Krajowy Fundusz Szkoleniowy - KFS 2025
Categories
Biznes, Dofinansowania

Rok 2026 przynosi rewolucyjne zmiany na rynku finansowania rozwoju kompetencji zawodowych, które bezpośrednio dotkną przedsiębiorców z powiatu żarskiego. Powiatowy Urząd Pracy w Żarach (PUP), dysponując budżetem przekraczającym 780 tysięcy złotych, wdraża zreformowane zasady Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS). To nie jest kolejna kosmetyczna korekta przepisów – to całkowita zmiana filozofii przyznawania środków, która wymusza na lokalnych firmach pełną cyfryzację, strategiczne planowanie i rygorystyczne podejście do jakości szkoleń.

Żary, jako istotny ośrodek gospodarczy województwa lubuskiego, z silnie rozwiniętym sektorem przemysłowym, logistycznym i usługowym, stoi przed szansą na znaczące podniesienie kwalifikacji kadr. Jednak nowe regulacje na 2026 rok stawiają poprzeczkę wyżej. Koniec z papierowymi wnioskami, koniec z dowolnością w wyborze firm szkoleniowych. Niniejszy poradnik to kompletne kompendium wiedzy – “Biblia KFS 2026 dla Powiatu Żarskiego” – która krok po kroku przeprowadzi Cię przez meandry systemu, od analizy lokalnego “Barometru zawodów”, przez procedurę w systemie praca.gov.pl, aż po bezpieczne rozliczenie dotacji w urzędzie przy ulicy Mieszka I.

Spis treści – KFS w Powiecie Żarskim

PUP Żary: Nowe zasady gry w 2026 roku

Zrozumienie specyfiki lokalnego urzędu oraz nowych ram prawnych to fundament sukcesu. Powiatowy Urząd Pracy w Żarach obsługuje przedsiębiorców z terenu całego powiatu, w tym z miast Żary i Łęknica oraz gmin: Brody, Jasień, Lipinki Łużyckie, Lubsko, Przewóz, Trzebiel, Tuplice i Żary (gmina wiejska). Jeśli Twoja firma ma siedzibę lub oddział na tym terenie, to właśnie tutaj będziesz składać wniosek.

Koniec ery papierowej

Najważniejszą zmianą w 2026 roku jest pełna cyfryzacja. PUP w Żarach, zgodnie z nowym rozporządzeniem, będzie przyjmował wnioski wyłącznie drogą elektroniczną. Tradycyjne teczki z dokumentami zanoszone do sekretariatu odchodzą do lamusa. Aby wziąć udział w naborze, musisz posiadać:

  • Aktywne konto firmowe na portalu praca.gov.pl.
  • Kwalifikowany Podpis Elektroniczny lub Profil Zaufany (ePUAP) do autoryzacji dokumentów.

Kto jest uprawniony do wsparcia w Żarach?

Katalog beneficjentów w 2026 roku jest szeroki, co jest dobrą wiadomością dla lokalnego biznesu:

  • Pracodawcy: Każdy podmiot zatrudniający min. 1 osobę na umowę o pracę.
  • Samozatrudnieni (JDG): Osoby prowadzące działalność gospodarczą w powiecie żarskim, nawet jeśli nie zatrudniają pracowników (traktowani jako mikroprzedsiębiorcy).
  • Zleceniodawcy: Możliwe jest finansowanie szkoleń dla osób współpracujących na B2B lub umowę zlecenie, o ile jest to uzasadnione biznesowo i wpisuje się w priorytety.

Warunek krytyczny: Wnioskodawca musi wykazać, że przez co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku odprowadzał składki na Fundusz Pracy (chyba że jest z nich zwolniony ustawowo). To zabezpieczenie przed firmami zakładanymi “na chwilę” tylko po dotację.

Budżet i limity finansowe dla firm z Żar i okolic

Na rok 2026 dla Powiatowego Urzędu Pracy w Żarach przewidziano kwotę 786 804,96 zł. Choć suma ta wydaje się spora, przy dużym zainteresowaniu lokalnych firm może wyczerpać się w ciągu kilku minut od otwarcia naboru. Dlatego tak ważne jest precyzyjne zaplanowanie budżetu szkoleniowego zgodnie z nowymi limitami.

Ile można otrzymać na pracownika?

