Krajowy Fundusz Szkoleniowy - KFS 2025
Categories
Biznes, Dofinansowania

Rok 2026 przynosi przedsiębiorcom z powiatu ostródzkiego rewolucyjne zmiany w zakresie pozyskiwania środków na kształcenie kadr. Powiatowy Urząd Pracy w Ostródzie, obsługujący jeden z kluczowych rynków pracy na Warmii i Mazurach, wdraża zreformowane zasady Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS). Zmiany te nie są jedynie kosmetyczne – to całkowita przebudowa filozofii przyznawania wsparcia, która wymusza na lokalnych firmach pełną cyfryzację, precyzyjne planowanie i rygorystyczne podejście do jakości szkoleń.

Ostróda i okoliczne gminy, łączące potencjał turystyczny z rozwijającym się sektorem produkcyjnym i usługowym, stoją przed szansą na sfinansowanie rozwoju kompetencji pracowników w niespotykanej dotąd skali, ale pod nowymi, surowszymi warunkami. Niniejszy poradnik to kompletna “mapa drogowa” po KFS 2026, dedykowana podmiotom z terenu powiatu ostródzkiego. Dowiesz się z niego, jak skutecznie aplikować o środki w PUP Ostróda, jakie zawody są uznawane za deficytowe w naszym regionie oraz jak uniknąć pułapek, które mogą skutkować odrzuceniem wniosku w systemie praca.gov.pl.

Spis treści – KFS w Powiecie Ostródzkim 2026

PUP Ostróda: Kto może składać wniosek w naszym powiecie?

Zanim przystąpisz do wypełniania formularzy, kluczowe jest potwierdzenie właściwości terytorialnej. System KFS jest ściśle powiązany z lokalizacją biznesu, a środki przyznawane przez Powiatowy Urząd Pracy w Ostródzie są przeznaczone wyłącznie dla podmiotów związanych z tym konkretnym terenem.

Obszar działania PUP Ostróda

Wniosek do urzędu przy ul. Jana III Sobieskiego 5 w Ostródzie (oraz filii w Morągu) mogą składać pracodawcy i przedsiębiorcy, którzy:

  • Posiadają siedzibę na terenie powiatu ostródzkiego.
  • LUB prowadzą miejsce wykonywania działalności na tym terenie (np. oddział, zakład produkcyjny, hotel, sklep), co musi mieć odzwierciedlenie w dokumentach rejestrowych (CEIDG/KRS).

Gminy wchodzące w skład powiatu ostródzkiego: Miasto Ostróda, Gmina Ostróda (wiejska), Dąbrówno, Grunwald, Łukta, Małdyty, Miłakowo, Miłomłyn, Morąg.

Kto jest uprawniony w 2026 roku?

Reforma przepisów na rok 2026 rozszerza katalog beneficjentów, co jest doskonałą wiadomością dla lokalnego rynku:

  • Pracodawcy: Tradycyjnie, każda firma, urzad, fundacja czy stowarzyszenie zatrudniające min. 1 osobę na umowę o pracę.
  • Samozatrudnieni (JDG): Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą w powiecie ostródzkim, które nie zatrudniają pracowników, są teraz traktowane na równi z mikroprzedsiębiorcami w dostępie do środków na własne kształcenie.
  • Zleceniodawcy: Nowe przepisy dopuszczają finansowanie szkoleń dla osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych (B2B, zlecenie), o ile jest to uzasadnione potrzebami firmy i wpisuje się w priorytety.

Nowa matematyka finansowa: Limity i wkład własny

Rok 2026 kończy erę dowolności w budżetowaniu szkoleń. PUP Ostróda będzie operował na sztywnych wskaźnikach opartych na przeciętnym wynagrodzeniu w gospodarce narodowej. Zrozumienie tych mechanizmów jest kluczowe dla poprawnego skonstruowania wniosku.

Ile można otrzymać na pracownika?

Maksymalny limit dofinansowania na jednego uczestnika (niezależnie czy jest to pracownik, czy właściciel firmy) wynosi 200% przeciętnego wynagrodzenia. Oznacza to, że jeśli szkolenie jest droższe, nadwyżkę ponad ten limit pokrywa w całości przedsiębiorca.

