Krajowy Fundusz Szkoleniowy - KFS 2025
Categories
Biznes, Dofinansowania

Rok 2026 przynosi rewolucję w finansowaniu rozwoju kompetencji pracowników na Mazurach. Przedsiębiorcy z powiatu węgorzewskiego, podobnie jak pracodawcy w całej Polsce, stają w obliczu gruntownej reformy Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS). Powiatowy Urząd Pracy w Węgorzewie (PUP), obsługujący lokalny rynek pracy, wdraża nowe, zcyfryzowane i bardziej rygorystyczne zasady przyznawania środków. Zmiany te są fundamentalne – od obowiązku korzystania z Bazy Usług Rozwojowych, przez konieczność podawania numerów PESEL uczestników już na etapie wniosku, aż po nowe limity finansowe.

Powiat węgorzewski, ze swoją specyfiką opartą na turystyce, usługach, ale także rosnącym zapotrzebowaniu na specjalistów w edukacji i budownictwie, posiada unikalne potrzeby szkoleniowe. Niniejszy poradnik to kompletna, “szyta na miarę” instrukcja obsługi KFS 2026, dedykowana wyłącznie podmiotom zarejestrowanym lub prowadzącym działalność na terenie powiatu węgorzewskiego. Dowiesz się z niego, jak skutecznie aplikować o środki w PUP Węgorzewo, jakie zawody są kluczowe dla naszego regionu (tzw. lista deficytowa) i jak uniknąć błędów formalnych, które w nowym systemie cyfrowym mogą skutkować natychmiastowym odrzuceniem wniosku.

Spis treści – KFS w Powiecie Węgorzewskim

PUP Węgorzewo: Kto może składać wniosek w naszym powiecie?

Pierwszym krokiem do sukcesu jest upewnienie się, że Twój wniosek trafi do właściwego urzędu. Właściwość terytorialna jest kluczowa – złożenie wniosku do niewłaściwego PUP (np. w Giżycku czy Gołdapi, jeśli firma działa w Węgorzewie) skutkuje jego odrzuceniem bez rozpatrzenia merytorycznego.

Obszar działania Powiatowego Urzędu Pracy w Węgorzewie

Niniejszy poradnik dotyczy naborów organizowanych przez Powiatowy Urząd Pracy w Węgorzewie (ul. Gen. Józefa Bema 16A). O środki w tym urzędzie mogą ubiegać się podmioty, które spełniają jeden z poniższych warunków:

  • Posiadają siedzibę na terenie powiatu węgorzewskiego.
  • LUB prowadzą miejsce wykonywania działalności na terenie powiatu węgorzewskiego (np. oddział, filia, sklep, zakład produkcyjny, biuro), co musi być formalnie potwierdzone wpisem w CEIDG lub KRS.

Gminy wchodzące w skład powiatu węgorzewskiego:

  • Gmina Węgorzewo (miasto i gmina),
  • Gmina Budry,
  • Gmina Pozezdrze.

Jeśli Twoja firma jest zarejestrowana w jednej z tych gmin, PUP Węgorzewo jest Twoim właściwym urzędem. Pamiętaj, że w 2026 roku definicja wnioskodawcy jest szeroka – o środki mogą starać się nie tylko klasyczni pracodawcy, ale także fundacje, stowarzyszenia, spółdzielnie socjalne oraz – co jest istotną zmianą – osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) niezatrudniające pracowników (traktowane jako mikroprzedsiębiorcy).

Limity finansowe i wkład własny w 2026 roku

Reforma KFS na rok 2026 wprowadza sztywne ramy finansowe, które mają na celu sprawiedliwy podział środków. Skończyła się dowolność w wnioskowaniu o wygórowane kwoty. PUP Węgorzewo będzie stosował limity wynikające z nowych regulacji krajowych, opartych na wskaźniku przeciętnego wynagrodzenia.

Ile pieniędzy można otrzymać?

Kluczowym wskaźnikiem jest limit na jednego uczestnika. W 2026 roku na jednego pracownika (lub na siebie jako pracodawcę) możesz pozyskać maksymalnie kwotę stanowiącą 200% przeciętnego wynagrodzenia. Oznacza to, że jeśli szkolenie jest droższe, nadwyżkę musisz pokryć z własnych środków, niezależnie od wymaganego wkładu własnego.

