Krajowy Fundusz Szkoleniowy - KFS 2025
Categories
Biznes, Dofinansowania
Oto szczegółowy, obszerny poradnik dotyczący Krajowego Funduszu Szkoleniowego na rok 2026, dedykowany przedsiębiorcom i pracodawcom z powiatu żnińskiego. Tekst uwzględnia najnowsze zmiany prawne, specyfikę regionu Kujaw i Pałuk oraz konkretne dane dotyczące deficytów zawodowych w tym obszarze. —

Rok 2026 przynosi rewolucyjne zmiany w sposobie finansowania rozwoju kompetencji pracowników w Polsce. Dla przedsiębiorców z powiatu żnińskiego, obejmującego gminy takie jak Żnin, Barcin, Gąsawa, Janowiec Wielkopolski, Łabiszyn czy Rogowo, nadchodzi czas cyfrowej transformacji w relacjach z urzędem pracy. Powiatowy Urząd Pracy w Żninie (PUP Żnin) wdraża zreformowane zasady Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS), które z jednej strony wprowadzają rygorystyczne wymogi formalne, a z drugiej – otwierają nowe możliwości dla firm planujących strategiczny rozwój kadr.

Region Pałuk, łączący tradycje rolnicze z rozwijającym się przemysłem przetwórczym, turystyką oraz sektorem usług, stoi przed wyzwaniem luki kompetencyjnej. Nowy KFS 2026 to nie tylko dotacja – to narzędzie, które ma pomóc lokalnym firmom przetrwać na rynku, zatrzymać najlepszych pracowników i dostosować się do wymogów nowoczesnej gospodarki. Niniejszy poradnik, opracowany na podstawie najnowszych rozporządzeń i danych z “Barometru zawodów”, stanowi kompletne kompendium wiedzy dla każdego pracodawcy z powiatu żnińskiego. Przeprowadzimy Cię przez meandry systemu praca.gov.pl, wyjaśnimy nowe limity finansowe i wskażemy, jakie szkolenia mają największą szansę na dofinansowanie w Żninie.

Spis treści – KFS w Powiecie Żnińskim 2026

PUP Żnin: Kto i na jakich zasadach może wnioskować?

Zanim przystąpisz do planowania szkoleń, musisz zweryfikować, czy Twój podmiot kwalifikuje się do wsparcia w ramach naboru organizowanego przez Powiatowy Urząd Pracy w Żninie. Właściwość terytorialna jest tutaj kluczowa – pomyłka w adresowaniu wniosku (np. wysłanie go do sąsiedniego Mogilna czy Nakła) skutkuje automatycznym odrzuceniem bez możliwości korekty.

Właściwość terytorialna PUP Żnin

O środki w PUP Żnin (ul. Składowa 4, 88-400 Żnin) mogą ubiegać się podmioty, które spełniają jeden z poniższych warunków:

  • Posiadają siedzibę na terenie powiatu żnińskiego (gminy: Żnin, Barcin, Gąsawa, Janowiec Wielkopolski, Łabiszyn, Rogowo).
  • Prowadzą miejsce wykonywania działalności na terenie powiatu żnińskiego (np. oddział, filia, zakład produkcyjny, sklep, biuro), co znajduje potwierdzenie w dokumentach rejestrowych (CEIDG, KRS).

Jest to istotne dla firm, które mają siedzibę np. w Bydgoszczy, ale posiadają zakład produkcyjny w Barcinie. W takim przypadku mogą one składać wniosek do PUP Żnin na pracowników zatrudnionych w tym konkretnym zakładzie.

Kto jest uprawniony w 2026 roku?

Nowe przepisy na rok 2026 precyzują i rozszerzają katalog beneficjentów. O wsparcie mogą ubiegać się:

  • Pracodawcy: Każdy podmiot (firma, fundacja, stowarzyszenie, spółdzielnia, instytucja publiczna), który zatrudnia co najmniej jedną osobę na podstawie umowy o pracę. Wymiar etatu nie ma znaczenia – może to być nawet 1/8 etatu.
  • Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą (JDG) niezatrudniające pracowników: To grupa traktowana jako mikroprzedsiębiorcy. Mogą oni wnioskować o środki na własne kształcenie.
  • Podmioty współpracujące na B2B/Zlecenie: Nowelizacja dopuszcza finansowanie kształcenia osób świadczących pracę na innej podstawie niż umowa o pracę, o ile jest to uzasadnione potrzebami firmy i wpisuje się w priorytety (np. stałe kontrakty menedżerskie).

