Krajowy Fundusz Szkoleniowy - KFS 2025
Categories
Biznes, Dofinansowania

Rok 2026 przynosi rewolucyjne zmiany w systemie finansowania kształcenia ustawicznego w Polsce, a przedsiębiorcy z aglomeracji poznańskiej stają przed zupełnie nowym wyzwaniem i jednocześnie ogromną szansą. Powiatowy Urząd Pracy w Poznaniu (PUP), obsługujący zarówno stolicę Wielkopolski, jak i otaczający ją powiat poznański, wdraża zreformowane zasady Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS). To koniec ery papierowych wniosków i dowolności w wyborze firm szkoleniowych. Nadchodzi czas pełnej cyfryzacji, precyzyjnych limitów finansowych i rygorystycznej weryfikacji jakości usług.

Poznań, jako jeden z najsilniejszych ośrodków gospodarczych w kraju, boryka się z unikalnymi problemami rynku pracy – od dramatycznego braku kadry w edukacji, po wyzwania w sektorze logistycznym i produkcyjnym. Niniejszy poradnik, opracowany na podstawie najnowszych regulacji na rok 2026, stanowi kompendium wiedzy dla pracodawców z Miasta Poznania oraz gmin powiatu poznańskiego. Dowiesz się z niego, jak skutecznie sięgnąć po środki, które mogą pokryć nawet 100% kosztów szkoleń, jak wpisać się w specyficzne priorytety Wielkopolski i jak uniknąć błędów formalnych w nowym systemie praca.gov.pl.

Spis treści – KFS 2026 w Poznaniu

PUP Poznań: Kto może składać wniosek (Miasto vs Powiat)?

Zanim przystąpisz do wypełniania wniosku, kluczowe jest potwierdzenie właściwości terytorialnej. Powiatowy Urząd Pracy w Poznaniu jest instytucją o szerokim zasięgu, obsługującą jeden z największych rynków pracy w Polsce. W przeciwieństwie do niektórych aglomeracji, gdzie funkcjonują oddzielne urzędy dla miasta i powiatu ziemskiego, PUP Poznań (z siedzibą przy ul. Czarnieckiego 9) przyjmuje wnioski od podmiotów z obu tych obszarów.

Kto jest uprawnionym wnioskodawcą?

O środki z KFS w PUP Poznań mogą ubiegać się podmioty, które posiadają siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności (potwierdzone wpisem w CEIDG/KRS) na terenie:

  • Miasta Poznania (gmina miejska).
  • Powiatu Poznańskiego, obejmującego gminy: Buk, Czerwonak, Dopiewo, Kleszczewo, Komorniki, Kostrzyn, Kórnik, Luboń, Mosina, Murowana Goślina, Pobiedziska, Puszczykowo, Rokietnica, Stęszew, Suchy Las, Swarzędz, Tarnowo Podgórne.

Jeśli Twoja firma jest zarejestrowana np. w Śremie lub Gnieźnie, musisz składać wniosek do tamtejszych urzędów, nawet jeśli operacyjnie działasz w Poznaniu (chyba że masz tu zarejestrowany oddział).

Rozszerzony katalog beneficjentów

Nowe przepisy na 2026 rok otwierają drzwi KFS szerzej niż kiedykolwiek. Uprawnieni są:

  • Pracodawcy: Każdy podmiot zatrudniający min. 1 osobę na umowę o pracę (nawet na część etatu).
  • Samozatrudnieni (JDG): Osoby prowadzące działalność gospodarczą, które nie zatrudniają pracowników. W świetle nowych przepisów są traktowani jak mikroprzedsiębiorcy uprawnieni do wsparcia własnego rozwoju.
  • Fundacje, Stowarzyszenia, Spółdzielnie Socjalne: O ile spełniają warunki bycia pracodawcą lub prowadzenia działalności gospodarczej.

Cyfrowa rewolucja: Koniec papierologii, witamy praca.gov.pl

Rok 2026 to definitywny koniec składania wniosków w formie papierowej “teczki”. PUP Poznań przechodzi na pełną cyfryzację procesu naboru. Dla wielu przedsiębiorców przyzwyczajonych do tradycyjnych metod może to być szok, dlatego warto przygotować się wcześniej.

System praca.gov.pl i moduł PSZ-KFS

Wnioski będą przyjmowane wyłącznie przez portal praca.gov.pl. Aby złożyć wniosek, musisz:

  1. Posiadać konto na portalu praca.gov.pl zarejestrowane na firmę.
  2. Dysponować aktywnym Profilem Zaufanym (ePUAP) lub Kwalifikowanym Podpisem Elektronicznym do autoryzacji wysyłki.