Limity dla firmy (Wnioskodawcy)

Łączna pula środków, o jaką może ubiegać się jedna firma w ciągu roku, jest uzależniona od wielkości zatrudnienia:

Status przedsiębiorstwa Maksymalny limit roczny
Mikroprzedsiębiorca (do 9 osób) 4-krotność przeciętnego wynagrodzenia
Małe przedsiębiorstwo (10-49 osób) 8-krotność przeciętnego wynagrodzenia
Średnie przedsiębiorstwo (50-249 osób) 12-krotność przeciętnego wynagrodzenia
Duże przedsiębiorstwo (250+ osób) 14-krotność przeciętnego wynagrodzenia

Wkład własny – koniec z darmowymi szkoleniami?

Nowe regulacje promują partycypację w kosztach. Choć mikroprzedsiębiorcy nadal są uprzywilejowani, warto przygotować się na konieczność wniesienia wkładu własnego:

  • Mikroprzedsiębiorcy: Dofinansowanie do 90% kosztów (wkład własny min. 10%). W niektórych naborach możliwe jest 100%, ale trend zmierza ku współfinansowaniu.
  • Pozostałe firmy: Dofinansowanie do 70% kosztów (wkład własny min. 30%).

Priorytety 2026: Co punktuje na Warmii i Mazurach?

Aby wniosek w PUP Ostróda został rozpatrzony pozytywnie, planowane szkolenie musi wpisywać się w oficjalne priorytety wydatkowania środków KFS. W 2026 roku mamy do czynienia z hierarchią celów: ogólnopolskich oraz specyficznych dla województwa warmińsko-mazurskiego.

Priorytety Wojewódzkie (Warmińsko-Mazurskie)

Dla firm z Ostródy i okolic szczególnie istotne są dwa priorytety ustalone przez samorząd województwa, które odzwierciedlają strategię rozwoju regionu:

  1. Wsparcie kształcenia ustawicznego osób po 50. roku życia:
    Region zmaga się ze starzeniem społeczeństwa. Każde szkolenie dedykowane pracownikom, którzy przekroczyli 50. rok życia (zarówno kobietom, jak i mężczyznom), ma wysoki priorytet. Celem jest utrzymanie ich aktywności zawodowej i aktualizacja kompetencji cyfrowych lub branżowych.
  2. Wsparcie w obszarach Inteligentnych Specjalizacji (IS) Warmii i Mazur:
    To priorytet strategiczny. Jeśli Twoja firma działa w branżach kluczowych dla regionu, masz większe szanse na dotację. Do IS województwa należą m.in.:
    • Ekonomia wody: Turystyka wodna, przemysł jachtowy, usługi związane z jeziorami (bardzo ważne dla Ostródy!).
    • Żywność wysokiej jakości: Przetwórstwo spożywcze, rolnictwo ekologiczne.
    • Drewno i meblarstwo: Przemysł drzewny, produkcja mebli (silna gałąź w powiecie).

Priorytety Ogólnopolskie (Ministerialne)

Obowiązują one w każdym urzędzie, w tym w Ostródzie:

  • Wsparcie kształcenia w zawodach deficytowych: (Szczegóły w kolejnym rozdziale).
  • Nowe technologie i procesy: Wdrażanie innowacji, cyfryzacja, AI, zielona energia.
  • Zarządzanie i komunikacja: Szkolenia dla kadry menedżerskiej, HR, przeciwdziałanie mobbingowi.
  • Branża medyczna i opiekuńcza: Wsparcie dla DPS-ów, placówek leczniczych, żłobków.

Lista zawodów deficytowych (Powiat Ostródzki i Województwo)

Najskuteczniejszą metodą uzasadnienia wniosku jest powołanie się na deficyt na rynku pracy. Wnioskodawcy z Ostródy mogą korzystać z dwóch list: powiatowej (bardziej precyzyjnej) oraz wojewódzkiej. Poniżej prezentujemy dane z “Barometru zawodów” na 2026 rok.

