Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS) – Zakopane – 2026

Rok 2026 przynosi rewolucyjne zmiany w systemie finansowania kształcenia ustawicznego w Polsce. Dla przedsiębiorców z powiatu tatrzańskiego – od Zakopanego, przez Bukowinę Tatrzańską, aż po Biały Dunajec – nadchodzi czas, w którym inwestycja w kadry staje się nie tylko potrzebą, ale i strategiczną koniecznością. Powiatowy Urząd Pracy w Zakopanem (PUP Zakopane) przygotowuje się do dystrybucji środków na nowych, znacznie bardziej rygorystycznych, ale i przejrzystych zasadach.

Specyfika rynku pracy pod Tatrami, zdominowanego przez turystykę, gastronomię, ale także borykającego się z poważnymi deficytami w edukacji i służbie zdrowia, wymaga precyzyjnego podejścia do wnioskowania. Skończyły się czasy “papierowych teczek” i dowolności w wyborze szkoleń. Nadchodzi era cyfryzacji, Bazy Usług Rozwojowych i ścisłego dopasowania do lokalnych deficytów.

Niniejsze opracowanie to “Biblia KFS 2026” dla pracodawców z Podhala. To ponad 10 000 znaków czystej wiedzy, która krok po kroku przeprowadzi Cię przez meandry nowego systemu, pozwoli uniknąć błędów formalnych i zwiększy Twoje szanse na pozyskanie nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych na rozwój firmy.

Spis treści

Nowa era KFS w Zakopanem – co zmienia się w 2026 roku?
Kto może ubiegać się o środki w PUP Zakopane? (Geografia i status)
Matematyka dotacji: Limity finansowe i wkład własny na Podhalu
Priorytety 2026: Klucz do oceny merytorycznej wniosku
Analiza Rynku Pracy: Zawody deficytowe w powiecie tatrzańskim
Baza Usług Rozwojowych (BUR) – koniec z przypadkowymi szkoleniami
Procedura naboru w systemie praca.gov.pl – instrukcja krok po kroku
Rozliczenie i utrzymanie zatrudnienia – jak nie stracić dotacji?
Najczęstsze pytania (FAQ) dla branży turystycznej i nie tylko
Podsumowanie i Checklista Wnioskodawcy

1. Nowa era KFS w Zakopanem – co zmienia się w 2026 roku?

Krajowy Fundusz Szkoleniowy to wydzielona część Funduszu Pracy, przeznaczona na zapobieganie utracie zatrudnienia przez pracowników poprzez ich przekwalifikowanie lub aktualizację wiedzy. W 2026 roku, na mocy znowelizowanej ustawy o rynku pracy i nowego rozporządzenia ministerialnego, system ten przechodzi gruntowną transformację.

Dla przedsiębiorcy z Krupówek czy Kościeliska najważniejsze są cztery filary tej zmiany:

Pełna Cyfryzacja: Koniec z drukowaniem wniosków, bieganiem po pieczątki i staniem w kolejce do dziennika podawczego przy ul. Ks. Stolarczyka. Cały proces – od złożenia wniosku, przez wyjaśnienia, aż po rozliczenie – odbywa się elektronicznie.
Weryfikacja Jakości (BUR): Nie można już sfinansować szkolenia u “znajomego trenera”, jeśli nie widnieje on w Bazie Usług Rozwojowych (BUR) prowadzonej przez PARP. To mechanizm mający na celu wyeliminowanie szkoleń niskiej jakości.
Obowiązek PESEL: Już na etapie składania wniosku musisz podać numery PESEL konkretnych pracowników, których chcesz przeszkolić. System “rezerwowania środków na wakaty” odchodzi w przeszłość.
Sztywne Limity: Wprowadzono algorytmy oparte na przeciętnym wynagrodzeniu, które ujednolicają maksymalne kwoty wsparcia w całej Polsce, w tym w Zakopanem.

2. Kto może ubiegać się o środki w PUP Zakopane?

Zanim zaczniesz planować szkolenia dla recepcjonistów czy kucharzy, upewnij się, że Twój wniosek trafi do właściwego urzędu. Właściwość terytorialna jest kluczowa.

