Krajowy Fundusz Szkoleniowy - KFS 2025
Categories
Biznes, Dofinansowania
Oto kompleksowy poradnik dotyczący Krajowego Funduszu Szkoleniowego na rok 2026, przygotowany specjalnie dla przedsiębiorców i pracodawców z powiatu szczycieńskiego. —

Rok 2026 przynosi rewolucyjne zmiany na rynku finansowania kompetencji pracowników. Dla przedsiębiorców z powiatu szczycieńskiego, którzy planują rozwój swoich firm w oparciu o wykwalifikowaną kadrę, nadchodzi czas nowych wyzwań, ale i ogromnych możliwości. Powiatowy Urząd Pracy w Szczytnie (PUP), realizując znowelizowane przepisy ustawy o rynku pracy, wdraża w pełni cyfrowy i zreformowany system przyznawania środków z Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS).

Szczytno i okoliczne gminy, będące sercem Mazur, zmagają się ze specyficznymi problemami rynku pracy – od sezonowości w turystyce po braki kadrowe w przemyśle drzewnym i transporcie. KFS 2026 to narzędzie, które ma temu zaradzić. Jednak zasady gry uległy drastycznej zmianie. Koniec z papierowymi wnioskami, dowolnością w wyborze firm szkoleniowych czy “anonimowymi” listami uczestników. Niniejszy poradnik to kompendium wiedzy – “Mapa Drogowa KFS 2026” – dedykowana podmiotom zarejestrowanym lub działającym na terenie powiatu szczycieńskiego. Dowiesz się z niego, jak skutecznie sięgnąć po te środki, jakie zawody są na liście deficytowej w naszym regionie i jak uniknąć pułapek, które mogą skutkować odrzuceniem wniosku.

Spis treści – KFS w Powiecie Szczycieńskim

PUP Szczytno: Kto może ubiegać się o wsparcie?

Zanim przystąpisz do wypełniania wniosku, kluczowe jest ustalenie właściwości terytorialnej. Niniejszy poradnik dotyczy naborów organizowanych przez Powiatowy Urząd Pracy w Szczytnie (ul. Wincentego Pola 4). Jest to instytucja właściwa dla firm i organizacji działających na terenie całego powiatu.

Obszar działania

O środki w PUP Szczytno mogą ubiegać się podmioty, które posiadają siedzibę lub prowadzą działalność gospodarczą (miejsce wykonywania działalności) na terenie:

  • Miasta Szczytno,
  • Gminy Szczytno (wiejskiej),
  • Miasta i Gminy Pasym,
  • Miasta i Gminy Wielbark,
  • Gminy Dźwierzuty,
  • Gminy Jedwabno,
  • Gminy Rozogi,
  • Gminy Świętajno.

Jeśli Twoja firma jest zarejestrowana w Olsztynie, ale posiada oddział produkcyjny w Wielbarku lub hotel w Pasymiu – również masz prawo składać wniosek do PUP w Szczytnie na pracowników zatrudnionych w tej konkretnej lokalizacji.

Katalog uprawnionych podmiotów

Nowe przepisy na 2026 rok rozszerzają definicję beneficjenta, co jest doskonałą wiadomością dla lokalnego biznesu:

  • Pracodawcy: Każdy podmiot (firma, fundacja, stowarzyszenie, spółdzielnia), który zatrudnia co najmniej jedną osobę na umowę o pracę.
  • Samozatrudnieni (JDG): Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, które nie zatrudniają pracowników. To istotna zmiana, pozwalająca mikroprzedsiębiorcom na sfinansowanie własnego rozwoju (np. kursów specjalistycznych).
  • Podmioty współpracujące (B2B/Zlecenie): Możliwe jest finansowanie szkoleń dla osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych, o ile jest to uzasadnione potrzebami firmy i wpisuje się w priorytety naboru.

Cyfrowa rewolucja: Nowe zasady gry w 2026 roku

Rok 2026 to koniec ery papierowej w urzędach pracy. PUP w Szczytnie przechodzi na pełną cyfryzację procesu obsługi KFS. Zmiany te mają na celu uszczelnienie systemu i przyspieszenie weryfikacji wniosków, ale dla wnioskodawcy oznaczają konieczność lepszego przygotowania technicznego.

