionych (obowiązek prowadzenia działalności).

Co grozi za złamanie zasady?
Jeśli zwolnisz pracownika (wypowiedzenie przez pracodawcę) przed upływem tego terminu, będziesz musiał zwrócić całość dofinansowania wraz z odsetkami. Jeśli pracownik odejdzie sam (wypowiedzenie przez pracownika), zwrot zazwyczaj nie jest wymagany, ale musisz to udokumentować.

Rozliczenie finansowe

Na dostarczenie dokumentów (faktury, potwierdzenia przelewów, certyfikaty, ankiety ewaluacyjne) do MUP Olsztyn masz zazwyczaj 30 dni od zakończenia szkolenia. Pamiętaj, że faktura musi być opłacona z konta firmowego wnioskodawcy.

FAQ – Pytania olsztyńskich przedsiębiorców

Pytanie: Czy mogę sfinansować kurs prawa jazdy kat. C+E dla pracownika?
Odpowiedź: Tak, jest to jeden z najbardziej pożądanych zawodów deficytowych w Olsztynie (Kierowcy samochodów ciężarowych). Szansa na dofinansowanie jest bardzo duża.

Pytanie: Prowadzę firmę w Dywitach, ale biuro mam w Olsztynie. Gdzie składam wniosek?
Odpowiedź: Jeśli w CEIDG/KRS masz wpisane “miejsce wykonywania działalności” w Olsztynie, możesz składać wniosek do MUP Olsztyn. Jeśli nie – właściwy jest Urząd Pracy Powiatu Olsztyńskiego.

Pytanie: Czy szkolenie może odbyć się online?
Odpowiedź: Tak, KFS finansuje szkolenia online, pod warunkiem, że realizator jest w BUR i zapewnia odpowiednią jakość kształcenia.

Checklista wnioskodawcy z Olsztyna

  • Właściwość urzędu: Upewniłem się, że podlegam pod MUP Olsztyn (Miasto), a nie Powiat.
  • Konto praca.gov.pl: Mam aktywny dostęp i podpis elektroniczny.
  • Czyste konto: Nie mam zaległości w ZUS i Urzędzie Skarbowym.
  • Barometr: Sprawdziłem, czy zawód jest na liście deficytowej dla Olsztyna (np. kierowca, pielęgniarka, stolarz).
  • Realizator: Wybrałem firmę z bazy BUR i mam 3 oferty do porównania.
  • PESEL: Zebrałem numery PESEL wszystkich uczestników.
  • Wkład własny: Mam zabezpieczone środki na pokrycie wkładu własnego i VAT (jeśli nie odliczam).

Przygotowanie się do naboru w MUP Olsztyn wymaga precyzji. Nowe zasady 2026 są bardziej wymagające, ale dają szansę na realne podniesienie kompetencji kadr w kluczowych dla rozwoju Olsztyna branżach.

Sprawdź również informacje dla innych urzędów w regionie:

Źródła informacji:
Ustawa z dnia 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U.2025 poz. 620)
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 listopada 2025 roku w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego (Dz. U. 2025 poz. 1641)
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 czerwca 2010 r. w sprawie informacji składanych przez podmioty ubiegające się o pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie (Dz. U. z dnia 6 lipca 2010 r.);
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis (Dz. U. z 2010 r. Nr 53, poz. 311, z późn. zm.);
Rozporządzenie Komisji (UE) 2023/2831 z dnia 13 grudnia 2023 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L, 2023/2831 z 15.12.2023).
Strona urzędu pracy – mupolsztyn.praca.gov.pl