A. POWIAT OSTRÓDZKI – Lista zawodów deficytowych

Szkolenia w tych zawodach są najbardziej pożądane przez PUP Ostróda, gdyż odpowiadają na realne braki kadrowe w naszym powiecie.

DUŻY DEFICYT (Priorytet absolutny)

  • Pracownicy fizyczni w produkcji i pracach prostych: To sygnał dla zakładów produkcyjnych w strefach ekonomicznych i lokalnych fabrykach. Brakuje rąk do pracy, więc szkolenia podnoszące kwalifikacje (np. na operatorów) lub przyuczające do zawodu są kluczowe.

DEFICYT (Standardowy)

Szeroka lista zawodów, w których pracodawcy z Ostródy mają trudności z rekrutacją:

Budownictwo i Technika:
  • Betoniarze i zbrojarze
  • Dekarze i blacharze budowlani
  • Elektrycy i energetycy
  • Monterzy instalacji budowlanych
  • Operatorzy i mechanicy sprzętu do robót ziemnych
  • Operatorzy obrabiarek skrawających (CNC)
  • Pracownicy ds. budownictwa drogowego i kolejowego
  • Robotnicy obróbki drewna i stolarze
  • Spawacze
  • Ślusarze
Transport i Motoryzacja:
  • Blacharze i lakiernicy samochodowi
  • Kierowcy autobusów (kluczowe dla komunikacji lokalnej)
  • Kierowcy samochodów ciężarowych i ciągników siodłowych
  • Mechanicy pojazdów samochodowych
Usługi, Gastronomia i Handel:
  • Kucharze (branża turystyczna!)
  • Pomoce kuchenne
  • Krawcy i pracownicy produkcji odzieży
  • Personel sprzątający
  • Sprzedawcy i kasjerzy
Edukacja, Opieka i Medycyna:
  • Lekarze, Pielęgniarki i położne
  • Opiekunowie osoby starszej lub z niepełnosprawnością
  • Psycholodzy i terapeuci
  • Pracownicy socjalni i mediatorzy
  • Nauczyciele (przedmiotów ogólnokształcących, zawodowych, przedszkoli, szkół specjalnych)
  • Pedagodzy i nauczyciele wspierający
Przemysł Spożywczy:
  • Pracownicy przetwórstwa spożywczego
  • Przetwórcy mięsa i ryb

B. WOJEWÓDZTWO WARMIŃSKO-MAZURSKIE – Uzupełnienie

Jeśli zawód, w którym chcesz szkolić, nie występuje na liście powiatowej, możesz posiłkować się listą wojewódzką. Zawiera ona dodatkowo m.in.:

  • Cieśli i stolarzy budowlanych
  • Murarzy i tynkarzy
  • Samodzielnych księgowych

Cyfrowy nabór w PUP Ostróda – instrukcja krok po kroku

Zapomnij o papierowych teczkach zanoszonych do urzędu. Od 2026 roku procedura w Ostródzie jest w pełni zdigitalizowana. Oto jak przejść przez ten proces:

Krok 1: Rejestracja na praca.gov.pl

Wnioski składa się wyłącznie przez moduł PSZ-KFS na portalu praca.gov.pl. Musisz posiadać konto firmowe oraz ważny Profil Zaufany lub Kwalifikowany Podpis Elektroniczny. Jeśli dotychczas korzystałeś z usług księgowej, upewnij się, że masz dostęp do konta urzędowego swojej firmy.

Krok 2: Przygotowanie danych (PESEL!)

To najważniejsza zmiana formalna. W momencie składania wniosku musisz podać imienną listę uczestników wraz z ich numerami PESEL. Nie ma już możliwości wnioskowania “na zapas” lub na anonimowe stanowiska. Musisz mieć zgody pracowników na przetwarzanie danych.

Krok 3: Wyścig z czasem

PUP Ostróda ogłasza nabór z wyprzedzeniem min. 10 dni roboczych. Sam nabór trwa zazwyczaj krótko (min. 5 dni). Ze względu na duże zainteresowanie, o przyznaniu środków często decyduje kolejność zgłoszeń (przy zachowaniu poprawności merytorycznej). Wniosek należy wysłać w pierwszych minutach po otwarciu naboru w systemie.