Kluczowa zmiana: Obowiązkowy PESEL uczestnika

To najważniejsza zmiana formalna w 2026 roku. W poprzednich latach można było wnioskować o szkolenie dla “stanowiska” (np. “szkolenie dla 2 handlowców”). Teraz system wymaga podania imiennej listy uczestników wraz z ich numerami PESEL już na etapie składania wniosku.

Co to oznacza w praktyce?
Musisz mieć zrekrutowaną kadrę i uzyskać od pracowników zgodę na przetwarzanie danych osobowych przed dniem naboru. Nie ma możliwości wnioskowania “na zapas” dla pracowników, których dopiero planujesz zatrudnić.

Matematyka dotacji: Limity finansowe i wkład własny w 2026 roku

Budżet KFS w Poznaniu jest duży, ale chętnych jest jeszcze więcej. Dlatego wprowadzono sztywne mechanizmy finansowe, które mają zapewnić sprawiedliwy podział środków. Planując szkolenia, musisz operować pojęciem “przeciętnego wynagrodzenia”.

Ile można dostać na pracownika?

Maksymalny limit dofinansowania na jedną osobę (uczestnika) wynosi 300% przeciętnego wynagrodzenia (w niektórych naborach może być ograniczony do 200% – należy sprawdzić regulamin konkretnego naboru w PUP Poznań). Jest to kwota brutto, która musi pokryć koszt szkolenia, egzaminu oraz ewentualnego ubezpieczenia NNW.

Limity na firmę (Wnioskodawcę)

Łączna pula środków, o jaką może ubiegać się jedna firma w ciągu roku, jest uzależniona od wielkości zatrudnienia:

Status przedsiębiorstwa Maksymalny limit roczny
Mikroprzedsiębiorca (do 9 osób) 4-krotność przeciętnego wynagrodzenia
Małe przedsiębiorstwo (10-49 osób) 8-krotność przeciętnego wynagrodzenia
Średnie przedsiębiorstwo (50-249 osób) 12-krotność przeciętnego wynagrodzenia
Duże przedsiębiorstwo (250+ osób) 14-krotność przeciętnego wynagrodzenia

Wkład własny – ile musisz dołożyć?

Poziom dofinansowania zależy od wielkości Twojej firmy:

  • Mikroprzedsiębiorcy: Mogą ubiegać się o sfinansowanie do 90% kosztów kształcenia (wymagany wkład własny min. 10%). Uwaga: W poprzednich latach było to często 100%, zmiana na 2026 rok wprowadza obowiązkową partycypację.
  • Pozostali (Małe, Średnie, Duże): Mogą uzyskać dofinansowanie do 70% kosztów (wymagany wkład własny min. 30%).

Priorytety 2026: Na co Urząd w Poznaniu da pieniądze?

Pieniądze z KFS nie są rozdawane “na każde szkolenie”. Twój wniosek musi wpisywać się w oficjalne priorytety. W 2026 roku dla Poznania i Wielkopolski kluczowe są następujące obszary:

Priorytet Wojewódzki (Wielkopolskie) – Srebrna Gospodarka

Województwo wielkopolskie stawia w 2026 roku na aktywizację i utrzymanie w zatrudnieniu osób starszych. Priorytet brzmi:

“Wydłużenie aktywności zawodowej osób pracujących objętych ochroną przedemerytalną i osób, które osiągnęły wiek emerytalny.”

Jak to wykorzystać? Jeśli zatrudniasz pracowników w wieku 50+, a zwłaszcza tych w wieku przedemerytalnym (kobiety 56+, mężczyźni 61+), masz ogromną szansę na dofinansowanie ich szkoleń. Celem jest aktualizacja ich kompetencji (np. cyfrowych), aby mogli efektywnie pracować dłużej.

Priorytety Ogólnopolskie (Ministerialne)

Oprócz priorytetu regionalnego, w PUP Poznań obowiązują standardowe priorytety krajowe:

  1. Wsparcie kształcenia ustawicznego w zawodach deficytowych (szczegóły w kolejnym rozdziale).
  2. Wsparcie kształcenia w zakresie nowych technologii i narzędzi pracy (w tym cyfryzacja, AI, zielona energia).
  3. Wsparcie kształcenia w zakresie zarządzania i komunikacji (w tym przeciwdziałanie mobbingowi).
  4. Wsparcie dla sektora medycznego, opiekuńczego i ekonomii społecznej.

Lista zawodów deficytowych dla Poznania i Powiatu Poznańskiego

Najskuteczniejszą metodą na uzyskanie punktów w ocenie merytorycznej jest wykazanie, że szkolenie dotyczy zawodu deficytowego. W przypadku PUP Poznań możesz powołać się na deficyt w Mieście Poznań, Powiecie Poznańskim lub całym Województwie Wielkopolskim. Poniżej prezentujemy analizę Barometru Zawodów na 2026 rok.

