Krajowy Fundusz Szkoleniowy - KFS 2025
Categories
Biznes, Dofinansowania

Rok 2026 przynosi rewolucyjne zmiany dla przedsiębiorców z Suwałk i powiatu suwalskiego, którzy planują inwestować w rozwój kompetencji swoich pracowników. Powiatowy Urząd Pracy w Suwałkach, obsługujący zarówno Miasto Suwałki, jak i okoliczne gminy powiatu ziemskiego, wdraża zreformowane zasady Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS). To koniec ery papierowych wniosków i dowolności w wyborze firm szkoleniowych. Nadchodzi czas pełnej cyfryzacji, weryfikacji jakości poprzez Bazę Usług Rozwojowych oraz ścisłego dopasowania szkoleń do lokalnych deficytów rynkowych.

Suwalszczyzna, jako region o strategicznym położeniu i specyficznej strukturze gospodarczej, stoi przed szansą wykorzystania tych środków na transformację lokalnego biznesu. Niniejszy poradnik to kompletne kompendium wiedzy – “Instrukcja Obsługi KFS 2026” – dedykowana podmiotom z Suwałk i regionu. Dowiesz się z niego, jak skutecznie aplikować o środki w PUP Suwałki, jakie zawody są kluczowe dla naszego powiatu według najnowszego “Barometru zawodów” i jak uniknąć błędów formalnych, które w nowym systemie cyfrowym są bezlitośnie weryfikowane.

Spis treści – KFS w Suwałkach 2026

PUP Suwałki: Nowe zasady gry w 2026 roku

Powiatowy Urząd Pracy w Suwałkach (ul. Tadeusza Kościuszki 71A) w 2026 roku będzie operował na zupełnie nowych przepisach wynikających z nowelizacji ustawy o rynku pracy oraz nowego rozporządzenia w sprawie KFS. Zmiany te mają na celu uszczelnienie systemu i skierowanie strumienia pieniędzy tam, gdzie są one najbardziej potrzebne dla gospodarki.

Kluczowe filary reformy w Suwałkach:

  • Koniec z papierem: Wnioski składamy wyłącznie elektronicznie. Tradycyjna “teczka” zanoszona do sekretariatu PUP odchodzi do lamusa.
  • Jakość ponad wszystko: Obowiązek korzystania z certyfikowanych firm szkoleniowych wpisanych do Bazy Usług Rozwojowych (BUR).
  • Transparentność uczestników: Konieczność podania numerów PESEL pracowników już na etapie składania wniosku. Nie ma już możliwości rezerwowania środków na “anonimowe” stanowiska.
  • Regionalizacja: Duży nacisk na zgodność szkolenia ze Strategią Rozwoju Województwa Podlaskiego.

Kto może ubiegać się o środki w Suwałkach?

Zanim zaczniesz planować szkolenia, upewnij się, że Twój podmiot podlega pod Powiatowy Urząd Pracy w Suwałkach. Właściwość miejscowa jest kluczowa – wniosek złożony do niewłaściwego urzędu zostanie odrzucony bez rozpatrzenia.

Obszar działania PUP Suwałki

O środki w tym urzędzie mogą ubiegać się pracodawcy i przedsiębiorcy, którzy posiadają siedzibę lub prowadzą działalność gospodarczą (miejsce wykonywania działalności) na terenie:

  • Miasta Suwałki (gmina miejska).
  • Powiatu suwalskiego (gminy: Bakałarzewo, Filipów, Jeleniewo, Przerośl, Raczki, Rutka-Tartak, Suwałki – gmina wiejska, Szypliszki, Wiżajny).

Uprawnieni wnioskodawcy

Nowe przepisy na 2026 rok rozszerzają i precyzują katalog beneficjentów:

  • Pracodawcy: Każdy podmiot (firma, fundacja, stowarzyszenie, urząd) zatrudniający co najmniej jedną osobę na umowę o pracę.
  • Samozatrudnieni (JDG): Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą w Suwałkach lub powiecie, nawet jeśli nie zatrudniają pracowników. Są traktowani jako mikroprzedsiębiorcy.
  • Zleceniodawcy: Możliwe jest finansowanie kształcenia osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych (np. B2B, stałe zlecenia), o ile jest to uzasadnione potrzebami firmy i wpisuje się w priorytety.