Dodatkowo obowiązują limity łączne na firmę (wnioskodawcę), uzależnione od wielkości zatrudnienia:

Wielkość firmy Limit roczny (krotność przeciętnego wynagrodzenia)
Mikroprzedsiębiorca (do 9 osób) 4x
Małe przedsiębiorstwo (10-49 osób) 8x
Średnie przedsiębiorstwo (50-249 osób) 12x
Duże przedsiębiorstwo (250+ osób) 14x

Wkład własny – ile musisz dołożyć?

Poziom dofinansowania zależy od statusu Twojego przedsiębiorstwa. Warto zauważyć, że dla mikroprzedsiębiorców (najliczniejszej grupy w powiecie węgorzewskim) warunki są preferencyjne, choć nowe przepisy wprowadzają zasadę partycypacji.

  • Mikroprzedsiębiorcy: Mogą liczyć na sfinansowanie do 90% kosztów kształcenia. Oznacza to konieczność wniesienia wkładu własnego w wysokości min. 10%.
  • Pozostali pracodawcy (małe, średnie, duże firmy): Otrzymają dofinansowanie do 70% kosztów, co wiąże się z wkładem własnym na poziomie min. 30%.

Wskazówka: Wkład własny musi być udokumentowany przelewem z konta firmowego. Nie ma możliwości rozliczenia go “w naturze” czy gotówką.

Priorytety 2026: Co punktuje na Warmii i Mazurach?

Aby wniosek złożony w PUP Węgorzewo miał szansę na akceptację, planowane szkolenie musi wpisywać się w oficjalne priorytety wydatkowania środków KFS. W 2026 roku system ten jest wielopoziomowy: obejmuje priorytety ogólnopolskie (ministerialne) oraz specyficzne priorytety dla województwa warmińsko-mazurskiego.

Priorytety Wojewódzkie (Warmińsko-Mazurskie)

Dla naszego regionu ustalono dwa kluczowe priorytety, które odzwierciedlają strategię rozwoju województwa. Są one szczególnie istotne przy ocenie merytorycznej wniosków w Węgorzewie:

  1. Wsparcie kształcenia ustawicznego osób po 50. roku życia.
    Jest to odpowiedź na starzejące się społeczeństwo regionu. Jeśli zatrudniasz doświadczonych pracowników (50+), wnioskowanie o ich szkolenie jest jedną z najbezpieczniejszych dróg do uzyskania dotacji.
  2. Wsparcie kształcenia w obszarach związanych z Inteligentnymi Specjalizacjami (IS) województwa.
    To priorytet strategiczny. Zgodnie ze “Strategią Rozwoju Społeczno-Gospodarczego Województwa Warmińsko-Mazurskiego 2030”, inteligentne specjalizacje to m.in.:
    • Ekonomia wody: Turystyka wodna, przemysł jachtowy, usługi związane z jeziorami (kluczowe dla Węgorzewa jako bramy Mazur!).
    • Żywność wysokiej jakości: Przetwórstwo spożywcze, rolnictwo ekologiczne, gastronomia regionalna.
    • Drewno i meblarstwo: Przemysł drzewny, produkcja mebli.
    Jeśli Twoja firma działa w tych branżach, masz bardzo mocny argument we wniosku.

Priorytety Ogólnopolskie (Ministerialne)

Oprócz priorytetów regionalnych, w PUP Węgorzewo obowiązują standardowe priorytety krajowe:

  • Wsparcie kształcenia w zawodach deficytowych (szczegóły w kolejnym rozdziale).
  • Wsparcie kształcenia w zakresie nowych technologii i cyfryzacji (w tym AI, automatyzacja, zielona energia).
  • Wsparcie kształcenia w sektorze usług medycznych, opiekuńczych i w ekonomii społecznej.
  • Poprawa zarządzania i komunikacji w firmach (w tym przeciwdziałanie mobbingowi).

Klucz do sukcesu: Lista zawodów deficytowych (Powiat Węgorzewski i Województwo)

Jednym z najczęściej wybieranych priorytetów jest “kształcenie w zawodach deficytowych”. Aby z niego skorzystać, musisz wykazać, że zawód, w którym chcesz szkolić pracownika, znajduje się na liście deficytowej w powiecie węgorzewskim LUB w województwie warmińsko-mazurskim. Poniżej prezentujemy dane z “Barometru zawodów” na rok 2026.