MIASTO POZNAŃ – Gdzie brakuje rąk do pracy?

Stolica Wielkopolski cierpi na chroniczny brak kadr w edukacji i służbach. Jeśli prowadzisz placówkę oświatową lub firmę ochroniarską/służby, masz priorytet.

DUŻY DEFICYT (Najwyższa punktacja)

  • Nauczyciele praktycznej nauki zawodu
  • Nauczyciele przedmiotów ogólnokształcących i języków obcych
  • Nauczyciele przedmiotów zawodowych
  • Nauczyciele przedszkoli
  • Pracownicy służb mundurowych

DEFICYT (Wysoka punktacja)

Szeroki wachlarz zawodów, w tym logistyka, medycyna i rzemiosło:

  • Transport i Logistyka: Kierowcy autobusów, Kierowcy ciężarówek (C+E), Kurierzy i listonosze, Maszyniści, Pracownicy obsługi ruchu szynowego.
  • Medycyna i Opieka: Lekarze, Pielęgniarki i położne, Psycholodzy i terapeuci, Opiekunowie osób starszych.
  • Edukacja: Asystenci w edukacji, Nauczyciele nauczania wczesnoszkolnego, Nauczyciele szkół specjalnych, Pedagodzy.
  • Administracja i Biznes: Pracownicy administracyjni i biurowi, Księgowi (ds. rachunkowości), Przedstawiciele handlowi, Specjaliści ds. HR i rekrutacji, Specjaliści ds. marketingu i sprzedaży.
  • Rzemiosło i Produkcja: Cukiernicy, Piekarze, Przetwórcy mięsa i ryb, Tapicerzy, Stolarze, Pracownicy poligraficzni.

POWIAT POZNAŃSKI – Specyfika “obwarzanka”

W powiecie ziemskim sytuacja jest zbliżona, ale z jeszcze większym naciskiem na edukację i służby mundurowe w kategorii “Duży Deficyt”. Lista zawodów deficytowych pokrywa się w dużej mierze z miejską, co ułatwia aplikowanie firmom działającym na styku miasta i powiatu.

WOJEWÓDZTWO WIELKOPOLSKIE – Alternatywa

Jeśli Twojego zawodu nie ma na listach lokalnych, sprawdź listę wojewódzką. W Wielkopolsce deficytowe są m.in.:

  • Cieśle i stolarze budowlani
  • Dekarze i blacharze
  • Elektrycy i energetycy
  • Operatorzy obrabiarek skrawających (CNC)
  • Monterzy instalacji budowlanych

Baza Usług Rozwojowych (BUR) i zasada konkurencyjności

PUP Poznań w 2026 roku kładzie ogromny nacisk na jakość szkoleń. Skończyły się czasy “szkoleń u znajomego”. Aby wniosek został zaakceptowany, musisz spełnić rygorystyczne wymogi dotyczące wyboru realizatora.

Wymóg wpisu do BUR

Szkolenia finansowane z KFS mogą być realizowane wyłącznie przez firmy posiadające aktualny wpis do Bazy Usług Rozwojowych (BUR) z uprawnieniami do świadczenia usług dofinansowanych ze środków publicznych. Przed wpisaniem firmy do wniosku, sprawdź jej status na stronie uslugirozwojowe.parp.gov.pl.

Zasada konkurencyjności – jak udowodnić wybór?

We wniosku musisz uzasadnić, dlaczego wybrałeś tę konkretną firmę. Urzędnicy w Poznaniu oczekują:

  • Porównania oferty wybranej z co najmniej dwiema ofertami konkurencyjnymi (podobny program, liczba godzin).
  • Uzasadnienia wyboru nie tylko ceną, ale też jakością (doświadczenie trenerów, certyfikaty, dopasowanie programu do potrzeb firmy).
  • Uwaga: Obowiązuje zakaz powiązań kapitałowych i osobowych między Wnioskodawcą a Realizatorem.