Warunek 6 miesięcy: Aby wyeliminować nadużycia, wprowadzono wymóg prowadzenia działalności i opłacania składek na Fundusz Pracy przez okres co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku. Firmy założone “wczoraj” nie otrzymają wsparcia.

Koniec ery papieru: System praca.gov.pl i wymóg PESEL

Rok 2026 to definitywny koniec składania papierowych teczek w sekretariacie urzędu przy ulicy Składowej. Cały proces przenosi się do sieci, co wymusza na przedsiębiorcach z powiatu żnińskiego zdobycie nowych kompetencji cyfrowych.

Obowiązkowy moduł PSZ-KFS

Wnioski można składać wyłącznie poprzez portal praca.gov.pl. Wymaga to:

  • Posiadania aktywnego konta firmowego na portalu.
  • Dysponowania narzędziem autoryzacji: Profilem Zaufanym (ePUAP) lub Kwalifikowanym Podpisem Elektronicznym.

Wnioski przesłane mailem (jako skan PDF) lub dostarczone osobiście w formie papierowej nie będą rozpatrywane. System elektroniczny rejestruje datę i godzinę wpływu z dokładnością do sekundy, co jest kluczowe w przypadku naborów, gdzie decyduje kolejność zgłoszeń.

Rewolucja danych: PESEL uczestnika

Największą zmianą merytoryczną w formularzu wniosku jest konieczność podania danych osobowych uczestników szkolenia już na etapie aplikowania. Nie ma już możliwości wnioskowania o “szkolenie dla dwóch handlowców”. Musisz wskazać konkretnie: Jana Kowalskiego i Annę Nowak, podając ich numery PESEL.

Co to oznacza w praktyce?

  • Musisz mieć zgodę pracowników na przetwarzanie ich danych w celu wnioskowania o KFS.
  • Musisz być pewien, że ci konkretni pracownicy wezmą udział w szkoleniu (zmiana uczestnika jest możliwa, ale wymaga aneksowania umowy i zgody PUP).
  • Uniemożliwia to składanie wniosków “na zapas” dla pracowników, których dopiero planujesz zatrudnić.

Matematyka dotacji: Limity, wkład własny i koszty kwalifikowalne

Budżet KFS w powiecie żnińskim jest ograniczony, a nowe zasady wprowadzają sztywne ramy finansowe, aby środki trafiły do jak najszerszego grona beneficjentów.

Ile pieniędzy można otrzymać?

Podstawą wyliczeń jest kwota przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej. Limity na 2026 rok kształtują się następująco:

  • Limit na osobę: Maksymalnie 200% przeciętnego wynagrodzenia (np. przy średniej pensji 8000 zł, limit wynosi 16 000 zł na jednego pracownika).
  • Limit na firmę (wnioskodawcę): Zależy od wielkości zatrudnienia:
    • Mikroprzedsiębiorstwa (do 9 osób): 4-krotność przeciętnego wynagrodzenia.
    • Małe przedsiębiorstwa (10-49 osób): 8-krotność przeciętnego wynagrodzenia.
    • Średnie przedsiębiorstwa (50-249 osób): 12-krotność przeciętnego wynagrodzenia.
    • Duże przedsiębiorstwa (250+ osób): 14-krotność przeciętnego wynagrodzenia.

Wkład własny – ile musi dołożyć pracodawca?

Poziom dofinansowania zależy od statusu przedsiębiorstwa:

Wielkość firmy Dofinansowanie z KFS Wkład własny
Mikroprzedsiębiorca (zatrudnia < 10 osób) Do 90% kosztów Min. 10%
Pozostali (Małe, Średnie, Duże) Do 70% kosztów Min. 30%

Ważne: Wkład własny musi być wniesiony w formie pieniężnej (opłacenie części faktury). Nie może to być wkład rzeczowy (np. udostępnienie sali szkoleniowej).