Terytorium działania PUP Zakopane

O środki w Powiatowym Urzędzie Pracy w Zakopanem mogą ubiegać się podmioty, które posiadają siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności na terenie powiatu tatrzańskiego. Obejmuje to gminy:

Miasto Zakopane
Gmina Biały Dunajec
Gmina Bukowina Tatrzańska
Gmina Kościelisko
Gmina Poronin

Jeśli Twoja firma jest zarejestrowana w Nowym Targu, musisz składać wniosek w tamtejszym urzędzie, nawet jeśli świadczysz usługi w Zakopanem (chyba że masz tu zarejestrowany oddział/filię).

Uprawnieni Wnioskodawcy

Nowe przepisy na 2026 rok precyzują katalog beneficjentów:

Pracodawcy: Każdy podmiot (firma, fundacja, szkoła, stowarzyszenie, urząd gminy), który zatrudnia co najmniej jedną osobę na umowę o pracę.
Samozatrudnieni (JDG): Osoby prowadzące działalność gospodarczą, które nie zatrudniają pracowników. W świetle nowych przepisów są traktowani jak mikroprzedsiębiorcy i mają pełne prawo do finansowania własnego rozwoju.
Podmioty współpracujące (B2B/Zlecenie): Istnieje możliwość finansowania szkoleń dla osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych, o ile jest to uzasadnione potrzebami firmy i wpisuje się w priorytety (np. stały współpracownik kluczowy dla funkcjonowania hotelu).

Warunek konieczny: Wnioskodawca musi prowadzić działalność i odprowadzać składki na Fundusz Pracy przez okres co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku. Firmy założone “wczoraj” nie otrzymają wsparcia.

3. Matematyka dotacji: Limity finansowe i wkład własny na Podhalu

Budżetowanie w 2026 roku opiera się na wskaźniku przeciętnego wynagrodzenia. Jest to kwota ogłaszana przez Prezesa GUS. Przyjmując hipotetycznie (dla celów obliczeniowych), że wynosi ono ok. 8000 zł, limity kształtują się następująco:

Limit na osobę (Uczestnika)

Na jednego pracownika (lub na siebie jako pracodawcę) możesz pozyskać maksymalnie 300% przeciętnego wynagrodzenia (w niektórych naborach limit ten może być obniżony do 200% – należy sprawdzić regulamin PUP Zakopane w dniu ogłoszenia naboru). Oznacza to, że możesz sfinansować nawet bardzo drogie, specjalistyczne kursy (np. międzynarodowe certyfikaty kulinarne czy medyczne).

Limit na firmę (Wnioskodawcę)

Łączna pula środków, jaką może pozyskać jedna firma z powiatu tatrzańskiego w danym roku, zależy od wielkości zatrudnienia:

Mikroprzedsiębiorstwa (0-9 osób): do 4-krotności przeciętnego wynagrodzenia.
Małe przedsiębiorstwa (10-49 osób): do 8-krotności przeciętnego wynagrodzenia.
Średnie przedsiębiorstwa (50-249 osób): do 12-krotności przeciętnego wynagrodzenia.
Duże przedsiębiorstwa (250+ osób): do 14-krotności przeciętnego wynagrodzenia.

Wkład własny – ile musisz dołożyć?

Poziom dofinansowania zależy od statusu przedsiębiorstwa:

Mikroprzedsiębiorcy: Mogą liczyć na pokrycie 90% kosztów kształcenia (10% wkładu własnego). W wyjątkowych sytuacjach, jeśli regulamin naboru na to pozwoli, możliwe jest 100%, ale standardem na 2026 rok jest partycypacja.
Pozostałe firmy (Małe, Średnie, Duże): Otrzymują 70% dofinansowania (30% wkładu własnego).

Co można sfinansować (Koszty kwalifikowalne):

Kursy i szkolenia (stacjonarne i online).
Studia podyplomowe.
Egzaminy umożliwiające uzyskanie dyplomów, świadectw lub uprawnień zawodowych.
Badania lekarskie i psychologiczne niezbędne do podjęcia kształcenia.
Ubezpieczenie NNW uczestników.

Czego NIE sfinansujesz: Kosztów dojazdu do Krakowa czy Warszawy, noclegów, wyżywienia (chyba że jest integralną częścią usługi szkoleniowej), zakupu laptopów czy tabletów.

4. Priorytety 2026: Klucz do oceny merytorycznej wniosku

PUP w Zakopanem nie przyznaje środków “kto pierwszy ten lepszy” (choć czas złożenia ma znaczenie przy wyczerpaniu puli), ale przede wszystkim ocenia celowość szkolenia. Aby otrzymać dotację, musisz wpisać się w Priorytety.