Maksymalny limit dofinansowania na jednego uczestnika (pracownika lub pracodawcę) wynosi 200% przeciętnego wynagrodzenia. W praktyce oznacza to kwotę rzędu kilkunastu tysięcy złotych, co pozwala na sfinansowanie nawet bardzo specjalistycznych kursów (np. uprawnienia na maszyny budowlane, zaawansowane IT, studia podyplomowe).

Limity na firmę (Wnioskodawcę)

Aby środki trafiły do szerszego grona odbiorców, wprowadzono limity łączne dla firm, uzależnione od wielkości zatrudnienia:

Wielkość przedsiębiorstwa Maksymalna pula roczna (krotność przeciętnego wynagrodzenia)
Mikro (do 9 osób) 4x
Małe (10-49 osób) 8x
Średnie (50-249 osób) 12x
Duże (250+ osób) 14x

Wkład własny – ile musisz dołożyć?

Zasady współfinansowania w 2026 roku promują najmniejsze podmioty, ale wymagają zaangażowania od każdego:

  • Mikroprzedsiębiorcy: Mogą ubiegać się o pokrycie do 90% kosztów kształcenia (wkład własny min. 10%).
  • Pozostałe firmy (Małe, Średnie, Duże): Dofinansowanie wynosi do 70% kosztów (wkład własny min. 30%).

Wskazówka eksperta: Pamiętaj, że wkład własny musi być realnym przepływem finansowym. Opłacasz fakturę w całości z konta firmowego, a PUP refunduje Ci odpowiednią część (np. 90% lub 70%).

Mapa priorytetów: Co punktuje w Lubuskiem i powiecie żarskim?

Wniosek o KFS to nie koncert życzeń. Aby otrzymać dofinansowanie w PUP Żary, Twoje szkolenie musi wpisywać się w oficjalne priorytety. W 2026 roku mamy do czynienia z hierarchią celów: krajowych, wojewódzkich i lokalnych.

1. Priorytety Województwa Lubuskiego (Kluczowe dla regionu)

Dla województwa lubuskiego ustalono priorytet, który ma wspierać nowoczesną gospodarkę regionu:

“Wsparcie rozwoju umiejętności i kwalifikacji w obszarach działalności przedsiębiorstw wpisujących się w Inteligentne Specjalizacje Województwa Lubuskiego (priorytet wojewódzki na lata 2026–2030).”

Co to oznacza w praktyce? Jeśli Twoja firma działa w branżach takich jak: zielona gospodarka (OZE, recykling), zdrowie i jakość życia, innowacyjny przemysł (automotive, budowa maszyn) czy współpraca transgraniczna – masz ogromne szanse na dofinansowanie. Szkolenia wspierające te sektory będą traktowane priorytetowo.

2. Priorytety Ogólnopolskie (Ministerialne)

Obowiązują w każdym urzędzie, również w Żarach. Są to bezpieczne “kotwice” dla Twojego wniosku:

  • Wsparcie kształcenia w zawodach deficytowych: To najczęściej wybierany priorytet (szczegóły w kolejnym rozdziale).
  • Nowe procesy, technologie i narzędzia pracy: Idealne dla firm wdrażających cyfryzację, nowe oprogramowanie, automatyzację czy rozwiązania AI.
  • Poprawa zarządzania i komunikacji: Szkolenia dla menedżerów, HR, przeciwdziałanie mobbingowi, zarządzanie zespołem wielopokoleniowym.
  • Sektor usług zdrowotnych, opiekuńczych i ekonomia społeczna: Dedykowane dla DPS-ów, placówek medycznych, żłobków oraz spółdzielni socjalnych.

3. Priorytet Lokalny Powiatu Żarskiego

Na moment publikacji tego poradnika, PUP Żary nie ogłosił jeszcze specyficznego priorytetu lokalnego (poza ogólną pulą środków). Warto jednak śledzić ogłoszenia urzędu tuż przed naborem, gdyż Rada Rynku Pracy w Żarach może dodać priorytet odpowiadający na nagłe potrzeby lokalne (np. związane z konkretną inwestycją w strefie ekonomicznej).

Złota lista: Zawody deficytowe w powiecie żarskim

Najskuteczniejszą metodą na uzyskanie punktów w ocenie merytorycznej jest wykazanie, że szkolenie dotyczy zawodu deficytowego. W PUP Żary możesz powołać się na deficyt w powiecie żarskim lub w całym województwie lubuskim. Poniżej prezentujemy oficjalne dane z “Barometru zawodów” na 2026 rok.