Na co można wydać pieniądze? (Koszty kwalifikowalne)

PUP Żnin sfinansuje wyłącznie:

  • Kursy i szkolenia zawodowe (stacjonarne i online).
  • Studia podyplomowe.
  • Egzaminy umożliwiające uzyskanie dyplomów, świadectw lub uprawnień zawodowych.
  • Badania lekarskie i psychologiczne wymagane do podjęcia kształcenia lub pracy zawodowej po szkoleniu.
  • Ubezpieczenie NNW uczestników.

Nie sfinansujesz: kosztów dojazdu, noclegów, wyżywienia (chyba że jest integralną częścią usługi szkoleniowej), konferencji branżowych, coachingu (chyba że ma formę ustrukturyzowanego szkolenia).

Mapa Priorytetów 2026: Kujawsko-Pomorskie i powiat żniński

Aby wniosek miał szansę na akceptację w PUP Żnin, planowane szkolenie musi wpisywać się w oficjalne priorytety wydatkowania środków. W 2026 roku mamy do czynienia z hierarchią priorytetów: ministerialnych oraz regionalnych (wojewódzkich).

Priorytety Województwa Kujawsko-Pomorskiego

Dla firm z Żnina i okolic kluczowe są priorytety ustalone przez Wojewódzką Radę Rynku Pracy w Toruniu. W 2026 roku są to:

  1. Wsparcie kształcenia ustawicznego w obszarach kluczowych dla rozwoju województwa: Chodzi o branże wskazane w „Strategii rozwoju województwa kujawsko-pomorskiego do 2030 roku – Strategia Przyspieszenia 2030+”. Dla powiatu żnińskiego oznacza to przede wszystkim wsparcie dla:
    • Nowoczesnego rolnictwa i przetwórstwa spożywczego.
    • Turystyki i uzdrowisk (szczególnie istotne dla gmin Gąsawa i Żnin).
    • Przemysłu maszynowego i metalowego.
  2. Wsparcie osób powracających na rynek pracy po przerwie związanej z opieką nad dzieckiem: Priorytet ten ma na celu aktywizację zawodową rodziców.
  3. Wsparcie kształcenia ustawicznego osób powyżej 50. roku życia: Ze względu na starzejące się społeczeństwo regionu, inwestycja w “srebrną gospodarkę” jest kluczowa.

Priorytety Ogólnopolskie (Ministerialne)

Obowiązują one równolegle i obejmują:

  • Wsparcie kształcenia w zawodach deficytowych (szczegóły poniżej).
  • Wsparcie kształcenia w zakresie nowych technologii i cyfryzacji (w tym AI, automatyzacja).
  • Wsparcie kształcenia w zakresie zarządzania i komunikacji (w tym przeciwdziałanie mobbingowi).
  • Wsparcie dla sektora usług medycznych, opiekuńczych i ekonomii społecznej.

Lista zawodów deficytowych w powiecie żnińskim – pewniaki w naborze

Jednym z najskuteczniejszych sposobów na uzyskanie dofinansowania w PUP Żnin jest powołanie się na priorytet “zawody deficytowe”. Poniżej prezentujemy oficjalną listę zawodów deficytowych dla powiatu żnińskiego na rok 2026, opracowaną na podstawie “Barometru zawodów”. Wnioski na te stanowiska mają największe szanse powodzenia.

Branża Budowlana i Przemysłowa

Powiat żniński cierpi na brak fachowców technicznych. Szkolenia w tych zawodach są wysoce pożądane:

  • Elektrycy i energetycy: Uprawnienia SEP, kursy montażu instalacji PV.
  • Operatorzy obrabiarek skrawających: Kursy CNC, obsługa tokarek i frezarek.
  • Spawacze: Wszystkie metody (MIG/MAG, TIG).
  • Ślusarze: Kursy czytania rysunku technicznego, obróbki ręcznej.
  • Blacharze i lakiernicy samochodowi: Nowoczesne techniki napraw.