System praca.gov.pl

Wnioski można składać wyłącznie drogą elektroniczną poprzez portal praca.gov.pl (moduł PSZ-KFS). Wnioski papierowe, przesłane pocztą tradycyjną lub złożone w kancelarii urzędu, nie będą rozpatrywane. Aby złożyć wniosek, musisz posiadać:

  • Konto na portalu praca.gov.pl zarejestrowane na firmę.
  • Profil Zaufany (ePUAP) lub Kwalifikowany Podpis Elektroniczny do autoryzacji dokumentów.

Wymóg podania numerów PESEL

To jedna z najważniejszych zmian. W poprzednich latach można było wnioskować o szkolenie dla “stanowiska pracy” (np. “szkolenie dla księgowej”). W 2026 roku musisz wskazać konkretną osobę. Już na etapie składania wniosku wymagane jest podanie imienia, nazwiska oraz numeru PESEL każdego uczestnika szkolenia. Oznacza to, że musisz mieć pewność co do kadry, którą chcesz szkolić, i uzyskać od tych osób zgodę na przetwarzanie danych osobowych przed wysłaniem wniosku.

Matematyka dotacji: Limity i wkład własny

Budżet KFS na 2026 rok jest ściśle limitowany. PUP w Szczytnie będzie stosował sztywne zasady finansowe wynikające z rozporządzenia ministerialnego. Planując szkolenia, musisz uwzględnić następujące wskaźniki:

Ile można otrzymać na pracownika?

Maksymalna kwota dofinansowania na jednego uczestnika (pracownika lub pracodawcę) wynosi 200% przeciętnego wynagrodzenia. Jest to “sufit”, którego nie można przebić. Jeśli szkolenie jest droższe, różnicę pokrywa pracodawca z własnych środków.

Limity dla firmy (Wnioskodawcy)

Łączna pula środków, o jaką może ubiegać się jedna firma w ciągu roku, jest uzależniona od wielkości zatrudnienia. Ma to zapobiec sytuacji, w której jeden duży podmiot wyczerpuje cały budżet powiatu.

Status przedsiębiorstwa Maksymalny limit roczny
Mikroprzedsiębiorstwo (do 9 osób) 4-krotność przeciętnego wynagrodzenia
Małe przedsiębiorstwo (10-49 osób) 8-krotność przeciętnego wynagrodzenia
Średnie przedsiębiorstwo (50-249 osób) 12-krotność przeciętnego wynagrodzenia
Duże przedsiębiorstwo (250+ osób) 14-krotność przeciętnego wynagrodzenia

Wkład własny – ile musisz dołożyć?

Poziom dofinansowania zależy od wielkości Twojej firmy:

  • Mikroprzedsiębiorcy: Mogą otrzymać dofinansowanie do 90% kosztów kształcenia (obowiązkowy wkład własny min. 10%). Jest to zmiana względem lat ubiegłych, gdzie często finansowano 100%.
  • Pozostali przedsiębiorcy: Dofinansowanie do 70% kosztów (wkład własny min. 30%).

Priorytety 2026: Co punktuje na Warmii i Mazurach?

Środki KFS nie są przyznawane “każdemu chętnemu”. Twój wniosek musi wpisywać się w ustalone priorytety. W przypadku PUP Szczytno obowiązuje hierarchia priorytetów: ministerialnych oraz wojewódzkich.

Priorytety Województwa Warmińsko-Mazurskiego

Samorząd województwa określił specyficzne cele dla naszego regionu, które są honorowane przez PUP w Szczytnie:

  1. Wsparcie kształcenia ustawicznego osób po 50. roku życia:

    Jest to odpowiedź na starzejące się społeczeństwo regionu. Jeśli zatrudniasz doświadczonych pracowników i chcesz podnieść ich kompetencje cyfrowe lub zawodowe, ten priorytet jest dla Ciebie.

  2. Wsparcie w obszarach Inteligentnych Specjalizacji (IS) Warmii i Mazur:

    To kluczowy priorytet dla rozwoju gospodarczego regionu. Obejmuje szkolenia w branżach uznanych za strategiczne dla województwa, takich jak:

    • Ekonomia wody: Turystyka wodna, przemysł jachtowy, usługi związane z jeziorami (bardzo ważne dla Szczytna i okolic).
    • Żywność wysokiej jakości: Przetwórstwo spożywcze, rolnictwo ekologiczne.
    • Drewno i meblarstwo: Przemysł drzewny, produkcja mebli (Wielbark i okolice to zagłębie tej branży).
    • Zdrowe życie: Usługi medyczne, rehabilitacyjne, turystyka zdrowotna.

