Krajowy Fundusz Szkoleniowy - KFS 2025
Categories
Biznes, Dofinansowania

Rok 2026 przynosi rewolucyjne zmiany dla przedsiębiorców z powiatu olsztyńskiego, którzy planują inwestować w rozwój swoich kadr. Urząd Pracy Powiatu Olsztyńskiego (UPP), obsługujący dynamicznie rozwijające się gminy wokół stolicy Warmii i Mazur, wdraża zreformowane zasady Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS). To już nie jest ten sam program, co w latach ubiegłych. Pełna cyfryzacja, rygorystyczne wymogi dotyczące Bazy Usług Rozwojowych (BUR) oraz konieczność podawania danych wrażliwych pracowników już na etapie wnioskowania to tylko wierzchołek góry lodowej.

Powiat olsztyński, charakteryzujący się specyficzną strukturą gospodarczą opartą na przemyśle drzewnym, turystyce, nowoczesnym rolnictwie oraz usługach, stoi przed szansą na pozyskanie znacznych środków. Jednak konkurencja będzie ogromna, a nowe przepisy nie wybaczą błędów formalnych. Niniejszy poradnik to “Biblia KFS 2026” dedykowana wyłącznie podmiotom z terenu powiatu olsztyńskiego (ziemskiego). Dowiesz się z niego, jak skutecznie aplikować o środki w UPP Olsztyn, jakie zawody są kluczowe dla naszego regionu (tzw. “pewniaki”) i jak bezpiecznie przejść przez proces rozliczenia, by nie narażać firmy na zwrot dotacji.

Spis treści – KFS w Powiecie Olsztyńskim

UPP Olsztyn: Kto może składać wniosek (Jurysdykcja terytorialna)?

Pierwszym krokiem do sukcesu jest poprawne zidentyfikowanie właściwego urzędu pracy. W Olsztynie funkcjonują dwa odrębne urzędy, a pomyłka w adresowaniu wniosku skutkuje jego natychmiastowym odrzuceniem bez możliwości korekty.

Właściwość Urzędu Pracy Powiatu Olsztyńskiego

Niniejszy poradnik dotyczy naborów organizowanych przez Urząd Pracy Powiatu Olsztyńskiego (z siedzibą przy al. Piłsudskiego 64 w Olsztynie, ale obsługujący teren powiatu ziemskiego). Wniosek do tego urzędu mogą składać wyłącznie podmioty, które:

  • Posiadają siedzibę na terenie jednej z gmin powiatu olsztyńskiego.
  • LUB prowadzą miejsce wykonywania działalności na terenie powiatu olsztyńskiego (np. zakład produkcyjny, hotel, magazyn), co musi być potwierdzone wpisem w CEIDG lub KRS.

Gminy wchodzące w skład powiatu olsztyńskiego (obszar działania UPP):
Barczewo, Biskupiec, Dobre Miasto, Dywity, Gietrzwałd, Jeziorany, Jonkowo, Kolno, Olsztynek, Purda, Stawiguda, Świątki.

Ważne: Jeśli Twoja firma jest zarejestrowana w samym Mieście Olsztyn (gmina miejska), podlegasz pod Miejski Urząd Pracy w Olsztynie. Ten poradnik jest dedykowany firmom z tzw. “obwarzanka” i gmin ościennych.

Kto jest uprawniony do wsparcia?

Zgodnie z nowymi przepisami na rok 2026, katalog beneficjentów jest szeroki:

  • Pracodawcy: Każdy podmiot (firma, fundacja, stowarzyszenie, urząd gminy) zatrudniający co najmniej jednego pracownika na umowę o pracę.
  • Samozatrudnieni (JDG): Osoby prowadzące działalność gospodarczą w powiecie, niezatrudniające pracowników (traktowani jako mikroprzedsiębiorcy).
  • Zleceniodawcy/B2B: Nowe przepisy dopuszczają finansowanie kształcenia osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych, o ile jest to uzasadnione potrzebami firmy i wpisuje się w priorytety (np. stałe kontrakty menedżerskie).