Transport i Logistyka

  • Kierowcy samochodów ciężarowych i ciągników siodłowych: Prawo jazdy C+E, Kwalifikacja Wstępna.

Ochrona Zdrowia i Opieka

Starzejące się społeczeństwo Pałuk generuje ogromne zapotrzebowanie na kadry medyczne:

  • Lekarze i Pielęgniarki: Kursy specjalistyczne.
  • Fizjoterapeuci i masażyści: Nowoczesne metody rehabilitacji.
  • Psycholodzy i terapeuci: Szkolenia z zakresu terapii uzależnień, pracy z dziećmi.
  • Pracownicy socjalni: Kursy z zakresu wsparcia rodziny.

Edukacja

Sektor oświaty w powiecie żnińskim poszukuje specjalistów:

  • Nauczyciele praktycznej nauki zawodu.
  • Nauczyciele szkół specjalnych i oddziałów integracyjnych.
  • Pedagodzy i nauczyciele wspierający.

Inne kluczowe zawody

  • Samodzielni księgowi: Zmiany podatkowe, Nowy Ład, cyfryzacja księgowości.
  • Przetwórcy mięsa i ryb: Kluczowe dla lokalnego przemysłu spożywczego.
  • Krawcy i pracownicy produkcji odzieży.
  • Pracownicy służb mundurowych.

Jakość przede wszystkim: Baza Usług Rozwojowych (BUR)

W 2026 roku PUP Żnin będzie rygorystycznie przestrzegał wymogu wyboru instytucji szkoleniowej. Skończyły się czasy “szkoleń u znajomego”.

Wymóg wpisu do BUR

Każde szkolenie finansowane z KFS musi być realizowane przez podmiot posiadający aktywny wpis w Bazie Usług Rozwojowych (BUR) prowadzonej przez PARP. Przed wpisaniem firmy do wniosku, sprawdź jej status na stronie uslugirozwojowe.parp.gov.pl. Sam wpis do Rejestru Instytucji Szkoleniowych (RIS) może okazać się niewystarczający w świetle nowych standardów jakości.

Zasada konkurencyjności

We wniosku musisz udowodnić, że wydajesz środki publiczne w sposób oszczędny. Wymaga to przedstawienia porównania oferty wybranej firmy z co najmniej dwiema ofertami konkurencyjnymi. Porównanie musi obejmować cenę, program, liczbę godzin oraz kwalifikacje kadry. Jeśli wybierasz ofertę droższą, musisz to solidnie uzasadnić (np. unikalnym programem, certyfikatem międzynarodowym).

Procedura naboru w PUP Żnin – instrukcja krok po kroku

Jak skutecznie przejść przez proces aplikacyjny w Żninie? Oto sprawdzony schemat działania:

  1. Monitoring ogłoszeń: Śledź stronę znin.praca.gov.pl. Urząd ma obowiązek ogłosić nabór z wyprzedzeniem. Zazwyczaj nabory ruszają na początku roku (styczeń/luty).
  2. Przygotowanie konta: Zaloguj się na praca.gov.pl i sprawdź ważność Profilu Zaufanego.
  3. Analiza potrzeb: Wybierz pracowników do przeszkolenia, zbierz ich numery PESEL i uzyskaj zgody RODO.
  4. Wybór szkolenia: Znajdź szkolenie w BUR, poproś o ofertę i zbierz dwie kontroferty dla porównania.
  5. Wypełnienie wniosku: Wypełnij formularz w module PSZ-KFS. Pamiętaj o precyzyjnym uzasadnieniu zgodności z priorytetami (np. “Szkolenie spawacza wpisuje się w priorytet zawodów deficytowych w powiecie żnińskim oraz strategię rozwoju województwa”).
  6. Wysyłka: Wyślij wniosek w pierwszym dniu naboru, najlepiej w pierwszych minutach. W przypadku dużej liczby zgłoszeń, czas wpływu może mieć znaczenie.
  7. Korekta: Jeśli PUP Żnin znajdzie błędy, otrzymasz wezwanie do ich poprawy. Masz na to zazwyczaj 7-14 dni. Pilnuj terminów!