Warunek konieczny: Wnioskodawca musi prowadzić działalność i odprowadzać składki na Fundusz Pracy przez co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku.

Matematyka dotacji: Limity i wkład własny

Budżet KFS w 2026 roku jest ściśle limitowany. PUP Suwałki będzie stosował algorytmy oparte na przeciętnym wynagrodzeniu, co wymusza precyzyjne planowanie kosztów.

Poziom dofinansowania i wkład własny

Wielkość przedsiębiorstwa Dofinansowanie z KFS Wkład własny (obowiązkowy)
Mikroprzedsiębiorca (do 9 osób) Do 90% kosztów Min. 10%
Mały, Średni, Duży Do 70% kosztów Min. 30%

Ważne: Wkład własny musi być pokryty ze środków własnych przedsiębiorcy. Nie może pochodzić z innych dotacji unijnych czy publicznych.

Limity kwotowe (Sufit finansowy)

Maksymalna kwota wsparcia na jednego uczestnika (pracownika lub pracodawcę) nie może przekroczyć 300% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku. Jednak w praktyce, ze względu na ograniczone środki, PUP Suwałki może w regulaminie naboru wprowadzić niższy limit (np. kwotowy na osobę), aby wesprzeć większą liczbę lokalnych firm. Należy dokładnie czytać regulamin konkretnego naboru.

Łączny limit na firmę zależy od wielkości zatrudnienia (krotność przeciętnego wynagrodzenia):

  • Mikroprzedsiębiorstwa: 4x
  • Małe przedsiębiorstwa: 8x
  • Średnie przedsiębiorstwa: 12x
  • Duże przedsiębiorstwa: 14x

Priorytety 2026: Co punktuje w województwie podlaskim?

Aby otrzymać dofinansowanie w Suwałkach, Twój wniosek musi wpisywać się w oficjalne priorytety. W 2026 roku mamy do czynienia z priorytetami ogólnopolskimi oraz specyficznymi dla naszego regionu.

Priorytety Regionalne (Województwo Podlaskie)

Rada Rynku Pracy dla województwa podlaskiego określiła specyficzne kierunki wsparcia, które są szczególnie honorowane przez PUP Suwałki:

  1. Branże kluczowe dla rozwoju regionu: Wsparcie kształcenia ustawicznego w obszarach/branżach kluczowych dla rozwoju województwa podlaskiego wskazanych w Strategii Rozwoju Województwa Podlaskiego 2030. Oznacza to preferencje dla sektorów takich jak przetwórstwo rolno-spożywcze, przemysł maszynowy, turystyka czy zielona energia.
  2. Aktywizacja osób 50+: Wsparcie kształcenia ustawicznego osób po 50. roku życia. Jest to odpowiedź na starzejące się społeczeństwo regionu i konieczność utrzymania doświadczonych pracowników na rynku pracy.

Priorytety Ogólnopolskie (Ministerialne)

Oprócz priorytetów regionalnych, obowiązują standardowe priorytety krajowe:

  • Wsparcie kształcenia w zawodach deficytowych (szczegóły w kolejnym rozdziale).
  • Wsparcie kształcenia w zakresie nowych technologii i cyfryzacji (w tym AI, automatyzacja).
  • Wsparcie dla firm wdrażających rozwiązania ekologiczne i energetyczne.
  • Wsparcie sektora usług medycznych i opiekuńczych.

Lista zawodów deficytowych dla Suwałk i powiatu suwalskiego

Jednym z najskuteczniejszych sposobów na uzyskanie dofinansowania jest wykazanie, że szkolenie dotyczy zawodu deficytowego. Poniżej prezentujemy listę zawodów, w których brakuje rąk do pracy w Suwałkach i powiecie suwalskim na rok 2026. Dane pochodzą z oficjalnego “Barometru zawodów”.