A. Priorytety Ministra (Ogólnopolskie)

Obowiązują w każdym urzędzie, również w Zakopanem:

Wsparcie kształcenia ustawicznego w zawodach deficytowych: To najczęściej wybierany priorytet (szczegóły w sekcji 5).
Wsparcie kształcenia ustawicznego w związku z zastosowaniem w firmach nowych technologii i narzędzi pracy: Idealne dla hoteli wdrażających nowoczesne systemy rezerwacyjne, restauracji wprowadzających nowe technologie obróbki żywności czy firm budowlanych inwestujących w nowoczesny sprzęt.
Wsparcie kształcenia ustawicznego osób powracających na rynek pracy po przerwie związanej ze sprawowaniem opieki nad dzieckiem.
Wsparcie kształcenia ustawicznego w zakresie umiejętności cyfrowych: W tym cyberbezpieczeństwo i AI.

B. Priorytety Województwa Małopolskiego (Regionalne)

Rada Rynku Pracy w Krakowie ustaliła specyficzne priorytety dla Małopolski, które są honorowane przez PUP Zakopane:

Wsparcie w różnych formach kształcenia ustawicznego osób po 45. roku życia: Grupa ta jest najrzadziej korzystająca ze szkoleń, a w powiecie tatrzańskim stanowi trzon doświadczonej kadry w rzemiośle i usługach.
Wsparcie kształcenia ustawicznego osób powracających na rynek pracy po przerwie związanej ze sprawowaniem opieki nad dzieckiem oraz osób będących członkami rodzin wielodzietnych: Podhale słynie z silnych więzi rodzinnych i wielodzietności, co czyni ten priorytet szczególnie istotnym lokalnie.
Wsparcie kształcenia ustawicznego osób z orzeczonym stopniem niepełnosprawności.

5. Analiza Rynku Pracy: Zawody deficytowe w powiecie tatrzańskim

To najważniejszy punkt dla każdego wnioskodawcy. Jeśli zawód, w którym chcesz szkolić pracownika, znajduje się na liście deficytowej, Twoje szanse na dofinansowanie drastycznie rosną.

Na podstawie danych z “Barometru zawodów” na rok 2026 dla powiatu tatrzańskiego, zidentyfikowano konkretne grupy zawodowe, w których brakuje rąk do pracy.

Deficyt w Powiecie Tatrzańskim (Twoja “Złota Lista”)

1. Gastronomia i Turystyka (Serce Podhala):

Kucharze: To absolutnie kluczowy zawód deficytowy. Restauracje na Krupówkach i w dolinach walczą o wykwalifikowany personel.
Pomysł na szkolenie: Kursy kuchni regionalnej w nowoczesnym wydaniu, kuchnia molekularna, zarządzanie food cost, kursy dla szefów kuchni.

2. Edukacja i Opieka (Alarmujący brak kadr):

Nauczyciele przedmiotów ogólnokształcących i języków obcych: Szkoły w Zakopanem i okolicznych gminach borykają się z brakami kadrowymi.
Nauczyciele przedszkoli: Rozwój demograficzny i turystyczny zwiększa zapotrzebowanie na opiekę przedszkolną.
Pedagodzy i nauczyciele wspierający.
Psycholodzy i terapeuci: Rosnące zapotrzebowanie na wsparcie psychologiczne dzieci i młodzieży.

3. Służba Zdrowia:

Pielęgniarki i położne: Deficyt strukturalny w całym regionie, dotkliwy również dla szpitala powiatowego i prywatnych klinik w Zakopanem.

Co jeśli mojego zawodu nie ma na liście powiatowej? Możesz skorzystać z listy deficytów dla Województwa Małopolskiego. Jest ona szersza i obejmuje m.in.:

Budownictwo: Betoniarze, zbrojarze, cieśle, dekarze (niezwykle ważne w budownictwie podhalańskim!), elektrycy, monterzy instalacji.
Transport: Kierowcy autobusów (kluczowe dla transportu turystów), kierowcy ciężarówek.
Usługi: Fizjoterapeuci i masażyści (sektor SPA & Wellness w hotelach), samodzielni księgowi.

Wskazówka eksperta: Pisząc uzasadnienie wniosku, powołaj się wprost na “Barometr zawodów 2026 dla powiatu tatrzańskiego”. Napisz: “Szkolenie dotyczy stanowiska Kucharz, które zostało zidentyfikowane jako zawód deficytowy w powiecie tatrzańskim, co potwierdza trudności w rekrutacji wykwalifikowanej kadry…”.

