Krajowy Fundusz Szkoleniowy - KFS 2025
Categories
Biznes, Dofinansowania

Rok 2026 przynosi rewolucyjne zmiany dla przedsiębiorców z powiatu warszawskiego zachodniego, którzy planują inwestować w rozwój swoich kadr. Powiatowy Urząd Pracy dla Powiatu Warszawskiego Zachodniego (z siedzibą w Ożarowie Mazowieckim), obsługujący dynamicznie rozwijające się gminy takie jak Łomianki, Błonie, Ożarów Mazowiecki czy Stare Babice, wdraża zreformowane zasady Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS). Nowe regulacje to nie tylko kosmetyka – to całkowita cyfryzacja procesu, rygorystyczne wymogi dotyczące jakości szkoleń oraz nowe limity finansowe.

Powiat warszawski zachodni, będący logistycznym i przemysłowym zapleczem stolicy, a jednocześnie atrakcyjnym miejscem zamieszkania, boryka się ze specyficznymi problemami rynku pracy. Bliskość Warszawy drenuje lokalny rynek z talentów, co sprawia, że utrzymanie wykwalifikowanego pracownika staje się wyzwaniem numer jeden. KFS 2026 jest narzędziem, które ma temu zaradzić. Niniejszy poradnik to kompletna “Biblia KFS” dedykowana firmom z naszego powiatu. Dowiesz się z niej, jak skutecznie aplikować w systemie praca.gov.pl, jakie zawody są na liście deficytowej w Ożarowie i okolicach oraz jak uniknąć błędów, które dyskwalifikują wniosek na starcie.

Spis treści – KFS w Powiecie Warszawskim Zachodnim

PUP Ożarów Mazowiecki: Kto może składać wniosek?

Zanim zaczniesz planować szkolenia, musisz upewnić się, że Twój biznes podlega pod właściwy urząd pracy. Struktura administracyjna wokół Warszawy bywa myląca, a złożenie wniosku do niewłaściwego urzędu (np. w Pruszkowie czy Warszawie) skutkuje jego natychmiastowym odrzuceniem bez rozpatrzenia merytorycznego.

Właściwość terytorialna

Niniejszy poradnik dotyczy naborów organizowanych przez Powiatowy Urząd Pracy dla Powiatu Warszawskiego Zachodniego z siedzibą w Ożarowie Mazowieckim (ul. Poznańska 131A). O środki w tym urzędzie mogą ubiegać się podmioty, które:

  • Posiadają siedzibę na terenie powiatu warszawskiego zachodniego.
  • LUB prowadzą miejsce wykonywania działalności na terenie tego powiatu (np. oddział, magazyn, sklep, biuro), co musi być potwierdzone wpisem w dokumentach rejestrowych (CEIDG, KRS).

Gminy wchodzące w skład powiatu warszawskiego zachodniego: Błonie, Izabelin, Kampinos, Leszno, Łomianki, Ożarów Mazowiecki, Stare Babice. Jeśli Twoja firma działa w jednej z tych gmin – ten poradnik jest dla Ciebie.

Kto jest uprawniony w 2026 roku?

Nowe przepisy, które wchodzą w życie, rozszerzają i precyzują katalog beneficjentów. W Ożarowie Mazowieckim wniosek mogą złożyć:

  • Pracodawcy: Każdy podmiot (firma, fundacja, stowarzyszenie, urząd gminy), który zatrudnia co najmniej jedną osobę na podstawie umowy o pracę. Wielkość etatu nie ma znaczenia – może to być nawet 1/8 etatu.
  • Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą (JDG): Przedsiębiorcy niezatrudniający pracowników również mogą ubiegać się o środki na własne kształcenie. Są oni traktowani w systemie jako mikroprzedsiębiorcy.
  • Podmioty współpracujące na B2B/Zlecenie: To ważna zmiana. Przepisy 2026 dopuszczają finansowanie szkoleń dla osób świadczących pracę na innej podstawie niż umowa o pracę (np. stałe kontrakty), o ile jest to uzasadnione potrzebami firmy i wpisuje się w priorytety.

Warunek krytyczny: Wnioskodawca musi opłacać składki na Fundusz Pracy przez okres co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku (chyba że jest z nich zwolniony ustawowo). Firmy założone “wczoraj” nie otrzymają wsparcia.

Matematyka dotacji: Limity i wkład własny 2026

Budżetowanie w 2026 roku opiera się na sztywnych algorytmach. Skończyła się dowolność w określaniu kwot. PUP w Ożarowie Mazowieckim będzie weryfikował budżety w oparciu o wskaźnik przeciętnego wynagrodzenia.

