Krajowy Fundusz Szkoleniowy - KFS 2025
Categories
Biznes, Dofinansowania

Rok 2026 przynosi fundamentalną zmianę w krajobrazie finansowania rozwoju kompetencji pracowników w Polsce. Dla przedsiębiorców z powiatu otwockiego, działających w cieniu dynamicznej aglomeracji warszawskiej, nadchodzące miesiące będą czasem próby, ale i ogromnej szansy. Powiatowy Urząd Pracy w Otwocku (PUP Otwock) wdraża zreformowane zasady Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS), które zrywają z dotychczasową biurokracją na rzecz pełnej cyfryzacji i transparentności.

Koniec z papierowymi wnioskami, koniec z dowolnością w wyborze firm szkoleniowych “po znajomości”. Nowe regulacje na 2026 rok wprowadzają rygorystyczne wymogi dotyczące jakości szkoleń (Baza Usług Rozwojowych), precyzyjnego identyfikowania uczestników (wymóg PESEL) oraz sztywnych limitów finansowych. Niniejszy poradnik to kompletne kompendium wiedzy dedykowane pracodawcom i przedsiębiorcom z Otwocka, Józefowa, Karczewa oraz gmin: Celestynów, Kołbiel, Osieck, Sobienie-Jeziory i Wiązowna. Dowiesz się z niego, jak skutecznie sięgnąć po środki, które mogą pokryć nawet 90% kosztów kształcenia Twojej kadry.

Spis treści – KFS w Powiecie Otwockim 2026

PUP Otwock: Kto kwalifikuje się do wsparcia?

Zanim przystąpisz do wypełniania wniosku, musisz zweryfikować swoją właściwość terytorialną. Powiatowy Urząd Pracy w Otwocku (ul. Górna 11) obsługuje wyłącznie podmioty związane z powiatem otwockim. W 2026 roku definicja beneficjenta została doprecyzowana, co otwiera drzwi dla szerszej grupy wnioskodawców, ale stawia też twarde warunki wstępne.

Kto może złożyć wniosek w Otwocku?

O środki z KFS w PUP Otwock mogą ubiegać się podmioty, które spełniają jeden z poniższych warunków lokalizacyjnych:

  • Posiadają siedzibę na terenie powiatu otwockiego.
  • Prowadzą miejsce wykonywania działalności na terenie powiatu (np. oddział, sklep, zakład produkcyjny, biuro), co znajduje odzwierciedlenie w dokumentach rejestrowych (CEIDG/KRS).

Katalog uprawnionych podmiotów w 2026 roku obejmuje:

  • Pracodawców: Każdy podmiot (firma, fundacja, stowarzyszenie, urząd), który zatrudnia co najmniej jedną osobę na podstawie umowy o pracę.
  • Samozatrudnionych (JDG): Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które nie zatrudniają pracowników. To istotna zmiana, traktująca ich na równi z mikroprzedsiębiorcami w dostępie do rozwoju własnego.
  • Zleceniodawców: Nowe przepisy dopuszczają finansowanie szkoleń dla osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych (np. stałe kontrakty B2B, umowy zlecenia), o ile jest to uzasadnione potrzebami firmy i wpisuje się w priorytety.

Warunek sine qua non: 6 miesięcy składek

Aby wyeliminować nadużycia, system KFS 2026 wprowadza bezpiecznik. Wnioskodawca musi wykazać, że w okresie co najmniej 6 miesięcy bezpośrednio poprzedzających dzień złożenia wniosku opłacał składki na Fundusz Pracy. Firmy założone “wczoraj” nie otrzymają wsparcia. Wyjątkiem są podmioty ustawowo zwolnione z opłacania tych składek (np. zatrudniające wyłącznie seniorów), które zachowują prawo do KFS.

Cyfrowa rewolucja: praca.gov.pl i nowe wymogi formalne

Rok 2026 to koniec ery papierowych teczek w PUP Otwock. Cała procedura została przeniesiona do sfery wirtualnej, co wymusza na przedsiębiorcach posiadanie odpowiednich narzędzi cyfrowych.