6. Baza Usług Rozwojowych (BUR) – koniec z przypadkowymi szkoleniami

W 2026 roku PUP Zakopane będzie rygorystycznie wymagał, aby wybrana firma szkoleniowa posiadała wpis do Bazy Usług Rozwojowych (BUR) z uprawnieniami do świadczenia usług dofinansowanych ze środków publicznych.

Dlaczego to ważne? W poprzednich latach wystarczył wpis do Rejestru Instytucji Szkoleniowych (RIS). Teraz poprzeczka idzie w górę. BUR weryfikuje jakość firm szkoleniowych.

Twoje zadanie przed złożeniem wniosku:

Wejdź na stronę uslugirozwojowe.parp.gov.pl.
Wyszukaj interesujące Cię szkolenie lub firmę.
Sprawdź, czy firma ma “zielony ptaszek” oznaczający możliwość realizowania usług z dofinansowaniem.
Pobierz kartę usługi (szkolenia) – będzie potrzebna do wniosku.

Zasada konkurencyjności: We wniosku musisz udowodnić, że dokonałeś rozeznania rynku. Nie wystarczy podać jednej oferty. Musisz porównać wybraną ofertę z co najmniej dwiema innymi (podobny program, liczba godzin). W uzasadnieniu wyboru opisz nie tylko cenę, ale też doświadczenie trenerów, certyfikaty jakości i dopasowanie programu do specyfiki Twojej firmy (np. “Wybrano ofertę X, mimo że jest droższa, ponieważ jako jedyna oferuje moduł dotyczący specyfiki kuchni góralskiej, co jest kluczowe dla profilu naszej restauracji”).

7. Procedura naboru w systemie praca.gov.pl – instrukcja krok po kroku

Zapomnij o wizytach w urzędzie przy ul. Ks. Stolarczyka. Wszystko dzieje się w sieci.

Krok 1: Przygotowanie konta Upewnij się, że masz aktywne konto na portalu praca.gov.pl oraz ważny Profil Zaufany lub Podpis Kwalifikowany. Konto musi być założone na firmę (reprezentanta).

Krok 2: Śledzenie ogłoszeń PUP Zakopane ma obowiązek ogłosić nabór na 10 dni przed jego rozpoczęciem. Sprawdzaj regularnie stronę zakopane.praca.gov.pl w sekcji “Aktualności” lub “KFS”.

Krok 3: Zbieranie danych (PESEL!) To nowość. Musisz zebrać od pracowników:

Imię i nazwisko.
Numer PESEL.
Wykształcenie.
Zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Bez numerów PESEL system nie przepuści wniosku.

Krok 4: Wypełnianie wniosku (Moduł PSZ-KFS) W dniu otwarcia naboru (zazwyczaj o 7:30 lub 8:00 rano) zaloguj się i wypełnij formularz.

Wybierz priorytet (np. zawody deficytowe).
Opisz cel szkolenia (nie “chcę przeszkolić”, ale “szkolenie pozwoli na wprowadzenie nowej usługi X, co zwiększy konkurencyjność…”).
Załącz skany ofert szkoleniowych z BUR.
Załącz formularz pomocy de minimis.

Krok 5: Wyścig z czasem W Zakopanem zainteresowanie KFS jest ogromne. Często o przyznaniu środków decyduje kolejność zgłoszeń (przy założeniu poprawności wniosku). Bądź gotowy do wysłania wniosku w pierwszej minucie naboru.

8. Rozliczenie i utrzymanie zatrudnienia – jak nie stracić dotacji?

Otrzymanie przelewu z PUP to dopiero połowa sukcesu. Druga połowa to prawidłowe wydatkowanie i rozliczenie.

Zasada: Najpierw umowa, potem szkolenie Nigdy nie płać za szkolenie ani nie rozpoczynaj go przed podpisaniem umowy z PUP Zakopane. Koszty poniesione wcześniej są niekwalifikowalne.

Rozliczenie finansowe Po zakończeniu szkolenia masz zazwyczaj 30 dni na dostarczenie:

Faktury.
Potwierdzenia przelewu z konta firmowego.
Certyfikatu ukończenia szkolenia przez pracownika.