Ile można otrzymać na pracownika?

Maksymalny limit dofinansowania na jednego uczestnika (pracownika lub pracodawcę) wynosi 200% przeciętnego wynagrodzenia. Jeśli przeciętne wynagrodzenie wynosi np. 8000 zł, to na jedną osobę możesz pozyskać maksymalnie 16 000 zł. Kwota ta musi pokryć koszt szkolenia, egzaminu, badań lekarskich i ubezpieczenia NNW.

Limity dla firmy (Wnioskodawcy)

Łączna pula środków, o jaką może ubiegać się jedna firma w danym roku, jest limitowana wielkością zatrudnienia:

Status przedsiębiorstwa Maksymalna kwota (krotność przeciętnego wynagrodzenia)
Mikroprzedsiębiorca (do 9 osób) 4-krotność (ok. 32 000 zł*)
Małe przedsiębiorstwo (10-49 osób) 8-krotność (ok. 64 000 zł*)
Średnie przedsiębiorstwo (50-249 osób) 12-krotność (ok. 96 000 zł*)
Duże przedsiębiorstwo (250+ osób) 14-krotność (ok. 112 000 zł*)
*Kwoty szacunkowe, zależne od aktualnego wskaźnika GUS.

Wkład własny – ile musisz dołożyć?

Poziom dofinansowania zależy od wielkości Twojej firmy:

  • Mikroprzedsiębiorcy: Otrzymują do 90% dofinansowania. Wkład własny wynosi minimum 10%.
  • Pozostali (Małe, Średnie, Duże): Otrzymują do 70% dofinansowania. Wkład własny wynosi minimum 30%.

Warto pamiętać, że wkład własny musi być wniesiony w formie pieniężnej (opłacenie części faktury). Nie może to być wkład rzeczowy (np. udostępnienie sali).

Priorytety 2026: Co punktuje na Mazowszu i w powiecie?

Wniosek o KFS w PUP Ożarów Mazowiecki musi wpisywać się w konkretne priorytety. W 2026 roku mamy do czynienia z hierarchią celów: ministerialnych oraz wojewódzkich (dla Mazowsza). Dobre uzasadnienie wniosku polega na powiązaniu potrzeb firmy z tymi wytycznymi.

Priorytety Wojewódzkie (Mazowieckie) – Twoja szansa

Dla województwa mazowieckiego ustalono specyficzne priorytety, które są bardzo istotne przy ocenie wniosków w Ożarowie:

  1. Wsparcie kształcenia ustawicznego skierowane do cudzoziemców oraz pracodawców zatrudniających cudzoziemców.
    Biorąc pod uwagę dużą liczbę firm logistycznych i produkcyjnych w powiecie (Błonie, Ożarów), które zatrudniają obcokrajowców, ten priorytet jest kluczowy. Można sfinansować np. kursy języka polskiego dla pracowników z Ukrainy czy Azji, albo szkolenia zawodowe (np. na wózki widłowe) prowadzone w ich języku lub z tłumaczeniem.
  2. Wsparcie osób nowo zatrudnionych / zmieniających zakres czynności / powracających na rynek pracy.
    Idealny priorytet dla firm, które się rozwijają i rekrutują. Jeśli zatrudniłeś kogoś w ciągu ostatnich miesięcy lub planujesz awans wewnętrzny (zmiana stanowiska), możesz sfinansować szkolenie wdrożeniowe (“onboarding” kompetencyjny). Dotyczy to również osób wracających po urlopach macierzyńskich/wychowawczych.
  3. Wsparcie osób w wieku 50+ (przedemerytalnym i emerytalnym).
    Mazowsze stawia na aktywizację “silversów”. Jeśli masz w zespole doświadczonych pracowników, warto zainwestować w ich kompetencje cyfrowe lub specjalistyczne, aby mogli efektywnie pracować dłużej.

Priorytety Ministerialne (Ogólnopolskie)

Oprócz priorytetów mazowieckich, obowiązują standardowe priorytety krajowe:

  • Wsparcie kształcenia w zawodach deficytowych (szczegóły w kolejnym rozdziale).
  • Nowe procesy i technologie (w tym AI): Szkolenia z obsługi nowych maszyn, systemów IT, automatyzacji. Bardzo ważne dla firm z stref przemysłowych w Błoniu i Ożarowie.
  • Zarządzanie i komunikacja: Szkolenia dla managerów, HR, przeciwdziałanie mobbingowi.
  • Branża medyczna i opiekuńcza.