A. POWIAT WĘGORZEWSKI – Lista zawodów deficytowych

Szkolenia w tych zawodach są najbardziej pożądane na lokalnym rynku pracy w Węgorzewie i okolicach. Lista ta odzwierciedla braki kadrowe w budownictwie, edukacji i usługach.

Budownictwo i Technika

  • Blacharze i lakiernicy samochodowi
  • Brukarze
  • Cieśle i stolarze budowlani
  • Murarze i tynkarze
  • Pracownicy robót wykończeniowych w budownictwie

Edukacja i Opieka (Bardzo duży deficyt w powiecie!)

  • Nauczyciele nauczania wczesnoszkolnego
  • Nauczyciele praktycznej nauki zawodu
  • Nauczyciele przedmiotów zawodowych
  • Nauczyciele przedszkoli
  • Nauczyciele szkół specjalnych i oddziałów integracyjnych
  • Opiekunki dziecięce

Medycyna i Usługi Specjalistyczne

  • Lekarze
  • Pielęgniarki i położne
  • Psycholodzy i terapeuci
  • Pracownicy ds. rachunkowości i księgowości
  • Samodzielni księgowi

B. WOJEWÓDZTWO WARMIŃSKO-MAZURSKIE – Lista zawodów deficytowych

Jeśli zawód Twojego pracownika nie znajduje się na liście powiatowej, możesz powołać się na deficyt wojewódzki. Jest to szczególnie przydatne dla firm transportowych i przemysłowych, których specyfika wykracza poza lokalny rynek.

  • Transport: Kierowcy autobusów, Kierowcy samochodów ciężarowych i ciągników siodłowych.
  • Przemysł i Budownictwo: Betoniarze i zbrojarze, Dekarze i blacharze budowlani, Elektrycy i energetycy, Monterzy instalacji budowlanych, Operatorzy i mechanicy sprzętu do robót ziemnych, Spawacze, Ślusarze.
  • Usługi: Kucharze (kluczowe dla gastronomii mazurskiej!), Mechanicy pojazdów samochodowych.
  • Edukacja i Zdrowie: Nauczyciele przedmiotów zawodowych, Nauczyciele szkół specjalnych, Pielęgniarki i położne, Lekarze, Psycholodzy i terapeuci.

Cyfrowy nabór w PUP Węgorzewo – krok po kroku

Rok 2026 to koniec papierowych wniosków zanoszonych do sekretariatu. Procedura w PUP Węgorzewo została w pełni zdigitalizowana. Aby nie stracić szansy na dofinansowanie, musisz przygotować się technicznie.

1. Niezbędne narzędzia: praca.gov.pl

Wnioski składa się wyłącznie przez portal praca.gov.pl (moduł PSZ-KFS). Wymaga to posiadania konta firmowego oraz aktywnego Profilu Zaufanego lub Kwalifikowanego Podpisu Elektronicznego. Jeśli jeszcze ich nie masz – załóż je natychmiast. W dniu naboru serwery mogą być obciążone, a każda minuta zwłoki może decydować o przyznaniu środków (często decyduje kolejność zgłoszeń).

2. Nowy wymóg: PESEL uczestników

To najważniejsza zmiana formalna. W 2026 roku nie można już składać wniosków na “anonimowe” stanowiska (np. “szkolenie dla 2 sprzedawców”). Już na etapie składania wniosku musisz podać imię, nazwisko i numer PESEL każdego pracownika zgłaszanego do szkolenia. Oznacza to, że musisz mieć zgodę pracowników na przetwarzanie ich danych jeszcze przed startem naboru.

3. Terminy naboru

PUP Węgorzewo ma obowiązek ogłosić nabór na swojej stronie internetowej z wyprzedzeniem co najmniej 10 dni roboczych. Sam nabór trwa minimum 5 dni roboczych. Zalecamy regularne sprawdzanie strony wegorzewo.praca.gov.pl w zakładce “Aktualności” lub “KFS”, aby nie przegapić terminu.

Baza Usług Rozwojowych i nowe wymogi jakościowe

Kolejną rewolucją jest weryfikacja jakości szkoleń. Węgorzewscy urzędnicy będą skrupulatnie sprawdzać, czy wybrana przez Ciebie firma szkoleniowa spełnia nowe standardy.