Kluczowe zmiany 2026: Cyfryzacja i PESEL

Rok 2026 to koniec ery papierowych wniosków i “donoszenia” dokumentów. System został uszczelniony i zautomatyzowany. Przedsiębiorcy z powiatu olsztyńskiego muszą przygotować się na:

  1. Wyłączność praca.gov.pl: Wnioski składamy tylko elektronicznie. Wymagany jest Profil Zaufany lub Kwalifikowany Podpis Elektroniczny.
  2. Obowiązek podania numerów PESEL: To największa zmiana. Już w momencie składania wniosku musisz podać imienną listę uczestników wraz z ich numerami PESEL. Skończyło się wnioskowanie na “anonimowe stanowiska” (np. “szkolenie dla 2 handlowców”). Musisz wiedzieć, kogo konkretnie szkolisz i mieć jego zgodę na przetwarzanie danych (RODO).
  3. Weryfikacja w SUDOP: Przed złożeniem wniosku musisz samodzielnie sprawdzić stan wykorzystania pomocy de minimis. Limit wynosi 300 000 EUR na 3 lata.

Limity finansowe i wkład własny dla firm z Warmii

Budżetowanie szkoleń w 2026 roku opiera się na sztywnych algorytmach powiązanych z przeciętnym wynagrodzeniem. UPP Olsztyn będzie rygorystycznie przestrzegać tych limitów.

Ile pieniędzy można dostać?

Limit na osobę: Maksymalnie 200% przeciętnego wynagrodzenia. Jeśli szkolenie jest droższe, nadwyżkę pokrywasz z własnej kieszeni.

Limit na firmę (wnioskodawcę): Zależy od wielkości zatrudnienia:

Status firmy Maksymalna pula roczna
Mikroprzedsiębiorca (do 9 osób) 4-krotność przeciętnego wynagrodzenia
Mała firma (10-49 osób) 8-krotność przeciętnego wynagrodzenia
Średnia firma (50-249 osób) 12-krotność przeciętnego wynagrodzenia
Duża firma (250+ osób) 14-krotność przeciętnego wynagrodzenia

Wkład własny – ile musisz dołożyć?

  • Mikroprzedsiębiorcy: Dofinansowanie do 90% kosztów (wkład własny min. 10%). Uwaga: W poprzednich latach bywało to 100%, ale w 2026 roku standardem staje się partycypacja w kosztach.
  • Pozostali przedsiębiorcy: Dofinansowanie do 70% kosztów (wkład własny min. 30%).

Priorytety Warmińsko-Mazurskie: Inteligentne Specjalizacje

Aby otrzymać dofinansowanie w UPP Olsztyn, Twoje szkolenie musi wpisywać się w priorytety. Oprócz standardowych priorytetów ministerialnych (zarządzanie, cyfryzacja, zawody deficytowe), w naszym województwie obowiązują specyficzne Priorytety Regionalne, które są wysoko punktowane.

1. Inteligentne Specjalizacje Warmii i Mazur

Województwo warmińsko-mazurskie stawia na rozwój konkretnych branż. Jeśli Twoja firma działa w jednym z poniższych obszarów, masz “zielone światło” na szkolenia:

  • Ekonomia Wody: Turystyka wodna, przemysł jachtowy, usługi związane z jeziorami i rzekami.
  • Żywność Wysokiej Jakości: Przetwórstwo spożywcze, rolnictwo ekologiczne, produkcja regionalna.
  • Drewno i Meblarstwo: Przemysł drzewny, produkcja mebli (bardzo silna branża w powiecie olsztyńskim).
  • Zdrowe Życie: Usługi medyczne, rehabilitacyjne, turystyka zdrowotna, SPA & Wellness.

Wniosek powołujący się na ten priorytet musi wykazać związek szkolenia z rozwojem firmy w ramach tych specjalizacji (zgodnie ze “Strategią Rozwoju Społeczno-Gospodarczego Województwa Warmińsko-Mazurskiego 2030”).