A. POWIAT ŻARSKI – Lista zawodów deficytowych

To lista “pierwszego wyboru”. Jeśli stanowisko Twojego pracownika się tu znajduje, uzasadnienie wniosku pisze się samo.

DUŻY DEFICYT (Najwyższy priorytet w Żarach)

  • Pracownicy służb mundurowych – ogromne zapotrzebowanie na szkolenia w tym sektorze.

DEFICYT (Standardowy priorytet)

Szeroka lista zawodów, w których pracodawcy z Żar i okolic mają trudności ze znalezieniem rąk do pracy:

  • Transport i Logistyka: Kierowcy autobusów, Kierowcy samochodów ciężarowych i ciągników siodłowych, Magazynierzy. (Kluczowe ze względu na położenie przygraniczne i strefy przemysłowe).
  • Budownictwo: Monterzy instalacji budowlanych, Murarze i tynkarze, Operatorzy i mechanicy sprzętu do robót ziemnych.
  • Medycyna i Opieka: Fizjoterapeuci i masażyści, Lekarze, Pielęgniarki i położne, Opiekunowie osoby starszej lub z niepełnosprawnością, Psycholodzy i terapeuci.
  • Edukacja: Nauczyciele przedmiotów ogólnokształcących i języków obcych, Nauczyciele szkół specjalnych i oddziałów integracyjnych.
  • Usługi i inne: Piekarze, Pracownicy ds. rachunkowości i księgowości, Samodzielni księgowi, Pracownicy socjalni i mediatorzy, Sprzedawcy i kasjerzy.

B. WOJEWÓDZTWO LUBUSKIE – Lista uzupełniająca

Jeśli nie znalazłeś zawodu na liście powiatowej, sprawdź listę wojewódzką. PUP Żary honoruje również te deficyty:

  • Elektrycy i energetycy
  • Kucharze
  • Logopedzi i audiofonolodzy
  • Mechanicy pojazdów samochodowych
  • Nauczyciele nauczania wczesnoszkolnego
  • Nauczyciele praktycznej nauki zawodu
  • Nauczyciele przedmiotów zawodowych
  • Nauczyciele przedszkoli
  • Pedagodzy i nauczyciele wspierający
  • Ratownicy medyczni
  • Spawacze
  • Wychowawcy w placówkach oświatowych i opiekuńczych

Cyfrowy wniosek w PUP Żary – instrukcja krok po kroku

Procedura w 2026 roku jest bezlitosna dla spóźnialskich i nieprzygotowanych. Oto jak skutecznie złożyć wniosek w Żarach:

Krok 1: Monitoring ogłoszeń

PUP Żary ma obowiązek ogłosić nabór na 10 dni przed jego rozpoczęciem. Informacja pojawi się na stronie zary.praca.gov.pl. Zapisz tę datę w kalendarzu – to Twój deadline na zebranie dokumentów.

Krok 2: Przygotowanie danych (PESEL!)

To nowość, która może zaskoczyć wielu. Już na etapie składania wniosku musisz podać imienną listę uczestników wraz z ich numerami PESEL. Nie ma już “rezerwowania środków na wakat”. Musisz wiedzieć, kogo szkolisz i mieć jego zgodę na przetwarzanie danych.

Krok 3: System praca.gov.pl

W dniu otwarcia naboru (zazwyczaj o godzinie 7:00 lub 8:00 rano) logujesz się na portal praca.gov.pl, wybierasz moduł PSZ-KFS i wypełniasz formularz, adresując go do Powiatowego Urzędu Pracy w Żarach.
Ważne: W Żarach, podobnie jak w innych powiatach, o przyznaniu środków często decyduje kolejność zgłoszeń (przy zachowaniu poprawności merytorycznej). Warto wysłać wniosek w pierwszych minutach naboru.

Krok 4: Korekty

Jeśli urzędnik znajdzie błąd (np. brak załącznika, zła kwota), otrzymasz wezwanie do poprawy. Będziesz miał na to od 7 do 14 dni. Sprawdzaj regularnie skrzynkę na praca.gov.pl!