Bezpieczeństwo: Utrzymanie zatrudnienia i rozliczenie

Otrzymanie środków to dopiero połowa sukcesu. Aby ich nie zwracać, musisz spełnić warunki umowy.

Zasada 3 miesięcy

Pracodawca zobowiązany jest do utrzymania w zatrudnieniu pracownika objętego wsparciem przez okres co najmniej 3 miesięcy od momentu zakończenia szkolenia. Jeśli zwolnisz pracownika (z własnej inicjatywy) przed upływem tego terminu, będziesz musiał zwrócić całą kwotę dofinansowania wraz z odsetkami.

Wyjątek: Jeśli pracownik sam się zwolni lub zostanie zwolniony dyscyplinarnie, zwrot środków zazwyczaj nie jest wymagany, ale należy to udokumentować w PUP.

Rozliczenie

Po zakończeniu szkolenia masz 30 dni na dostarczenie do PUP Żnin:

  • Faktury za szkolenie.
  • Potwierdzenia przelewu (z konta firmowego).
  • Certyfikatu ukończenia szkolenia przez pracownika.
  • Listy obecności.

Najczęstsze pytania przedsiębiorców z Pałuk

Czy mogę przeszkolić pracownika z języka angielskiego?
Tak, ale w powiecie żnińskim musi to być mocno uzasadnione. Jeśli firma współpracuje z zagranicą (np. eksportuje meble czy żywność), szkolenie językowe wpisuje się w priorytet “kompetencje niezbędne do wykonywania pracy”.

Czy rolnik może skorzystać z KFS?
Tylko jeśli zatrudnia pracowników na umowę o pracę (jest pracodawcą w rozumieniu ustawy). Samo prowadzenie gospodarstwa rolnego bez zatrudniania pracowników na etat nie uprawnia do KFS (chyba że rolnik prowadzi dodatkowo działalność gospodarczą zarejestrowaną w CEIDG).

Czy mogę sfinansować prawo jazdy kat. B?
Zazwyczaj nie. Prawo jazdy kat. B jest traktowane jako umiejętność powszechna. Natomiast kat. C, C+E czy kwalifikacja wstępna (dla zawodowych kierowców) są jak najbardziej finansowane, gdyż znajdują się na liście zawodów deficytowych w Żninie.

Checklista wnioskodawcy

  • Lokalizacja: Moja firma ma siedzibę lub oddział w powiecie żnińskim.
  • Konto: Mam dostęp do praca.gov.pl i podpis elektroniczny.
  • Czyste konto: Nie zalegam w ZUS i US.
  • Deficyt: Wybrałem szkolenie zgodne z listą zawodów deficytowych dla Żnina (np. spawacz, kierowca, księgowy).
  • Realizator: Wybrałem firmę z bazy BUR i mam 2 oferty konkurencyjne.
  • Dane: Mam numery PESEL pracowników.
  • Budżet: Mam środki na wkład własny (10% lub 30%).

Pamiętaj, że Powiatowy Urząd Pracy w Żninie może wprowadzić dodatkowe, specyficzne wymogi w regulaminie konkretnego naboru. Regularnie odwiedzaj stronę urzędu i bądź gotowy do działania.

Sprawdź również informacje dla pobliskich urzędów:

Źródła informacji:
Ustawa z dnia 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U.2025 poz. 620)
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 listopada 2025 roku w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego (Dz. U. 2025 poz. 1641)
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 czerwca 2010 r. w sprawie informacji składanych przez podmioty ubiegające się o pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie (Dz. U. z dnia 6 lipca 2010 r.);
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis (Dz. U. z 2010 r. Nr 53, poz. 311, z późn. zm.);
Rozporządzenie Komisji (UE) 2023/2831 z dnia 13 grudnia 2023 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L, 2023/2831 z 15.12.2023).
Strona urzędu pracy – znin.praca.gov.pl