2. Wsparcie osób po 50. roku życia

Drugim kluczowym priorytetem regionalnym jest aktywizacja i utrzymanie w zatrudnieniu osób, które przekroczyły 50. rok życia. W obliczu starzejącego się społeczeństwa regionu, inwestycja w “srebrną kadrę” jest premiowana.

Lista zawodów deficytowych w powiecie olsztyńskim (Pewniaki)

Najbezpieczniejszą drogą do uzyskania dotacji jest skorzystanie z priorytetu “kształcenie w zawodach deficytowych”. Poniżej prezentujemy listę zawodów, na które jest największe zapotrzebowanie w powiecie olsztyńskim w 2026 roku. Wnioski na te szkolenia mają największe szanse na akceptację.

Branża Budowlana i Techniczna

Powiat olsztyński przeżywa boom budowlany (zarówno mieszkaniowy w gminach Stawiguda/Dywity, jak i infrastrukturalny). Brakuje rąk do pracy:

  • Betoniarze i zbrojarze
  • Brukarze
  • Cieśle i stolarze budowlani
  • Dekarze i blacharze budowlani
  • Elektrycy i energetycy
  • Monterzy instalacji budowlanych
  • Murarze i tynkarze
  • Operatorzy i mechanicy sprzętu do robót ziemnych (koparki, ładowarki)
  • Pracownicy robót wykończeniowych w budownictwie
  • Robotnicy budowlani
  • Spawacze
  • Ślusarze

Transport i Motoryzacja

Logistyka i transport to krwiobieg regionu. Deficyty są tu chroniczne:

  • Blacharze i lakiernicy samochodowi
  • Kierowcy autobusów (krytyczny brak w komunikacji podmiejskiej)
  • Kierowcy samochodów ciężarowych i ciągników siodłowych
  • Mechanicy pojazdów samochodowych
  • Magazynierzy

Edukacja, Zdrowie i Opieka

Sektor usług publicznych i opiekuńczych zmaga się z luką pokoleniową:

  • Fizjoterapeuci i masażyści
  • Lekarze
  • Pielęgniarki i położne
  • Psycholodzy i terapeuci
  • Opiekunowie osoby starszej lub z niepełnosprawnością
  • Nauczyciele przedmiotów zawodowych
  • Nauczyciele szkół specjalnych i oddziałów integracyjnych
  • Nauczyciele praktycznej nauki zawodu

Usługi i Przemysł

  • Kucharze i pomoce kuchenne (branża HoReCa)
  • Krawcy i pracownicy produkcji odzieży
  • Operatorzy obrabiarek skrawających (CNC)
  • Robotnicy obróbki drewna i stolarze (kluczowe dla przemysłu meblarskiego)
  • Tapicerzy
  • Samodzielni księgowi

Procedura naboru w UPP Olsztyn – instrukcja krok po kroku

Proces aplikacyjny w powiecie olsztyńskim jest ściśle sformalizowany. Oto jak wygląda ścieżka “od pomysłu do pieniędzy”:

Krok 1: Monitorowanie ogłoszeń

UPP Olsztyn ogłasza nabór na swojej stronie internetowej (http://uppolsztyn.praca.gov.pl) z wyprzedzeniem co najmniej 10 dni roboczych. Należy zapisać się do newslettera urzędu lub regularnie odświeżać zakładkę “Aktualności”.

Krok 2: Przygotowanie dokumentacji w praca.gov.pl

Zaloguj się do portalu praca.gov.pl i znajdź formularz KFS. Przygotuj:

  • Dane firmy (NIP, REGON, PKD).
  • Dane uczestników (PESEL, wykształcenie, stanowisko).
  • Uzasadnienie wyboru szkolenia (powiązanie z priorytetem i potrzebami firmy).
  • Porównanie ofert (patrz niżej: zasada konkurencyjności).

Krok 3: Złożenie wniosku (Wyścig z czasem)

W powiecie olsztyńskim zainteresowanie KFS jest ogromne. Choć decyduje ocena merytoryczna, pula środków jest ograniczona. Wniosek należy wysłać w pierwszym możliwym terminie naboru. System rejestruje datę i godzinę wpływu.