Wymogi jakościowe: BUR i zasada konkurencyjności

Urzędnicy z Ostródy będą skrupulatnie weryfikować, komu chcesz zapłacić za szkolenie. W 2026 roku obowiązują zaostrzone rygory:

  1. Baza Usług Rozwojowych (BUR): To absolutna podstawa. Firma szkoleniowa musi posiadać aktywny wpis do BUR z uprawnieniami do świadczenia usług dofinansowanych. Stary wpis do RIS (Rejestru Instytucji Szkoleniowych) już nie wystarcza.
  2. Zasada konkurencyjności: We wniosku musisz udowodnić, że dokonałeś rozeznania rynku. Należy przedstawić porównanie oferty wybranej z co najmniej dwiema ofertami konkurencyjnymi. Porównanie musi dotyczyć ceny, programu, liczby godzin i kwalifikacji trenerów.
  3. Zakaz powiązań: Nie możesz zlecić szkolenia firmie, z którą jesteś powiązany osobowo lub kapitałowo (rodzina, wspólne udziały).

Bezpieczne rozliczenie i utrzymanie zatrudnienia

Otrzymanie przelewu z PUP Ostróda to nie koniec, a początek zobowiązań. Najważniejszym z nich jest efektywność zatrudnieniowa.

Zasada 3 miesięcy

Masz obowiązek utrzymać w zatrudnieniu przeszkolonego pracownika przez okres co najmniej 3 miesięcy od daty zakończenia szkolenia. Jeśli zwolnisz pracownika (z winy pracodawcy) przed upływem tego terminu, będziesz musiał zwrócić środki wraz z odsetkami. Co więcej, może to skutkować karencją w dostępie do KFS w kolejnych latach.

Dokumentacja

Na rozliczenie masz zazwyczaj 30 dni. Komplet dokumentów dla PUP Ostróda obejmuje:

  • Fakturę od firmy szkoleniowej.
  • Potwierdzenie przelewu z konta firmowego (dowód opłacenia faktury i wkładu własnego).
  • Certyfikaty/zaświadczenia imienne uczestników.
  • Program szkolenia i listę obecności.

Checklista wnioskodawcy z Ostródy

Zanim ogłoszony zostanie nabór, upewnij się, że jesteś gotowy:

  • Lokalizacja: Moja firma ma siedzibę lub oddział w powiecie ostródzkim.
  • Konto: Mam dostęp do praca.gov.pl i ważny podpis elektroniczny.
  • Czyste konto: Nie mam zaległości w ZUS i Urzędzie Skarbowym.
  • De minimis: Sprawdziłem w SUDOP, że mam dostępny limit pomocy (300 tys. EUR).
  • Barometr: Wybrałem szkolenie zgodne z listą zawodów deficytowych dla Ostródy lub województwa.
  • Realizator: Wybrałem firmę z bazy BUR i mam 3 oferty porównawcze.
  • Dane osobowe: Mam numery PESEL wszystkich pracowników zgłaszanych do szkolenia.
  • Budżet: Mam zabezpieczone środki na wkład własny (jeśli dotyczy).

Pamiętaj, że Powiatowy Urząd Pracy w Ostródzie może wprowadzić dodatkowe, specyficzne wymogi w regulaminie konkretnego naboru. Regularnie sprawdzaj stronę ostroda.praca.gov.pl w sekcji aktualności.

Sprawdź również informacje dla innych urzędów w regionie:

Źródła informacji:
Ustawa z dnia 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U.2025 poz. 620)
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 listopada 2025 roku w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego (Dz. U. 2025 poz. 1641)
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 czerwca 2010 r. w sprawie informacji składanych przez podmioty ubiegające się o pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie (Dz. U. z dnia 6 lipca 2010 r.);
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis (Dz. U. z 2010 r. Nr 53, poz. 311, z późn. zm.);
Rozporządzenie Komisji (UE) 2023/2831 z dnia 13 grudnia 2023 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L, 2023/2831 z 15.12.2023).
Strona urzędu pracy – ostroda.praca.gov.pl