Deficyt w Suwałkach i Powiecie Suwalskim

Jeśli planujesz szkolenie dla pracownika zatrudnionego na jednym z poniższych stanowisk, Twój wniosek zyskuje wysoki priorytet:

Branża Budowlana i Techniczna

  • Dekarze i blacharze budowlani: Brakuje fachowców od pokryć dachowych.
  • Elektrycy i energetycy: Stale rosnące zapotrzebowanie w związku z inwestycjami w OZE i budownictwo.
  • Inżynierowie budownictwa: Kadra zarządzająca i projektowa.
  • Kierownicy budowy: Kluczowa rola w procesie inwestycyjnym.
  • Monterzy instalacji budowlanych: Hydraulicy, monterzy wentylacji i klimatyzacji.
  • Operatorzy obrabiarek skrawających: CNC, tokarze, frezerzy (kluczowe dla przemysłu maszynowego w Suwałkach).
  • Spawacze: Wszystkie metody (TIG, MAG, MMA).
  • Ślusarze: Obróbka metalu.
  • Specjaliści mechanicy: Utrzymanie ruchu, naprawa maszyn.

Edukacja i Opieka Zdrowotna

  • Lekarze, Pielęgniarki i położne, Ratownicy medyczni: Sektor ochrony zdrowia cierpi na chroniczne braki kadrowe.
  • Psycholodzy i terapeuci: Rosnące zapotrzebowanie na wsparcie zdrowia psychicznego.
  • Logopedzi i audiofonolodzy.
  • Nauczyciele: Przedmiotów zawodowych, praktycznej nauki zawodu, szkół specjalnych i oddziałów integracyjnych.
  • Pedagodzy i nauczyciele wspierający.

Przemysł i Usługi

  • Krawcy i pracownicy produkcji odzieży: Specyfika lokalnego rynku.
  • Mechanicy-monterzy maszyn, urządzeń i instrumentów.
  • Tapicerzy: Branża meblarska.
  • Pracownicy służb mundurowych.

Deficyt w Województwie Podlaskim

Dodatkowo, PUP Suwałki honoruje deficyty występujące w skali całego województwa podlaskiego. Warto zwrócić uwagę na:

  • Kierowcy samochodów ciężarowych i ciągników siodłowych: Kluczowe dla branży transportowej, silnie rozwiniętej na Podlasiu (Via Baltica).
  • Magazynierzy: Logistyka i e-commerce.
  • Operatorzy i mechanicy sprzętu do robót ziemnych.

Cyfrowy wniosek w systemie praca.gov.pl

Zapomnij o staniu w kolejce na ulicy Kościuszki. W 2026 roku procedura aplikacyjna w PUP Suwałki odbywa się w 100% online.

Krok 1: Konto na praca.gov.pl

Musisz posiadać konto firmowe na portalu praca.gov.pl. Do logowania i podpisywania dokumentów niezbędny jest Profil Zaufany (ePUAP) lub Kwalifikowany Podpis Elektroniczny. Jeśli jeszcze go nie masz – załóż go natychmiast. W dniu naboru serwery mogą być obciążone.

Krok 2: Moduł PSZ-KFS

Wnioski składa się przez dedykowany formularz elektroniczny. System wymusza wypełnienie wszystkich pól obowiązkowych, co zmniejsza ryzyko błędów formalnych, ale wymaga przygotowania danych wcześniej.

Krok 3: PESEL – Nowy wymóg

To najważniejsza zmiana techniczna. Już na etapie składania wniosku musisz podać imiona, nazwiska i numery PESEL wszystkich pracowników zgłaszanych do szkolenia. Musisz też posiadać ich zgody na przetwarzanie danych osobowych. Nie ma możliwości wnioskowania “na zapas” bez wskazania konkretnych osób.

Wymóg Bazy Usług Rozwojowych (BUR)

PUP Suwałki w 2026 roku stawia na jakość. Środki publiczne mogą trafić tylko do sprawdzonych dostawców usług szkoleniowych.

Zasada jest prosta: Firma szkoleniowa, którą wybierzesz, musi posiadać aktualny wpis do Bazy Usług Rozwojowych (BUR) prowadzonej przez PARP, z uprawnieniami do świadczenia usług z dofinansowaniem publicznym. Stary wpis do Rejestru Instytucji Szkoleniowych (RIS) już nie wystarczy (chyba że regulamin konkretnego naboru przewiduje wyjątki dla specyficznych szkoleń, np. zagranicznych, ale standardem jest BUR).