Krok 4: Ocena i poprawki

Komisja w UPP Olsztyn ma 30 dni na rozpatrzenie wniosku. Jeśli pojawią się błędy, otrzymasz wezwanie do korekty (zazwyczaj 7-14 dni). Brak reakcji oznacza odrzucenie wniosku.

Baza Usług Rozwojowych i zasada konkurencyjności

W 2026 roku UPP Olsztyn nie sfinansuje szkolenia “u znajomego”. Jakość jest priorytetem.

Wymóg BUR

Wybrana firma szkoleniowa musi posiadać aktywny wpis do Bazy Usług Rozwojowych (BUR) z możliwością świadczenia usług dofinansowanych ze środków publicznych. Przed wpisaniem firmy do wniosku, sprawdź jej status na stronie PARP.

Zasada konkurencyjności

We wniosku musisz udowodnić, że nie przepłacasz. Wymagane jest przedstawienie porównania wybranej oferty z co najmniej dwiema ofertami konkurencyjnymi (podobny program, liczba godzin). W uzasadnieniu wyboru należy odnieść się nie tylko do ceny, ale też do jakości, doświadczenia trenerów i certyfikatów. Dla firm z powiatu olsztyńskiego ważne jest też uzasadnienie lokalizacji szkolenia (koszty dojazdu nie są kwalifikowalne, więc szkolenie lokalne lub online może być preferowane).

Utrzymanie zatrudnienia i kontrola

Podpisanie umowy z UPP Olsztyn to dopiero początek. Najważniejsze jest prawidłowe rozliczenie.

Zasada 3 miesięcy

Pracodawca ma obowiązek utrzymać w zatrudnieniu przeszkolonego pracownika przez okres co najmniej 3 miesięcy od daty zakończenia szkolenia. Zwolnienie pracownika (z winy pracodawcy) w tym czasie skutkuje koniecznością zwrotu środków wraz z odsetkami.

Dokumentacja

Do rozliczenia w UPP Olsztyn potrzebujesz:

  • Faktury za szkolenie.
  • Potwierdzenia przelewu (z konta firmowego).
  • Certyfikatu ukończenia szkolenia przez pracownika.
  • Polisy NNW (jeśli była wymagana).

Checklista wnioskodawcy z powiatu olsztyńskiego

  • Lokalizacja: Moja firma działa w powiecie olsztyńskim (gminy: Barczewo, Biskupiec, Dywity, Stawiguda itd.), a nie w Mieście Olsztyn.
  • Konto: Mam aktywne konto na praca.gov.pl i podpis elektroniczny.
  • Czyste konto: Nie mam zaległości w ZUS i Urzędzie Skarbowym.
  • Barometr: Wybrałem szkolenie zgodne z listą zawodów deficytowych dla powiatu olsztyńskiego lub Inteligentnymi Specjalizacjami Warmii i Mazur.
  • Realizator: Firma szkoleniowa jest w BUR.
  • PESEL: Mam zgody i numery PESEL pracowników.
  • Wkład własny: Mam zabezpieczone środki na wkład własny (10% lub 30%).

Pamiętaj, że Urząd Pracy Powiatu Olsztyńskiego może wprowadzić dodatkowe, specyficzne wymogi w regulaminie konkretnego naboru. Śledź stronę urzędu i bądź gotowy do działania.

Najbliższe Urzędy Pracy (Warmińsko-Mazurskie)

Źródła informacji:
Ustawa z dnia 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U.2025 poz. 620)
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 listopada 2025 roku w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego (Dz. U. 2025 poz. 1641)
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 czerwca 2010 r. w sprawie informacji składanych przez podmioty ubiegające się o pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie (Dz. U. z dnia 6 lipca 2010 r.);
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis (Dz. U. z 2010 r. Nr 53, poz. 311, z późn. zm.);
Rozporządzenie Komisji (UE) 2023/2831 z dnia 13 grudnia 2023 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L, 2023/2831 z 15.12.2023).
Strona urzędu pracy – uppolsztyn.praca.gov.pl