Priorytety Ogólnopolskie (Ministerialne)

Oprócz priorytetów regionalnych, obowiązują standardowe priorytety krajowe:

  • Wsparcie kształcenia w zawodach deficytowych (szczegóły w kolejnym rozdziale).
  • Wsparcie kształcenia w zakresie nowych technologii i cyfryzacji (w tym AI, automatyzacja).
  • Wsparcie dla sektora usług medycznych, opiekuńczych i ekonomii społecznej.
  • Poprawa zarządzania i komunikacji w firmach (w tym przeciwdziałanie mobbingowi).

Lista zawodów deficytowych w powiecie szczycieńskim

Jednym z najskuteczniejszych sposobów na uzyskanie dofinansowania jest powołanie się na priorytet “zawody deficytowe”. Oznacza to, że chcesz przeszkolić pracownika w zawodzie, na który jest duże zapotrzebowanie na lokalnym rynku pracy, a brakuje kandydatów. Poniżej prezentujemy listę zawodów deficytowych dla powiatu szczycieńskiego na rok 2026, opartą na badaniu “Barometr zawodów”.

Zawody deficytowe w Powiecie Szczycieńskim (2026)

Wnioski dotyczące tych zawodów mają bardzo duże szanse na akceptację w PUP Szczytno:

Transport i Logistyka

  • Kierowcy autobusów
  • Kierowcy samochodów ciężarowych i ciągników siodłowych (C+E)
  • Operatorzy i mechanicy sprzętu do robót ziemnych

Medycyna i Opieka

  • Lekarze
  • Diagności laboratoryjni medyczni
  • Psycholodzy i terapeuci
  • Weterynarze

Przemysł i Technika

  • Elektrycy i energetycy
  • Operatorzy obrabiarek skrawających (CNC)
  • Spawacze

Usługi i Administracja

  • Samodzielni księgowi
  • Szefowie kuchni (kluczowe dla branży turystycznej)
  • Pracownicy służb mundurowych

Deficyt w Województwie Warmińsko-Mazurskim

Jeśli zawód, który Cię interesuje, nie znajduje się na liście powiatowej, możesz skorzystać z listy wojewódzkiej. W regionie brakuje również m.in.:

  • Betoniarzy i zbrojarzy
  • Cieśli i stolarzy budowlanych (ważne dla lokalnego przemysłu meblarskiego)
  • Dekarzy i blacharzy
  • Kucharzy
  • Mechaników pojazdów samochodowych
  • Murarzy i tynkarzy
  • Nauczycieli przedmiotów zawodowych i szkół specjalnych
  • Pielęgniarek i położnych

Procedura naboru w Szczytnie – krok po kroku

Aby skutecznie pozyskać środki w PUP Szczytno, należy działać według ściśle określonego harmonogramu. Konkurencja w powiecie bywa duża, a środki znikają szybko.

  1. Monitorowanie ogłoszeń: Śledź stronę internetową szczytno.praca.gov.pl. Urząd ma obowiązek ogłosić nabór z wyprzedzeniem co najmniej 10 dni roboczych.
  2. Przygotowanie dokumentacji: Zanim ruszy nabór, musisz mieć wybraną firmę szkoleniową, zebrane oferty porównawcze oraz numery PESEL pracowników.
  3. Start naboru: W dniu otwarcia naboru (zazwyczaj o godzinie 7:30 lub 8:00) zaloguj się na praca.gov.pl i wyślij przygotowany wniosek. W wielu przypadkach o przyznaniu środków decyduje kolejność zgłoszeń (przy zachowaniu poprawności merytorycznej).
  4. Weryfikacja i poprawki: Urząd sprawdzi Twój wniosek. Jeśli znajdzie błędy (np. brak załącznika, błędne wyliczenia), otrzymasz wezwanie do korekty. Masz na to zazwyczaj 7-14 dni. Niedotrzymanie terminu skutkuje odrzuceniem wniosku.
  5. Podpisanie umowy: Po pozytywnej decyzji zostaniesz zaproszony do podpisania umowy. Pamiętaj: nie możesz rozpocząć szkolenia ani wpłacić zaliczki przed datą podpisania umowy!