Zasada konkurencyjności: We wniosku musisz udowodnić, że dokonałeś rozeznania rynku. Należy przedstawić ofertę wybranego realizatora i porównać ją z co najmniej dwiema ofertami konkurencyjnymi (podobny program, cena, liczba godzin). W Suwałkach, gdzie rynek szkoleniowy jest mniejszy niż w metropoliach, warto szukać ofert również online lub w sąsiednich miastach, pamiętając o wymogu BUR.

Obowiązek utrzymania zatrudnienia i rozliczenie

Otrzymanie przelewu z PUP to nie koniec zobowiązań. KFS ma na celu ochronę miejsc pracy, dlatego przepisy wprowadzają twarde warunki.

Zasada 3 miesięcy

Pracodawca ma obowiązek utrzymać w zatrudnieniu przeszkolonego pracownika przez okres co najmniej 3 miesięcy od dnia zakończenia szkolenia. Dotyczy to również samozatrudnionych (obowiązek prowadzenia działalności).

Konsekwencje: Jeśli zwolnisz pracownika (wypowiedzenie przez pracodawcę) przed upływem tego terminu, będziesz musiał zwrócić środki wraz z odsetkami. Jeśli pracownik odejdzie sam (wypowiedzenie przez pracownika) – środki są bezpieczne, ale musisz to udokumentować.

Dokumentacja

Na rozliczenie masz zazwyczaj 30 dni od zakończenia szkolenia. Do PUP Suwałki musisz dostarczyć:

  • Fakturę od firmy szkoleniowej.
  • Potwierdzenie przelewu z konta firmowego (dowód opłacenia faktury i wkładu własnego).
  • Certyfikat lub zaświadczenie o ukończeniu szkolenia przez pracownika.
  • Polisę NNW (jeśli była wymagana).

Pytania i odpowiedzi

Czy mogę przeszkolić pracownika z Ukrainy?
Tak, o ile jest zatrudniony legalnie na podstawie umowy o pracę (lub innej formy dopuszczonej w naborze) i posiada numer PESEL.

Czy szkolenie może odbyć się online?
Tak, KFS finansuje szkolenia online, pod warunkiem, że realizator jest w BUR i zapewnia odpowiednią jakość kształcenia.

Kiedy rusza nabór w Suwałkach?
PUP Suwałki ma obowiązek ogłosić nabór z 10-dniowym wyprzedzeniem na swojej stronie internetowej (suwalki.praca.gov.pl). Należy śledzić komunikaty na początku roku 2026.

Checklista dla suwalskiego przedsiębiorcy

  • Lokalizacja: Moja firma ma siedzibę lub oddział w Suwałkach lub powiecie suwalskim.
  • Konto: Mam dostęp do praca.gov.pl i ważny Profil Zaufany.
  • Czyste konto: Nie mam zaległości w ZUS i Urzędzie Skarbowym.
  • Barometr: Sprawdziłem, czy planowane szkolenie dotyczy zawodu deficytowego w Suwałkach/Podlaskiem.
  • Realizator: Wybrałem firmę z bazy BUR i mam 3 oferty porównawcze.
  • PESEL: Mam zebrane numery PESEL wszystkich uczestników.
  • Wkład własny: Mam zabezpieczone środki na pokrycie 10% lub 30% kosztów.

Przygotowanie się z wyprzedzeniem to klucz do sukcesu. Środki w PUP Suwałki, mimo że znaczne, zazwyczaj wyczerpują się bardzo szybko. Bądź gotowy w dniu otwarcia naboru!

Najbliższe urzędy pracy w regionie:

Źródła informacji:
Ustawa z dnia 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U.2025 poz. 620)
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 listopada 2025 roku w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego (Dz. U. 2025 poz. 1641)
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 czerwca 2010 r. w sprawie informacji składanych przez podmioty ubiegające się o pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie (Dz. U. z dnia 6 lipca 2010 r.);
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis (Dz. U. z 2010 r. Nr 53, poz. 311, z późn. zm.);
Rozporządzenie Komisji (UE) 2023/2831 z dnia 13 grudnia 2023 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L, 2023/2831 z 15.12.2023).
Strona urzędu pracy – suwalki.praca.gov.pl