Obowiązek wpisu do BUR

Od 2026 roku szkolenia finansowane z KFS mogą być realizowane wyłącznie przez podmioty posiadające wpis do Bazy Usług Rozwojowych (BUR) z uprawnieniami do świadczenia usług z dofinansowaniem publicznym. Stary wpis do Rejestru Instytucji Szkoleniowych (RIS) przestaje być wystarczający. Przed wyborem firmy sprawdź ją na stronie uslugirozwojowe.parp.gov.pl.

Zasada konkurencyjności

We wniosku musisz udowodnić, że wydajesz środki publiczne racjonalnie. Wymagane jest przedstawienie porównania oferty wybranego realizatora z co najmniej dwiema ofertami konkurencyjnymi. Porównanie musi obejmować nie tylko cenę, ale także program, liczbę godzin, doświadczenie trenerów i certyfikaty. W małym powiecie jak węgorzewski może to być wyzwaniem, dlatego warto szukać ofert również online lub w sąsiednich powiatach, pamiętając o wymogu BUR.

Obowiązek utrzymania zatrudnienia i rozliczenie

Otrzymanie środków to dopiero połowa sukcesu. Prawidłowe rozliczenie i dotrzymanie warunków umowy jest kluczowe, aby uniknąć konieczności zwrotu dotacji wraz z odsetkami.

Zasada 3 miesięcy

Pracodawca korzystający z KFS w Węgorzewie zobowiązany jest do utrzymania w zatrudnieniu przeszkolonego pracownika przez okres co najmniej 3 miesięcy od dnia zakończenia kształcenia. Jeśli zwolnisz pracownika (z winy pracodawcy) przed upływem tego terminu, będziesz musiał zwrócić środki. Jeśli pracownik odejdzie sam (wypowiedzenie przez pracownika), zwrot zazwyczaj nie jest wymagany, ale należy to udokumentować.

Dokumentacja

Na rozliczenie w PUP Węgorzewo masz zazwyczaj 30 dni od zakończenia szkolenia. Komplet dokumentów musi zawierać:

  • Fakturę od realizatora (wystawioną po podpisaniu umowy z PUP!).
  • Potwierdzenie przelewu z konta firmowego (obejmujące wkład własny i dofinansowanie).
  • Kserokopie certyfikatów/dyplomów ukończenia szkolenia.
  • Program szkolenia i listę obecności.

Checklista dla przedsiębiorcy z Węgorzewa

Zanim usiądziesz do wypełniania wniosku na praca.gov.pl, upewnij się, że odhaczyłeś wszystkie punkty z poniższej listy:

  • Lokalizacja: Moja firma ma siedzibę lub oddział w powiecie węgorzewskim (gmina Węgorzewo, Budry lub Pozezdrze).
  • Dostęp: Mam aktywne konto na praca.gov.pl i ważny Profil Zaufany.
  • Czyste konto: Nie mam zaległości w ZUS i Urzędzie Skarbowym.
  • Priorytet: Moje szkolenie wpisuje się w priorytety (np. zawód deficytowy w Węgorzewie, osoba 50+, inteligentne specjalizacje Mazur).
  • Realizator: Wybrałem firmę szkoleniową z bazy BUR i mam od niej ofertę.
  • Dane osobowe: Mam numery PESEL wszystkich pracowników, których chcę przeszkolić.
  • Finanse: Mam zabezpieczone środki na wkład własny (10% lub 30%).

Pamiętaj, że konkurencja o środki KFS w małych powiatach bywa duża, a pula środków jest ograniczona. Dobre przygotowanie merytoryczne i szybkość działania w dniu naboru to klucz do sukcesu Twojej firmy w 2026 roku.

Sprawdź również informacje dla pobliskich urzędów:

Źródła informacji:
Ustawa z dnia 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U.2025 poz. 620)
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 listopada 2025 roku w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego (Dz. U. 2025 poz. 1641)
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 czerwca 2010 r. w sprawie informacji składanych przez podmioty ubiegające się o pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie (Dz. U. z dnia 6 lipca 2010 r.);
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis (Dz. U. z 2010 r. Nr 53, poz. 311, z późn. zm.);
Rozporządzenie Komisji (UE) 2023/2831 z dnia 13 grudnia 2023 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L, 2023/2831 z 15.12.2023).
Strona urzędu pracy – wegorzewo.praca.gov.pl