Lista zawodów deficytowych dla Powiatu Warszawskiego Zachodniego

Skorzystanie z priorytetu “zawody deficytowe” to jedna z najpewniejszych dróg do uzyskania dofinansowania. Poniżej prezentujemy listę zawodów, na które jest największe zapotrzebowanie w powiecie warszawskim zachodnim w 2026 roku. Dane pochodzą z oficjalnego “Barometru zawodów”.

DUŻY DEFICYT (Najwyższa punktacja)

W tych zawodach pracodawcy mają ogromne problemy ze znalezieniem rąk do pracy. Wnioski szkoleniowe dla tych grup są traktowane priorytetowo:

  • Mechanicy-monterzy maszyn, urządzeń i instrumentów: Kluczowe dla stref przemysłowych w Błoniu i Ożarowie.
  • Nauczyciele przedmiotów ogólnokształcących i języków obcych.
  • Nauczyciele przedmiotów zawodowych.
  • Sprzedawcy i kasjerzy: Deficyt wynikający z dużej rotacji w handlu detalicznym.

DEFICYT (Standardowy)

Szeroka grupa zawodów, w których brakuje wykwalifikowanych kandydatów. Podzieliliśmy je na branże, aby ułatwić nawigację:

Logistyka i Transport (Serce powiatu)

Ze względu na lokalizację przy autostradzie A2 i trasie S8, powiat jest zagłębiem logistycznym. Deficytowe zawody to:

  • Kierowcy samochodów ciężarowych i ciągników siodłowych (C+E).
  • Kierowcy autobusów.
  • Magazynierzy (w tym operatorzy wózków widłowych).
  • Kurierzy i listonosze.
  • Zaopatrzeniowcy i dostawcy.

Budownictwo i Technika

  • Brukarze.
  • Cieśle i stolarze budowlani.
  • Elektronicy, automatycy i robotycy (bardzo poszukiwani w nowoczesnych zakładach).
  • Elektrycy i energetycy.
  • Mechanicy pojazdów samochodowych.
  • Murarze i tynkarze.
  • Operatorzy i mechanicy sprzętu do robót ziemnych.
  • Robotnicy budowlani.
  • Spawacze.
  • Ślusarze.
  • Specjaliści technologii produkcyjnych.
  • Technicy mechanicy.

Edukacja i Opieka

  • Nauczyciele nauczania wczesnoszkolnego i przedszkoli.
  • Nauczyciele praktycznej nauki zawodu.
  • Nauczyciele szkół specjalnych.
  • Opiekunki dziecięce.
  • Opiekunowie osoby starszej lub z niepełnosprawnością.
  • Pedagodzy i nauczyciele wspierający.
  • Pielęgniarki i położne.
  • Wychowawcy w placówkach oświatowych.

Usługi i Administracja

  • Fryzjerzy i pracownicy usług kosmetycznych.
  • Ogrodnicy i sadownicy.
  • Personel sprzątający.
  • Pracownicy ochrony fizycznej.
  • Pracownicy sprzedaży internetowej (e-commerce).
  • Pracownicy ds. rachunkowości i księgowości oraz Samodzielni księgowi.
  • Recepcjoniści i rejestratorzy.
  • Specjaliści ds. administracji.
  • Specjaliści ds. HR i rekrutacji.

Cyfrowa rewolucja: Procedura naboru krok po kroku

PUP w Ożarowie Mazowieckim, podobnie jak inne urzędy w Polsce, przechodzi na pełną cyfryzację. Zapomnij o teczkach z papierami. Oto jak wygląda proces w 2026 roku:

1. Portal praca.gov.pl

Wnioski składa się wyłącznie przez moduł PSZ-KFS na portalu praca.gov.pl. Musisz posiadać konto firmowe oraz ważny Profil Zaufany lub Kwalifikowany Podpis Elektroniczny. Warto sprawdzić dostęp do konta na kilka dni przed naborem.

2. Wyścig z czasem

Zainteresowanie KFS w powiecie warszawskim zachodnim jest ogromne. Środki często wyczerpują się w ciągu pierwszych godzin (a nawet minut) naboru. Decyduje kolejność wpływu wniosków (przy zachowaniu poprawności merytorycznej). Dlatego wniosek należy mieć przygotowany wcześniej (w wersji roboczej) i wysłać go w momencie otwarcia naboru (zazwyczaj o 7:30 lub 8:00 rano – sprawdź w ogłoszeniu PUP).