System praca.gov.pl

Wnioski składa się wyłącznie poprzez portal praca.gov.pl, używając dedykowanego formularza w module PSZ-KFS. Aby to zrobić, musisz posiadać:

  • Konto firmowe na portalu.
  • Aktywny Profil Zaufany (ePUAP) lub Kwalifikowany Podpis Elektroniczny do autoryzacji dokumentów.

Koniec anonimowości: Wymóg PESEL

To zmiana, która budzi najwięcej emocji. W poprzednich latach można było wnioskować o szkolenie dla “stanowiska X”. W 2026 roku, już na etapie składania wniosku, musisz podać imienną listę uczestników wraz z ich numerami PESEL. Oznacza to, że musisz mieć precyzyjnie wytypowaną kadrę i uzyskać od pracowników zgody na przetwarzanie danych osobowych jeszcze przed startem naboru. System automatycznie weryfikuje te dane, uniemożliwiając dublowanie wsparcia dla tej samej osoby w różnych projektach.

Matematyka dotacji: Limity i wkład własny w 2026 roku

Budżet KFS na 2026 rok jest ściśle limitowany. PUP Otwock będzie operował kwotami wynikającymi z algorytmów opartych na przeciętnym wynagrodzeniu. Planując szkolenia, musisz znać te granice.

Ile można otrzymać na pracownika?

Maksymalny limit dofinansowania na jednego uczestnika wynosi 200% przeciętnego wynagrodzenia. Jeśli szkolenie jest droższe, nadwyżkę pokrywa pracodawca. Warto jednak pamiętać, że PUP Otwock w swoim regulaminie może wprowadzić niższy limit kwotowy (np. 5-6 tys. zł na osobę), aby środki trafiły do szerszego grona firm. Należy dokładnie czytać ogłoszenie o naborze.

Limity na firmę (Wnioskodawcę)

Łączna pula środków, o jaką może ubiegać się jedna firma w ciągu roku, zależy od wielkości zatrudnienia:

Wielkość przedsiębiorstwa Maksymalny limit roczny
Mikro (do 9 osób) 4-krotność przeciętnego wynagrodzenia
Małe (10-49 osób) 8-krotność przeciętnego wynagrodzenia
Średnie (50-249 osób) 12-krotność przeciętnego wynagrodzenia
Duże (250+ osób) 14-krotność przeciętnego wynagrodzenia

Wkład własny – ile musisz dołożyć?

Poziom dofinansowania zależy od statusu firmy:

  • Mikroprzedsiębiorcy: Mogą otrzymać do 90% dofinansowania (obowiązkowy wkład własny min. 10%).
  • Pozostali (Małe, Średnie, Duże): Mogą otrzymać do 70% dofinansowania (obowiązkowy wkład własny min. 30%).

Priorytety Mazowsza i Otwocka – klucz do punktacji

Wniosek o KFS to nie formalność, to konkurs. Aby wygrać, Twoje szkolenie musi wpisywać się w oficjalne priorytety. W 2026 roku dla powiatu otwockiego kluczowe są priorytety ministerialne oraz specyficzne priorytety dla województwa mazowieckiego.

Priorytety Wojewódzkie (Mazowieckie 2026)

Są to priorytety ustalone przez Wojewódzką Radę Rynku Pracy, które mają szczególne znaczenie przy ocenie wniosków w PUP Otwock:

  1. Wsparcie cudzoziemców i pracodawców ich zatrudniających: Kształcenie ustawiczne skierowane do cudzoziemców oraz firm, które budują zespoły wielokulturowe.
  2. Powroty na rynek pracy i nowi pracownicy: Wsparcie osób nowo zatrudnionych, osób, którym zmieniono zakres obowiązków, oraz rodziców powracających po przerwie związanej z opieką nad dzieckiem.
  3. Aktywizacja 50+: Wsparcie rozwoju umiejętności osób po 50. roku życia, ze szczególnym uwzględnieniem osób w wieku przedemerytalnym.