Baza Usług Rozwojowych i weryfikacja jakości

W 2026 roku PUP Szczytno kładzie ogromny nacisk na jakość szkoleń. Skończyły się czasy szkoleń “u znajomego”. Obowiązują dwa żelazne wymogi:

1. Wpis do Bazy Usług Rozwojowych (BUR)

Wybrana przez Ciebie firma szkoleniowa musi posiadać aktywny wpis do Bazy Usług Rozwojowych prowadzonej przez PARP. Rejestr Instytucji Szkoleniowych (RIS) to za mało. Przed wpisaniem firmy do wniosku sprawdź ją na stronie uslugirozwojowe.parp.gov.pl.

2. Zasada konkurencyjności

We wniosku musisz udowodnić, że wydajesz środki publiczne w sposób racjonalny. Wymagane jest przedstawienie porównania oferty wybranego realizatora z co najmniej dwiema ofertami konkurencyjnymi. Porównanie musi obejmować cenę, program szkolenia, liczbę godzin oraz kwalifikacje kadry. Jeśli wybierasz ofertę droższą, musisz to solidnie uzasadnić (np. wyższą jakością, unikalnym programem, certyfikatem międzynarodowym).

Uwaga: Obowiązuje bezwzględny zakaz powiązań osobowych i kapitałowych między Wnioskodawcą a Realizatorem usługi.

Obowiązki po szkoleniu i rozliczenie umowy

Otrzymanie środków to dopiero połowa sukcesu. Aby ich nie zwracać, musisz spełnić warunki umowy.

Utrzymanie zatrudnienia

Pracodawca korzystający z KFS w Szczytnie ma obowiązek utrzymać w zatrudnieniu przeszkolonego pracownika przez okres co najmniej 3 miesięcy od dnia zakończenia kształcenia. Jeśli zwolnisz pracownika (z winy pracodawcy) przed upływem tego terminu, będziesz musiał zwrócić środki wraz z odsetkami.

Dokumentacja

Na rozliczenie masz zazwyczaj 30 dni od zakończenia szkolenia. Do PUP Szczytno musisz dostarczyć:

  • Fakturę za szkolenie.
  • Potwierdzenie przelewu (z konta firmowego) obejmujące kwotę dotacji oraz wkład własny.
  • Certyfikaty lub zaświadczenia o ukończeniu szkolenia przez pracowników.
  • Kopię polisy NNW (jeśli była wymagana).

Checklista wnioskodawcy ze Szczytna

Przygotowanie do naboru KFS 2026 wymaga precyzji. Skorzystaj z poniższej listy, aby upewnić się, że jesteś gotowy:

  • Lokalizacja: Moja firma działa na terenie powiatu szczycieńskiego.
  • Konto: Mam aktywne konto na praca.gov.pl i ważny Profil Zaufany.
  • Czyste konto: Nie mam zaległości w ZUS i Urzędzie Skarbowym.
  • Barometr: Sprawdziłem, czy planowane szkolenie dotyczy zawodu deficytowego w Szczytnie lub województwie.
  • Realizator: Wybrałem firmę szkoleniową z bazy BUR i mam od niej ofertę.
  • Konkurencja: Mam dwie kontroferty do porównania.
  • Dane osobowe: Mam numery PESEL wszystkich pracowników zgłaszanych do szkolenia.
  • Wkład własny: Mam zabezpieczone środki na pokrycie wkładu własnego (10% lub 30%).

Pamiętaj, że Powiatowy Urząd Pracy w Szczytnie może wprowadzić dodatkowe, szczegółowe wymogi w regulaminie konkretnego naboru. Regularne odwiedzanie strony urzędu to podstawa sukcesu.

Sprawdź również informacje o KFS w pobliskich lokalizacjach:

Źródła informacji:
Ustawa z dnia 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U.2025 poz. 620)
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 listopada 2025 roku w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego (Dz. U. 2025 poz. 1641)
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 czerwca 2010 r. w sprawie informacji składanych przez podmioty ubiegające się o pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie (Dz. U. z dnia 6 lipca 2010 r.);
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis (Dz. U. z 2010 r. Nr 53, poz. 311, z późn. zm.);
Rozporządzenie Komisji (UE) 2023/2831 z dnia 13 grudnia 2023 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L, 2023/2831 z 15.12.2023).
Strona urzędu pracy – szczytno.praca.gov.pl