3. Nowy wymóg: PESEL

To najważniejsza zmiana formalna. We wniosku musisz podać imienną listę uczestników wraz z ich numerami PESEL. Nie ma już możliwości wnioskowania o środki na “anonimowe” stanowiska (np. “szkolenie dla 2 magazynierów”). Musisz wiedzieć, kogo konkretnie chcesz przeszkolić i uzyskać od tych osób zgodę na przetwarzanie danych.

Baza Usług Rozwojowych i zasada konkurencyjności

Jakość szkoleń w 2026 roku jest pod lupą. Urząd w Ożarowie nie sfinansuje szkolenia w przypadkowej firmie.

Obligatoryjny wpis do BUR

Wybrana firma szkoleniowa (Realizator) musi posiadać aktywny wpis do Bazy Usług Rozwojowych (BUR) prowadzonej przez PARP, z uprawnieniami do świadczenia usług z dofinansowaniem publicznym. Sam wpis do Rejestru Instytucji Szkoleniowych (RIS) to za mało.

Uzasadnienie wyboru (Konkurencyjność)

We wniosku musisz udowodnić, że nie przepłacasz. Wymagane jest porównanie oferty wybranego realizatora z co najmniej dwiema ofertami konkurencyjnymi. Porównanie musi dotyczyć ceny, ale także jakości (programu, liczby godzin, doświadczenia trenerów). W powiecie warszawskim zachodnim, gdzie ceny usług są zbliżone do warszawskich, urzędnicy zwracają szczególną uwagę na rynkowość stawek.

Pułapki rozliczeniowe i utrzymanie zatrudnienia

Otrzymanie środków to dopiero połowa sukcesu. Druga połowa to ich prawidłowe rozliczenie i uniknięcie zwrotu.

Zasada 3 miesięcy

Pracodawca ma obowiązek utrzymać w zatrudnieniu przeszkolonego pracownika przez okres co najmniej 3 miesięcy od dnia zakończenia szkolenia. Jest to bezwzględny wymóg.

Co jeśli pracownik odejdzie?

  • Jeśli zwolnisz go Ty (wypowiedzenie pracodawcy) – zwracasz środki z odsetkami.
  • Jeśli odejdzie sam (wypowiedzenie pracownika) lub zostanie zwolniony dyscyplinarnie – nie zwracasz środków (ale musisz to udokumentować).

Terminy płatności

Pamiętaj: Nie możesz zapłacić za szkolenie (nawet zaliczki) przed podpisaniem umowy z PUP Ożarów Mazowiecki. Wszelkie koszty poniesione przed datą umowy są niekwalifikowalne.

Checklista wnioskodawcy z Ożarowa i okolic

Zanim wyślesz wniosek, sprawdź, czy masz wszystko:

  • Adres: Moja firma jest zarejestrowana lub ma oddział w powiecie warszawskim zachodnim.
  • Konto: Mam dostęp do praca.gov.pl i ważny podpis elektroniczny.
  • Czyste konto: Nie mam zaległości w ZUS i Urzędzie Skarbowym.
  • Deficyt: Sprawdziłem, czy zawód jest na liście deficytowej (np. kierowca, magazynier, nauczyciel).
  • Realizator: Wybrałem firmę z bazy BUR i mam 2 kontr-oferty.
  • PESEL: Mam numery PESEL wszystkich uczestników.
  • Wkład własny: Mam środki na pokrycie 20% lub 30% kosztów.

Powodzenia! Pamiętaj, że dobrze przygotowany wniosek to inwestycja w przyszłość Twojej firmy na konkurencyjnym rynku aglomeracji warszawskiej.

Najbliższe urzędy pracy (poza Ożarowem Mazowieckim)

Źródła informacji:
Ustawa z dnia 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U.2025 poz. 620)
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 listopada 2025 roku w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego (Dz. U. 2025 poz. 1641)
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 czerwca 2010 r. w sprawie informacji składanych przez podmioty ubiegające się o pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie (Dz. U. z dnia 6 lipca 2010 r.);
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis (Dz. U. z 2010 r. Nr 53, poz. 311, z późn. zm.);
Rozporządzenie Komisji (UE) 2023/2831 z dnia 13 grudnia 2023 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L, 2023/2831 z 15.12.2023).
Strona urzędu pracy – ozarowmazowiecki.praca.gov.pl