Wymóg BUR i zasada konkurencyjności

PUP Żary w 2026 roku będzie kładł ogromny nacisk na jakość wydatkowanych środków publicznych. Dwa filary tej weryfikacji to:

  1. Baza Usług Rozwojowych (BUR): Wybrana przez Ciebie firma szkoleniowa musi posiadać aktywny wpis do BUR. Certyfikaty ISO czy wpis do RIS to za mało. Sprawdź swojego dostawcę na stronie PARP przed wpisaniem go do wniosku.
  2. Zasada konkurencyjności: Musisz udowodnić, że nie przepłacasz. We wniosku należy przedstawić porównanie wybranej oferty z co najmniej dwiema innymi ofertami rynkowymi. Porównanie musi dotyczyć ceny, ale też programu, liczby godzin i kwalifikacji trenerów.

Uwaga na powiązania: Bezwzględnie zakazane jest zlecanie szkoleń firmom powiązanym z Tobą kapitałowo lub osobowo (rodzina, wspólne udziały). Grozi to zwrotem dotacji i odpowiedzialnością karną.

Utrzymanie zatrudnienia i rozliczenie dotacji

Otrzymanie przelewu z PUP Żary to nie koniec, a początek zobowiązań. Najważniejszym z nich jest efektywność zatrudnieniowa.

Zasada 3 miesięcy

Masz obowiązek utrzymać w zatrudnieniu przeszkolonego pracownika przez okres co najmniej 3 miesięcy od dnia zakończenia szkolenia.
Ryzyko: Jeśli zwolnisz pracownika (wypowiedzenie z winy pracodawcy lub porozumienie stron z Twojej inicjatywy) przed upływem tego terminu, będziesz musiał zwrócić środki wraz z odsetkami. Jeśli pracownik odejdzie sam (jego wypowiedzenie) – środki są bezpieczne, ale musisz to udokumentować.

Rozliczenie

Po zakończeniu szkolenia masz 30 dni na dostarczenie do PUP Żary kompletu dokumentów: faktur, potwierdzeń przelewów (z konta firmowego!), certyfikatów ukończenia kursu oraz ankiet ewaluacyjnych.

FAQ – Najczęstsze pytania przedsiębiorców z Żar

Pytanie: Czy mogę przeszkolić pracownika z Ukrainy?
Odpowiedź: Tak, o ile jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę (lub innej formy dopuszczonej w naborze) i posiada numer PESEL, który jest wymagany we wniosku.

Pytanie: Czy szkolenie musi odbywać się w Żarach?
Odpowiedź: Nie. Możesz wybrać firmę szkoleniową z całej Polski (np. z Zielonej Góry, Wrocławia czy Warszawy), a nawet szkolenia online, pod warunkiem, że firma ta jest w BUR.

Pytanie: Czy KFS sfinansuje prawo jazdy kat. C+E?
Odpowiedź: Tak, jest to jeden z priorytetów (zawód deficytowy w powiecie żarskim). Pamiętaj jednak o badaniach lekarskich i psychologicznych, które również mogą być kosztem kwalifikowalnym.

Checklista wnioskodawcy 2026

  • Lokalizacja: Moja firma ma siedzibę lub oddział w powiecie żarskim.
  • Konto: Mam dostęp do praca.gov.pl i podpis elektroniczny.
  • Czyste konto: Nie zalegam w ZUS i US.
  • Barometr: Wybrałem szkolenie zgodne z listą zawodów deficytowych dla Żar lub Lubuskiego.
  • Realizator: Wybrałem firmę z bazy BUR i mam 2 kontr-oferty.
  • PESEL: Mam numery PESEL wszystkich uczestników.
  • Wkład własny: Mam zabezpieczone środki na udział własny (10% lub 30%).

Pamiętaj, że Powiatowy Urząd Pracy w Żarach może wprowadzić dodatkowe, specyficzne wymogi w regulaminie naboru. Śledź stronę urzędu i bądź gotowy do działania.

Sprawdź również informacje dla pobliskich urzędów pracy:

Źródła informacji:
Ustawa z dnia 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U.2025 poz. 620)
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 listopada 2025 roku w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego (Dz. U. 2025 poz. 1641)
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 czerwca 2010 r. w sprawie informacji składanych przez podmioty ubiegające się o pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie (Dz. U. z dnia 6 lipca 2010 r.);
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis (Dz. U. z 2010 r. Nr 53, poz. 311, z późn. zm.);
Rozporządzenie Komisji (UE) 2023/2831 z dnia 13 grudnia 2023 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L, 2023/2831 z 15.12.2023).
Strona urzędu pracy – zary.praca.gov.pl