Utrzymanie zatrudnienia (Święta zasada 3 miesięcy) To punkt krytyczny, zwłaszcza w branży turystycznej opartej na sezonowości. Masz obowiązek utrzymać w zatrudnieniu przeszkolonego pracownika przez okres co najmniej 3 miesięcy od zakończenia szkolenia.

Jeśli zwolnisz pracownika (wypowiedzenie przez pracodawcę) w tym czasie – zwracasz środki z odsetkami.
Jeśli pracownik sam odejdzie (wypowiedzenie przez pracownika) – nie zwracasz środków, ale musisz to udokumentować.

Ważne dla branży sezonowej: Planując szkolenia z KFS, wybieraj pracowników, z którymi wiążesz dłuższą przyszłość, a nie tylko pomocników na jeden sezon (chyba że szkolenie kończy się na początku sezonu, a umowa trwa jeszcze 3 miesiące po nim).

9. Najczęstsze pytania (FAQ) dla branży turystycznej i nie tylko

Pytanie: Prowadzę pensjonat w Zakopanem, zatrudniam recepcjonistkę na umowę zlecenie. Czy mogę ją przeszkolić? Odpowiedź: Tak, nowe przepisy na 2026 rok dopuszczają finansowanie osób na umowach cywilnoprawnych, o ile wykażesz, że jest to kluczowe dla firmy i spełniasz warunki naboru.

Pytanie: Czy mogę sfinansować kurs języka angielskiego dla kelnerów? Odpowiedź: Tak, jeśli uzasadnisz to potrzebą obsługi klienta zagranicznego (co w Zakopanem jest oczywistością) i powołasz się np. na priorytet “zawody deficytowe” (kelnerzy są deficytowi w Małopolsce) lub “nowe umiejętności”.

Pytanie: Czy jako właściciel firmy (JDG) mogę przeszkolić tylko siebie? Odpowiedź: Tak. Samozatrudnieni są traktowani jak mikroprzedsiębiorcy. Możesz sfinansować własne studia podyplomowe lub kursy, np. z marketingu internetowego czy zarządzania obiektem turystycznym.

Pytanie: Czy szkolenie musi odbyć się w Zakopanem? Odpowiedź: Nie. Szkolenie może odbyć się w dowolnym miejscu w Polsce (np. Krakowie, Warszawie) lub online. Ważne, aby firma szkoleniowa była w BUR.

10. Podsumowanie i Checklista Wnioskodawcy

Rok 2026 to szansa na profesjonalizację usług na Podhalu przy minimalnym wkładzie własnym. Aby jednak skorzystać z KFS w PUP Zakopane, musisz działać strategicznie.

Twoja Checklista:

Lokalizacja: Moja firma ma siedzibę lub oddział w powiecie tatrzańskim.
Konto: Mam aktywne konto na praca.gov.pl i Profil Zaufany.
Czyste konto: Nie mam zaległości w ZUS i Urzędzie Skarbowym.
Barometr: Sprawdziłem, że zawód (np. Kucharz, Nauczyciel) jest na liście deficytowej powiatu tatrzańskiego lub Małopolski.
BUR: Wybrałem firmę szkoleniową z bazy BUR i mam od niej ofertę.
Konkurencja: Mam dwie kontr-oferty do porównania.
PESEL: Mam numery PESEL wszystkich uczestników.
Wkład własny: Mam zabezpieczone 10% lub 30% środków na wkład własny.
Termin: Wiem, kiedy rusza nabór i jestem gotowy wysłać wniosek w pierwszej minucie.

Powodzenia! Inwestycja w wiedzę to najlepsza inwestycja, jaką możesz poczynić dla swojej firmy pod Tatrami.

Najbliższe Urzędy Pracy (poza PUP Zakopane)

Jeśli Twoja firma jest zarejestrowana w sąsiednim powiecie, sprawdź właściwy urząd:

Źródła informacji: Ustawa z dnia 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U.2025 poz. 620) Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 listopada 2025 roku w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego (Dz. U. 2025 poz. 1641) Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 czerwca 2010 r. w sprawie informacji składanych przez podmioty ubiegające się o pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie (Dz. U. z dnia 6 lipca 2010 r.); Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis (Dz. U. z 2010 r. Nr 53, poz. 311, z późn. zm.); Rozporządzenie Komisji (UE) 2023/2831 z dnia 13 grudnia 2023 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L, 2023/2831 z 15.12.2023). Strona urzędu pracy – zakopane.praca.gov.pl