Procedura naboru w PUP Poznań – instrukcja operacyjna

Nabory w Poznaniu cieszą się ogromnym zainteresowaniem. Środki potrafią wyczerpać się w ciągu kilku godzin od otwarcia systemu. Oto jak zwiększyć swoje szanse:

  1. Monitoring: Śledź stronę poznan.praca.gov.pl. Urząd ma obowiązek ogłosić nabór z 10-dniowym wyprzedzeniem.
  2. Przygotowanie: Zgromadź numery PESEL pracowników, wybierz szkolenia z BUR, przygotuj oferty porównawcze i sprawdź limity pomocy de minimis w systemie SUDOP.
  3. Start naboru: W dniu otwarcia naboru (zazwyczaj o 7:30 lub 8:00 rano) bądź zalogowany na praca.gov.pl. Wypełnij wniosek wcześniej (jako kopię roboczą, jeśli system pozwala) lub miej przygotowane dane do szybkiego wklejenia.
  4. Wysyłka: Liczy się kolejność wpływu wniosków. Złóż wniosek w pierwszych minutach.
  5. Poprawki: Jeśli PUP wezwie Cię do uzupełnienia braków, zrób to natychmiast. Masz na to zazwyczaj 7-14 dni, ale im szybciej, tym lepiej.

Obowiązek utrzymania zatrudnienia i rozliczenie

Otrzymanie środków to dopiero połowa sukcesu. Aby ich nie zwracać, musisz spełnić warunki umowy.

Zasada 3 miesięcy

Masz obowiązek utrzymać w zatrudnieniu przeszkolonego pracownika przez okres co najmniej 3 miesięcy od dnia zakończenia szkolenia. Jeśli zwolnisz pracownika (z winy pracodawcy) przed tym terminem, będziesz musiał zwrócić całą kwotę dofinansowania wraz z odsetkami.

Wyjątek: Jeśli pracownik sam się zwolni (wypowiedzenie przez pracownika) lub zostanie zwolniony dyscyplinarnie, nie zwracasz środków, ale musisz dostarczyć do PUP dokumenty potwierdzające ten fakt (świadectwo pracy).

Dokumentacja

Na rozliczenie masz 30 dni od zakończenia szkolenia. Komplet dokumentów dla PUP Poznań obejmuje:

  • Fakturę od firmy szkoleniowej.
  • Potwierdzenie przelewu z konta firmowego (dowód opłacenia faktury, w tym wkładu własnego).
  • Certyfikaty/zaświadczenia o ukończeniu szkolenia przez uczestników.
  • Polisę NNW (jeśli była finansowana).

FAQ – Pytania wielkopolskich przedsiębiorców

Czy mogę przeszkolić pracownika na umowie zlecenie?
Tak, nowe przepisy na 2026 rok dopuszczają finansowanie osób świadczących “inną pracę zarobkową”, w tym umowy cywilnoprawne, o ile jest to uzasadnione potrzebami firmy.

Czy mogę sfinansować studia podyplomowe na UAM lub Politechnice Poznańskiej?
Tak, pod warunkiem, że uczelnia posiada wpis do Bazy Usług Rozwojowych (BUR) i kierunek studiów jest zgodny z potrzebami stanowiska pracy oraz wpisuje się w priorytety (np. studia z zakresu AI lub zarządzania).

Co jeśli szkolenie odbywa się w Warszawie, a firma jest z Poznania?
Miejsce szkolenia nie ma znaczenia. Możesz wysłać pracownika na szkolenie w dowolne miejsce w Polsce, ale KFS nie pokryje kosztów dojazdu ani noclegu (chyba że są one integralną częścią ceny szkolenia i nie da się ich wyodrębnić).

Podsumowanie: Checklista dla przedsiębiorcy z Poznania

  • Lokalizacja: Moja firma ma siedzibę/oddział w Mieście Poznań lub Powiecie Poznańskim.
  • Konto: Mam aktywne konto na praca.gov.pl i Profil Zaufany.
  • Czyste konto: Nie mam zaległości w ZUS i Urzędzie Skarbowym.
  • Barometr: Sprawdziłem, czy zawód jest na liście deficytowej dla Poznania (np. nauczyciele, kierowcy, księgowi).
  • Realizator: Wybrałem firmę z bazy BUR i mam 2 kontr-oferty.
  • PESEL: Mam numery PESEL wszystkich uczestników.
  • Wkład własny: Mam zabezpieczone środki na wkład własny (10% lub 30%).

Sprawdź również informacje dla sąsiednich powiatów:

Źródła informacji:
Ustawa z dnia 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U.2025 poz. 620)
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 listopada 2025 roku w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego (Dz. U. 2025 poz. 1641)
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 czerwca 2010 r. w sprawie informacji składanych przez podmioty ubiegające się o pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie (Dz. U. z dnia 6 lipca 2010 r.);
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis (Dz. U. z 2010 r. Nr 53, poz. 311, z późn. zm.);
Rozporządzenie Komisji (UE) 2023/2831 z dnia 13 grudnia 2023 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L, 2023/2831 z 15.12.2023).
Strona urzędu pracy – poznan.praca.gov.pl