Priorytety Ogólnopolskie (Ministerialne)

Obowiązują w każdym urzędzie, w tym w Otwocku:

  • Wsparcie kształcenia w zawodach deficytowych (szczegóły w kolejnym rozdziale).
  • Nowe procesy, technologie i narzędzia pracy (cyfryzacja, AI, zielona energia).
  • Poprawa zarządzania i komunikacji (w tym przeciwdziałanie mobbingowi).
  • Branża medyczna, opiekuńcza i ekonomia społeczna.

Lista zawodów deficytowych w powiecie otwockim (Barometr 2026)

Jednym z najskuteczniejszych sposobów na uzyskanie dofinansowania jest wykazanie, że szkolimy pracownika w zawodzie deficytowym. Dla wnioskodawców z Otwocka kluczowe są dane z “Barometru zawodów” dla powiatu otwockiego oraz województwa mazowieckiego.

Powiat Otwocki – DUŻY DEFICYT (Najwyższa punktacja)

W tych zawodach braki kadrowe w Otwocku są krytyczne. Wnioski na szkolenia w tym zakresie mają największe szanse powodzenia:

  • Fizycy i matematycy (specyfika lokalna, np. związana z instytutami w Świerku).
  • Lekarze.
  • Nauczyciele praktycznej nauki zawodu.
  • Pracownicy służb mundurowych.
  • Psycholodzy i terapeuci.

Powiat Otwocki – DEFICYT

Szeroka lista zawodów, w których pracodawcy z Otwocka i okolic zgłaszają trudności rekrutacyjne:

  • Budownictwo i Technika: Betoniarze i zbrojarze, Blacharze i lakiernicy, Elektronicy, automatycy i robotycy, Operatorzy obrabiarek skrawających, Spawacze, Monterzy instalacji.
  • Transport i Logistyka: Kierowcy autobusów, Kierowcy ciężarówek (C+E), Kurierzy i listonosze.
  • Edukacja: Nauczyciele przedmiotów ogólnokształcących, zawodowych, przedszkoli, szkół specjalnych, Pedagodzy.
  • Medycyna i Opieka: Pielęgniarki i położne, Opiekunowie osób starszych.
  • Inne: Biolodzy i biotechnolodzy, Pracownicy ds. jakości, Pracownicy socjalni, Specjaliści ds. administracji, Sprzedawcy i kasjerzy.

Województwo Mazowieckie – Uzupełnienie

Jeśli zawód nie występuje na liście powiatowej, możesz posiłkować się listą wojewódzką. Dla Mazowsza deficytowe są dodatkowo m.in.:

  • Elektrycy i energetycy.
  • Fizjoterapeuci i masażyści.
  • Pracownicy ds. rachunkowości i księgowości.
  • Samodzielni księgowi.

Jakość przede wszystkim: Wymóg BUR i zasada konkurencyjności

PUP Otwock w 2026 roku będzie rygorystycznie weryfikował dostawców szkoleń. Skończyły się czasy dowolności. Obowiązują dwie żelazne zasady:

1. Wpis do Bazy Usług Rozwojowych (BUR)

Firma szkoleniowa wskazana we wniosku musi posiadać aktualny wpis do Bazy Usług Rozwojowych prowadzonej przez PARP, z uprawnieniami do świadczenia usług z dofinansowaniem publicznym. Rejestr Instytucji Szkoleniowych (RIS) to za mało. Przed wyborem firmy sprawdź jej status na stronie uslugirozwojowe.parp.gov.pl.

2. Zasada konkurencyjności

Wnioskując o środki publiczne, musisz udowodnić, że wydajesz je oszczędnie. We wniosku należy przedstawić porównanie wybranej oferty z co najmniej dwiema ofertami konkurencyjnymi (podobny program, liczba godzin). W uzasadnieniu wyboru nie kieruj się tylko ceną – jakość, doświadczenie trenerów i certyfikaty są równie ważne, ale muszą być precyzyjnie opisane.

Uwaga: Obowiązuje bezwzględny zakaz powiązań kapitałowych i osobowych między Wnioskodawcą a Realizatorem usługi.

Procedura naboru w Otwocku – instrukcja operacyjna

Jak skutecznie złożyć wniosek w PUP Otwock? Oto ścieżka postępowania:

  1. Monitoring: Śledź stronę otwock.praca.gov.pl. Urząd ma obowiązek ogłosić nabór z 10-dniowym wyprzedzeniem.
  2. Przygotowanie: Zgromadź numery PESEL pracowników, wybierz firmę szkoleniową z BUR, zbierz oferty konkurencyjne, sprawdź limity pomocy de minimis w systemie SUDOP.
  3. Start naboru: W dniu otwarcia naboru (zazwyczaj o 7:30 lub 8:00 rano) zaloguj się na praca.gov.pl i wyślij przygotowany wniosek. W Otwocku, podobnie jak w innych powiatach aglomeracji warszawskiej, decydująca może być kolejność zgłoszeń (przy zachowaniu poprawności merytorycznej).
  4. Weryfikacja: Urząd ma 30 dni na rozpatrzenie wniosku. W przypadku błędów zostaniesz wezwany do korekty (masz na to zazwyczaj 7-14 dni).
  5. Umowa: Po pozytywnej decyzji podpisujesz umowę. Dopiero wtedy możesz zapłacić za szkolenie i je rozpocząć.

Bezpieczeństwo: Utrzymanie zatrudnienia i rozliczenie

Otrzymanie środków to dopiero połowa sukcesu. Kluczowe jest ich bezpieczne rozliczenie.

Obowiązek zatrudnieniowy

Pracodawca ma obowiązek utrzymać w zatrudnieniu przeszkolonego pracownika przez okres co najmniej 3 miesięcy od zakończenia szkolenia. Jeśli zwolnisz pracownika (z winy pracodawcy) przed upływem tego terminu, będziesz musiał zwrócić całą kwotę dofinansowania wraz z odsetkami. Jeśli pracownik odejdzie sam (wypowiedzenie, porozumienie stron z jego inicjatywy), zwrot nie jest wymagany, ale należy to udokumentować.

Dokumentacja

Na rozliczenie w PUP Otwock masz zazwyczaj 30 dni od zakończenia szkolenia. Musisz dostarczyć: fakturę, potwierdzenie przelewu (z konta firmowego!), certyfikaty ukończenia kursu przez pracowników oraz wypełniony formularz rozliczeniowy.

FAQ – Pytania przedsiębiorców z Otwocka

Czy mogę przeszkolić pracownika na umowie zlecenie?
Tak, przepisy na 2026 rok dopuszczają taką możliwość, o ile jest to uzasadnione potrzebami firmy.

Czy szkolenie może odbyć się online?
Tak, KFS finansuje szkolenia stacjonarne i online, pod warunkiem, że realizator jest w BUR.

Moja firma jest zarejestrowana w Warszawie, ale mam oddział w Otwocku. Gdzie składam wniosek?
Jeśli oddział w Otwocku jest wpisany do KRS/CEIDG jako miejsce wykonywania działalności, możesz złożyć wniosek w PUP Otwock na pracowników tego oddziału.

Checklista wnioskodawcy

  • Lokalizacja: Siedziba lub oddział w powiecie otwockim.
  • Konto: Dostęp do praca.gov.pl i Profil Zaufany.
  • Czyste konto: Brak zaległości w ZUS i US.
  • Barometr: Zawód na liście deficytowej (Otwock lub Mazowsze).
  • Realizator: Firma z wpisem do BUR.
  • Dane: Numery PESEL uczestników.
  • Finanse: Zabezpieczony wkład własny.

Sprawdź również informacje w pobliskich urzędach pracy:

Źródła informacji:
Ustawa z dnia 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U.2025 poz. 620)
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 listopada 2025 roku w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego (Dz. U. 2025 poz. 1641)
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 czerwca 2010 r. w sprawie informacji składanych przez podmioty ubiegające się o pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie (Dz. U. z dnia 6 lipca 2010 r.);
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis (Dz. U. z 2010 r. Nr 53, poz. 311, z późn. zm.);
Rozporządzenie Komisji (UE) 2023/2831 z dnia 13 grudnia 2023 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L, 2023/2831 z 15.12.2023).
Strona urzędu pracy – otwock.praca.gov.pl